Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначении. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.
Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.
Работа по унификации включает:
разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
внедрение разработанных общероссийских классификаторов технико-экономической документации (ОКТЭД);
ведение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведениюУСД и ОКТЭД в отрасли.
В настоящее время действует восемь УСД:
-
унифицированная система организационно-распорядительной документации;
-
унифицированная система банковской документации;
-
унифицированная система финансовой» учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетным учреждений и организаций;
-
унифицированная система отчетно-статистической документации;
-
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
-
унифицированная система документации по труду;
-
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
-
унифицированная система внешнеторговой документации.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами н ведомствами, которым поручена эта работа.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.
Стандартизация документов — форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:
государственные стандарты (ГОСТ).
отраслевые стандарты (ОСТ);
республиканские стандарты (РСТ).
Стандартизация в соответствии с законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., — это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения;
безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
технической и информационной совместимости, а. также взаимозаменяемости продукции;
качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
экономии всех видов ресурсов;
безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
обороноспособности и мобилизационной готовности страны. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся.
В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов,
Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты) отмены стандартов и др., например ГОСТ I.РO-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации на кодирования технико-экономической информации:
ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
ГОСТ Р6.03-2003. Унифицированные системы документации, запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной темники. Основные положения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ 16487-КЗ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).
Основная цель унификации и стандартизации – создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческиедокументы.
Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:
-
термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;
-
организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;
-
классификаторы управленческих функций; управленческая документация.
Документы давно стали объектами унификации и стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг., но с тех пор, несмотря, на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства,
Работы по унификации истандартизации активно ведутся и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.
В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.
Унификация управленческих документов предполагает: унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческой деятельности. Унификация состава документов организации заключается в \ отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческой задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.
Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов в Альбоме форм документов, применяемых в Деятельности организации.
В стране действует ЕГСДОУ (Единая Государственная Система Документационного Обеспечения Управления). Эта система базируется на применении ЭВМ и выделяет 4 направления в документационном обеспечении управления:
1) Унификация и стандартизация документов.
2) Рациональная организация документооборота и текущего хранения дел.
3) Экономика, организация труда делопроизводственного персонала.
4) Автоматизация и механизация труда.
ЕГСДОУ включает в себя государственные стандарты и другие нормативные акты в сфере документов и делопроизводства. Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, устанавливает единые научно-обоснованные правила составления служебных документов, унифицирует формы документов и всю систему документации в целом.
УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:
Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;
Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление .Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.
Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.
Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.
Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.
Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.
Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.
Экономичность.Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.
Для автоматизации процесса документооборота, эффективного информационного обеспечения процесса управления и принятия решений целесообразно создать информационную система документооборота.
Такая система автоматизирует рутинные операции по обработке корреспонденции, а также позволяет контролировать исполнение поручений руководителя и вышестоящих организаций. Банк данных системы должен содержать информационно-поисковые образы всех документов, поступающих и/или исходящих из организации, включая официальные нормативные правовые документы.
Реализация программного обеспечения системы возможна на базе современных информационных технологий с использованием программных продуктов Staffware и MicrosoftFoxPro. Система состоит из восьми рабочих мест, объединенных в локальную вычислительную сеть под управлением операционной системы UnixWareApplicationServer. Рабочие места пользователей представляют из себя IBM-совместимые персональные компьютеры с операционной оболочкой MicrosoftWindows.
Унификация – это…
На нашей планете, где живут более 7,5 миллиардов человек, не встретишь двух абсолютно одинаковых людей. Мы все разные, и это прекрасно. Так было задумано природой или Богом (это уж кому как нравится). Единственное, чем мы (люди) схожи, так это строением тела и его внутренним наполнением.
В этом нас природа все же стандартизировала – дала по четыре конечности и по одной голове. То есть мы все-таки немного унифицированы – приведены к единообразной форме.
Унификация – сложносоставное слово, произошло от двух латинских слов «unus» и «facio». Что в переводе на русский буквально означает «один» и «делаю, объединяю».
Следовательно, унификация – это приведение некоторых объектов к единой форме.
В любой сфере человеческой деятельности оперирование бесконечным многообразием объектов ведет к значительному снижению эффективности этой деятельности.
Поэтому унификация – это путь к стандартизации процесса и, следовательно, к увеличению производительности.
Простой пример: на швейной фабрике в день выпускается сотня платьев ограниченного модельного ряда. А в ателье индивидуального пошива за этот же срок – только одно изделие.
И это легко объяснимо: на фабрике используются унифицированные лекала, каждую отдельную операцию выполняет специальный работник (или автомат, но это не принципиально). А в ателье на клиента создается индивидуальная выкройка, подбирается оригинальный фасон, и весь процесс пошива, как правило, выполняется одним мастером.
Унификация, как метод стандартизации, применяется во многих сферах.
Кратко – о некоторых из них:
- унификация в юридическом праве – это разработка единых норм для регулирования какого-либо вида правоотношений. Необходима для упрощения применения правовых норм в жизненных ситуациях. Основным методом унификации в праве является кодификация, т.е. нумерация, разделение на параграфы, части, статьи и т.д.;
- унификация в компьютерной сфере направлена на улучшение взаимозаменяемости и совместимости компьютерного «железа», а также программного обеспечения. Достигается определенными договоренностями ведущих производителей о конструктивном единообразии выпускаемой продукции, о терминах, названиях, классификации и т.д.;
- унификация в строительстве – это создание типовых модульных составляющих, которые могут применяться в строительстве зданий определенного назначения.
Вспомним детский конструктор или типовое панельное строительство, бывшее чрезвычайно востребованным в СССР (как расшифровывается?). Это было обосновано минимизацией затрат на возведение зданий.
Следствие такой унификации – высокая скорость строительства и его относительная дешевизна.
В настоящее время унификация в строительстве также играет важную роль, но уже «без фанатизма».
Далее рассмотрим более подробно унификацию в технике и в делопроизводстве.
При большой номенклатуре выпускаемых изделий повысить качество изделий, уменьшить трудоемкость подготовки производства, а также трудоемкость и себестоимость самих изделий поможет применение типовых конструкторских решений, базирующихся на унификации и стандартизации.
Борьба за снижение себестоимости производства продукта начинается с момента проведения конструкторских работ. Эффективные способы снижения затрат на производство нового изделия — стандартизация и унификация конструкций, применение типовых конструкторских решений.
Стандартизация — это установление правил и характеристик в целях их многократного использования, направленное на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции.
При стандартизации деталей и узлов изделия учитывают:
● нормы проектирования — общие нормы, классификацию и терминологию, методы расчета, правила оформления чертежей;
● параметры производственного процесса — отработанный технологический процесс и используемый инструмент;
● параметры производственных мощностей — применение существующих возможностей оборудования;
● конструкции — основные параметры, присоединительные и габаритные размеры;
● уровень качества и условия эксплуатации — материалы, показатели качества, технические требования, методы испытаний.
Стандартизация деталей конструкции обеспечивает:
● возможность массового или крупносерийного производства стандартных деталей. Трудоемкость (а следовательно, и себестоимость) деталей в массовом и крупносерийном производствах меньше, чем в мелкосерийном и индивидуальном, при значительно меньшем отходе материала;
● возможность использования существующего на предприятии стандартного инструмента и оборудования;
● легкость замены вышедших из строя деталей при ремонте;
● большую экономию труда при конструировании;
● повышение качества конструкций, так как детали и узлы уже прошли эксплуатационные испытания.
Конструкторская унификация — это сокращение необоснованного многообразия типов и конструкций изделий, форм и размеров деталей и заготовок, профилей и марок материалов. Осуществляется на стадиях выбора исходных данных для проектирования, разработки принципиальных конструктивных решений.
Унификация является базой агрегатирования, т. е. создания изделий путем их компоновки из ограниченного числа унифицированных элементов, и конструкционной преемственности — применения в конструкции нового изделия уже освоенных в производстве сборочных единиц и деталей.
Это позволяет использовать существующий на предприятии инструмент, отработанные технологии производства, а значит, существенно сократить сроки и стоимость технологической подготовки и освоения производства.
Результат сокращения номенклатуры используемых материалов, применения стандартных профилей — сокращение складских запасов и улучшение материально-технического снабжения. Унификация заготовок (изготовление близких по конфигурации деталей из одинаковых заготовок) позволяет применять высокопроизводительные технологические процессы в заготовительных цехах и существенно сократить длительность производственного цикла.
