Взаимосвязи между подразделениями предприятия

Система менеджмента качества

ПОЛОЖЕНИЕ О

БУХГАЛТЕРИИ

Положение о бухгалтерии входит в систему менеджмента качества ОАО «ЗЗВА»

Дата введения_______________ 200 г.

ПОЛОЖЕНИЕ О БУХГАЛТЕРИИ

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Структура.

4. Функции.

5. Взаимоотношения с другими подразделениями.

6. Права.

7. Ответственность.

Общие положения

1.1. Бухгалтерия – является самостоятельным структурным подразделением ОАО «ЗЗВА».

1.2. Бухгалтерия предприятия осуществляет достоверную и рациональную организацию бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

1.3. По структуре управления ОАО «ЗЗВА» бухгалтерия подчиняется Генеральному директору ОАО «ЗЗВА».

1.4. Главный бухгалтер осуществляет непосредственное руководство деятельностью бухгалтерии и руководит специалистами бухгалтерского учета.

1.5. Бухгалтерия создана и в процессе производственной деятельности предприятия может быть реорганизована или ликвидирована по приказу Генерального директора ОАО «ЗЗВА».

1.6. В своей деятельности отдел бухгалтерия руководствуется:

– Кодексом законов о труде Украины;

– Законами, регулирующими налоговый учет;

– Законами Украины: «Об охране труда», «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», «Об оплате труда», «О коллективных договорах и соглашениях», «Об отпусках», «О порядке разрешения трудовых споров и конфликтов»;

– Постановлениями, распоряжениями Кабинета Министров Украины, Национального Банка Украины, Государственной налоговой администрации Украины по вопросам правовых основ регулирования хозяйственной деятельности предприятия;

– Положениями, стандартами бухгалтерского учета и другими нормативно-правовыми актами Министерства финансов Украины относительно порядка ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности;

– Уставом ОАО «ЗЗВА»;

– Приказами, решениями, распоряжениями, издаваемыми по предприятию.


– Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Положением «О разрешительной системе доступа к исполнительным документам и сведениям, составляющим коммерческую тайну ОАО «ЗЗВА»;

— Руководством по качеству на предприятии, версии ISO 9001: 2000.

— Процедурами, методиками, инструкциями системы менеджмента качества (ПСК, МК, ИК):

— ПСК 4.2-05 Управление служебной документацией.

— ПСК 4.2-07 Управление документацией по охране труда.

— МК 7.5-01.01 «Система управления охраной труда.

– Правилами внутреннего трудового распорядка по ОАО «ЗЗВА»;

– Руководящими, методическими и нормативными документами по организации экономической работы на предприятии.

1.7. Требования настоящего положения обязательны для выполнения сотрудниками подразделения.

Задачи

2.1. Организация бухгалтерского и налогового учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

2.2. Осуществление контроля за сохранностью собственности предприятия, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, соблюдением режима экономии.

2.3. Повышение качества и оперативности учета и отчетности.

2.4. Совершенствование учетной политики, рационализация методов и техники бухгалтерского и налогового учета на предприятии.

Структура

3.1. Структура, штатное расписание, лимиты и штаты бухгалтерии утверждаются Генеральным директором ОАО «ЗЗВА» в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности руководителей, специалистов и служащих, с учетом объемов работы и особенностей производства.

3.2. В бухгалтерии имеются следующие подразделения:

— Сектор по расчетам заработной платы

— Сектор по учету материалов

— Сектор по учету затрат на производство

— Расчетно-финансовый сектор

3.3. Обязанности между подразделениями бухгалтерии и работниками каждого сектора распределяются на основании должностных инструкций (Структура управления бухгалтерии прилагается).

3.4. Все распоряжения по бухгалтерии отдаются по степени подчиненности.

Функции

4.1. В области бухгалтерского и налогового учета и отчетности:

4.1.1.Достоверная и рациональная организация бухгалтерского и налогового учета, отвечающего требованиям оперативного руководства предприятием, и строгое соблюдение установленного ведения учета .

4.1.2. Внедрение передовых форм и методов бухгалтерского и налогового учета на основе широкого применения вычислительной техники

4.1.3 Организация учета основных фондов, сырья, материалов, топлива, готовой продукции, денежных средств и других ценностей предприятия, издержек производства и обращения, исполнения смет расходов.

4.1.4 Организация расчетов по заработной плате с работниками предприятия.

4.1.5. Составление калькуляций себестоимости продукции, балансов бухгалтерской и налоговой отчетности.

4.1.6. Своевременное начисление и контроль своевременности перечислений налогов и других платежей в Государственный и местный бюджет, своевременности погашения кредитов учреждений банков.

4.1.7. Обеспечение документального отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств, начислением и перечислением налогов и других платежей в бюджет.

4.1.8. Осуществление контроля за своевременным проведением инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей и расчетов.

4.1.9. Обеспечение строгого соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, правильное расходование полученных в банках средств по назначению, соблюдение порядка выписки чеков и хранения чековых книжек;

4.1.10. Применение утвержденных в установленном порядке типовых унифицированных форм первичной учетной документации, строгое соблюдение порядка оформления этой документации;

4.1.11. Составление бухгалтерской и налоговой отчетности на основе достоверных первичных документов и соответствующих бухгалтерских записей, своевременное предоставление ее соответствующим органам.

4.2. В области контроля:

4.2.1. Осуществление контроля за:

— правильным и своевременным оформлением приема и расходования сырья, материалов, топлива, готовых изделий, товаров и других ценностей, за своевременным предъявлением претензий к поставщикам;

— своевременным взысканием дебиторской и погашением кредиторской задолженности;

— правильным расходованием фонда оплаты труда, начислением и выдачей всех видов премий, вознаграждений и пособий, соблюдением установленных штатов, должностных окладов, смет административно-хозяйственных и других расходов, а также соблюдением платежной и финансовой дисциплины;

— обоснованным и законным списанием с бухгалтерского баланса недостач, потерь, дебиторской задолженности и других средств;

— правильным и своевременным проведением и оформлением в установленном порядке переоценки товарно-материальных ценностей.

4.2.2. Принятие мер к предупреждению недостач, растрат и других нарушений и злоупотреблений, обеспечение своевременности оформления материалов по недостачам, растратам, хищениям и другим злоупотреблениям, осуществление контроля за передачей в надлежащих случаях этих материалов судебно-следственным органам.

4.3.Прочие функции бухгалтерии:

4.3.1.Осуществление экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности с целью выявления внутрихозяйственных резервов, ликвидации потерь и непроизводственных расходов.

4.3.2. Обеспечение хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского архива в установленном порядке.

4.3.3. Соблюдение правил, норм, инструкций по охране труда, противопожарной безопасности, промышленной санитарии.

4.3.4. Соблюдение требований системы контроля документации по бухгалтерии, согласно ПСК 4.2 –05 «Управление служебной документацией».

Взаимоотношение бухгалтерии с другими подразделениями

№ п/п Наименование подразделений, с которыми взаимодействует подразделение Бухгалтерия
Какую информацию получает Периодичность (срок) Какую информацию предоставляет Периодичность (срок) Примечание
ПЭО Годовые, квартальные и месячные планы производства по номенклатуре и объему товарной продукции по цехам предприятия; сметы и другие данные необходимые для учета Постоянно Отчеты по выпуску продукции (по номенклатуре и в денежной оценке); материалы о состоянии незавершенного производства; другие данные необходимые для анализа и планирования В установленные сроки
ФО Данные о движении денежных средств на счетах Постоянно Сведения о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами Постоянно
ООТиЗ Штатные расписания, утвержденные положения о премировании и другие данные для учета заработной платы Постоянно Сведения о фактически начисленной заработной плате по категориям работающих и подразделениям Постоянно
ОТК Акты о браке с указанием виновных; заключения на принятые рекламации и расчет потерь в связи с ликвидацией обнаруженных недостатков. По мере возникно-вения Сведения о результатах учета потерь от брака и об отнесении сумм на виновных По мере возникновения
СЗ Ведомости на излишние материалы и неликвиды; инвентаризаци-онные ведомости; расчеты и другие данные для взыскания с поставщиков пени, штрафов, неустоек, заключения по претензиям; отчетные данные о движении материалов и изделий и об их остатках на конец каждого месяца Постоянно Сведения о материалах в пути; информацию о неоплаченных счетах Постоянно
СМ СП Оперативные данные по отгрузке и оплате продукции В установленные сроки Данные об остатках готовой продукции (по видам); сличительные ведомости по результатам инвентаризации. В установленные сроки
ЮРО Результаты рассмотрения исков предъявленных и поданных По мере возникно-вения Материалы по фактам хищений и взысканий дебиторской задолженности с граждан По мере возникновения
С цехами основного и вспомогательного производства и другими отделами Отчеты выполнения плана работ и услуг в натуральных измерителях; отчеты о движении основных материалов; отчеты о состоянии незавершенного производства; необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы, приказы, распоряжения, а также всякого рода договоры, сметы, нормативы Постоянно Сведения о затратах на производство по элементам; сведения о выполнении показателей; разного рода справки, сведения и прочее, связанное с деятельностью подразделения Постоянно
ОГЭ Акты выполненных работ, Расход и распределение эл. энергии по цехам, распределение энергоносите-лей, получаемых со стороны по цехам и участкам, акты сверки по предприятиям Постоянно Справки, сведения и прочее, связанное с деятельностью подразделения Постоянно
ОГМ Акты сдачи-приемки выполненных работ, акты приемки-передачи ОС, акты на списание ОС, инвентаризационные ведомости, накладные на внутреннее перемещение Постоянно Информацию о затратах на содержание и ремонт оборудования, сличительные ведомости по результатам инвентаризации Постоянно
АСО Акты приемки выполненных подрядных работ Постоянно Справки, сведения и прочее, связанное с деятельностью подразделения Постоянно
ОТПП Отчетные данные о движении инструмента и об их остатках на конец каждого месяца, инвентаризационные ведомости Постоянно Отчетные данные по инструментальному хозяйству, сличительные ведомости по результатам инвентаризации Постоянно

Права

6.1. Требовать от подразделений предприятия предоставления материалов (планов, отчетов, справок и тд.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию бухгалтерии.

6.2. Подписывать бухгалтерские отчеты и балансы предприятия, статистические отчеты о выполнении планов по важнейшим показателям производственно- хозяйственной деятельности предприятия, документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства предприятия. Указанные документы без подписи главного бухгалтера или его заместителя считаются недействительными.

6.3. Рассматривать и визировать договоры и соглашения, заключенные предприятием, приказы об установлении и изменении условий труда и премирования, о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц на предприятии, о списании ценностей.

6.4. Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходования, хранения и расходования денежных средств, оборудования, материальных и других ценностей.

6.5. Предоставлять руководству предприятия предложения о наложении взысканий на лиц, допустивших недоброкачественное оформление и составление документов, несвоевременную передачу их для отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности, а также допустивших недостоверность содержащихся в документах данных.

6.6. Осуществлять связь с другими организациями по вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии.

6.7. Указания бухгалтерии в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями предприятия.

Ответственность

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на бухгалтерию задач и функций несет главный бухгалтер.

7.2. Степень ответственности других работников бухгалтерии устанавливается их должностными инструкциями.

Приходилось ли Вам наблюдать за работающим часовым механизмом? Залюбоваться можно: натянулась пружинка, повернулось колесико, потянуло за собой следующее, другую пружинку… Десятки колесиков и пружинок действует четко и согласованно для достижения единой цели – сообщить нам который час.

Четко налаженная работа компании подобна часовому механизму: от слаженности работы внутренних подразделений компании зависит успешная работа любого предприятия.

Общая цель предприятия – создать качественный продукт или услугу. И каждое подразделение это понимает и действует, выполняя свою часть работы. Но очень часто руководители и сотрудники подразделений не видят этот процесс целиком. Прибавим к этому субъективное восприятие и передачу информации, потерю документов. Отсюда возникают сложности, недоразумения, конфликты между подразделениями, влияющие на процесс работы. Временные задержки в доведении управленческих решений до сотрудников, несвоевременная или искаженная информация, ведущие к использованию устаревших данных, несогласованность действий подразделений – все это приводит к низкой эффективности работы компании, срыву намеченных сроков и потере клиентов. Главная причина, по которой внутренние противоречия между подразделениями компании не дают достигнуть общего результата – отсутствие единого информационного пространства, позволяющего сделать бизнес-процессы предприятия прозрачными и понятными и эффективно реализовывать управленческие решения.

Как сделать информацию доступной для всех сотрудников и подразделений? Как обеспечить эффективное взаимодействие между подразделениями компании? Решить проблему можно. Для этого необходимо наладить эффективный технологический процесс взаимодействия между подразделениями с помощью единой информационной системы, создающей единое информационное пространство и предписывающей четкие регламентированные правила действий для всех сотрудников компании.

Как эффективный инструмент управления процессами взаимодействия подразделений и формирования единого информационного пространства особого внимания заслуживает программный продукт «ПитерСофт: Управление процессами», специально разработанный для согласования действий подразделений компании. Функционал продукта позволяет отладить бизнес-процессы компании таким образом, чтобы они работали на Вас, а не против Вас:

Во-первых, сам процесс настройки взаимодействия подразделений с помощью «ПитерСофт: Управление процессами» начинается с анализа деятельности Вашей компании в целом и каждого подразделения в отдельности. Результатом анализа становится моделирование бизнес-процесса от начала до конца, формируются модели и последовательность всех операций, маршруты движения информации и документов внутри компании. Заданная моделью последовательность шагов далее будут выполняться автоматически. После запуска процесса происходит автоматический контроль выполнения задач, а также настраиваемая система показателей качества выполнения бизнес-процессов, путем сравнения фактических и эталонных значений показателей бизнес-процессов.

Во-вторых, продукт способен полностью управлять потоками информации, обеспечивая информационный обмен между сотрудниками разных служб и доводя до непосредственных исполнителей информацию и управленческие решения без искажений и задержек во времени.

В-третьих, продукт обеспечивает правильную и своевременную постановку задач сотрудникам всех подразделений и контроль их выполнения.

В-четвертых, продукт предусматривает полную автоматизацию обязательных документированных процедур, позволяет описать стандартные маршруты движения документов внутри организации и определить сроки их обработки.

В-пятых, Ваш сотрудник получает удобное рабочее место, в любой момент позволяющее определить, в каком состоянии и у какого пользователя находится инициированная им задача – её выполнение легко можно отследить на мониторе. Система оповещения напомнит сотрудникам о появлении новых задач, о приближении срока их выполнения.

В-шестых, с помощью продукта можно настроить систему мотивации персонала, основанную на достижении сотрудником, подразделением или всей организацией запланированных результатов деятельности.

В-седьмых, будет организовано рабочее место руководителя, с помощью которого он сможет контролировать достижение поставленных стратегических целей, отслеживая и корректируя отклонения в действиях отдельных сотрудников и подразделений компании. Ведь вся информация по состоянию бизнес-процессов компании становится достоверной и доступной в режиме реального времени, позволяя не допустить срыва производственной программы. Система позволит руководителю не только эффективно решить возникающую проблему, но и сэкономить массу рабочего времени.

Таким образом, выработав единый подход к процессам управления взаимодействием подразделений и создав единое информационное пространство можно объединить обособленные подразделения в единое целое. Теперь всему коллективу становится видна конечная цель работы компании и, соответственно, более не будет недопонимания и противоречий между подразделениями. Путь к успеху проложен, делайте свой выбор.

Корень зла

Для начала необходимо выделить ряд причин, на которых лежит вся вина за нарушение, либо и вовсе отсутствие взаимопонимания между рабочими командами.

как выглядит недопонимание

В общих чертах сюда можно включить:

  • нечётко поставленные задачи (руководители часто грешат тем, что желаемые цели обрисовывают расплывчато, как следствие рабочая команда со своей стороны также смутно понимает, к каким конкретно результатам необходимо стремиться);
  • не выстроены бизнес-процессы (у некоторых отделов рабочие схемы изложены на бумаге, у других — передаются устно, у третьих в обиходе и те и другие приёмы, но они интрепретируются на свой лад. Проще говоря, каждый отдел видит уровень своей вовлечённости в проект по-своему и выполняет задачи соответственно);
  • разные этапы выполнения (отдельные команды могут находится на отличных друг от друга этапах текущего проекта. Зачинатели уже заняты задачами, которые не особо понятны, например, тем, кто только приступает к работе);
  • противоречивые цели (у каждого отдела есть свои обособленные цели, которых он стремится достигнуть в процессе коллаборации с другими командами. К примеру, отдел продаж в погоне за новыми клиентами может вести себя более рискованно и отходить от единого командного пути. Их приоритет — прирост новых пользователей. Финансовый же отдел, напротив, более «сдержан» в своих действиях, поскольку на нём лежит ответственное бремя денежных операций. Их приоритет — не потратить больше, чем нужно. В ходе меж командной коллаборации важно учитывать и этот нюанс);

Любое предприятие или организация обладают организационной структурой, разработанной на этапе их создания и откорректированной в процессе практической деятельности.

Организационная структура компании или предприятия отражает взаимоотношения между руководящим составом и рабочим персоналом, дает четкое представление, кто на предприятии отвечает за принятие управленческих решений.

Всякая организационная структура может быть представлена в виде схемы, отдельными блоками которой будут выступать директор или руководитель предприятия, его структурные подразделения, отдельные управленческие единицы и связи между ними.

Понимание организационной структуры предприятия позволит мгновенно диагностировать проблемы взаимодействия управляющих субъектов и управляемых объектов предприятия, увидеть, как устроены производственные процессы, оценить их сильные и слабые стороны.

Чем яснее структура, тем проще преодолевать разногласия и обеспечивать движение всех членов трудового коллектива к достижению единой цели.

Непродуманная, «состряпанная на глазок» организационная структура чревата значительным увеличением сроков выполнения работ или оказания услуг, неразберихой в документах, перекладыванием одним работником своих обязанностей на другого (при отсутствии нормально сформированного разделения обязанностей).

Линейно-штабная организационная структура предприятия

Характеризуется наличием линейных руководителей и подразделений, которые по факту не уполномочены на принятие самостоятельных решений.

Основная цель таких подразделений (штабов) – помогать менеджеру в управлении и выполнении отдельных функций.

Фактически штаб представляет собой экспертный совет, в состав которого включаются ключевые специалисты по тем или иным вопросам (юристы, экономисты, кадровики и прочие).

Это коллегиальный орган, членом которого является и руководитель предприятия.

Сначала вопрос выносится на обсуждение штаба. В процессе дебатов формулируется решение вопроса, которое директор предприятия или топ-менеджер должны впоследствии воплотить в жизнь.

Плюсом такой формы управления является снижение нагрузки на линейных руководителей. Недостатками – властное «бессилие» штаба и размывание ответственности руководителя предприятия за принимаемые решения (в случае чего, все можно «свалить» на штаб).

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *