Технология Контроля за исполнением документов

Контроль – функция управления, заключающаяся в отслеживании результатов исполнения и внесении управляющих воз- действий на объект контроля.

Контроль исполнения включает:

-постановку документов на контроль;

— проверку своевременности доведения документа до исполнителя;

-предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

— учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль, как правило, ведется на двух уровнях: формализованный контроль своевременности исполнения документов, а также контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения. Если контроль первого уровни осуществляет в основном делопроизводственная служба, то контроль второго уровня входит в должностные обязанности не только руководителей всех рангов и исполнителя, но и специального контрольного подразделения.

Контроль должен осуществляться путем регулярного отслеживания контрольного массива (журнала, картотеки, файла) и напоминания исполнителям о приближении или наступлении срока исполнения.

В организации должен составляться перечень документов, подлежащих контролю исполнения, в виде самостоятельного документа или в виде дополнительной графы в Табеле документов.

Срок исполнения входящих документов исчисляется с момента их поступления в организацию, а создаваемых – с момента доведения до исполнителей, если, конечно, не оговорен другой срок. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившее (или вышестоящее руководство).

При установлении сроков исполнения необходимо использовать типовые сроки, установленные для конкретных документов законодательно, например, согласно ГСДОУ: акт о наличии недостатков (рекламация) — составление- не позднее 10 дней по получении продукции; жалобы на неправильные действия или распоряжения- финансовых органов — рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления; письма организаций — к указанному в них сроку или в- течение 10 дней; протокол разногласий — составление и направление- контрагенту в 10-дневный срок, рассмотрение контрагентом в 20- дневный срок; телеграммы, требующие срочного решения, — до 2- дней, остальные — в течение 10 дней.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются самим документом, либо руководителем организации.

Проверка хода исполнения должна осуществляться в следующем порядке:

-задания последующих лет — не реже одного раза в год;

— задания последующих месяцев текущего года — не реже- одного раза в месяц;

— задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней- до истечения срока.

Снять документы с контроля может либо должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На документе при этом должна быть проставлена отметка об исполнении и помещении его в дело. Документ считается исполненным в том случае, когда полностью выполнены задания и поручения и результаты исполнения сообщены всем заинтересованным лицам.

Существуют различные формы контроля: ручная сроковая картотека, либо автоматизированная система контроля документов.

Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых истекает в следующем месяце. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, специалист службы ДОУ расставляет карточки по срокам исполнения. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства. Таким образом, используя сроковую картотеку, специалист легко может узнать, какой документ, кем и в какой день должно быть исполнен. Помимо текущего контроля специалист ведет и предупредительный контроль. Для этого выбираются карточки на задания, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждает об этом каждого исполнителя. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это также фиксируется на оборотной стороне карточки. После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.

Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении. В настоящее время ручная сроковая картотека используется в небольших организациях.

Автоматизированный контроль за исполнением

Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок.

Итоговый контроль состоит в обобщении и анализе данных исполнения документов в организации. Он ведется путем периодического составления (обычно ежемесячно, ежеквартально и ежегодно) справки итогового контроля.

Причины неудовлетворенности:

-высокая степень централизации полномочий:

— перегрузка отдельных руководителей и исполнителей;

— недисциплинированность специалистов;

— нереальные сроки исполнения;

— неэффективная система организации документооборота и пр.

По результатам контроля в другие организации, физическим лицам отправляются сообщения. Обработка отправляемой корреспонденции осуществляется службой ДОУ. Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления. При отправке по почте документ вкладывается в конверт, адресуется и маркируется. Все оформления производятся в строгом соответствии с требованиями почтовых правил.

При передаче документов по электронной почте возникают про-блемы, связанные с удостоверением документа (использование электронной цифровой подписи).

Снятие с контроля

Только исполненный документ снимают с контроля. Обычно сведения о ходе исполнения фиксируются в базе регистрации документов (контрольной карточке) с указанием конкретных выполненных действий и указанием реквизитов (даты и номера) подготовленных документов. Например, «отправлено письмо от 22.04.2014 № 10-24/1745», «составлен акт от 13.10.2014», «07.03.2014 проведена рекламная акция в ТЦ «Открытый мир».

Проведение анализа результатов контроля исполнения документов

В обязанности службы делопроизводства входит проведение анализа результатов контроля исполнительской дисциплины (для повышения этой самой дисциплины и поиска путей улучшения работы по данному направлению), а также информирование руководства (как водится, для дальнейших оргвыводов).

Достигается решение поставленной задачи посредством составления различного вида справок. Прежде всего интересна информация о своевременно неисполненных документах (просроченных или исполненных с опозданием), а также для оценки деятельности важно представить в справке сведения об общем количестве исполненных контрольных документах в отношении отдельного исполнителя, структурного подразделения и организации в целом.

В зависимости от практической надобности определяют (лучше всего также закрепить в инструкции по делопроизводству) периодичность составления справок за конкретный период времени (день, неделю, месяц, год). Ежедневный отчет обычно включает только перечень просроченных документов по состоянию «на сегодня».

Информация составляется в свободной форме (если удобно, то вполне допускается разработать табличную форму) и она может включать:

  • дату составления;
  • охватываемый период – конкретная дата или период (с … по …);
  • всего документов – конкретная цифра;
  • документов поставлено на контроль – конкретная цифра;
  • неисполненные документы – количество, можно привести реквизиты этих документов, назвать исполнителей или отдел;
  • исполнено с опозданием – аналогично предыдущему;
  • в случае необходимости добавьте что угодно еще, например собственные выводы и предложения (запросить объяснительную у кого-либо о причинах задержки формирования отчета и т.п.).

Все сведения также можно подготовить и доводить до всех заинтересованных (руководства, исполнителей) по форме докладной или служебной записки.

Сейчас – это все. Для полного раскрытия темы о контроле исполнения документов требуется написать продолжение, которое и последует в ближайшее время. Так что, читайте далее о контроле исполнения поручений: какие же документы организации стоит ставить на контроль, также будет подробно изложено о контрольных сроках.

Евгения Полоса

К записи 4 комментария

Марина Игоревна | 10 12 2015

Нужно ли разрабатывать схему документооборота? И где это отражать, каким документом закреплять? Я так понимаю схема должна выглядеть как бизнес-процессы со стрелочками?!

Спасибо.

admin | 13 12 2015

Здравствуйте! Схему документооборота составлять не обязательно. Если есть таковая, то она включается в инструкцию по делопроизводству.

Наталья | 16 08 2016

Добрый вечер!

Могли бы подсказать, где можно посмотреть, как правильно написать инструкцию по ведению документооборота в компании?

Как правильно составить схему движения документов в компании? Никогда не делала. Спасибо!

admin | 21 08 2016

Здравствуйте! В организации разрабатывается и утверждается инструкция по делопроизводству. За основу можно взять «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 №76. К инструкции по делопроизводству можно приложить схему документооборота, которая действует конкретно в вашей организации. Это может быть схема документооборота между подразделениями и должностными лицами (рисуют квадратики с наименованием подразделений и стрелками между ними изображают потоки документов).

Процесс 4. Устранение выявленных несоответствий.

При обнаружении в результате поэтапной приемки дефектов работ выявленные несоответствия и процедуры их устранения должны быть документированы в установленном порядке для анализа и разработки мер по предупреждению несоответствий, применения санкций к субподрядчикам в соответствии с условиями договора и законодательством, вплоть до их замены в целом, а также к отдельным исполнителям (физическим лицам) в соответствии с локальными нормативными актами.

Процесс устранения несоответствий исполнительной документации проводится силами субподрядчика и контролируется генподрядчиком.

Процесс 5. Документальное оформление приемки работ.

Процесс оформления приемки работ с подписанием соответствующих актов, в том числе оформление:

— актов освидетельствования скрытых работ (работ, скрываемых последующими работами) в соответствии с требованиями проектной и нормативной документации;

— актов освидетельствования ответственных строительных конструкций;

— актов испытаний участков инженерных сетей и смонтированного инженерного оборудования в соответствии с требованиями нормативных документов;

— актов (формы КС-2, КС-3) выполненных работ.

Представитель генподрядчика ежемесячно с 20 по 25 число производит анализ и прием исполнительной документации, оформленной по работам, выполненным в текущем месяце, с внесением в раздел 4 Общего (специального) журнала работ записи следующего содержания: «Работы, выполненные в месяце___ (текущего) года, отраженные в разделе 3 (пункты №,№ ___) и учтены в форме КС-2 (название подрядчика)». Запись должна быть подтверждена заказчиком. При отсутствии такой записи в Общем (специальном) журнале работ за предыдущий месяц производства работ, приемка объемов работ за отчетный месяц по форме КС-2 запрещена.

В случаях, когда последующие работы должны начинаться после перерыва более чем в 6 месяцев с момента завершения поэтапной приемки, перед возобновлением работ эти процедуры следует выполнить повторно с оформлением соответствующих актов.

Приёмочный контроль генподрядчика включает в себя контроль исполнения производителем работ предписаний органов государственного надзора, корпоративного контроля (надзора) , местного самоуправления, контроля заказчика (технического надзора), авторского надзора и СРО.

Процесс 6. Управление продукцией, не соответствующей установленным требованиям (раздел 7 настоящего регламента).

7 Система управления строительной продукцией, не соответствующей установленным требованиям

7.1 Схема управления продукцией, не соответствующей установленным требованиям.

Схема 9

7.2 Описание процессов управления.

Процесс 1. Выявление строительной продукции, не соответствующей установленным требованиям (брака).

Брак строительной продукции может быть выявлен представителями государственного строительного надзора, строительного контроля — технического надзора заказчика, корпоративного контроля (надзора), авторского надзора, строительного контроля генподрядчика, СРО, уполномоченными осуществлять контроль за соблюдением требований, установленных к строительной продукции нормативной, проектной и сопроводительной документацией. Формой регистрации продукции, не соответствующей установленным требованиям, могут быть:

— запись в общем журнале работ субподрядных организаций или журнале авторского надзора;

— запись в Журнале замечаний и предложений;

— акты обследования корпоративного контроля (надзора);

— предписания контролирующих организаций, службы строительного контроля заказчика, генподрядчика, СРО.

Процесс 2. Составление актов выбраковки и дефектных ведомостей с объемами, характером, причинами допущенных несоответствий. Разработка предложений по корректирующим действиям.

Генподрядчиком совместно с субподрядными организациями и представителем заказчика по выявленным несоответствиям комиссионно составляются акты выбраковки и дефектные ведомости строительной продукции с указанием объемов работ в физическом и денежном выражении. В срок до 5 дней совместно оценивается ущерб, анализируются и выясняются причины несоответствия продукции. Даются предложения по выполнению корректирующих действий с указанием ответственных лиц и сроками их исполнения.

Процесс 3. Выполнение корректирующих действий.

Устранение несоответствий (брака), по указанию комиссии на проведение корректирующих действий с заменой в случае необходимости материалов, деталей, конструкций:

— генподрядчик, получив указания комиссии, дает поручения субподрядчику на проведение корректирующих действий и контролирует их выполнение;

— в случае, если корректирующими действиями предусматривается замена несоответствующих деталей, конструкций (брака) в силу невозможности или экономической нецелесообразности их исправления, генподрядчик дает указание на утилизацию несоответствующей продукции и контролирует его исполнение.

Процесс 4. Утилизация продукции, не соответствующей установленным требованиям.

Утилизация продукции, не соответствующей установленным требованиям, проводится в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами.

Процесс 5. Сдача строительной продукции заказчику после устранения несоответствий.

После устранения брака и создания новой строительной продукции генподрядчик сдает ее заказчику по акту. Все документы по выявленным отклонениям в установленном порядке передаются в СКК Головной организации для статистического учета и анализа со стороны высшего руководства генподрядчика и заказчика.

8 Порядок работы с предписаниями, выданными органом государственного строительного надзора, заказчиком, корпоративного контроля (надзора), авторским надзором, СРО

8.1 Схема работы с предписаниями

Схема 10

8.2 Описание операций работы с предписаниями

Процесс 1. Получение и регистрация предписания.

В случае несогласия генподрядчика с составом или фактом выявленного нарушения представитель субподрядчика и представитель генподрядчика имеют право записать в предписание особое мнение или письменно уведомить об этом контролирующую организацию.

Порядок продления срока устранения нарушения по предписанию:

— представитель генподрядчика (начальник Тп или его заместитель) после согласования с заказчиком направляет в адрес руководителя органа, выдавшего предписание, письмо-запрос с указанием объективных причин и обоснованием установления нового срока устранения нарушения и приложением разработанных мероприятий;

— в случае, если причины переноса срока признаются объективными, не влияют на безопасность и не нарушают технологию строительства, руководитель органа, выдавшего предписание, согласовывает перенос сроков и письменно уведомляет генподрядчика о принятом решении в срок не более 7-и рабочих дней с момента получения письма генподрядчика о продлении сроков.

Процесс 2. Уведомление заказчика.

Уведомление заказчика о получении предписания контролирующей организации.

Процесс 3. Устранение нарушений.

Устранение выявленных и указанных в предписании нарушений и несоответствий в сроки, указанные в предписании.

Процесс 4. Уведомление органа, выдавшего предписание об устранении нарушений и несоответствий.

Направление документов, подтверждающих факт устранения с приложением, при необходимости, материалов, подтверждающих факт устранения нарушения.

При получении письменного уведомления об устранении нарушения, представитель организации, выдавшей предписание, при необходимости проводит проверку его устранения и обязан подтвердить факт устранения этого нарушений одним из нижеперечисленных способов:

— направление письма, подтверждающего информацию об устранении нарушений и снятии их с контроля;

— отметка об устранении и снятии с контроля нарушений в предписании (или его копии) с указанием даты, постановкой подписи и личного штампа;

— отметка на письме с уведомлением об устранении и снятии с контроля нарушений, с указанием даты, постановкой подписи и личного штампа.

Генподрядчик снимает предписание с контроля только после получения подтверждения факта устранения нарушений (закрытия предписания).

Процесс 5. Регистрация не устраненных предписаний.

Генподрядчик ежемесячно, в период с 20 по 25 число отчетного месяца предоставляет данные по не устраненным предписаниям заказчику для сверки реестра предписаний, не снятых с контроля. По результатам сверки заказчик подписывает реестр не устраненных предписаний с указанием даты сверки, и по запросу направляет реестр организации, выдавшей предписание.

Процесс 6. Документальное оформление приемки работ.

Процесс оформления приемки выполненных работ с подписанием соответствующих актов (освидетельствования, промежуточных, скрытых работ, формы КС-2,3 и т. п.) и исполнительной документации. До устранения брака СМР генподрядчику запрещено представлять заказчику физические объемы работ, отмеченные в предписаниях контролирующей организации, для оформления актов по формам КС-2,3.

По запросу контролирующей организации заказчик обязан предоставить информацию о ходе работ, выполненных объемах, поставках материалов, проблемных вопросах.

9 Порядок оценки качества работы подрядчиков

9.1 Оценка качества работы генподрядчика

9.1.1 Генподрядчик готовит исходные данные и представляет материалы заказчику для определения оценки деятельности в соответствии с «Критериями оценки подрядных организаций, осуществляющих производство строительных работ на объектах капитального строительства» по

Периодичность представления данных для объектов с нормативным сроком строительства по ПОС составляет:

— менее года — в середине строительства;

— год и более — 1 раз в полугодие.

9.1.2 Генподрядчик после окончания строительства готовит исходные данные и представляет по форме Приложения Б для обобщения и заполнения заказчиком Анкеты удовлетворенности потребителя по форме

9.1.3 Заказчик оценивает качество работы генподрядчика на основании материалов, указанных в п. п.9.1. 1 и 9.1.2, а также результатов технических аудитов. При необходимости заказчик может проверить подлинность документов и их наличие в головном офисе и на объекте строительства.

9.1.4 Генеральный подрядчик несет перед заказчиком ответственность за последствия неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств субподрядчиком в соответствии с требованиями пункта 1 статей 313 и 403 ГК, а перед субподрядчиком — ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение заказчиком обязательств по договору подряда.

9.1.5 Качество работ оценивается по объекту строительства в рамках договора.

9.1.6 При оценке не учитываются (выставляется максимальный оценочный балл) возникшие по вине заказчика, проектного института (проекта) нарушения, такие, как:

— отсутствие разрешений на право производства работ;

— отсутствие проектно-сметной документации со штампом «В производство работ»;

— отсутствие положительного заключения экспертизы ПСД;

— отсутствие положительного заключения экспертизы промышленной безопасности;

— отсутствие общего журнала работ, зарегистрированного в территориальном органе Ростехнадзора и т. д.

9.1.7 Оценки, полученные по результатам технического аудита, в обязательном порядке учитываются при оформлении Анкеты удовлетворенности потребителя. В случае работы генподрядчика на нескольких объектах заказчика, оценка в целом выводится как среднее арифметическое значение показателей оценочных баллов.

9.1.8 В случае оценки «неудовлетворительно» заказчик вправе направить претензию генподрядчику либо обратиться в суд в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и условиями договора.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *