Учет расходов на хозяйственные и канцелярские товары

Компания ГАРАНТ

Организация (общий режим налогообложения) приобретает хозяйственные товары (моющие средства, туалетная бумага, мыло и так далее), канцелярские товары, материалы для текущего ремонта основных средств, несет расходы по заправке картриджа. Как учесть данные расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

Налоговый учет

Учет хозяйственных товаров

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Подпунктом 2 п. 1 ст. 254 НК РФ предусмотрено, что к материальным расходам, в частности, относятся затраты налогоплательщика на приобретение материалов, используемых на производственные и хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроля, содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели).

Как уточняет Минфин России в письме от 11.04.2007 N 03-03-06/1/229, к подобным затратам могут быть отнесены расходы на приобретение хозяйственных товаров и бытовой химии (туалетной бумаги, одноразовых бумажных полотенец, салфеток, чистящих средств и так далее) (смотрите также письма Минфина России от 01.09.2006 N 03-11-04/2/182, УФНС России по г. Москве от 01.02.2010 N 20-14/2/009255@).

Кроме того, в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ. При этом НК РФ не уточняет, что понимается под обеспечением нормальных условий труда и какие затраты относятся к такому обеспечению.

Статья 223 ТК РФ относит к обязанностям работодателя обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда. В целях реализации этого требования в организации по установленным нормам оборудуются санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, помещения для оказания медицинской помощи, комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки.

Таким образом, расходы налогоплательщика по обеспечению работников и санитарно-бытовых помещений организации санитарно-гигиеническими принадлежностями и оборудованием, в частности такими как моющие средства, туалетная бумага, мыло, полотенца, хозяйственный инвентарь, организация может учесть для целей налогообложения прибыли и на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичная точка зрения представлена, например, в письме УФНС РФ по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.1.

Арбитражная практика также свидетельствует о том, что расходы организации на приобретение предметов личной гигиены и бытовой химии являются обоснованными (постановления ФАС Московского округа от 27.12.2006 N КА-А40/12681-06, ФАС Поволжского округа от 03.07.2007 N А65-20634/06 и от 02.11.2004 N А55-17257/03-29).

При этом полагаем, что поименованные выше расходы учитываются для целей налогообложения прибыли по мере их списания в производство (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, расходы, связанные с приобретением хозтоваров, могут быть учтены на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ либо на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно п. 4 ст. 252 НК РФ, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты.

С учетом предъявляемых п. 1 ст. 252 НК РФ требований документально подтвердить расходы организации на приобретение предметов бытовой химии и личной гигиены можно, например, при наличии требования-накладной (форма М-11), акта списания материалов. Кроме того, для документального подтверждения расходов на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, помимо накладной и акта, необходимо также наличие внутреннего документа, в котором будут сформулированы меры по обеспечению санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда.

Учет канцелярских товаров

В соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам налогоплательщика, связанным с производством и (или) реализацией, относятся, в частности, расходы на канцелярские товары. Таким образом, расходы на канцелярские товары могут быть учтены в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 01.02.2010 N 20-14/2/009255@).

Расходы на заправку картриджа

По нашему мнению, затраты, связанные с заправкой картриджей, также могут быть отнесены к материальным расходам и учтены для целей налогообложения прибыли на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (письма Минфина России от 08.02.2007 N 03-11-04/2/26, УМНС по г. Москве от 01.12.2004 N 21-09/77274).

Учет материалов, приобретенных для текущего ремонта

На основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся затраты налогоплательщика на приобретение материалов, используемых на содержание и эксплуатацию основных средств.

В соответствии с п. 1 ст. 260 НК РФ расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат. Согласно п. 1 ст. 324 НК РФ в аналитическом учете налогоплательщик формирует сумму расходов на ремонт основных средств с учетом группировки всех осуществленных расходов, включая стоимость запасных частей и расходных материалов, используемых для ремонта, расходов на оплату труда работников, осуществляющих ремонт, и прочих расходов, связанных с ведением указанного ремонта собственными силами, а также с учетом затрат на оплату работ, выполненных сторонними силами.

Таким образом, стоимость материалов, использованных при ремонте (ремонте основных средств), может быть учтена в составе расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ или на основании п. 1 ст. 260 НК РФ. При этом, повторим, п. 4 ст. 252 НК РФ предусматривает, что, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты.

Бухгалтерский учет

Указанные в вопросе канцелярские товары, хозяйственные товары, строительные материалы, приобретенные для ремонта, принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов по фактической себестоимости, равной сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п.п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации предназначен счет 10 «Материалы».

Стоимость активов, принятых к учету в качестве МПЗ, в бухгалтерском учете списывают единовременно при отпуске в производство. Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации (п.п. 90, 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее — Методические указания), утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

По нашему мнению, если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44). Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п.п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Степовая Яна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мельникова Елена

Вода, чай и сладости

Часто компания по собственному желанию обеспечивает сотрудников чаем, кофе, покупает печенье или заказывает бутилированную воду в офис.

Затраты на чай, кофе или сладости учтите на счете 10, но не списывайте в налоговые расходы. Инспекторы считают, что такие затраты не уменьшают налог. С этим солидарен и Минфин (письмо от 11 июня 2015 г. № 03-07-11/33827). НДС к вычету также принять нельзя.

А вот к затратам на питьевую воду контролеры относятся лояльно. Воду и кулер они разрешают учесть в расходах на обеспечение нормальных условий труда (письмо Минфина от 16 ноября 2015 г. № 03-03-06/1/65965). Правда, касается это только организаций на ОСНО. У компаний на упрощенке инспекторы снимают такие расходы – письма Минфина от 6 декабря 2013 г. № 03-11-11/53315 и от 1 февраля 2011 г. № 03-11-11/22.

Питьевую воду и кулер учтите на счете 10. А в расходы спишите по мере передачи сотрудникам. Подтвердит передачу требование-накладная. Форма может быть той же, что и для канцтоваров (см. образец выше. – Примеч. ред.).

Конспект подготовила Альбина Кашипова

О вебинаре

Место проведения: г. Москва
Тема: «Безопасный учет расходов»
Длительность: 1 час
Стоимость: бесплатно
Компания-организатор:
Школа СКБ Контур,
тел. (495) 660-06-17

Канцтовары

Начнем с канцтоваров. Обычно их принимают к учету по накладной от поставщика или на основании авансового отчета (если канцелярку купил сотрудник).

Как оприходовать

Каждый бухгалтер по-своему учитывает канцтовары. Кто-то кропотливо приходует каждую позицию. Например, так: ручка гелевая Pilot черная, ручка синяя шариковая автоматическая BIC и т.д. У инспекторов точно не будет нареканий к такому учету, но он требует много времени.

Другой вариант – не учитывать каждую позицию отдельно, а писать «Канцтовары» и указывать количество. Это экономит время. Но так невозможно контролировать запасы канцелярки.

К тому же к такому укрупненному учету инспекторы предъявят претензии. Во-первых, стоимость некоторых позиций может сильно различаться. Возьмем, к примеру, простую шариковую ручку и картридж для принтера. Ручка стоит 10–20 руб., а картридж – 1000 руб. и даже больше. Во-вторых, канцтовары не всегда сразу отдают работникам. Часть остается у секретаря или на складе. А списать в расходы можно только ту канцелярку, что сотрудники уже получили и используют. А если вся поставка учитывается как единица, то как делить товары?

Оптимальный вариант – учитывать канцтовары по однородным группам. Например, так: бумага для заметок, бумага для печати, ручки, карандаши, калькуляторы. Это не займет много времени. К тому же учет не искажается, так как стоимость товаров в одной группе примерно одинакова.

Метод, который выберете, закрепите в учетной политике в разделе «Сырье и материалы».

Вопрос участника

– В нашей компании канцелярку покупают сотрудники. Часто приносят чеки без расшифровки. Написано просто «Канцтовары» и указано количество. Как проводить такие документы?

– Вы можете принять канцтовары к учету как единицу, без разбивки на позиции. Но повторю, это рискованно. Общая сумма без расшифровки не устроит налоговиков. Они могут оспорить расходы. Попросите сотрудников переделать документы.

Учет в расходах на ОСНО и УСН

Смело списывайте канцтовары в расходы как на общей системе, так и на УСН. Организации на ОСНО учитывают их как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Компании на УСН включают в расходы после оплаты на основании подпункта 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Разумеется, касается это только тех, кто платит налог с разницы между доходами и расходами.

Часто бухгалтеры допускают ошибку – списывают канцтовары сразу в момент покупки и не оформляют никаких документов. Тогда инспекторы вправе аннулировать затраты и доначислить налог. Чем больше сумма, тем выше риски. А за год на канцелярку организация тратится существенно.

Подтверждающие документы нужны всем без исключения. В том числе и организациям на упрощенке. Как и компании на общей системе, они ориентируются на пункт 1 статьи 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). А эта норма говорит, что расходы надо подтверждать документами.

Я объясню, какие бумаги нужны для списания. Представим, какой путь проходят канцтовары от покупки до использования.

Поступившие товары приходуют на счет 10 на основании товарной накладной. А если канцелярку купил подотчетник – то на основании товарного, кассового чека и авансового отчета.

Потом товары передают на склад либо напрямую сотрудникам или руководителям подразделений. Какими документами оформить такое перемещение? Если все покупки поступают на один склад, то дополнительные бумаги составлять не обязательно. Достаточно документов на покупку: накладной или чеков (п. 47 приказа Минфина от 28 декабря 2001 г. № 119н).

А вот если канцелярка поступает на разные склады или к разным материально ответственным лицам (МОЛ), то нужен приходный ордер (п. 49 приказа № 119н). Можно использовать унифицированную форму № М-4. Но она необязательна. Компания вправе разработать бланк сама.

Есть и другой вариант. Не составляйте отдельный приходный ордер. Вместо него на накладную поставьте штамп и заверьте его подписью МОЛ. На оттиске должны быть: название компании, дата получения товаров МОЛ и номер приходного ордера.

Отсутствие приходного ордера не влияет на налоговый учет. Этот документ – часть складского учета, правила которого компания устанавливает сама.

Когда канцелярку передадут работникам, ее можно списать в расходы. Главное составить документ, подтверждающий передачу. Им может быть требование-накладная по форме № М-11. Но она достаточно громоздкая. Вместо нее советую разработать и утвердить собственную форму. Главное, чтобы в ней были обязательные реквизиты. Перечислю их. Прежде всего, это название документа, его дата, название компании, содержание операции, ее натуральные и денежные измерители. Также не обойтись без Ф. И.О., должностей и подписей ответственных лиц (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Обычно в небольших компаниях работа с канцтоварами устроена просто. Секретарь собирает заявки, заказывает канцелярку у поставщика. А потом раздает полученные товары руководителям подразделений или напрямую сотрудникам. В этом случае требование-накладную можно оформить так (см. образец ниже. – Примеч. ред.).

Скачать образец >>

Канцелярку выдали на весь отдел? Пусть в графе «Получил» распишется начальник отдела. Товары вручали сотрудникам персонифицированно? Придется собирать подпись каждого. Иначе кладовщик или секретарь не докажет передачу материалов.

Советую сделать в требовании дополнительную колонку с примечанием. В ней укажите, что канцтовары вы передадите сотрудникам конкретного подразделения для работы (см. пометку ! в образце выше. – Примеч. ред.). Если не указать в требовании-накладной, где и как будут использовать канцтовары, то придется составлять акт на списание (п. 98 приказа № 119н). Отметка в требовании поможет отказаться от лишних бумаг.

НДС

Компании на упрощенке списывают в расходы всю сумму, которую заплатили поставщику. В том числе и входной НДС.

Организации на ОСНО принимают НДС к вычету по канцелярке так же, как и по обычным покупкам. Главное, чтобы был счет-фактура от поставщика.

Когда компания покупает товары через подотчетника, можно остаться без счета-фактуры. Розничный продавец выписывать его не обязан – пункт 7 статьи 168 НК РФ.

Можно ли принять к вычету НДС, если нет счета-фактуры, но сумма налога указана в кассовом чеке? Ответ – да. Но возможно, что вычет придется отстаивать. Минфин считает, что чек не заменяет счет-фактуру. Поэтому при покупке в розницу компания останется без вычета (письма от 3 августа 2010 г. № 03-07-11/335, от 15 июня 2010 г. № 03-07-11/252). При таком варианте есть дополнительная неприятность. Когда НДС выделен в чеке, то в расходы списать его нельзя. Кодекс четко описывает случаи, в которых налог можно учесть в стоимости товара – пункт 2 статьи 170 НК РФ. Нашего случая в этом списке нет.

Я считаю, что НДС можно принять к вычету. Сложилась арбитражная практика в пользу компаний (постановления ФАС Центрального округа от 5 августа 2010 г. по делу № А64-3986/09, ФАС Западно-Сибирского округа от 20 июля 2009 г. № Ф04-4134/2009(10406-А67-42)). Есть и постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07. А когда позиции Минфина и ВАС расходятся, инспекторы должны занимать сторону судей. Об этом налоговики прямо сказали в письме от 26 ноября 2013 г. № ГД-4-3/21097.

Расскажу про еще одну ошибку в учете канцтоваров. Иногда их списывают в расходы минуя счет 10. То есть делают проводку по дебету счета 26 и кредиту счета 60. Так нельзя. Дело даже не в том, что это нарушает правила учета. Компания рискует потерять вычет по НДС. Ведь нет главного условия для вычета – организация не приняла товары на учет (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ).

Особенности учета канцтоваров

Учет в составе основных средств

Канцтовары, отнесенные к основным средствам (калькуляторы, дыроколы, брошюровщики, переплетчики бумаги, ножницы, лотки для бумаги, подставки для канцелярских мелочей и другие аналогичные принадлежности, которые используются более года), учитываются на счете 0 101 06 000 «Инвентарь производственный и хозяйственный» (п. 53 Инструкции №157н).

Формирование первоначальной стоимости канцтоваров осуществляется на счете 0 106 01 000 «Вложения в основные средства» (п. 130 Инструкции №157н).

Расходы на их приобретение отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке со статьей 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка №85н, 11.1 Порядка №209н).

Канцтовары, стоимость которых не превышает 10 000 руб., при выдаче их в эксплуатацию списываются с балансового учета и отражаются на забалансовом счете 21 «Основные средства в эксплуатации» (п. 39 СГС «Основные средства», п. 50, 373 Инструкции №157н). Принятие таких объектов к забалансовому учету осуществляется на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) либо накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) одним из следующих способов:

— в условной оценке «один объект — один рубль»;

— по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта, если такой способ оценки предусмотрели в учетной политике.

На канцтовары стоимостью от 10 000 до 100 000 руб. начисляется амортизация в размере 100 % балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию (п. 39 СГС «Основные средства», п. 92 Инструкции №157н). Внутреннее перемещение этих объектов в учреждении оформляется требованием-накладной (ф. 0315006).

📌 Реклама Отключить

Выбытие канцтоваров как с балансового, так и с забалансового учета производится на основании акта приема-передачи объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) либо акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104).

За счет субсидии на выполнение государственного задания образовательное учреждение (является автономным) приобрело у сторонней организации брошюровщик на сумму 8 000 руб. Оплата товара произведена с лицевого счета, открытого учреждению в ОФК. Комиссией по поступлению и выбытию активов принято решение учитывать брошюровщик в составе основных средств (код 330.28.99.11 ОКОФ). Он используется в основной деятельности учреждения, не облагаемой НДС.

Согласно Инструкции №183н в бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражены вложения в объект основных средств — брошюровщик

4 106 31 310

4 302 31 734

8 000

Погашена задолженность перед сторонней организацией

4 302 31 834

4 201 11 610

Забалансовый счет 18

8 000

Принят к учету брошюровщик

4 101 36 310

4 106 31 310

8 000

Выдан брошюровщик в эксплуатацию

4 109 80 271*

4 101 36 410

8 000

Отражено увеличение забалансового счета

Забалансовый счет 21

* Предусмотрен учетной политикой учреждения.

Учет в составе материалов

Канцтовары, отнесенные к материальным запасам (бумага, ручки, карандаши, стержни, папки, скрепки и иные материалы, которые используются 12 месяцев и меньше), учитываются на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции №157н).

Для учета вложений в объеме фактических затрат учреждения в материальные ценности (канцтовары) при их приобретении используется счет 0 106 04 000 «Вложения в материальные запасы» (п. 133 Инструкции №157н).

Расходы на их покупку отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьей 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка №85н, п. 11.4.6 Порядка №209н).

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *