Требования к оформлению реквизита «Наименование организации» автора документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ___________ от _________.

Рис. 1.
Пример оформления отметки для реквизита «Ссылка на регистрационный номер
и дату документа» на бланке письма

Рис. 2.
Пример оформления реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Пример оформления отметок для реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» на бланке приводится в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.2, Б.3, Б.4).

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 6

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ (см. рис. 4).

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ________ от _____.

Оформление этого реквизита исключает в текстах писем наличие выражения: «На Ваше письмо от ________ № ______ сообщаем».

Рис. 4. Пример оформления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер», «ссылка на регистрационный номер и дату документа» в письме

Реквизит 14 «место составления или издания документа»

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Местом издания, как правило, считается место нахождения юридического лица, то есть место его регистрации.

Место издания в документе не указывается в письмах и в том случае, если оно включено в состав наименования организации, например Пермский государственный университет, но указывается, если документ был составлен в другом месте.

При указании города, в котором был составлен документ, не ставится буква «г» перед следующими наименованиями: Москва, города, оканчивающиеся на «бург» и «град».

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Реквизит 15 «адресат»

Реквизит указывает, кому предназначается документация. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наличие реквизита необходимо для сверки с адресом на конверте, упаковке.

Максимально реквизит может состоять из следующих частей:

· наименование учреждения, предприятия, организации в именительном падеже;

· наименование структурного подразделения в именительном падеже (приводится ниже наименования организации);

· наименование должности в дательном падеже;

· почтовый адрес (в письмах, направляемых впервые).

Каждая составная часть реквизита «адресат» должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строки знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются.

Инициалы ставятся до фамилии. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Допускается центрирование строк реквизита по отношению к самой длинной строке.

Пример 1. Адресование в организацию без указания конкретного должностного лица (в государственные учреждения, органы местного самоуправления)

8 см от левого поля

Пример 2. Документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, наименования организаций следует указывать обобщенно.

Пример 3. При адресовании руководителю организации в наименование должности руководителя организации включается наименование организации.

Пример 4. При адресовании руководителю структурного подразделения в наименование его должности входит наименование структурного подразделения.

Пример 5. При адресовании сотрудникам структурных подразделений реквизит оформляется следующим образом:

Пример 6. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

Пример 7. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам (применяются конверты с напечатанными адресами).

Пример 8. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Для реквизита «адресат» на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.

⇐ Предыдущая123456

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вариант 3

Задание 1. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак ( знак обслуживания)»

Реквизит 03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке — не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки, не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. №3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Эмблема предприятия — это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Помните!

-Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

-Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

-Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

-Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо.

Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании.

Организации и предприятия, занимающиеся самостоятельной хозяйственной деятельностью, могут помещать на своих бланках эмблему. Обычно в качестве эмблемы используется зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (торговая марка фирмы). Товарный знак, знак обслуживания — это обозначения, с помощью которых товары и услуги одних юридических или физических лиц отличаются от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Использование эмблем (товарных знаков) на бланках организаций регулируется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

Из ГОСТ Р 6.30-2003 следует, что «эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации)».

Эмблемы организации, товарные знаки (знаки обслуживания) могут представлять собой словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Назначение этого реквизита состоит в том, чтобы индивидуализировать продукцию конкретной компании. Реквизит может быть размещен на бланках документов компании только в том случае, если он зарегистрирован в установленном порядке.

Закон регулирует отношения, возникающие в связи с правовой охраной и использованием товарных знаков, знаков обслуживания и наименований мест происхождения товаров. В статье 1 Закона дается следующее определение: «Товарный знак и знак обслуживания… — обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг… юридических или физических лиц».

В Законе подчеркивается, что правовая охрана товарного знака в России предоставляется на основании его государственной регистрации в порядке, установленном законом или международными договорами Российской Федерации, и право на товарный знак охраняется законом (ст. 2). Юридическое лицо или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность, должно подать заявку в федеральный орган исполнительной власти по интеллектуальной собственности (ст. 8) и на основании решения о регистрации товарного знака федеральный орган исполнительной власти по интеллектуальной собственности в течение месяца с даты получения документа об уплате установленной пошлины производит регистрацию товарного знака в Государственном реестре товарных знаков и знаков обслуживания Российской Федерации (ст. 14). В течение месяца с даты регистрации товарного знака в Реестре федеральный орган исполнительной власти по интеллектуальной собственности выдает свидетельство на товарный знак (ст. 15).

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Свидетельство удостоверяет приоритет товарного знака, исключительное право владельца на товарный знак в отношении товаров, указанных в свидетельстве. Это означает, что владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами; никто не может использовать охраняемый в Российской Федерации товарный знак без разрешения его владельца. нарушением прав владельца товарного знака признается несанкционированное изготовление, применение, ввоз, предложение к продаже, продажа, иное введение в хозяйственный оборот или хранение с этой целью товарного знака или товара, обозначенного этим знаком, в отношении однородных товаров.

Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетичность бланка, но не заменяет наименования организации.

Задание 2.Определить реквизит и исправить ошибку(и) в его оформлении

товарный знак правовой охрана

Россия, гор. С-Петербург, улица С.- Щедрина, д. 32-2, офис 7.

Верное оформление:

ул. Салтыкова-Щедрина,д.32/2,офис 7, г.Санкт-Петербург,Россия.

09 — справочные данные об организации.Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 УСД «Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», — реквизит 08.

Включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). В соответствии со сложившейся практикой адрес, номер телефонов, факсов, банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.

Реквизиты 08 и 09 являются взаимоисключающими, последний используется только для писем.

Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

· название района;

· название республики, края, области, автономного округа (области);

· почтовый индекс.

В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.

Содержание

Задание 3. Справка с места работы

Как и любой другой документ, справка с места работы подтверждает определенный юридический факт. В данном случае таким фактом является работа сотрудника на предприятии.

Документация с места работы условно делится на три категории:

-формы, которая определяется сторонними организациями;

Однако независимо от типовой формы, банки отдельно разрабатывают собственный формат документов, по которым впоследствии выдаются кредиты.

-выдержки из распоряжений;

Основные юридические факты, которые подтверждает справка:

-должностной оклад.

Если уволенный работник желает стать на учет в службу занятости, тогда ему нужно представить справку о доходах за 3 месяца.

-занимаемую должность, размер зарплаты;

При этом после регистрации подтверждение стажа происходит на основании ведомостей персонифицированного учета.

«Наименование организации», являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Реквизит «Наименование организации» располагается под реквизитом «эмблема организации».

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

26) Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав.

Справочные данные об организациивключают в себя: почтовый адрес, номер телефона, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете). Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Документы должны не только иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, но и оформляться на бланках.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм).
Бланки не используются для оформления документов, создаваемых от имени двух или более организаций. Рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

  • общий бланк;
  • бланк письма;
  • бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Обший бланк содержит следующие реквизиты:

  • Государственный герб Республики Узбекистан(герб субъекта Республики Узбекистан), если организация имеет на это право;
  • эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
  • наименование вышестоящей организации (если она имеется);
  • наименование организации.

На общих бланках допускается указывать трафаретные части реквизитов: дата, peгистрационный номер документа. На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:

  • гриф утверждения;
  • заголовок к тексту;
  • отметка о контроле.

Бланк письма (рис. I) содержит следующие реквизиты:

  • эмблему организации;
  • код организации по ОКПО;
  • наименование организации;
  • справочные данные об организации (почтовый адрес, номера те¬лефонов и т.п.);
  • ИНН/СТИР.

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов;

  • дата,
  • регистрационный номер документа,
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа.

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка. Он содержит те же реквизиты и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например ПРИКАЗ и т.п.
В деловой практике часто используются бланки руководителей — должностные бланки. На таком бланке в месте наименования организации указывается должность, например: «Генеральный директор ЗАО «Инвариант».
Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения.
Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются только тогда, когда руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов. Можно использовать два варианта расположения реквизитов на бланках — продольный и угловой.

  • Продольный бланк- расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой.
  • Угловой бланк — расположение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата.

Реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «место составления» или издания документа» могут быть расположены следующими способами:

  • флаговым (каждая строка реквизита начинается от границы левого поля и окончания строк не выравниваются);
  • центрованным (начало и конец каждой строки реквизита в равной степени удалены от границы левого поля и половины листа документа).

На бланках организаций субъектов Республики Узбекистан, наряду с государственным языком при необходимости такие реквизиты как: «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления документа» оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка.
Бланки предприятия удобно хранить в памяти компьютера и выводить на печать при создании конкретного документа. Однако, при повышенных требованиях к защите документов от подделок бланки лучше заказывать в типографии, так как в этом случае используются специальные технологии изготовления бланков, водяные знаки, специальные сорта бумаги и т.п.

ЧТО ТАКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО?

Термин делопроизводство по данным словарей возник во второй половине XVIII в. Этот термин образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Из этого следует, что при возникновении термин «делопроизводство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел).

В наше время термин «делопроизводство» означает следующее:

Делопроизводство — это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами

Документирование- запись информации на бумаге ил и любом другом носителе. Документирование осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.

Юридическая сила — свойство документа, предоставленное действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

В результате документирования деятельности организации создается документ

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции:

  • информационная (документ создают для сохранения информации);
  • социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);
  • коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);
  • культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции).

Специальные функции:

  • управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели):
  • правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе);
  • историческая (документ — это источник исторических сведений о развитии общества).

Сейчас все чаще употребляется термин документационное обеспечение управления — ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.

Необходимо с самого начала деятельности организации поставить делопроизводство так, чтобы это была не канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а современный офис.

Принципы, положенные в в основу функционирования современного офиса:

  • оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
  • современное техническое оснащение (компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и другие средства оргтехники);
  • целесообразность всех делопроизводственных операций;
  • умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (т. е. составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

Для того чтобы повысить эффективность использования технических средств, устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами. Если в каждой организации приказы, договоры, справки будут составляться по-разному, то работа с документами существенно осложнится. Поэтому, чтобы сократить количество применяемых форм, разработаны унифицированные формы документов (УФД) Они представляют собой набор расположенных в определенном порядке реквизитов.

Порядок расположения реквизитов в документе, определяется задачами, для решения которых этот документ создается.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

  • государственное предприятие или коммерческое;
  • каким видом деятельности занимается предприятие;
  • ведется делопроизводство с помощью компьютерных технологий или традиционным способом.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

  • юридическую силу документов;
  • качественное и своевременное составление и исполнение документов;
  • организацию оперативного поиска документов

Любой документ состоит из ряда элементов, например, даты, текста, подписи. В делопроизводстве эти элементы называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. Стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления. При составлении конкретного документа не обязательно использовать все реквизиты. Как уже говорилось, количество и порядок расположения реквизитов зависит от задач, для решения которых данный документ предназначен.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *