Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

Результат работы сотрудника напрямую зависит от того, как ему ставят задачи. Если поручение не выполнено, то зачастую в этом виноват руководитель: он либо не правильно объяснил, что ему нужно, либо не проконтролировал исполнение. Мы выяснили у экспертов, что такое правильная постановка задач сотрудникам и какие сервисы лучше использовать для контроля.

I. Ситуационное руководство по постановке задач
II. Как ставить задачи подчиненным, если у них нет мотивации
III. Как контролировать выполнение задач: лучшие сервисы
1. Канбан-доски
2. CRM-системы

II. Предварительный контроль сотрудников

Чтобы снизить риски предыдущего типа контроля, ставим точку контроля перед получением результата.
Когда именно ставить эту точку – решают обычно из особенностей бизнес-процесса, в общем случае за 30-35% до получения результата.
Большая часть работы уже сделана, но еще есть время исправить возможные косяки.
Снижение рисков – это главный плюс данного типа контроля. Еще из плюсов – большую часть времени сотрудник работает самостоятельно.

Из минусов:
1) время у меня уходит на это уже немного больше
2) если косяки все же выяснились, время на переделку будет немного, что приведет к напряжению или переработкам.

Рекомендую использовать данный тип контроля: 1) задачи тактические с коротким периодом реализации 2) задачи повторяющиеся, не новые 3) возможна корректировка финального результата

Ситуационное руководство по постановке задач

В середине XX века ученые Кеннет Бланшар и Пол Херси разработали методику правильной постановки задач подчиненным и назвали ее «Ситуационное руководство».

Они выяснили, что руководителям свойственны два вида поведения: директивное, когда даются четкие указания и сроки, и поддерживающее, когда подчиненного хвалят и заботятся о нем. На практике эти виды смешиваются в разных пропорциях и формируют 4 стиля управления:

  1. Инструктивный. Почти полностью основан на директивном поведении. Руководитель говорит, что делать, как, с помощью каких инструментов и в какой срок. Подходит для управления новичками, так как им точная информация куда важнее слов поддержки.
  2. Наставнический. Директивное поведение уступает поддерживающему. Для управления теми, кто имеет начальные навыки и хочет расти в профессии. Руководитель проводит совещания с четкими инструкциями, но при этом подбадривает исполнителей, чтобы у них не опускались руки при первых сложностях.
  3. Поддерживающий. Для управление теми, кому работа известна. При назначении задач руководитель советуется с подчиненными и помогает им принимать решения.
  4. Делегирующий. Здесь руководитель отчасти раздает директивы, отчасти поддерживает. Он обозначает только цель и сроки и дает исполнителю полную свободу действий. Поэтому стиль подходит при работе с компетентными работниками, которые итак знают, что делать.


Читать по теме
Чтобы делегировать задачи без потерь эффективности, надо принимать во внимание 5 главных аспектов.

Назад к содержанию

Как ставить задачи подчиненным, если у них нет мотивации

Некоторые люди начинают лениться, если не видят мотивации. Поэтому при постановке задач таким подчиненным нужно обеспечить им дополнительную мотивацию.

Владимир Якуба, бизнес-тренер:
— Одна женщина стала работать продуктивнее после того, как руководитель начал давать ей обратную связь и отмечать ее результаты. Ее мотивация заключалась в уважении и поддержке. Некоторым работникам может не нравиться, что в офисе нет канцтоваров, лампы или электрочайника. Цель каждого руководителя — определить, что мотивирует каждого и воздействовать на персонал тем, что им нужно. Тогда у сотрудников глаза загорятся, и лень уйдет.


Читать по теме
Если не знаете, как выяснить мотивацию сотрудников, возьмите на заметку готовые сценарии, которые мы описали в нашем блоге.

Некоторые плохо работают из-за принципа, а не из-за лени. Например, не слишком стараются, зная, что все равно премию за это не получат.

Владимир Якуба, бизнес-тренер:
— Чтобы понять, почему люди работают непродуктивно, нужно измерить их мотивацию. Есть 2 способа: анкетирование Ландсберга (применяется для всего коллектива) и разговор один-на-один (для конкретного человека). После измерения вы поймете, что конкретно их не устраивает. Дальше нужно корректировать систему мотивации в соответствии с потребностями сотрудников.

Анкетирование Ландсберга помогает собрать мнения сотрудников о том, что у них вызывает дискомфорт. Итоги подводятся на общем собрании. Все вместе обсуждают проблемы, пути решения, а затем руководитель раздает поручения: кто что делает для исправления ситуации и за какой срок.

Пример:

На сайте «Центр управление финансами» описывается, как в одну компанию пришел новый лидер и увидел, что коллектив устал от рутины. Он решил изменить постановку и контроль задач сотрудников. Сначала с помощью анкет Ландсберга собрал мнения, получил сводную таблицу, провел собрание и раздал сотрудникам интересные для них задания. В результате через неделю (!) все стали работать охотнее. Но этого мало — автор советует проводить анкетирование как минимум раз в две недели, чтобы вовремя узнавать о негативных изменениях. Со временем собрания можно проводить реже, потому что в коллективе формируются принципы и правила, которые комфортны всем.

При разговоре один-на-один бизнес-тренер Антон Краснобабцев советует общаться с сотрудником в непринужденной обстановке, причем выступать в роли друга, а не сурового начальника. Задавайте вопросы, которые помогут определить его мотивацию:

  • Почему вы интересуетесь этим направлением/позвонили в эту компанию и т.д.?
  • Какие задачи вам наиболее интересны?
  • Что бы вы изменили в своем отделе?
  • Как вы думаете, почему коллеги задерживаются допоздна?
  • Как вы думаете, почему люди стараются работать лучше?

Из ответов вы узнаете тип мотивации сотрудника: избегание или достижение.

Избегание Достижение
Признаки Боится сложных задач, гнева руководства, ничего не хочет менять Любит сложные задачи, предлагает идеи по улучшению условий труда, готов много работать ради результата
Что делать Не тянуть в лидеры. Его мотивация — стабильность и работа с текущей базой клиентов Выслушать и устранить демотиваторы


Читать по теме
Когда директор стал считать исходящие звонки менеджеров, они начали звонить в 2 раза больше. Другие способы мотивации и их результаты — в кейсе компании Grizzly.

Назад к содержанию

Как контролировать выполнение задач: лучшие сервисы

Digital-агентство «Далее» опубликовало в своем блоге обзор самых популярных сервисов для управления проектами и задачами. В него вошли канбан-доски и CRM-системы.

Канбан-доски

Это online-программы с четким алгоритмом постановки задач подчиненным: где задачи создаются в отдельных карточках, которые перемещаются по этапам по мере выполнения работы. Можно выставлять сроки, назначать ответственных, прикреплять вложения и добавлять комментарии. Они доступны с любого устройства, поэтому руководитель может поставить новые задачи и проверить работу над остальными даже будучи за 2000 км от офиса.

В Интернете доступны как минимум 10 платных и бесплатных сервисов. По рейтингу сервиса Startpaсk, в России самым популярным считается Trello.

Анастасия Котельникова, гендиректор косметологического центра SkinLazerMed:
— Я часто нахожусь в разъездах, при этом должна контролировать администраторов и докторов в двух клиниках. Раньше мы общались по e-mail. Но это не самая оперативная связь: я поздно узнавала о текущих делах, и часто срывались дедлайны. Назрела необходимость ввести автоматизированную систему постановки и контроля задач сотрудников. Так мы внедрили Трелло. Теперь я вижу, в какой момент работа стопорится, и оперативно вношу корректировки. Итог: задачи стали выполняться в 2-3 раза быстрее без потери качества.


Читать по теме
Полного взаимопонимания с коллективом и его продуктивной работы добиваются только 25% начальников. Как? Читайте в нашем блоге.

Назад к содержанию

CRM-системы

В 2018 году был проведен опрос среди компаний, которые внедрили CRM-систему. 67% из них сказали, что сделали это для повышения продуктивности работы сотрудников. На примере системы от компании SalesapCRM посмотрим, какие функции помогают этого добиться.

  • CRM отправляет менеджерам уведомления с напоминаниями о запланированных звонках, встречах и задачах. В результате руководителю не приходится следить за их работой ежечасно, а сами менеджеры не забывают о задачах, за счет чего работают более продуктивно. Все «просрочки» автоматически переносятся в соответствующий список и окрашиваются красным цветом, что позволяет руководителю моментально реагировать и принимать меры, не затягивая срок еще больше.

Так выглядит список задач, в том числе просроченных, в SalesapCRM.

  • Если менеджер долго тянет с задачей, CRM это «увидит» и окрасит полоску прогресс-бара из зеленого в желтый или красный цвет. Руководитель это заметит и сможет повлиять на движение дел. Это позволяет вовремя помочь сотруднику с задачей и не сорвать дедлайн, или выявить лентяя.

Так выглядит цветовой индикатор в SalesapCRM, который помогает вычислить зависшие задачи.

  • CRM сама собирает любые виды отчетов, которые руководитель может посмотреть в онлайн-режиме. Автоматический сбор данных исключает ошибки менеджеров при их составлении. Это позволяет максимально точно проанализировать работу за прошедший период и сформулировать более точные задачи.

Примеры отчетов в SalesapCRM

Сотрудники бывают разные, руководители — тоже, поэтому и работу выстраивать приходится по-разному. Выбирайте подходящие методы управления, внедряйте программы-помощники и держите все дела в компании под контролем.

Назад к содержанию

Наталья Хальзова

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
  • checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *