Таблица расходов и доходов семейного бюджета в Excel

Касса и кассовая техника — не одно и то же

Из-за созвучности понятий легко перепутать значение двух терминов. С одной стороны, касса — это совокупность всех денежных операций с наличностью, то есть казна, кошелек предпринимателя или организации. С другой точки зрения, касса — это оборудование, а значит, правильнее ее именовать контрольно-кассовой техникой или машиной, ККТ или ККМ.

Касса отражает, как изменился объем денежной массы в связи с наличными поступлениями и расходами. Поступления в данном случае — это и выручка, и внесение средств собственника, и пополнение уставного капитала. Все операции, которые влияют на объем кассы, должны быть зафиксированы в документах о кассовых операциях, например, в приходном и расходном ордерах (ПКО и РКО).

ККТ также тоже отражает приход и расход денег, но только в разрезе выручки, то есть продаж или возвратов покупателю. В данном случае документом о денежной операции является фискальный чек прихода, возврата или чек коррекции. Таким образом, расчеты через онлайн-кассу — это часть всего кассового учета предприятия.

Касса — это…

Кассовые операции

Документы о проведенных операциях

Совокупность наличных денежных средств предприятия

  • Приход, поступления денежных средств, например, возврат неиспользованной подотчетной суммы
  • Расход денежных средств, например, выдача аванса, зарплаты
  • ПКО
  • РКО
  • Кассовая книга

Контрольно-кассовая техника

(операции на ККТ являются частью кассового учета)

  • Приход, то есть получение наличных или безналичных денег от покупателя при продаже через ККТ
  • Расход, например, выплата денег покупателю за возвращенный товар
  • Фискальный чек прихода
  • Чек возврата
  • Чек коррекции

Сначала расскажем о двух разновидностях кассового учета, а затем о том, как на них влияет применение ККТ.

Особенности бюджетного планирования в кризис

Методика составления бюджета движения денежных средств, отчета о его исполнении, платежного календаря, реестра платежей

Основные принципы управления денежными потоками

Документы, которые используются для планирования денежных потоков

Инструменты построения эффективной системы бюджетного управления

Система бюджетного управления рассматривается как способ финансового планирования и контроля, как гарантия обеспечения платежеспособности предприятия.

Бюджетное управление (бюджетирование) основано на финансовых планах — бюджетах.

Информация о денежных потоках, которая позволяет оценить способность предприятия генерировать денежные средства и проанализировать эти денежные потоки, консолидируется с помощью бюджета движения денежных средств (БДДС).

БДДС отражает движение денежных средств (по расчетному счету и/или кассе) — планируемые поступления и расходования денежных средств, т. е. финансовые возможности предприятия в целом.

В результате эффективного управления денежными потоками:

  • повышается финансовая адаптивность предприятия;
  • балансируются поступление и расход денежных средств;
  • обеспечивается маневренность денежных средств (например, излишек денежных средств можно инвестировать;
  • повышаются ликвидность и платежеспособность предприятия.

Назначение «Плана поступления денег»

Программа по разработке бизнес-планов должна, как минимум, «уметь» генерировать реальный денежный поток, иначе будет искажена финансовая модель проекта и, как следствие, неверно оценены риски в инвестиционном анализе при расчете показателей эффективности проекта.

☛ Одно из главных отличий бизнес-плана от ТЗ (технического задания) – построение финансовых таблиц на основе модели генерируемых денежных потоков.

Одновременно с выполнением расчета «Плана поступления денег» рассчитывается «План дебиторской задолженности». Денежные средства, генерируемые компанией, в итоге попадают из «Плане продаж» в «План поступления денег», в котором расположены две «шкалы времени», и суммарная денежная масса отображается в двух времена́х, соответственно – во времени «начисления» и «оплаты». Проще говоря, две совмещенные «шкалы времени» – это два времени учета одних и тех же денег:

  1. По горизонтали – шкалы времени для «начислений».
  2. По вертикали – шкалы времени для «оплаты».

Пример расчета «Плана поступления денег».

Фрагмент «Плана поступления денег»:

В приведенном примере, начисления составляют:

Янв. (15) = 13 310 + 11 495 + 5 335 = 30 140
Фев. (15) = 35 371 + 10 883 + 4 268 = 50 522

Оплаты, за тот же период:

01. 2015 = 0 + 13 310 = 13 310
02. 2015 = 0 + 11 495 + 35 371 = 46 866

Итоговые «начисления» за все периоды равны итоговым «оплатам», и итоговая строка «начисления» должна совпадать с итоговой строкой в «плане продаж».

Моделирование денежных потоков

В основе расчета «плана поступления денег» заложен алгоритм разделения денежных потоков, соответственно, на «начисления» и «оплаты», который моделирует денежные потоки, приближенные к реальности. Алгоритм расчета проверяет «схемы оплаты», созданные пользователем, и определяет периоды выплат для каждой группы платежей.

Принципиальная схема «начислений» и «оплаты»:

Принцип настроек «схем оплаты» универсален и позволяет создавать модели оплаты любой конфигурации – отдельно для каждого месяца и для каждого продукта. Таким образом, в «Budget-Plan Express» можно планировать относительно «реальное» движение денег, распределяя их указанными долями в указанных периодах.

Для вызова формы редактирования, нужно один раз кликнуть мышью по активной ссылке (тоже самое – F2). В форме редактирования расположены 2-е вкладки:

  1. Настройка параметров схем оплаты.
  2. Схемы платежей настраиваются в каждом из 12-ти периодов цикла (года). При выполнении итогового расчета проекта, в последующих годах, используются эти же настройки (для первых 12-ти месяцев проекта).

  3. Установка схем оплаты.

  1. Настройки параметров схем оплаты
  2. Настройки параметров «схем оплаты» в «плане поступления денег» не отличаются от настроек в «плане оплаты кредиторской задолженности». Максимальное количество «схем оплаты» – 10-ть (в стандартной конфигурации программы). В списке представлены 10-ть «схем оплаты» с неопределенными наименованиями, которые можно отредактировать так, чтобы они отражали содержание платежей.

    Настройки параметров «схем оплаты» предполагают:

    1. Изменение «наименования» в поле редактирования (как показано на рисунке).
    2. Установку «процентов оплаты» с помощью слайдеров (бегунков) – в текущем и последующих периодах (месяцах).
    Настройка «процентов оплаты» выполняется «слева – направо», по возрастанию индекса слайдера (от меньшего – к большему).
    3. Сохранение значений текущих настроек слайдеров (кнопка сохранить).
    4. Распространение (копирование) настроек «схемы» на другие 11-ть периодов (кнопка копировать).
    5. При необходимости, установить эксклюзивные настройки «схемы оплаты» в каждом конкретном периоде (всего 12-ть периодов).

    Вкладка Настройка параметров «схем оплаты»:

    ☛ Заметьте, итоговый процент всегда будет равен 100 %.

    Пример. Моделирование «схемы оплаты» по предоплаченным платежам и взаиморасчетам с постоянными покупателями. Пусть, 40% платежей за оказанные услуги покупатели оплачивают в качестве предоплаты в текущем месяце и 60% – в следующем. Причем, данная настройка «схемы оплаты» должна быть идентична для каждого месяца проекта.

  1. шаг – выберите период (любой из 12-ти) и войдите в форму редактирования;
  2. шаг – в «настройках параметров схем оплаты» выберите из списка схему и назовите ее, например, «Предоплаченные платежи 40%, 60% – в сл. месяце»;
  3. шаг – в текущем месяце (текущий месяц всегда первый) установите бегунок 40%. Обратите внимание, в следующем месяце программа сама установила 60%;
  4. шаг – нажмите кнопку «Сохранить»;
  5. шаг – Наконец, нажмите кнопку «Копировать». После чего, настройки «схемы» появятся в настройках других 11-ти периодах (месяцах).

  • Установка, «привязка» схем оплаты к конкретному продукту
  • После того, как «схемы оплаты» настроены, эти схемы нужно «привязать» к конкретному продукту во вкладке «Установка схем оплаты».

    Для «привязки» схемы к конкретному продукту выберите продукт из левого списка, затем в правом списке выберите нужную схему, как показано на рисунке:
    Если схема не выбрана, тогда периоды начислений по данному продукту совпадут с периодами оплаты.

  • Тестовый расчет «начислений-оплаты» для одного продукта. Итоговый расчет
  • Можно выполнить тестовый расчет для одного продукта (или для нескольких продуктов). Такой расчет может быть полезен с целью детализации и тестирования различных «схем оплаты», до тех пор, пока они не стали частью финансовых отчетов. Для расчета по одному продукту нужно:

    1. нажать кнопку «Очистить» (чтобы очистить от данных, «обнулить» таблицу «Плана поступления денег»)
    2. выбрать продукт из списка;
    3. затем, нажать кнопку «Считать».

    Можно выбрать любой другой продукт из списка и нажать кнопку «Считать», и каждый следующий расчет будет суммироваться c предшествующем результатом.

    После окончательного редактирования настроек в «Плане поступления денег», нужно обязательно выполнить итоговый расчет плана: «Главное меню → Данные → Рассчитать». Тоже самое – F9.

    Применяемые и рекомендуемые процедуры и функции

    1. Если вы удалили часть данных по ошибке или выполнили действие, наносящее ущерб данным, нужно выйти из программы без сохранения: «Главное меню → Файл проекта → Выход без сохранения».
    2. Если вы завершаете работу с программой, сохраните изменения: «Главное меню → Файл проекта → Сохранить» (или Ctrl+S). Или используйте выход из программы с сохранением.
    3. Периодически выполняйте резервное копирование данных: «Главное меню → Файл проекта → Сохранение и резервирование» или Ctrl+Shift+S. Файл проекта сохраниться в папке «backup», имя проекта будет отображать дату и время сохранения. Для восстановления файла, просто скопируйте его в системную папку («BPlanExpress»).
    4. Если у вас несколько проектов (или вариантов расчета) создайте файл-шаблон, и, начиная новый проект, открывайте файл-шаблон, в котором сохранены ваши настройки или предварительные расчеты проекта, выберите пункт меню: «Главное меню → Файл проекта → Создать новый проект». Это позволит сократить время разработки проектов.
    5. ☛ Заметьте, новый проект создается в системной папке («BPlanExpress»), которая открывается по умолчанию.

    6. Выполнить итоговый расчет: «Главное меню → Данные → Рассчитать». Тоже самое – F9.
    7. Очистить таблицу (обнулить значения): «Главное меню → Данные → Очистить таблицу».
    8. Удалить таблицу (удалить все данные и параметры настроек таблицы): «Главное меню → Данные → Удалить таблицу».
    9. Очистить строку (обнулить значения): «Контекстное меню (правая кнопка мыши) → Очистить строку.»
    10. Транслит: «Главное меню → Настройки → Транслит текста таблиц». Выберите язык перевода.
    11. Экспорт: «Главное меню → Отчеты → Экспорт в Excel». Там же – экспорт в Word.
    12. Финансовый и инвестиционный анализ. Настройки параметров показателей эффективности проекта: «Главное меню → Настройки → Инвестиционный анализ».
    13. Быстрый график: «Контекстное меню (правая кнопка мыши) → График строки.» Перед вызовом, установите курсор в любом месте строки с нужными данными. Смотрите также раздел «Подготовка отчетов и бизнес-планов. Графики».

    Как вести кассовые операции: базовый и упрощенный учет

    Документы о кассовых операциях (ПКО, РКО, кассовую книгу) необходимо составлять и вести независимо от наличия ККТ в торговой точке.

    «Базовый» учет

    «Базовый» учет кассовых операций ведут организации и ИП, которые не относятся к субъектам малого предпринимательства. Они документируют кассовые операции следующим образом:

    • создают приходный кассовый ордер (ПКО) при поступлении денег в кассу;
    • формируют расходный кассовый ордер (РКО) при выплате денег из кассы;
    • ведут кассовую книгу, где отражают все поступления и расходы, которые зафиксированы в ПКО и РКО;
    • оформляют расчетно-платежную форму № Т-49 и платежную ведомость № Т-53. Это документы для расчета и выплаты персоналу заработной платы или других вознаграждений в наличной форме;
    • составляют авансовый отчет. Это делает сотрудник или директор организации (но не ИП), чтобы отчитаться за расходы наличности, выданной ему авансом или потраченные из личных средств.

    Кроме перечисленных документов предприятие должно иметь локальный нормативный акт (например, приказ по организации), утверждающий лимит остатка наличных денег (кассовый лимит). Документ указывает, какое количество денег может находиться в кассе в одно время. Лимит можно превышать, если это связано с выплатой наличности персоналу. Допустимый срок превышения включает день получения денег со счета, день выплаты, выходные и праздники.

    Кассовый лимит организация устанавливает сама по формуле, приведенной в Указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У.

    Упрощенный учет

    Упрощенный учет введен с 1 июня 2014 года Указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Подробнее о нем см. статью «Новые правила кассовой дисциплины: для ИП и малых предприятий введен упрощенный порядок». Такой учет могут вести те ИП и юрлица, которые являются субъектами малого предпринимательства (см. «Минэкономразвития разъяснило, кто относится к субъектам малого предпринимательства»). Проверить, относится ли организация к малым предприятиям, можно на сайте ФНС.

    Упрощенный порядок позволяет всем субъектам малого предпринимательства не устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе. А «малым» предпринимателям можно еще не оформлять ПКО, РКО и кассовую книгу. Обязательными документами для них являются только форма № Т-49 и ведомость № Т-53 для выплат персоналу, а также авансовый отчет.

    Кассовые операции с применением ККТ

    Благодаря переходу на онлайн-ККТ, изменился принцип документирования кассовых операций. С 1 июля 2017 года те, кто торгует через ККТ и отправляет данные о продажах в ФНС, могут отказаться от девяти форм кассовой отчетности. Вот перечень документов, которые пользователи онлайн-касс могут не применять:

    • Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (КМ-1);
    • Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию (КМ-2);
    • Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3);
    • Журнал кассира-операциониста (КМ-4)
    • Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (КМ-5);
    • Справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6);
    • Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (КМ-7);
    • Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8);
    • Акт о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9).

    С внедрением онлайн-касс теперь все перечисленные документы приходят в ФНС в электронном виде автоматически.

    Работа с документами, которые остались обязательными (в базовом учете), также стала проще благодаря расчетам через онлайн-кассу. Расскажем об этом подробнее.

    Документирование кассовых операций по 54-ФЗ

    Приходный кассовый ордер

    Приходный кассовый ордер (ПКО) можно оформлять автоматически в электронном виде на основе фискальных данных с ККТ. Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-касс введены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.

    Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих документов:

    • отчетов о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах;
    • кассовых чеков и аналогичных документов для коррекции фискальных записей.

    Чтобы сформировать ПКО на основе данных фискального накопителя, ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерским сервисом, который умеет это делать.

    Расходный кассовый ордер

    РКО можно оформлять в электронном виде. Расходным кассовым ордером нужно документировать:

    • выдачу наличных из денежного ящика, который находится при онлайн-кассе
    • выплату денег покупателю (физическому лицу).

    1) Выдавая наличку из денежного ящика, нужно указать на онлайн-кассе причину выема средств:

    • выдача зарплаты;
    • оплата товаров и услуг поставщику.

    Фискальные документы об этих операциях ФНС не получает. О выеме средств налоговая узнает опосредованно, поскольку видит, сколько было денег в кассе на момент открытия и закрытия смены.

    2) Выдача денег покупателю за возвращенный товар — еще одна операция в рамках расхода денежных средств. Действия кассира зависят от двух факторов:

    1. Дата возврата товара

    • Если покупатель принес товар обратно в тот же день, кассир создает на ККТ чек с признаком расчета «возврат прихода» и возвращает деньги. ФНС сразу получает фискальный чек, подтверждающий эту операцию.
    • Если покупатель возвращает товар в другой день, кассир находит нужную смену (касса хранит смены за 14 дней), в ней отыскивает нужный чек и нажимает возврат чека. ФНС в режиме онлайн получит чек с признаком «возврат прихода».

    2. Способ расчета при возврате денег покупателю

    • Если покупатель совершил покупку за наличные и принес товар обратно, кассир возвращает ему наличку из денежного ящика ККТ.
    • Если покупатель расплачивался через терминал эквайринга и хочет получить деньги на карту, операция возврата может усложниться, поскольку не все терминалы умеют совершать возврат.

    Порядок действий следующий:

    1) Покупатель пишет заявление о возврате товаров, кассир оформляет РКО, покупатель его подписывает.
    2) На основании РКО уполномоченный сотрудник магазина составляет бухгалтерский документ — платежное поручение.
    3) Согласно платежному поручению выплата происходит со счета предприятия (если это электронный перевод на счет покупателя) или наличными из общей кассы (а не из денежного ящика ККТ).

    3. Отчет о закрытии смены необходим для правильного документирования кассовых операций на ККТ. В отличие от ПКО и РКО этот отчет обязаны делать все пользователи онлайн-касс. Отчет должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

    До появления онлайн-ККТ существовал аналог отчета о закрытии смены, который назывался z-отчет. На его основе бухгалтер заполнял журнал по форме КМ-4 и справку по форме КМ-6. Теперь эти документы можно не оформлять, потому что ККТ создает отчет в автоматическом режиме и отправляет его в ФНС.

    Если ККТ интегрирована с сервисом бухучета (такая интеграция существует между сервисами «Контур.Маркет» и «Контур.Бухгалтерия»), то данные отчета приходят с онлайн-кассы в сервис в виде ПКО.

    Подключиться к сервису «Контур.Маркет»

    В отчете о закрытии смены могут отражаться ПКО с разным типом проводки:

    Если предприятие не применяет ККТ, то описанные проводки нужно фиксировать в регистрах бухучета.

    Штрафы для нарушителей

    Грубые нарушения ведения бухгалтерского учета перечислены в ст. 15.11 КоАП РФ. Эта статья позволяет оштрафовать должностное лицо на сумму 5-10 тыс. рублей, а при повторном нарушении — на 10-20 тыс. рублей или дисквалифицировать на два года или меньше.

    Нарушения в сфере применения ККТ описаны в ст. 14.5 КоАП РФ.

    За неприменение ККТ оштрафуют:

    • • должностное лицо или ИП — в размере от ¼ до ½ суммы расчета без применения ККТ, но не менее, чем на 10 тыс. рублей;
    • • организацию — в размере от ¾ до полного размера суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 тыс. рублей.

    За повторное нарушение или проводку «мимо кассы» суммы от миллиона рублей штраф составит:

    • должностному лицу грозит дисквалификация на 1-2 года;
    • ИП и организациям — приостановление деятельности на срок до 90 суток.

    За невыдачу чека выпишут предупреждение или штраф:

    • должностному лицу — в размере 2 тыс. рублей;
    • юрлицу — 10 тыс. рублей.

    За нарушения правил применения и порядка регистрации ККТ предупредят или оштрафуют:

    • должностное лицо в размере от 1,5 до 3 тыс. рублей;
    • юридическое лицо — от 5 до 10 тыс. рублей.

    Чтобы избежать штрафа за неприменение кассы, добровольно сообщите в налоговую инспекцию о своем нарушении. Согласно абзацу 3 п. 15 ст. 14.5 КоАП РФ вы избежите штрафа, если на момент вашего признания ФНС еще не знала о данном правонарушении.

    Выполнить все требования к учету кассовых операций можно с помощью сервиса «Контур.Маркет». Сервис также обеспечивает передачу данных о пробитых чеках в ИНФС через ОФД согласно Закону № 54-ФЗ. При этом «Контур.Маркет» интегрирован с сервисом для ведения учета и сдачи отчетности «Контур.Бухгалтерия», что позволяет быстро и безошибочно отражать данные о продажах в налоговом и бухгалтерском учете.

    Оставить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *