Управление документооборотом

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Несмотря на то, что компьютерные технологии стали неотъемлемой частью деятельности многих предприятий, документооборот во многих компаниях сохраняется в устоявшейся бумажной форме. Тем не менее, электронный документооборот постепенно внедряется на различных предприятиях – ведь преимущества автоматизированных технологий все более и более очевидны.
Как определить оптимальную форму делопроизводства для отдельно взятой организации? Для этого достаточно проанализировать, сколько документов поступило и было создано за выбранный временной период. И если компания состоит из множества подразделений, между которыми налажена тесная связь с помощью разнообразных документов, то автоматизация документооборота становится не просто одним из вариантов решения вопроса, а буквально необходимостью.
Один из примеров программного обеспечения является продукт от 1С — 1С:Документооборот 8
Что же такое – электронный документооборот? Вообще под документооборотом подразумевается весь спектр действий, связанных с движением документа, включая его создание, утверждение, исполнение, реализацию, архивацию и – в некоторых случаях – удаление.

При электронном документообороте документы создаются с помощью компьютеров или мобильных устройств, подписываются электронной подписью и обрабатываются с помощью компьютерного оборудования. Схема движения таких документов и их обработки составляет суть электронного документооборота. Внедрение электронного документооборота может быть осуществлено как на небольших предприятиях, таки и в больших холдингах с разветвленной структурой и многочисленными филиалами.
Преимущества электронного документооборота
Электронное делопроизводство – это прямой путь к повышению прозрачности бизнес-процессов. Внедрение электронной системы для работы с документами позволяет управлять процессами их создания, получения, исполнения, хранения. Благодаря специфике подобных систем руководство предприятия и руководители подразделений могут быстро и удобно отслеживать все бизнес-процессы организации.
Еще одно важное преимущество электронного документооборота перед бумажным – повышение процента выполнения поручений. Согласно статистическим данным работники не выполняют большую часть поручений начальства. Руководители предприятия, на котором внедрен электронный документооборот, имеют возможность следить за темпом и качеством выполнения всех рабочих процессов, а также видеть результат работы сотрудников.

Обработка и исполнение документов занимает значительно меньше времени благодаря тому, что электронная документация создается, ищется, обрабатывается и рассылается намного быстрее обычной. Кроме того, всевозможные сводки, реестры и отчеты составляются в автоматическом режиме. В результате работа выполняется более качественно и оперативно, что приводит к заметной оптимизации бизнес-процессов.
Система электронного делопроизводства также повышает уровень безопасности данных. Администратор системы назначает каждому пользователю доступ к документам в индивидуальном порядке в соответствии с его полномочиями. Соответственно, он сможет только читать, редактировать документы, либо будет иметь неограниченные права по созданию, изменению и удалению документов. Система ведет протоколы всех действий каждого пользователя, что позволяет отследить историю и авторов всех изменений.
Вопрос безопасности занимает принципиально важное место при организации работы с документами. Нежелательные действия могут привести к наихудшим последствиям и огромным убыткам. Особенно остро эта проблема стоит при бумажном делопроизводстве, когда документ достаточно легко взять и отдать третьему лицу. Электронный документооборот не исключает подобную ситуацию, однако он позволяет быстро проверить, кто и когда воспользовался документами, с которыми что-то случилось.
Внедрение электронного документооборота – это также возможность ускорить обучение новых сотрудников и оптимизировать запуск новых процессов на предприятии. Если при бумажном делопроизводстве донесение информации до каждого сотрудника индивидуально занимало достаточно много времени, то электронные документы позволяют значительно оптимизировать этот процесс, и на ознакомление с инструкциями или правилами уходит гораздо меньше ресурсов.
Стоит упомянуть также и о том, что международные стандарты часто меняются, и электронный документооборот помогает адаптироваться к их изменениям. Как только появляются новые стандарты, организация, на которой внедрено электронной делопроизводство, оперативно меняет шаблоны документов и сохраняет высокий уровень конкурентоспособности.
Электронный документооборот подразумевает формирование единого информационного пространства, в котором работают все подразделения организации. Вовлечение сотрудников в процессы компании помогает повысить общий уровень корпоративной культуры.
Недостатки электронного документооборота
Электронное делопроизводство имеет и ряд минусов. Например, сохранность документов в электронном виде – это вопрос, которому стоит уделить особое внимание. От вирусов и сбоев системы сохранения может уберечь система резервирования документов.

Еще один важный фактор – человеческий. Многим людям сложно перестраиваться с привычной системы бумажных документов на электронную. Необходимо уделить особое внимание мотивации и обучению персонала, поскольку корректный ввод данных в систему обеспечивает надежность ее работы.
Также следует быть готовым к затратам, связанным с процессом внедрения электронного документооборота. Однако эти затраты быстро окупаются благодаря выгодам новой системы.
Еще один минус электронного документооборота становится очевиден, когда выясняется, что обмен документами в новой форме возможен не со всеми контрагентами, которые не входят в единое информационное пространство. В этом случае приходится частично поддерживать и бумажный документооборот.

Вопрос здоровья

Ну, и о злободневном – на март-апрель 2020 года, когда пандемия COVID-2019 все еще бушует в мире, а в России принимаются строгие превентивные меры, чтобы сохранить количество заболевших на низком уровне, многие компании с поощрения государства переводят сотрудников на удаленную работу. Сколько продлится неблагоприятная для здоровья ситуация в мире – пока неясно, и, согласно некоторым прогнозам эпидемиологов, карантин распространится на всю весну. Организации с налаженным и «обкатанным» ЭДО переводят своих сотрудников на удаленную работу без особенных проблем, позволяя не пользоваться им общественным транспортом и не находиться в людных местах, чтобы не рисковать здоровьем своим и коллег. Организации же с исключительно бумажным оборотом или смешанным со слабо используемым ЭДО сейчас находятся в затруднительном положении.

Можно привести и более тривиальные примеры, которые затрагивают проблемы со здоровьем вне условий повышенной общей опасности – к примеру, сотрудник с переломом ноги не может посещать офис долгое время, но по факту многие рады были бы вернуться к работе раньше снятия гипса и полного восстановления подвижности, и ЭДО может решить эту проблему для многих подразделений персонала. Также сами возможности отлаженного удаленного доступа в целом позволяют более широко подходить к подбору персонала и в потенциале расширят возможности получать достойную работу инвалидам и людям с хроническими заболеваниями, которым непросто ежедневно посещать офис, но компетенция которых не вызывает сомнений.

Развитие технологий всегда движется в сторону доступности, легкого понимания и упрощения – и уже сейчас внедрение ЭДО решает множество проблем и позволяет увеличивать продуктивность работы предприятия. И при активной поддержке государством повсеместное введение электронного документооборота – не вопрос вероятности, но вопрос времени.

ЭТП ГПБ, ЭП, ЭДО, документы Для обсуждения этой статьи и оперативного получения информации по теме закупок присоединяйтесь к нам в соц. сетях

Преимущества

Визуально восприятие бумажной и электронной документации сильно различается. Психологи рекомендуют изучать бумаги исключительно в распечатанном виде. Чтобы сотрудник досконально понял, что от него требуется, отметки и замечания эффективнее делать на бумаге.

Уничтожение документов

Уничтожить бумажный документ проще, чем электронный. Это свойство актуально для организаций, деятельность которых засекречена. При официальном сотрудничестве с иностранными компаниями, во время переговоров, имеющих трансграничное значение, юридически значимые документы составляются и подписываются в бумажном виде. Технологии работы с бумажной документацией отработаны десятилетиями.

Условия хранения

Обеспечив надлежащие условия хранения и полностью соблюдая их, можно быть стопроцентно уверенным в том, что и через 10, и через 20 лет бумаги останутся в первозданном виде, и при необходимости с ними можно будет работать. Электронную документацию легко можно потерять в случае отключения электроэнергии, при переустановке операционной системы. Поэтому в отраслях, для которых жизненно важно сохранить все бумаги в течение многих лет, например в атомной энергетике, предпочтительно использование бумажных документов.

  • 12 января 2013
  • Статьи

Тотальный переход современных деловых отношений в сферу электронного обмена информацией привел к тому, что привычная система документооборота стала нуждаться в существенном видоизменении. Хранение большого объема корпоративных бумаг в архиве, пересылка отчетов почтовым способом и использование услуг курьера для передачи договора контрагенту — это действия, требующие больших затрат времени и человеческих ресурсов. Именно поэтому вопрос перемещения входящей и исходящей корреспонденции на предприятии постепенно перешел в нематериальную область электронной передачи информации.

Управление документооборотом — это термин, который возник одновременно с началом разработки специального программного обеспечения в виде СЭД. По своей сути он обозначает некий автоматизированный функционал, призванный облегчить процесс хранения, группировки, поиска и архивирования корпоративной информации на предприятии.

Официальная документация предназначена для полноценного ведения хозяйственной деятельности и дальнейшего составления различных отчетов. Любой приказ, договор, акт или счет в организации последовательно проходят этапы создания, подтверждения, отправки, завершения действия и сдачи в архив. Организация движения всех рабочих файлов не должна противоречить положениям законодательства.

Чем дольше существует юридическое лицо, активно ведущее свою деятельность, тем больше у него накапливается договоров. Для них необходимо заводить специальный реестр. Все входящие документы нуждаются в регистрации. Со временем может возникнуть необходимость найти данные по сделке, проведенной несколько лет назад. Чтобы все эти процессы не вызывали непредвиденных задержек или проблем (несвоевременное согласование, утеря данных), необходимо организовать грамотное управление документооборотом. Максимально облегчить его помогают готовые автоматизированные решения — системы электронного документооборота (СЭД). С их помощью можно упорядочить и усовершенствовать хранение и обмен информацией как внутри организации, так и при сотрудничестве с другими бизнес-субъектами.

Преимущества управления документооборотом в электронном формате

Использование систем электронного документооборота позволяет переложить рутинные, но важные рабочие процессы на программу, которая не допускает ошибок и не ограничена рабочим днем. Помимо этого, автоматизированные решения привносят следующие положительные моменты и преимущества:

  • гарантия сохранности документов;
  • сокращение времени на поиск и согласование важной рабочей информации;
  • уменьшение объема бумажной документации;
  • возможность хранить все типы файлов: видео, схемы, графики, презентации;
  • унификация процессов обработки данных;
  • контроль движения документов и исполнительной дисциплины;
  • обеспечение конфиденциальности и высокого уровня безопасности информации.

После внедрения СЭД на предприятиях наблюдается общее повышение работоспособности и уровня удовлетворенности рабочим процессом. Персонал освобождается от выполнения однотипных действий и имеет возможность вести эффективную деятельность в соответствии с должностными обязанностями.

Задачи, решаемые в процессе управления документооборотом

Управление документооборотом — важная область функционирования компании независимо от рода ее деятельности. Сложно достигать больших объемов продаж и заключать выгодные сделки, когда система не налажена, данные постоянно теряются, а переизбыток неупорядоченной информации задерживает работу занятых в этой сфере сотрудников. Эффективная система управления призвана оперативно решать следующие задачи:

  • грамотная организация и взаимодействие бухгалтерского, налогового и управленческого учета;
  • своевременное реагирование на важные входящие документы — постановления государственных органов, выгодные коммерческие предложения, претензии от покупателей или поставщиков (особенно актуально в случаях, когда информация касается сразу нескольких подразделений и требует быстрого ответа или принятия соответствующих мер);
  • организация своевременной обработки заявок и обеспечение автоматизации повторяющихся операций;
  • отслеживание внутренних рабочих процессов с целью определения продуктивности работы, достижения плана и необходимости начисления премий и поощрений;
  • сбор предложений сотрудников по улучшению системы, воплощение в жизнь идеи эффективной обратной связи;
  • организация удобного взаимодействия связанных служб и отделов на предприятии.

Данные задачи должны решаться в рамках управления документооборотом независимо от того, в каком виде он реализован — цифровом или бумажном. Но при использовании электронных систем продуктивность работы возрастает в разы и позволяет руководящему составу и сотрудникам фирмы направить свои силы на основную деятельность, не отвлекаясь на решение организационных вопросов.

Автоматизация управления документооборотом от Docsvision

Автоматизация управления документооборотом на базе СЭД Docsvision — это выгодное решение для крупных и средних компаний коммерческого сектора, а также государственных организаций. Среди наиболее популярных областей документооборота на платформе Docsvision возможна автоматизация таких областей как:

  • делопроизводство;
  • электронный архив;
  • договорная работа;
  • оперативное управление;
  • различные специализированные и отраслевые решения.

Дружественный интерфейс позволяет быстро изучить особенности нового продукта и незамедлительно начать работу с ним. По истечении короткого времени привычное движение документов полностью перейдет в современный электронный формат.

Управление документооборотом при помощи правильно установленной и отлаженной СЭД позволит предприятию значительно повысить эффективность деятельности и выйти на новый бизнес-уровень.

Внедрение электронного документооборота в организации по этапам

Конечно, как и организация любого нового процесса, электронный документооборот в компании, внедренный «с нуля», потребует на начальном этапе некоторых издержек. И траты на техническое сопровождение – электронную подпись, на оплату услуг операторов, возможно, на специализированное ПО, – будут самыми предсказуемыми из них.

Но поскольку «в цифре» может быть представлен любой документ, если закон прямо не говорит об обратном, а контролирующие органы, как уже упоминалось, все чаще «предпочитают» общение именно в электронной форме, следует смириться с недостатками периода внедрения, найдя возможность их нивелировать, и сосредоточиться на выгоде, которую принесет электронный документооборот в организации.

Рис.2 ЭДО в организации

Основной задачей будет провести анализ партнеров на использование ЭДО и «договориться» с ними на обмен – обменяться приглашениями, а тем, кто еще не использует ЭДО, предложить вариант подключения.

Важно учесть то, к какому оператору ЭДО подключен или планирует подключиться ваш контрагент. Механизм установления автоматического роуминга между различными операторами не всегда реализован. Например, прямой роуминг налажен между операторами ЭДО, входящими в Хаб 1С: Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр. В случае обмена документами с контрагентами, использующими Контур.Диадок, придется налаживать роуминг вручную. Эта процедура может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки роуминга надо отслеживать самостоятельно.

Если ваши контрагенты используют разных операторов ЭДО, то целесообразнее выбрать сервис ЭДО, который поддерживает безроуминговый обмен между всеми операторами – сервис WA:ЭДО. Сервис интегрирован напрямую с 1С-ЭДО и Контур.Диадок, прост в подключении и удобен в использовании. Он позволяет работать с различными операторами в едином интерфейсе, вся информация автоматически отображается онлайн. Согласовывать документы можно в Личном кабинете, в 1С (сервис максимально интегрирован с 1С) или в привычной всем электронной почте. Предусмотрена поддержка различных маршрутов согласования и автоподпись документов без вашего участия.

Поскольку в WA:ЭДО агрегированы различные операторы ЭДО, исходящие документы отправляются самым дешевым маршрутом, что позволит вам существенно экономить на ЭДО, так как кроме этого вы заплатите только за ЭП, если у вас ее нет. При этом сервис безопасен в использовании и отвечает всем требованиям законодательства РФ.

Быстро подключим к удобному и дешевому сервису ЭДО, который работает без роуминга

С организационно-технической точки зрения внедрение ЭДО на небольшом предприятии состоит из формальных задач, которые сводятся к обеспечению юридической силы электронных документов:

  • Получить действующий сертификат ЭП на уполномоченное лицо организации;
  • Выбрать и заключить договор с аккредитованным в ФНС оператором;
  • Отправить приглашения контрагентам, которые уже используют ЭДО;
  • Наладить процесс подключения к ЭДО контрагентов, по которым нет информации о подключении к ЭДО (самостоятельно или силами оператора).

Для крупных предприятий, имеющих разветвленную структуру документооборота с большим количеством контрагентов для достижения максимального эффекта от перехода на ЭДО рекомендуется внедрение специализированных программных продуктов или кастомизированных интеграционных решений с привлечением сторонних организаций.

Внедрение электронного документооборота между организациями на базе 1С

Этап №1. Выбор вида электронной подписи

Все электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Неформализованные документы свободны от жесткого регулирования со стороны государства (счета на оплату, письма, договоры, доверенности, техническая документация паспорта сделки и др.). Их принятие и распознавание возможно только с участием человека.

Для формализованных в отдельных законодательных актах четко описан и утвержден единый формат и регламент передачи. Это позволяет использовать программные средства всех участников обмена для распознавания и обработки в информационных системах, в том числе в программах для бухгалтерии и системе ФНС. Рекомендованный формат используют все операторы ЭДО при обмене.

Для юридически значимого взаимодействия через оператора необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, особенно это жестко закреплено для подписания электронных счетов-фактур, поэтому для обмена с контрагентами посредством операторов используют только самый защищенный вид подписи.

Рис.3 Выбор ЭЦП

В иных случаях, по соглашению сторон законодательно допускается использование простой и неквалифицированной подписи:

  • простая только подтверждает факт подписания документа;
  • неквалифицированная позволяет определить подписанта и обнаружить исправления, сделанные после подписания документа.

Этап №2. Выбор удостоверяющего центра (УЦ) и оператора

Оператор – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для реализации форматов и регламентов обмена электронными документами, утвержденными законодательно. Защищенные сервера и каналы связи оператора обеспечивают безопасность при обмене открытой и конфиденциальной информацией в рамках электронного документооборота. Оператор своевременно вносит изменения в механизмы обмена и форматы документов в соответствии с корректировками требований регуляторов рынка (ФНС, ФСБ, Правительство).

Оператор уведомляет ФНС, что юрлицо присоединилось к обмену (важно при обмене счетами-фактурами), проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов, гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом, а также реализует функциональность обмена приглашениями между контрагентами.

Организовать систему обмена юридически значимыми документами, например, обмен теми же счетами-фактурами без участия оператора, невозможно, так как не будет соблюдаться регламент передачи документов, установленный законодательно. Помимо этого участие оператора поможет избежать многих рисков, связанных с переходом на ЭДО, и упростить ряд технических моментов. Все аккредитованные операторы перечислены на сайте ФНС.

При выборе операторов стоит исходить из собственных потребностей и ориентироваться на стоимость и перечень услуг, пакетные предложения, наличие техподдержки и колл-центра, популярность и линейку сервисов.

Удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющий функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции сопровождения сертификатов.

При выборе УЦ важно обратить внимание на его правовой статус. Его аккредитация зависит от возможностей нести финансовую ответственность в случае убытков третьих лиц, доверившимся информации, указанной в сертификате ключа проверки ЭП, выданном этим УЦ, или данным реестра ключей, который ведет этот УЦ.

Этап №3. Подготовка документов и заключение договора с УЦ и оператором

Для покупки электронной подписи, как правило, необходимо заключить договор с УЦ, оплатить услугу, предоставить оригиналы заявительных документов и пройти процедуру идентификации владельца сертификата, предоставив документы удостоверяющие личность и подтверждающие полномочия, при личной встрече с представителями удостоверяющего центра. Поскольку усиленная квалифицированная подпись требуется представителям руководящего звена, посещение ими УЦ необходимо запланировать заранее.

Регистрируясь в системе ЭДО выбранного оператора, компания присоединяется к регламенту работы сервиса, что позволяет не заключать специальные соглашения с каждым контрагентом в дальнейшем и облегчает процесс внедрения ЭДО. Также организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена. Операторы могут дорабатывать свои системы по запросам пользователей, что также важно отразить в документах.

Если вы планируете внедрение технологии безбумажного документооборота на предприятии и вам необходима консультация, обратитесь к нашим специалистам любым удобным для вас способом. Наша компания специализируется на построении таких систем, начиная с типовых – где требуется только внедрение и настройка типового 1С-ЭДО, до сложнейших проектов построения полноценных BPM-систем с использованием уникальной технологии WA:ЭДО.

Анализ действующей системы работы с документами в компании

Внедрение СЭД требует участия аналитика и ИТ-специалиста, а его результаты должны быть представлены в виде схемы движения всех документов во всех подразделениях компании с указанием «узких мест», среди которых могут быть:

  • утеря документов;
  • дублирование документов и процедур;
  • длительное время согласования;
  • денежные траты на бумажный документооборот и т.д.

Анализ также позволяет понять, какой участок бизнес взаимодействий является наиболее критичным и требует наиболее быстрого внедрения электронного взаимодействия. Если процессы локализованы в рамках подразделения или узкоспециализированы (например, перевод на электронный документооборот участка кассовых документов в случае географически отдаленно расположенных точек продаж). В этом случае можно рассмотреть локальное внедрение обмена ЭД, которое в свою очередь может послужить пилотным проектом внедрения СЭД, требует меньше временных и финансовых затрат.

На основе анализа разрабатывается целевая схема, которая будет реализована технически. Она должна, как минимум, обеспечивать:

  • удобный поиск;
  • оперативный контроль всех этапов работы с документом;
  • редактирование и согласование в соответствии с установленными ролями;
  • а также требования, обусловленные спецификой бизнеса.

Рис.1 СЭД на предприятии

Нужно ли составлять положение об электронном документообороте?

После аудита сложившейся на предприятии «традиции» документооборота и формирования целевой модели, важно составить документ, в котором будет отображена полная схема работы новой системы, то есть, по сути, исчерпывающее техническое задание с указанием этапов и сроков внедрения.

Исходя из возможностей и функционала технических инструментов, на базе которых будет построена целевая СЭД, в положение прописывают регламенты обработки документов, инструкции для исполнителей, их ответственность и порядок организации взаимодействия, а также права, доступ и возможность одновременной работы. Также положение должно четко описывать точки управления и контроля в процессе, маршруты движения документов, очередность согласования и утверждения, а также порядок их исполнения.

Оформление приказа о введении СЭД

На базе ТЗ принимается план внедрения СЭД и утверждается методология, что должно быть зафиксировано в соответствующем приказе. Этот, на первый взгляд, формальный этап, во-первых может затянуться, если в компании разветвленная система согласования, а во-вторых, очерчивает границы проекта и прописывает роли, что в будущем избавит участников процесса от взаимных претензий, даже если к внедрению не привлекались специалисты сторонней организации.

Установленной формы приказа нет, но, ориентируясь на то, что документ должен содержать исчерпывающие указания, в него должны быть включены следующие важные моменты:

  • когда и при каких условиях система будет запущена в промышленную эксплуатацию;
  • методологическая документация – ТЗ, регламенты, инструкции, правила;
  • назначение ответственных лиц по участкам – за внедрение технических средств, первоначальную обработку массива документов, обучение сотрудников
  • какие поправки и дополнения должны быть внесены в корпоративные нормативные акты и должностные инструкции.

Официальный запуск системы в эксплуатацию

Запуск системы в промышленную эксплуатацию, как правило, предваряется тестовым периодом, который позволяет отработать все недочеты и доработать недостающий функционал.

Ввести СЭД в эксплуатацию имеет смысл только после «повсеместного» внедрения. Это основной принцип работы системы – либо доступ к ней открыт со всех автоматизированных рабочих точек, так или иначе связанных с движением документов, либо «образец», разработанный на предпроектном этапе, не сработает. При условии, что введение обмена ЭД, касается как внутренних, так и внешних коммуникаций, в среднем, исходя из опыта специалистов нашей компании, проект запуска системы может потребовать до полугода.

Внедрение электронного документооборота внутри организации на базе 1С

Теперь мы перейдем к процессу внедрения системы внешнего электронного документооборота.

Столы, заваленные толстыми папками с бумагами. Шкафы, заставленные ими же. Пыль, как ни старайся от нее избавиться. Да, так выглядит типичный отдел бухгалтерии,потому что там всегда много документов – любое движение денег, любая операция – должны быть учтены. Закон предписывает записи в бухгалтерском учете делать на основании первичных документов.

Первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) или непосредственно после ее окончания. Он подтверждает совершение операции.

Федеральный закон о бухгалтерском учете требует хранить такие документы не менее 5 лет. Но кроме этого закона есть множество других законов и требований о хранении разных типов документов – закон об архивном законодательстве, требования налогового кодекса и т.д. И, к примеру, документы об учете кадров организация должна хранить не менее 75 лет!

Естественно, что при таких обстоятельствах, даже небольшие компании со временем обрастают внушительными бумажными архивами. Что уж говорить о больших компаниях и производствах – на обработку и содержание документов там затрачиваются значительные ресурсы, как человеческие, так и материальные. А это расходы: на зарплату, на бумагу, канцтовары, аренда дополнительных площадей…

Хороший руководитель старается расходы сократить. И оптимизация документооборота, а именно переход на электронный документооборот – решение, которое напрашивается само собой.

Но часто возникают вопросы: если перейти на цифровой документооборот, то не будут ли при налоговой проверке у них запрашивать оригиналы документов в бумажном виде? И обязательно ли иметь бумажные копии, чтобы предоставлять их по требованию инспекции? Внесем ясность.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *