Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc

Как заполнять журнал регистрации вводного инструктажа

Форма журнала: рекомендуемая- Приложение 4 «ГОСТ 12.0.004-90. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения».

Кто заполняет журнал (проводит инструктаж)? Специалист по охране труда или работодатель, или сотрудник, на которого возложена данная функция приказом по организации.

Информация для заполнения. Для проведения вводного инструктажа вам также необходимо иметь:

  1. Программу вводного инструктажа по охране труда,
  2. Инструкцию для проведения вводного инструктажа по охране труда.

Как правило, в организации заводится один журнал регистрации вводного инструктажа, но:

  1. в случае наличия в структуре вашей организации обособленных подразделений, функции проведения вводного инструктажа в обособленных подразделениях можно возложить на специалистов этих обособленных подразделений, которые будут вести журналы регистрации вводного инструктажа для своих подразделений;
  2. некоторые организации предпочитают заводить отдельный журнал регистрации вводного инструктажа для работников сторонних организаций.Если вы решите последовать их примеру, логично будет также разработать отдельную программу и инструкцию для проведения вводного инструктажа по охране труда работникам сторонних организаций.

Рекомендуемая литература: Про вводные инструктажи вы можете прочитать в нашей статье, либо обратиться к первоисточникам: пп.7.1- 7.1.5, Приложение 3 ГОСТа 12.0.004-90″Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», п. 2.1.2 Постановления Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 N 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций».

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Во-вторых, журнальная форма регистрации сохраняется в делопроизводственной практике. Это положение подтверждают как давно действующие, так и принимаемы вновь инструкции по делопроизводству различных организаций. Причем в инструкциях по делопроизводству очень часто формы журналов соседствуют с формами карточек, в том числе и для автоматизированных картотек. Картотечная и журнальная системы продолжают сосуществовать. Весьма показательным в данном случае является название следующего журнала: «Журнал учета карточек на допуск работников по первой и второй формам», который предусмотрен Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне (утверждена постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 № 1050 (с изменениями от 8 августа 2003 г., 15 ноября 2004 г.). Компактность, простота ведения, независимость от капризов компьютерной техники – вот те причины, которые обеспечили долгую жизнь журнальной технологии. Вместе с тем, еще раз подчеркнем, что очень многие организации уже давно отказались от журналов.

Если говорить о видах журналов, то следует отметить, что они могут использоваться практически на всех участках работы делопроизводственной службы и секретариата. В законодательстве можно найти сотни форм журналов, используемых в самых разных сферах деятельности. С помощью журналов ведется учет издаваемых распорядительных документов, поступившей и отправленной корреспонденции, договоров, справок, обращений граждан и т.д. К журналам, служащим для решения задач учета, регистрации, контроля исполнения документов, примыкают журналы, используемые в других областях делопроизводства и секретарского обслуживания. Так, указанные журналы служат для учета посетителей в приемных. С помощью журналов учитывается выдача бланков, печатей и штампов. В журналах фиксируется выполнение копировальных работ.

Количество журналов , применяемых в различных организациях, варьируется. В делопроизводстве организации может быть от 2-4 до 10 и более журналов. Например, Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (утверждена распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2002 № 1193-РГ) предусматривает 4 журнала:

Журнал учета входящих документов;

Журнал учета исходящих документов;

Журнал учета отправляемой служебной информации средствами факсимильной связи (порядок слов);

Журнал учета принятых факсограмм.

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар (утверждена постановлением главы муниципального образования город Краснодар от 29.04.2005 № 1171) предусматривает 5 журналов:

Журнал учета входящей корреспонденции;

Журнал учета исходящей корреспонденции;

Журнал контрольных дел с истекшим сроком исполнения;

Журнал учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;

Журнал учета приема граждан.

В инструкциях и методических материалах есть много интересных примеров использования журналов в области секретарского обслуживания и выполнения представительских функций. Так, Инструкция о порядке организации приема зарубежных делегаций, отдельных иностранцев и переписки по вопросам международного сотрудничества в центральном аппарате Госкомэкологии России (утверждена приказом Госкомэкологии России от 11.07.1997 № 321) установлены формы следующих журналов:

Журнал учета деловых встреч;

Журнал учета образцов изделий и материалов, сувениров (подарков), получаемых от иностранцев;

Журнал учета образцов изделий и материалов, сувениров (подарков), передаваемых иностранцам;

Журнал участия специалистов Госкомэкологии России в переговорах с иностранцами, проводимых в других ведомствах и представительствах зарубежных организаций в Российской Федерации;

Журнал телефонных разговоров с иностранцами.

Каковы требования к оформлению журнала? В журнале информация представляется в виде таблицы. Таблица может размещаться на одном или на двух листах.

Формат листов журнала, их количество и способ брошюровки могут быть различными. Часто для ведения делопроизводственных журналов используются книги учета, которые продаются практически в любом канцелярском магазине. Эти книги имеют плотную обложку. В них обычно 72 листа формата А4 (с графлением горизонтальными линиями), скрепленные двумя металлическими скобками. Вариантов здесь может быть много. В наибольшей степени потребности конкретной организации удается учесть, когда журналы изготавливаются по ее заказу. В этом случае в журнале делается типографским способом вся разметка по графам, печатаются необходимые сведения на обложке и в заголовочной части таблиц, номера страниц.

На обложке журнала указываются: названия организации и структурного подразделения, в котором ведется журнал; название журнала; даты начала и окончания журнала; количество листов; номер тома и другие сведения.

Состав реквизитов журнала определяется видом документов, для работы с которыми он используется, и задачами информационного поиска. Так, например, Журнал учета входящей корреспонденции может включать минимальный набор регистрационных реквизитов или предусматривать подробное описание поступившей почты.

Регистрация журналов работ при строительстве объекта капитального строительства. К кому обращаться? Какой порядок проведения данной процедуры?

Регистрации подлежат полученные на основании части 5 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации сброшюрованные, пронумерованные, с заполненными титульными листами общий и специальные журналы, предназначенные для учета выполнения работ по строительству, реконструкции объектов капитального строительства, посредством скрепления журнала печатью, проставления регистрационной надписи с указанием номера дела и внесения информации в карточку регистрации общих и специальных журналов, в которых ведется учет выполнения работ по строительству, реконструкции объекта капитального строительства по образцу, приведенному в приложении N 7 Порядка формирования и ведения дел при осуществлении государственного строительного надзора.

Карточка регистрации общих и специальных журналов, в которых ведется учет выполнения работ по строительству, реконструкции объекта капитального строительства включается (подшивается) в дело.

Зарегистрированный журнал не включается (не подшивается) в дело органом государственного строительного надзора и подлежит возвращению застройщику или техническому заказчику для ведения учета выполнения работ по строительству, реконструкции объекта капитального строительства.

В какой срок проходят регистрацию общие и специальные журналы работ?

Сроки регистрации журналов не регламентированы нормативными документами. Регистрация общих и специальных журналов работ осуществляется при личном обращении к должностному лицу, курирующему объект капитального строительства.

Можно ли вести несколько журналов по видам работ на разные позиции (журнал бурения, журнал погружения, журнал сварки, журнал антикоррозийных работ и т.д.) на строящемся большом объекте, где работает много подрядчиков и субподрядчиков, или необходимо вести один специальный журнал на все позиции? Если можно вести несколько журналов на специальные виды работ, необходимо ли их регистрировать в органах Ростехнадзора?

Специалистами Управления государственного строительного надзора Ростехнадзора дан ответ на данный вопрос.

Согласно требованиям пунктов 3, 4 Порядка ведения общего и (или) специального журнала учёта выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства, утверждённого приказом Ростехнадзора от 12.01.2007 № 7 (далее – РД-11-05-2007), специальные журналы работ, в которых ведётся учёт выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства (далее – специальные журналы работ), являются документами, отражающими выполнение отдельных видов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства, и подлежат передаче в орган государственного строительного надзора для регистрации, при этом журналы работ должны быть сброшюрованы и пронумерованы застройщиком или заказчиком, титульные листы указанных журналов должны быть заполнены.

В соответствии с пунктом 10 РД-11-05-2007 специальные журналы работ ведёт уполномоченный представитель лица, осуществляющего строительство, путём заполнения его граф начиная с даты выполнения отдельного вида работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства до даты фактического окончания выполнения отдельного вида таких работ.

Таким образом, ведение специального журнала учёта выполнения работ может осуществляться подрядными и (или) субподрядными организациями, так как РД-11-05-2007 не ограничивает количество таких журналов по определённому виду работ.

Вместе с тем сообщаем, что согласно пункту 11 РД-11-05-2007 после завершения выполнения отдельных видов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства заполненные специальные журналы работ передаются застройщику или заказчику.

Можно ли вести специальные журналы работ (сварочных работ, сварки труб, бетонных работ, производства АКЗ и т.д.) в электронном виде? В каком нормативном документе прописан порядок ведения специальных журналов работ?

Специалистами Управления государственного строительного надзора Ростехнадзора даны разъяснения по данному вопросу.

В соответствии с требованиями п. 5 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) в случае, если в соответствии с Кодексом при осуществлении строительства, реконструкции объекта капитального строительства предусмотрен государственный строительный надзор, застройщик или технический заказчик заблаговременно, но не позднее чем за семь рабочих дней до начала строительства, реконструкции объекта капитального строительства, должен направить в уполномоченные на осуществление государственного строительного надзора органы извещение о начале таких работ, к которому прилагаются, в частности, общий и специальные журналы, в которых ведётся учёт выполнения работ.

Специальные журналы работ, в которых ведётся учёт выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства, являются документами, отражающими выполнение отдельных видов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства.

Требованиями указанных нормативных правовых актов ведение общего и специальных журналов в электронном виде не установлено.

Прошу пояснить каким образом необходимо оформлять исполнительную документацию при изменении организационно-правовой формы организации и вносить изменения в титульные страницы общего журнала работ. Прошу разъяснить ситуацию, когда лицо, осуществляющее строительство (Генподрядчик), по контракту передает часть работ другому лицу (Подрядчику), допускается ли ведение общего журнала последним?

В соответствии с подпунктом «б» пункта 13 Положения об осуществлении государственного строительного надзора в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 01.02.2006 № 54, порядок ведения общего и (или) специальных журналов, исполнительной документации устанавливается Федеральной службой по экологическому, технологическому и атомному надзору.

Согласно приложению № 1 к РД-11-05-2007 в Титульном листе общего журнала работ предусмотрены сведения об изменениях в записях Титульного листа общего журнала работ.

Согласно требованиям пункта 4 РД-11-05-2007 общие и (или) специальные журналы работ (далее — журналы работ) подлежат передаче застройщиком или заказчиком заблаговременно, но не позднее чем за семь рабочих дней до начала строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства одновременно с извещением, направляемым в соответствии с частью 5 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации, в орган государственного строительного надзора в случаях, если в соответствии с частью 1 статьи 54 Градостроительного кодекса Российской Федерации при осуществлении строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства предусмотрен государственный строительный надзор. Подлежащие передаче в орган государственного строительного надзора журналы работ должны быть сброшюрованы и пронумерованы застройщиком или заказчиком, титульные листы указанных журналов должны быть заполнены.

В соответствии с п. 8.3 РД-11-05-2007 раздел 3 «Сведения о выполнении работ в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства» заполняется уполномоченным представителем лица, осуществляющего строительство.

Таким образом, РД-11-05-2007 не ограничивает количество общих журналов работ на объекте капитального строительства. Сведения о других лицах, осуществляющих строительство, их уполномоченных представителях указываются в Титульном листе общего журнала работ.

Вопрос от 25.12.2018:

О разъяснении отдельных норм законодательства Российской Федерации в части заполнения раздела 6, общего журнала работ

В указанный раздел включаются данные о выполнении всех работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства. Данные о работах, выполняемых при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства, должны содержать сведения о начале и окончании работы и отражать ход ее выполнения.

Описание работ должно производиться применительно к конструктивным элементам здания, строения или сооружения с указанием осей, рядов, отметок, этажей, ярусов, секций, помещений, где работы выполнялись. Здесь же должны приводиться краткие сведения о методах выполнения работ, применяемых строительных материалах, изделиях и конструкциях, проведенных испытаниях конструкций, оборудования, систем, сетей и устройств (опробование вхолостую или под нагрузкой, подача электроэнергии, давления, испытания на прочность и герметичность и др.).

Согласно пункту 8.6 РД 11-05-2007 раздел № 6 включает в себя перечень исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства и заполняется уполномоченным представителем лица, осуществляющего строительство.

В указанном разделе приводится перечень всех актов освидетельствования работ, конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения, образов (проб) применяемых строительных материалов, результатов проведения обследований, испытаний, экспертиз выполненных работ и применяемых строительных материалов в хронологическом порядке.

В соответствии с положением о проведении строительного контроля при осуществлении строительства, реконструкции и капитального ремонта объектов капитального строительства, утвержденным постановление Правительства Российской Федерации от 21.06.2010 № 468, проведение контрольного мероприятия и его результаты фиксируются путем составления акта. Сведения о проведенных контрольных мероприятиях и их результатах отражаются в общем журнале работ с приложением к нему соответствующих актов.

Акты, составленные по результатам контрольных мероприятий, проводимых совместно подрядчиком и заказчиком, составляются в 2 экземплярах и подписываются их представителями.

В случае, предусмотренном абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, подрядчик в течение 3 дней после завершения контрольного мероприятия обязан направить заказчику 1 копию акта, составленного по результатам контрольного мероприятия.

Разделы сайта, связанные с этой новостью:

Последовательность событий и новостей по этой теме

(перемещение по новостям, связанным друг с другом)

У каждого секретаря в процессе работы появляются десятки всевозможных журналов регистрации. Некоторые скрупулезно ведутся из года в год, другие же перестают существовать буквально через пару дней.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  • Адресат.
  • Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

  • справки;
  • акты;
  • запросы;
  • телеграммы;
  • переводы;
  • заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Какие журналы регистрации нужно вести?

Перечислим минимальный набор журналов регистрации документов, действующих в канцелярии организации. Каждый из журналов снабжен универсальной формой. Подчеркнем, что ни в одном из обязательных нормативных актов эти формы не закреплены, а следовательно, организация вправе взять их за основу и расширить (или сократить) исходя из своих потребностей:

  • Журнал учета входящих документов
  • Журнал учета исходящих документов
  • Журнал учета приказов по основной деятельности
  • Журнал учета служебных записок
  • Журнал учета договоров

Перечисленные документы, которые рекомендуется учитывать, образуются в деятельности практически каждой организации, независимо от ее размера, формы собственности и количества работников. С ростом компании и увеличением штата появляются новые основные типы и виды документов, а вслед за ними создаются новые журналы.

Минимальный набор регистрационно-учетных документов для отдела кадров представлен в таблице.

Основные регистрационно-учетные документы для отдела кадров

Вид журнала

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Обязательный документ согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

Обязательный документ в соответствии с приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»

Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Обязательный документ в соответствии с Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»

Журнал регистрации приказов по личному составу

Регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности организации

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Некоторые приказы, имеющие отношение к трудовой деятельности работников, составляются в свободной форме, т.е. фактически – в точности в форме приказа по основной деятельности; от приказов по основной деятельности, регистрируемых в канцелярии, приказы отдела кадров следует отличать с помощью регистрационных индексов

Журнал регистрации трудовых договоров

Хотя трудовое законодательство напрямую не обязывает работодателя регистрировать трудовые договоры с работниками, это придется делать. Так, например, в трудовых отношениях с работниками совершенно невозможно обойтись без даты заключения договора, которую гораздо удобнее «доставать» из электронной таблицы, чем из громоздкой папки, хранящейся в шкафу

Повторимся: в списках выше представлены минимальные «наборы» приказов в службе ДОУ и отделе кадров. Если организация только начинает свою деятельность или секретарь делает первые шаги на рабочем месте, то отталкиваться рекомендуется от этого списка. Довольно быстро станет ясно, учета каких документов не хватает, и постепенно журналов станет больше.

Можно ли зарегистрировать и учесть абсолютно все?

Можно. Только в этом нет необходимости. Внесение записи в любой из журналов занимает время, которого у секретаря, прямо скажем, не много.

Так, автору встречались, например, журнал передачи документов на подпись руководителю и журнал регистрации заявок на канцтовары с графой «Подпись заказчика». Это явные «перегибы на местах»: не нужно присваивать дополнительный номер документам, передаваемым руководителю на подпись, ведь часть из них уже и так учтена, как и не стоит тратить время на погоню за каждым коллегой, которому понадобились карандаш и ластик.

Отсюда следует золотое правило: поводом для заведения журнала регистрации является потребность в отслеживании документа (или предмета, как в случае с печатями). Если каким-либо журналом пользуется исключительно секретарь, и больше никого из работников информация, содержащаяся в записях, не касается, то следует задуматься о нужности этого журнала.

На бумаге или в компьютере?

Большинство организаций уже давно ведут журналы регистрации в электронном виде (хотя встречаются и исключения). Однако есть ряд журналов, которые приходится оформлять в тетрадях и книгах, и консерватизм руководителя и системы здесь ни при чем.

Речь идет о журналах регистрации, предусматривающих собственноручные подписи работников компании. Яркий пример – Журнал учета печатей и штампов. Он полностью ведется от руки.

Пример журнала учета печатей и штампов

Наименование печати /штампа

Должность и фамилия лица, у которого находится на хранении / в пользовании печать / штамп

Расписка в получении печати / штампа, дата получения

Отметка о возвращении печати / штампа

Должность, фамилия и подпись лица, принявшего возвращаемую печать / штамп

Отметка об уничтожении (номер акта, дата)

27.09.2015 в связи с поломкой клише

Делопроизводитель Солнцева М.А.

Уничтожен (Акт от 30.10.2015№ 31)

В отделе кадров таким документом является Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, графы которой требуют подписи ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку, а также работника в ее получении.

Программы для ведения электронных журналов регистрации

Трудно спорить с тем, что быстрее и легче всего регистрировать основные типы и виды документов в системе электронного документооборота. Для организаций, которые пока не готовы к внедрению подобной системы, ниже приведен небольшой список экономичных решений для создания и ведения регистрационно-учетных документов.

  • Microsoft Excel. Пожалуй, самое распространенное и простое решение, хотя и обладающее минимумом нужных секретарю функций.
  • Microsoft Access. Более сложный вариант по сравнению с предыдущим, но и дающий больше возможностей. В частности – создать единую базу данных документов организации. Кроме того, программа позволяет связывать журналы регистрации между собой, что, в свою очередь, значительно облегчает поиск истории переписки, позволяет фильтровать документы по различным параметрам и т.п.
  • Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Два главных конкурента в сетевом пространстве Рунета предлагают собственные решения, которые мало чем отличаются с точки зрения нужных нам в данный момент функций. Журналы регистрации создаются и работают по принципу журналов в Excel, однако имеют неоспоримое преимущество: возможность настройки удаленного доступа к ним с любого устройства лицам с разными полномочиями.

Мы рассмотрели вопросы, которые рано или поздно начинали волновать, пожалуй, каждого из секретарей: что нужно регистрировать, что нет и как это делается? Практически полная свобода в этом отношении (речь идет о канцелярии, а не об отделе кадров) приводит к тому, что наши коллеги бросаются в крайности – кто-то регистрирует все, что видит, и часто по второму-третьему разу, а кто-то обходится минимальным набором данных и постоянно испытывает трудности с поиском документов. Главный совет, который можно дать секретарю, начинающему работу с документами в организации, – создавать журналы регистрации по мере необходимости, только после того, как встанет проблема учета определенного вида документов. В противном случае может не хватить времени на создание и заполнение действительно важных регистрационно-учетных форм.

Евгения Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Контекст

  • PDF

    Правила оформления служебной корреспонденции и образцы заполнения реестра

  • DOC

    Скачать форму для заполнения реестра

Поступившие через официальный интернет-портал Правительства Российской Федерации материалы, содержание которых представляет собой электронную копию направленного в Правительство Российской Федерации официального документа организации, исполненного на бланке и подписанного её руководителем (руководителями), в котором затрагиваются вопросы взаимодействия данной организации с органами исполнительной власти в ходе осуществления ею уставной деятельности, к рассмотрению не принимаются и исполнению не подлежат.

Направление таких документов должно осуществляться в адрес Правительства Российской Федерации по установленным для ведения официальной переписки каналам:

– в электронном виде – по системе межведомственного электронного документооборота (системе МЭДО);

– при отсутствии подключения к системе МЭДО – в порядке, установленном для документов, исполненных на бумажном носителе.

С 16 апреля 2018 года приём корреспонденции, доставляемой в Аппарат Правительства нарочными или курьерскими службами, осуществляется отделом по обеспечению фельдъегерской связью Правительства Российской Федерации ГФС России в пункте приёма корреспонденции, расположенном в здании ПН-100 Дома Правительства Российской Федерации (103274, Москва, Краснопресненская набережная, дом 2, строение 2).

Режим работы пункта приёма корреспонденции – по рабочим дням с 09.00 до 21.00, по субботам с 09.00 до 17.00 (обед с 12.30 до 13.30).

Корреспонденция принимается только в законвертованном виде и при наличии оформленных в соответствии с правилами ГФС России реестров.

Периодические издания принимаются от представителей средств массовой информации также только в упакованном (законвертованном) виде.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *