ТОП 5 лучших функций Excel для экономиста

• Опубликовал Нагаев Артём
• 2017-03-22
• Разное, Формулы
• Комментариев нет

Доброго времени суток уважаемый читатель!

Эту статью я хочу посвятить экономистам и их работе, точнее говоря тем инструментам, которые им очень нужны в работе и позволят значительно сократить свои усилия, сэкономят ваше время и улучшат ваши результаты.

Несмотря на всё то многообразие функций, которые существует в Excel, тем не менее, есть основная когорта функций, знать которые необходимо каждому уважающему себя и свой труд экономисту. Да именно экономисту, человеку с которого реально начинается работа предприятия, ведь исходя из его планирования и расчётов действует предприятие, они решают, как и что надо делать, что бы получить позитивные экономический эффект. Конечно, многие могут, не согласится с моими словами, но я говорю исходя из собственного опыта и взглядов, а они у каждого разные.

Я сомневаюсь что многие будут со мной спорить в том вопросе что знать экономический эффект от любого действия на предприятии или рассчитать прибыль для любого продукта это «архиважно» товарищи. А вот для этого и важны те функции, которые мы будем рассматривать. Рассмотрим 5 ТОП функций для экономиста, это:

1. Функция ЕСЛИ;
2. Функция ВПР;
3. Функция СУММЕСЛИ;
4. Функция СУММЕСЛИМН;
5. Функция СУММПРОИЗВ.

Функция ЕСЛИ в Excel

Начну, пожалуй, с самой главной функции в жизни любого экономиста, это функция ЕСЛИ. Это самая мощная и классная логическая функция в арсенале, да именно логическая, так как расчёты экономиста, это и есть большой объём логических вариантов разнообразных вычислений.

Функция ЕСЛИ в Excel используется как в простом исполнению, где происходит простая проверка условий так и в сложном варианте, когда формула проверяет много критериев и логических вариантов и подбирает необходимый, исходя из первоначальных данных.

С помощью функции ЕСЛИ можно вычислять не только числовые значения, но и текстовые, условия применения настолько широки что их даже все и не перечислишь (я просто уверен что всех и не знаю), это может быть любые вычисления по установленным критериям (амортизация, расчёт штатных единиц, штатное расписание, наценка и прочее), также убирать с вычислений разнообразнейшие ошибки, возникающие в промежуточных итогах и многое другое. Также, данная функция используется как встроенная функция для получения логического аргумента в статистических формулах, формулах массива, в текстовых, математических и прочих.

У данной логической функции есть разнообразные вариации функций адаптированные для других категорий, это СУММЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ, СУММЕСЛИМН, но их специфика иная и о них будем говорить отдельно.

Детально о том как работает эта функция вы можете .

Функция ВПР в Excel

Следующей функцией, которая заслуживает наше внимание, является функция ВПР с категории «Массивы и ссылки». Я думаю, что нового не скажу и откровением не станет тот факт, что в работе каждого экономиста встречаются большие объемы информации, громадные таблицы, которые нужно перелопатить, анализировать для получения нужных данных, вот такие данные и называются «массивы».

В этой статье я обращаю ваше внимание как работает функция ВПР в Excel, так как она производит поиск в вертикальных списках данных, которые наиболее распространенные в нашей работе. Есть еще функция ГПР, которая работает аналогично, но поиск производит в горизонтальных списках, а это намного реже нужно, нежели в вертикальных. Можно также использовать функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС для расширения ваших возможностей, но о них вы почитаете в других статьях на моем сайте.

Это функция является своеобразным культовым символом при работе с массивами и не знать о ее возможностях это грех. Она производит поиск любых значений по заданным критериям в большом массиве данных, задать критерии можно даже с помощью символов подстановки, что позволит расширить горизонты применения на небывалую величину.

Детально о том как работает описываемая функция в Excel вы можете .

Обработка графиков

Разобравшись с таблицами, перейдем к следующим средствам визуализации данных: созданию и обработке графиков.

Отличным подспорьем в работе с графиками является функция «Рекомендованный график». Программа предлагает сравнить несколько версий графической визуализации данных перед тем, как сделать выбор в пользу того или иного варианта. Чтобы воспользоваться этой функцией нужно выбрать Recommended Charts в разделе Insert.

Пример от blogs.office.com

Не стоит забывать, что Excel включает в себя богатый набор стандартных инструментов для обработки графиков: выбор цветового решения, изменение фона графика, обработку осей координат и подписей к ним, легенд.

Работая с графиками, нужно помнить о необходимости предварительно сортировать данные и выбирать наиболее выгодное расположение легенд и осей координат, обеспечивая тем самым понятную визуализацию.

Также программа позволяет создавать брендированные графики. Все эти функции доступны в разделе Insert — Charts.

Неудачное и удачное расположение легенд от searchengineland.com

Улучшение фона графика

Пример от searchengineland.com

Предварительная сортировка данных

До и после от searchengineland.com

Функция СУММЕСЛИ в Excel

Представляю вашему вниманию третью очень нужную функцию, функция СУММЕСЛИ, как видите, состоит из 2 частей функция СУММ и функция ЕСЛИ то есть логически вы видите что формула будет суммировать определенное значение по определенному критерию. Это особенно актуально, когда нужно выбрать и просуммировать из большого диапазона только определенное значение, например, сколько было списано сырья в производство всего, если вам дали общее списание по предприятию по дням. Вам нужно просто указать, что именно вас интересует и где это взять, а формула сделает всё за вас, ну не все, конечно, саму формулу вы уже сами будете писать.

Функция СУММЕСЛИ в Excel хороша еще тем что, спокойно работает с поименованными диапазонами значений, что значительно упрощает рутинные вычисления. Но стоит помнить, что функция чувствительна к точности написания критериев и даже ошибка в один знак не даст вам правильный результат.

Детальнее о том, как работает СУММЕСЛИ в Excel вы можете .

Функция СУММЕСЛИМН в Excel

Ну вот теперь перейдем к еще более сложному, шучу, варианту, функция СУММЕСЛИМН. Вы уже ознакомились и знаете о функциях СУММ, ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, а вот теперь соединим всё это во множестве, как вы поняли с последних двух буковок функции, и получим нужную нам функцию. И теперь вы сможете делать выборку по 127 критериям, обалдеть, я даже не могу придумать, зачем мне, сколько критериев, хотя для вас это может стать панацеей.

Большим плюсом того как работает функция СУММЕСЛИМН в Excel, это работа с символами подстановки, а также с операторами отношений, типа «больше», «меньше», «равно». Также не стоить забывать, что для удобства работы с функцией стоить использовать , что позволит вам более удобно использовать столь полезную функцию.

В целом при работе с большими массивами данных функция СУММЕСЛИМН будет являться для вас неоценимым помощником.

Детально о том, как работает функция нашего топ списка вы можете .

Функция СУММПРОИЗВ в Excel

Пятой функцией нашего топ-списка станет функция СУММПРОИЗВ, которая является, наверное, даже наиглавнейшей функцией для экономиста. Она позволяет воплотить в себе практически все предыдущее возможности, которые имеют функции ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН, а также производить свои вычисление в 255 массивах, а это, я вам скажу, ох как много.

Функция СУММПРОИЗВ в Excel позволит вам справится практически с любой экономической задачей, где фигурируют массивы. Подобрав правильные критерии или условия, с помощью формул или иным способом, любые задачи смогут капитулировать перед легкостью, с которой эта функция будет их решать.

Не стоит заблуждаться ее кажущейся простотой или запутанным описанием, это отличный инструмент о котором вы должны знать и уметь им пользоваться, это сократить ваше время и сбережёт километры нервных клеток.

Детально о том, как работает функция СУММПРОИЗВ в Excel вы можете .

А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что список самых важных ТОП-5 функций для экономиста или бухгалтера мы рассмотрели. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями прочитанным и ставьте лайк!

Не забудьте поблагодарить автора!

То не беда, если за рубль дают полрубля; а то будет беда, когда за рубль станут давать в морду.
Михаил Салтыков-Щедрин

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями, твитни или лайкни!

ЛЕВСИМВ, ПСТР и ПРАВСИМВ

Формула:

=ЛЕВСИМВ(адрес_ячейки; количество знаков)

=ПРАВСИМВ(адрес_ячейки; количество знаков)

=ПСТР(адрес_ячейки; начальное число; число знаков)

Эти формулы возвращают заданное количество знаков текстовой строки. ЛЕВСИМВ возвращает заданное количество знаков из указанной строки слева, ПРАВСИМВ возвращает заданное количество знаков из указанной строки справа, а ПСТР возвращает заданное число знаков из текстовой строки, начиная с указанной позиции.

Мы использовали ЛЕВСИМВ, чтобы получить первое слово. Для этого мы ввели A1 и число 1 – таким образом, мы получили «Я».

Мы использовали ПСТР, чтобы получить слово посередине. Для этого мы ввели А1, поставили 3 как начальное число и затем ввели число 6 – таким образом, мы получили «люблю» из фразы «Я люблю Excel».

Мы использовали ПРАВСИМВ, чтобы получить последнее слово. Для этого мы ввели А1 и число 6 – таким образом, мы получили слово «Excel» из фразы «Я люблю Excel».

Конкатенация

Формула: =(ячейка1&» «&ячейка2)

=ОБЪЕДИНИТЬ(ячейка1;» «;ячейка2)

За этим причудливым словом скрывается объединение данных из двух и более ячеек в одной. Сделать объединение можно с помощью формулы конкатенации или просто вставив символ & между адресами двух ячеек. Если в ячейке A1 находится имя «Иван», в ячейке B1 – фамилия «Петров», их можно объединить с помощью формулы =A1&» «&B1. Результат – «Иван Петров» в ячейке, где была введена формула. Обязательно оставьте пробел между » «, чтобы между объединёнными данными появился пробел.

Кстати, все перечисленные формулы можно применять и в Google‑таблицах.

Эта статья является лишь верхушкой айсберга в изучении Excel. Для профессионального использования программы рекомендуем учится у профессионалов на курсах по Microsoft Excel.

Отображение данных из таблицы Excel на карте

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Быстрый переход к нужному листу

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Умная таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

1. Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

Полезные сочетания клавиш

Сэкономить время при работе в программе Excel помогают следующие сочетания клавиш.

Общие действия

Работа с таблицами

• Перемещение к краю таблички: Ctrl (cmd) + (стрелки).
• Перемещение к краю таблички с выделением: Ctrl + Shift + (стрелки).
• Перемещение выделенного диапазона — удерживать Ctrl для копирования.
• Смещение диапазона — перетаскивая, удерживать Shift.
• Вставка диапазона со смещением — удерживать Ctrl + Shift.
• Вставить гиперссылку: Ctrl (Cmd) + K.

Набор текста

• Для перехода к соседней ячейке справа: Tab.
• Для перехода к соседней ячейке слева: Shift + Tab.
• Для перехода на следующую ячейку: Enter.
• Для перехода к предыдущей ячейке: Shift + Enter.
• Правка содержимого активной ячейки: F2.

Шаблоны Excel-таблиц

Программа предлагает ряд уже готовых к применению шаблонов для создания планов и бюджетов мероприятий, ведения списков участников и учета ежедневных заданий. На основе базовых Excel-шаблонов несколько специализированных компаний уже разработали варианты для digital-маркетологов, учитывающие цели и особенности именно этой области маркетинга.

Рассмотрим некоторые из них.

Встроенные Excel-шаблоны для маркетологов

Маркетолог должен не только иметь общее видение стратегии и полный обзор мероприятий в рамках этой стратегии, но и регулярно отслеживать ход реализации этих мероприятий, получать информацию о текущих затратах и обладать возможностью своевременно реагировать на изменение рынка. Excel предлагает ряд вариантов встроенных шаблонов для этих целей.

Например, в программе Excel есть несколько встроенных шаблонов бюджета различных маркетинговых мероприятий. Как правило, в каждый из них уже заложены основные статьи расходов и формулы расчета, которые можно легко модифицировать под собственные нужды и проекты.

Бюджет маркетингового плана

Пример от templates.office.com

Стандартный бюджет мероприятия

​Пример от templates.office.com

Бюджет канального маркетинга

​Пример от templates.office.com

Планировщики идей

Еще до того как приступить к бюджетированию маркетинговой кампании, специалисты работают над генерированием идей и постановкой маркетинговых целей.

На этот случай Excel предлагает несколько вариантов планировщиков идей. В них можно не только зафиксировать маркетинговые идеи, задачи и цели, но и настроить контроль над их разработкой и исполнением.

​Пример от templates.office.com

12) СЦЕПИТЬ

Функция СЦЕПИТЬ позволяет объединить несколько текстовых элементов в одну строку. В формуле для объединения элементов указываются как номера ячеек, содержащих текст, так и сам текст. Можно указать до 255 элементов и до 8192 символов.

Синтаксис

Для того чтобы объединить текстовые элементы без пробелов, используются следующие формулы:

=СЦЕПИТЬ(текст1;текст2;текст3);

Аргумент «текст» – текстовый элемент или ссылка на ячейку.

Примеры

В приведенном ниже примере введена следующая формула: =СЦЕПИТЬ(А2;B2;С2)

Для того же, чтобы слова в строке разделялись пробелами, в формулу необходимо вставить знаки пробелов в кавычках:

=СЦЕПИТЬ(текст1;» «;текст2;» «;текст3;» «)

В следующем примере функция представлена формулой: =СЦЕПИТЬ(A2;» «;B2;» «;C2)

Существует и другой вариант добавления пробелов в формулу функции – введение слов, заключенных в кавычки вместе с пробелами:

=СЦЕПИТЬ(«текст1 «;»текст2 «;»текст3 «)

Восстановление несохранённых файлов

Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.

На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
2. Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ «что если»» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.