СЗВ-СТАЖ 2018: пример заполнения

Все организации и ИП, имеющие наемных работников, обязаны предоставить в ПФР по месту своей регистрации следующие формы:

• сведения о страховом стаже застрахованных лиц (CЗВ-СТАЖ);

• сведения по страхователю в целом (ОДВ-1).

Впервые формы сдавались в 2018 году. Необходимость их ввода была вызвана передачей в 2017 году администрирования страховых взносов налоговым органам.

Формат, порядок представления и формы недавно изменены Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п, вступившим в силу с 01.01.2019.

Срок подачи сведений — до 01.03.2019

Форма является ежегодной и предоставляется в общем случае до 1 марта года, следующего за отчетным.

Сроки предоставления могут быть другими, в зависимости от их причины.

Таблица. Сроки предоставления CЗВ-СТАЖ

Причина предоставления CЗВ-СТАЖ Сроки предоставления
Ликвидация ЮЛ или ИП В течение 1 месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности ИП), но не позднее дня представления в налоговый орган документов для госрегистрации факта ликвидации ЮЛ или ИП
Банкротство страхователя До представления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства
Реорганизация ЮЛ В течение 1 месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позднее дня представления в налоговый орган документов для госрегистрации реорганизации ЮЛ
Присоединение ЮЛ к другому ЮЛ Не позднее дня представления в налоговый орган документов для внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного ЮЛ
Назначение пенсии работнику В течение 3 календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю
Обращение застрахованного лица Не позднее 5 календарных дней со дня обращения
Увольнение работника В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения ГПД

Основания для заполнения CЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ заполняется на основании сведений:

• о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу застрахованного лица, начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах — на основании данных бухгалтерского учета;

• о периоде работы застрахованного лица, в том числе корректирующие, — на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

Структура и порядок заполнения формы CЗВ-СТАЖ

Сдается вместе с описью — формой ОДВ-1.

Сведения CЗВ-СТАЖ состоят из 5 разделов:

Раздел 1 «Сведения о страхователе»

Указывается следующая информация:

• регистрационный номер в ПФР;

• ИНН;

• КПП.

Тип сведений

Из рамки справа выбираем только один «Тип сведений», например, «Исходная» — ставим Х.

Тип сведений «Назначение пенсии» выбираем при подаче сведений на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил, то есть представляется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Тип сведений «Дополняющая» представляются на застрахованных лиц, данные по которым, представленные в форме с типом «Исходная», не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за содержащейся в них ошибки.

• краткое наименование организации.

Раздел 2 «Отчетный период»

Календарный год — 2018

Раздел 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц»

В графе 1 № пп — идет сквозная нумерация. Каждому лицу присваивается свой номер.

Графы 2–4 «Фамилия, имя, отчество» — указываются в именительном падеже, в соответствии со СНИЛС. Заполняется один раз.

Графа 5 — СНИЛС

Графы 6–7 «Период работы» — в пределах отчетного периода. Каждый период работы или отсутствия (отпуск, больничный, другие причины) заполняется отдельной строкой. Даты начала и окончания периодов вписываются в соответствующие графы.

При типе сведений «Назначение пенсии» графа 7 заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Для неотработанных периодов в графе 11 выбирается соответствующее значение из классификатора.

Например:

ДЛОТПУСК — заполняется только для периодов работы застрахованного лица в особых условиях труда, за которые отсутствуют данные о начислении страховых взносов по дополнительному тарифу.

• оплачиваемый отпуск;

ВРНЕТРУД — больничный;

ДЕТИ — отпуск по уходу за ребенком до полутора лет.

Графы 8–13 — заполняются, если работник имеет право на досрочную пенсию. В них проставляются коды из справочников.

Гражданско-правовые отношения отражаются в графе 11 кодами:

ДОГОВОР — в случае если оплата по договору произведена в отчетном периоде;

НЕОПЛДОГ — если оплата за работу по договору отсутствует.

В случае если работник выполняет работы в течение полного рабочего дня в режиме неполной рабочей недели, период работы отражается по фактически отработанному рабочему времени.

В случае если работник выполняет работы в режиме неполного рабочего дня, отражается объем работ (доля ставки) в данный период.

Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»

Раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения»

• заполняются только при оформлении пенсии.

Структура и порядок заполнения формы описи ОДВ-1

Раздел 1 «Реквизиты страхователя, передающего документы» – указываются аналогично СЗВ-СТАЖ.

Раздел 2 «Отчетный период (код)» — ставим O.

Тип сведений указываем тот же, что и в CЗВ-СТАЖ.

Тип «Корректирующая» выбирается при необходимости корректировки данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная», а тип «Отменяющая» представляется для отмены данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная».

Раздел 3 «Перечень входящих документов»

В графе «Количество застрахованных лиц» раздела 3 указывается число застрахованных лиц, сведения на которых содержат формы, представленные одновременно с ОДВ-1:

• по форме СЗВ-СТАЖ — количество застрахованных лиц, указанных в таблице 3 формы;

• по форме СЗВ-ИСХ — количество форм СЗВ-ИСХ, входящих в пакет;

• по форме СЗВ-КОРР — количество форм СЗВ-КОРР, входящих в пакет.

В случае когда ОДВ-1 представляется одновременно с пакетом документов, содержащим формы СЗВ-КОРР (за исключением формы СЗВ-КОРР с типом «Особая»), заполняются только разделы 1–3 формы.

Раздел 4 «Данные по страхователю» — не заполняйте.

Раздел 5 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»

Заполняется в случае, если в формах СЗВ-СТАЖ (с типом сведений «ИСХ») и СЗВ-ИСХ, представленных одновременно с формой ОДВ-1, содержатся сведения о застрахованных лицах, занятых на видах работ, указанных в п. 1–18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ, то есть если есть информация в графах 9, 10 и 12 раздела 3 CЗВ-СТАЖ.

Образец заполнения ОДВ-1 за 2018 год

Предусмотрены следующие финансовые санкции:

• за непредставление в установленный срок либо представление неполных и недостоверных сведений — в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица;

• за несоблюдение порядка представления сведений в форме электронных документов в случаях, предусмотренных законом, — 1 000 рублей.

При этом организация не может быть привлечена к ответственности за совершение правонарушения, если со дня, когда территориальный орган ПФР узнал или должен был узнать о правонарушении, и до дня вынесения решения о привлечении к ответственности истекло 3 года (срок исковой давности).

Должностным лицам грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей за непредставление в установленный срок либо отказ от представления в органы ПФР оформленных в установленном порядке индивидуальных сведений, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде.

Как заполнить ОДВ-1 с типом «Корректирующая» или «Отменяющая»

Как мы уже выяснили, отдельно форма ОДВ-1 сдается, только если корректирует или отменяет сведения в ранее представленном отчете с типом «Исходная».

При сдаче описи с типом «Корректирующая» или «Отменяющая» заполните:

  • Разделы 1 и 2 — так же, как заполняли при сдаче описи в первый раз. Только вместо типа «Исходная» выберете тип «Корректирующая» или «Отменяющая».
  • Раздел 5 — внесите изменения в соответствии с типом подаваемого документа.

Разделы 3 и 4 заполнять при сдаче ОДВ-1 с типом «Корректирующая или исходная» не нужно.

Актуальный бланк ОДВ-1 и сроки сдачи

В 2020 году с СЗВ-СТАЖ за 2019 год ОДВ-1 нужно сдавать по форме, которая утверждена постановлением правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Напомним, что и новая форма СЗВ-СТАЖ утверждена этим же постановлением.

Далее можно бесплатно скачать бланк ОДВ-1, актуальный в 2020 году для отчета за 2019 год :

Поскольку ОДВ-1 сдают только вместе с формами СЗВ, то сроки и порядок сдачи у них одинаковые. Например, ОДВ-1 с СЗВ-СТАЖ за 2019 год должны быть сданы не позже 01.03.2020 и только по каналам ТКС, если количество застрахованных лиц в СЗВ-СТАЖ превысило 24 человека. Если количество человек, включенных в СЗВ-СТАЖ за 2019 год, было 24 и менее, то СЗВ-СТАЖ и прилагающийся к нему отчет ОДВ-1 можно сформировать и подать на бумаге.

Как подготовить и вовремя сдать СЗВ-СТАЖ за 2019 год, подробно рассказано на нашем сайте в статье «СЗВ-СТАЖ за 2019 год: новый бланк и образец заполнения в 2020 году».

Как заполнить ОДВ-1

Разберем процесс пошагово:

ШАГ 1. Заполняем шапку формы (Раздел 1) данными о страхователе. Раздел понятно структурирован, для каждого идентификатора отведен свой ряд ячеек. ШАГ 2. Вносим данные о самом отчете в Раздел 2: код периода, год, тип формы: исходная, корректирующая или отменяющая. ШАГ 3. Указываем информацию о документе, вместе с которым подаем ОДВ-1. Для этого в размещенной в Разделе 3 таблице:

  • выбираем нужную строку (для годовой СЗВ-СТАЖ это строка 1);
  • в выбранной строке указываем количество человек, на которых подготовлен основной отчет.

ШАГ 4. Раздел 4 в ОДВ-1 заполняют только при подаче данных по формам СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР. Для СЗВ-СТАЖ пропускаем этот раздел (оставляем пустым). ШАГ 5. Определяем, нужно ли заполнять Раздел 5 и заполняем, если да. Он предназначен для внесения сведений о сотрудниках, имеющих право досрочного выхода на пенсию. Если такие сотрудники есть в СЗВ-СТАЖ – в таблице Раздела 5 нужно тоже отразить данные и добавить требуемую ПФР информацию, которая в СЗВ-СТАЖ не вошла. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Раздел 5 в ОДВ-1 теперь заполняют, если в СЗВ-СТАЖ указаны имеющие право на досрочную пенсию сотрудники, которые заняты на видах работ, предусмотренных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ. До 2019 года сведения в ОДВ-1 вносили только по работам, указанным в пп. 1—18 ч. 1 ст. 30 Закона № 400-ФЗ. Дело в том, что список занятий, дающих право на досрочную пенсию, дополнили педагогической, медицинской и творческой деятельностью.

Графа Откуда взять информацию и как указывать
Порядковый номер Укажите порядковый номер записи по возрастанию без пропусков и повторений.

Номер присваивайте по каждому структурному подразделению.

Если данные о наименовании профессий отразили в нескольких строках, порядковый номер присваивайте только первой записи.

Наименование структурного подразделения по штатному расписанию Укажите все наименования структурных подразделений за отчетный год по штатному расписанию
Наименование профессии, должности по штатному расписанию Укажите в отдельных строках по каждому подразделению все наименования профессий за отчетный год по штатному расписанию
Количество рабочих мест по штатному расписанию Укажите количество рабочих мест в структурном подразделении по конкретной профессии за отчетный год по штатному расписанию. В случае изменения штатного расписания укажите наибольшее количество рабочих мест по штатному расписанию.
Количество фактически работающих Количество фактически работающих в особых условиях труда застрахованных людей должно совпадать с количеством тех, за кого платите страховые взносы по дополнительным тарифам на обязательное пенсионное страхование.

Укажите количество сотрудников, которые работали в отчетном году и по которым заполнили графы 9, 10, 12 Таблицы 3 СЗВ-СТАЖ. Поле заполните по каждой профессии в структурном подразделении

Характер фактически выполняемых работ и дополнительные условия труда Опишите работу и условия труда в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих. Например, работа машинистом крана по транспортировке горячего агломерата и окатышей.
Наименование первичных документов, подтверждающих занятость в особых условиях труда Укажите внутренний документ организации. Например, аттестация рабочих мест по условиям труда или специальная оценка условий труда, технологический регламент.
Код особых условий труда/выслуги лет по Классификатору Код возьмите из Классификатора. Укажите только в случае, если за период работы в условиях с правом на досрочную пенсию платили страховые взносы по дополнительному тарифу.

Под Классификатором имеется ввиду Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения ОК 003-2017 (ОКИСЗН ОК 003-2017), вступивший в силу с 01.01.2017 года в замен ОКИСЗН ОК 003-99.

Исключение – периоды с кодами «ДЕКРЕТ», «ВРНЕТРУД», «ВАХТА», «ДЛОТПУСК».

Код позиции списков № 1 и 2, «малого» списка Код возьмите из списков 1 или 2, утвержденных постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.

Корректно заполненный Раздел 5 в ОДВ-1 за 2019 год будет выглядеть так:

Под таблицей укажите общее количество рабочих мест в особых условиях труда по штатному расписанию в течение года. Оно должно быть равно сумме рабочих мест, которые указаны в графе 4 таблицы по каждому структурному подразделению и профессии.

Также укажите общее количество сотрудников, которые фактически работали в особых условиях в отчетном году. Оно должно быть равно сумме работающих, которые попали в графу 5 таблицы, по каждому структурному подразделению и профессии.

ШАГ 6. Заверяем отчет подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии). Посмотреть и бесплатно скачать образец заполнения ОДВ-1 за 2019 с заполненным Разделом 5 по прямой ссылке можно далее:

Форма ОДВ-1: бланк

С 2019 года форма описи, а также порядок ее заполнения и электронный формат, изменились. Бланк новой ОДВ-1 утвержден Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п и действует, начиная с отчетности за 2018 год.

Бланк ОДВ-1 2019-2020Скачать

Сдается ОДВ-1 в том же порядке, что и отчет, который она сопровождает:

  • на бумаге — если численность работников, включенных в отчет, не превышает 24 человек;
  • в электронной форме — если работников 25 человек и больше.

Работодатели, численность сотрудников которых не превышает 24 человек, могут сдать отчет как на бумаге, так и в электронной форме. Те, у кого сотрудников больше, выбора не имеют и отчитываются только электронно по телекоммуникационным каналам (ТКС).

СЗВ-СТАЖ по обособленным подразделениям

Эта формулировка, к сожалению, не дает прямого ответа на вопрос, который возникает у организаций с обособленными подразделениями: всегда ли один страхователь должен сдать только один отчет? Или при наличии подразделений надо сдать несколько отчетов? Если да, то куда именно?

Беглое изучение текста инструкции по заполнению СЗВ-СТАЖ (порядок утвержден постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.18 № 507п) позволяет сделать вывод, что правила «один страхователь — один отчет» не существует. Ведь уже в пункте 2.1.3 Порядка находим упоминание о КПП обособленного подразделения, который требуется указывать при заполнении раздела 1 «Сведения о страхователе». Давайте разбираться как же правильно «сдаваться» организациям с обособленными подразделениями.
Общие правила представления отчетности в ПФР, как уже упоминалось, зафиксированы в ст. 11 Закона № 27-ФЗ. В пункте 1 этой статьи говорится, что отчетность представляется страхователями в органы ПФР по месту их регистрации. Но правил такой регистрации в Законе № 27-ФЗ мы не найдем. Они установлены в другом законе — от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». Согласно пп. 3 п. 1 ст. 11 Закона № 167-ФЗ организации подлежат постановке на учет в органах ПФР по месту нахождения их обособленных подразделений, которым для совершения операций открыты юридическими лицами счета в банках и которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц.
Сведя воедино эти два постулата, получаем вывод. Отдельную СЗВ-СТАЖ в органы ПФР по месту нахождения подразделения нужно подавать только если «обособка» наделена полномочиями по начислению выплат и вознаграждений и у нее имеется для этого банковский счет. В остальных случаях СЗВ-СТАЖ сдается только по месту учета организации и при этом включает в себя сведения о работниках «несамостоятельных» подразделений.

Кого включать в СЗВ-СТАЖ

Работники-пенсионеры

Следующий немаловажный вопрос — сведения о каких именно лицах надо отражать в форме. Сразу скажем, что СЗВ-СТАЖ предоставляется в отношении всех сотрудников, в т.ч. и тех, которые являются пенсионерами (т.е. получают пенсии). Эта обязанность сохраняется даже в случае увольнения работника-пенсионера в течение года. Не надо исключать из такой формы и сведения о работниках, уволившихся в прошедшем году именно в связи с выходом на пенсию, то есть тех, на которых СЗВ-СТАЖ подавалась досрочно. Дело в том, что ни Закон № 27-ФЗ, ни порядок заполнения формы каких-либо исключений для этих случаев не установили.

Директор — единственный учредитель и другие руководители

Помимо пенсионеров традиционно возникают проблемы с директорами — единственными учредителями. Включать ли их в СЗВ-СТАЖ? Нужно ли сдавать эту форму, если других застрахованных в компании нет?
Ответы на эти вопросы надо искать в законодательстве. Как уже упоминалось, согласно п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ сведения по форме СЗВ-СТАЖ подаются страхователем в отношении каждого работающего у него застрахованного лица, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы.
По мнению ПФР, для целей ст. 11 Закона № 27-ФЗ под работающими гражданами понимаются лица, указанные в статье 7 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ (письмо ПФ РФ от 27.07.16 № ЛЧ-08-19/10581). То есть таковыми признаются, в частности, работающие по трудовому договору, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества. Также к работающим относятся лица, сотрудничающие с организацией по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг.
Если речь идет об ООО или АО, то в силу положений профильного законодательства с лицом, выполняющим функции единоличного исполнительного органа должен быть заключен договор. И никаких исключений для единственных участников, выполняющих эти функции, не установлено (подробнее см. «Директор — единственный учредитель: можно ли не платить ему зарплату и не сдавать на него отчетность в фонды?»).
Также надо помнить, что Трудовой кодекс предусматривает заключение трудового договора путем фактического допуска до выполнения трудовой функции (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). С учетом всех этих факторов, во избежание претензий со стороны ПФР, коммерческим организациям (и, в частности, АО и ООО) мы рекомендуем сдавать СЗВ-СТАЖ даже если с руководителем, являющимся единственным учредителем, не заключен трудовой договор (письмо ПФР РФ от 06.05.16 № 08-22/6356).
Особняком стоят некоммерческие организации, где вопросы оформления трудовых отношений с руководителями решаются профильными законами. Например, в отношении председателей садоводческих и огороднических некоммерческих товариществ Федеральным законом от 29.07.17 № 217-ФЗ «О ведении гражданами садоводства и огородничества для собственных нужд» вообще не установлена обязанность по выплате председателям какого-либо вознаграждения и заключения с ними договоров. А значит, председатель дачного некоммерческого объединения может выполнять обязанности, возложенные на него ст. 19 указанного закона, без трудового договора и без вознаграждения. И в этом случае форму СЗВ-СТАЖ на него заполнять не нужно.
А вот если по решению общего собрания или правления такому лицу выплачивается зарплата, то можно говорить о трудовых отношениях, в т.ч. и в ситуации, когда письменный трудовой договор не оформлен (ст. 17 ТК РФ, п. 8 информационного письма ФСС РФ от 14.03.16 № 02-09-05/06-06-4615). А значит, данные на такого председателя нужно подать в составе СЗВ-СТАЖ.
Аналогичным образом решается вопрос, к примеру, со сведениями на адвокатов, работающих в адвокатском бюро. В силу своей специфики бюро, являясь некоммерческой организацией, может осуществлять деятельность без заключения каких-либо договоров с адвокатами, в т.ч. и осуществляющим в бюро управленческие функции. Соответственно в этом случае, на адвокатов СЗВ-СТАЖ подавать не нужно.
Завершая часть, посвященную руководителям, приведем также правило для тех организаций, в которых вообще отсутствуют застрахованные лица, т.е. нет ни одного работника по трудовому договору и ни одного исполнителя по гражданско-правовому договору (это опять-таки различные НКО, либо неработающие компании, которыми управляют ИП). Такие компании хотя и являются для целей закона № 27-ФЗ страхователями, но в связи с отсутствием застрахованных лиц СЗВ-СТАЖ представлять не должны (см. по аналогии письмо ПФ РФ от 27.07.16 № ЛЧ-08-19/10581).

Заключенные

Еще одна категория работников, с оформлением СЗВ-СТАЖ на которых на практике возникают проблемы, — привлекаемые к работе в организациях заключенные. Тут проблема связана с тем, что между организацией и заключенным трудовых отношений не возникает в принципе (п. 1 ст. 103 Уголовно-исполнительного кодекса, раздел 1 «Оплата труда» «Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», утв. Президиумом ВС РФ 26.02.14). Отсутствие трудовых отношений вроде бы должно означать и отсутствие обязанности по включению их в СЗВ-СТАЖ. Однако это не так.
Дело в том, что согласно п. 3 ст. 104 УИК РФ время привлечения осужденных к оплачиваемому труду засчитывается им в общий трудовой стаж. А значит, такие лица признаются застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования. Подтверждение этому находим и в ст. 1 Закона № 27-ФЗ, где при определении термина «страхователь» отдельно названы организации, привлекающие осужденных к работе.

Из всего этого следует только одни вывод: организация-страхователь обязана включить сведения о работающих у нее заключенных-застрахованных лицах в форму СЗВ-СТАЖ. Дополнительное доказательство этого тезиса находим в п. 2.3.16 Порядка, где установлены правила заполнения графы 11 раздела 3 формы именно в отношении осужденных.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *