Составляем приказ о представительских расходах — образец

Приказ о представительских расходах — образец документа представлен на нашем портале — может потребоваться для подтверждения данного вида расходов. В чем заключается специфика составления соответствующего приказа?

Для чего нужен приказ на представительские расходы?

Приказ о представительских расходах: структура документа

Итоги

Для чего нужен приказ на представительские расходы?

Представительские расходы, список которых определен в п. 2 ст. 264 НК РФ, могут быть использованы субъектом уплаты налога по ОСН в целях сокращения налогооблагаемой базы в размере, не превышающем лимит — 4% от расходов предприятия на оплату труда. Для задействования представительских расходов подобным образом необходимо:

  • удостоверить факт их совершения;
  • удостоверить факт их обоснованности.

Решение обеих задач может быть осуществлено посредством составления различных удостоверяющих документов. Таковым может быть, в частности, приказ об осуществлении расходов. Например, обоснованность издержек, возникающих при проведении того или иного делового мероприятия, может быть подтверждена приказом о проведении мероприятия (письмо Минфина от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807).

Данный приказ дополняется (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

  • отчетом по представительским расходам;
  • первичными источниками, удостоверяющими те факты, что отражены в отчете.

Рассматриваемый приказ также может дополняться:

  • актом по представительским расходам;
  • программой делового мероприятия;
  • сметой по данному мероприятию;
  • договором между фирмой-налогоплательщиком и сторонним хозяйствующим субъектом, услуги которого были заказаны в рамках проведения мероприятия, а также иными первичными документами.

Рассмотрим, в какой структуре соответствующий документ может быть представлен.

Документы для подтверждения представительских расходов

Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

  • приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
  • программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
  • смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
  • отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
  • акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
  • платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

Нормирование представительских расходов

Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

Представительские расходы – это расходы на официальный прием и обслуживание (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • представителей других организаций, которые участвуют в переговорах для установления или поддержания взаимного сотрудничества;
  • участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа.

В состав таких расходов можно включить затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) для лиц, которые участвуют в переговорах, на доставку этих лиц к месту проведения мероприятия, на буфетное обслуживание во время переговоров, на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате.

Напомним, что представительскими расходами не признаются затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).

Организация на ОСН может учесть расходы на представительские мероприятия только в пределах ограничения в размере 4% расходов на оплату труда. И, естественно, только при должном документальном подтверждении затрат (п. 1 ст. 252, пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

В число необходимых документов входят приказ о проведении представительского мероприятия, смета расходов и отчет о мероприятии.

Расходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты). Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).

Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Приказ о представительских расходах: структура документа

Приказ может состоять из следующих информационных блоков:

1. Отражающего наименование хозяйствующего субъекта.

2. Включающего наименование документа (оно может звучать, к примеру, как «Приказ о проведении делового завтрака»).

3. Отражающего сущность, цель проводимого делового мероприятия.

4. Включающего резолютивные формулировки («Приказываю…»).

В данном блоке может отражаться:

  • перечень специалистов, ответственных за проведение делового мероприятия;
  • перечень тех задач, которые возлагаются на данных сотрудников.

5. Включающий подпись руководителя фирмы, которая удостоверяет факт утверждения документа.

6. Включающий подписи ответственных сотрудников, удостоверяющие факт их ознакомления с документом.

7. Отражающий перечень приложений к приказу — при их наличии.

В качестве подобных приложений могут использоваться, к примеру, программа мероприятия и смета, то есть те источники, что подобно приказу составляются до проведения мероприятия.

В свою очередь, в документе могут присутствовать формулировки о необходимости составления других удостоверяющих источников — таких как акт и отчет, оформляемые после проведения мероприятия.

Скачать образец приказа о представительском мероприятии, который соответствует рассмотренной структуре, вы можете на нашем сайте.

Скачать образец

В деятельности казенного учреждения имеют место встречи с деловыми партнерами, проведение приемов иностранных делегаций, делегаций из соседних регионов и пр. В соответствии с обычаями делового оборота проведение таких встреч связано с определенными затратами, которые принято называть представительскими расходами.

Сначала зададимся вопросом: правомерно ли осуществление представительских расходов казенным учреждением за счет средств бюджета?

Этот вопрос возникает потому, что все расходы казенного учреждения осуществляются за счет средств соответствующего бюджета бюджетной системы РФ в рамках бюджетной сметы. Несмотря на то что казенное учреждение не лишено возможности осуществлять приносящую доход деятельность, оно не может оплачивать расходы, относящиеся к данной деятельности, за счет средств, полученных от ее осуществления. Это связано с тем, что доходы, полученные от указанной деятельности, должны поступать в соответствующий бюджет бюджетной системы РФ (п. 3 ст. 161 БК РФ). Причем поступают они в бюджет в полной сумме полученного дохода.

До 30.11.2009 порядок расходования средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, а также финансируемыми за счет бюджетных средств организациями и учреждениями был утвержден Постановлением Правительства РФ от 21.03.1994 N 222. С указанной даты это Постановление утратило силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 11.11.2009 N 918. В результате на данном этапе не существует нормативного документа, регламентирующего расходование средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц учреждениями, финансируемыми за счет бюджетных средств.

Однако, по мнению автора, это не означает, что казенные учреждения не имеют права осуществлять представительские расходы за счет бюджетных средств.

Целевой характер бюджетных средств означает, что бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств доводятся до конкретных получателей бюджетных средств с указанием цели их использования (ст. 38 БК РФ). При этом в соответствии со ст. 184.1 БК РФ законом (решением) о бюджете устанавливается распределение бюджетных ассигнований по каждому главному распорядителю бюджетных средств в разрезе кодов разделов, подразделов, целевых статей и видов расходов классификации расходов бюджетов, отражающих направления (цели) финансирования расходов бюджета. Направление расходования бюджетных средств у казенных учреждений отражается в бюджетной смете.

Таким образом, казенное учреждение вправе производить представительские расходы за счет средств бюджета в случае, если данные расходы предусмотрены бюджетной сметой.

Что относится к представительским расходам?

Бюджетное законодательство не дает ответа на этот вопрос, поэтому обратимся к Налоговому кодексу.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

В этой же статье Налогового кодекса отмечено, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. При этом не стоит забывать, что Налоговый кодекс определяет состав представительских расходов в целях исчисления налога на прибыль, то есть в п. 2 ст. 264 НК РФ поименованы только те расходы, которые признаются в целях налогообложения.

На практике состав представительских расходов может быть значительно шире. Так, например, в соответствии с Методическими рекомендациями по применению классификации операций сектора государственного управления, доведенными Письмом Минфина России от 05.02.2010 N 02-05-10/383, к представительским расходам, расходам на прием и обслуживание делегаций относятся:

— представительские расходы и расходы протокольного характера в соответствии с законодательством РФ;

— расходы, осуществляемые при приеме и обслуживании иностранных делегаций (расходы на оплату найма жилого помещения, питания, проведения официальных приемов (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), буфетного обслуживания, мероприятий культурной программы, бытового обслуживания, услуг переводчиков, приобретения сувениров и памятных подарков, услуг залов официальных лиц и делегаций в аэропортах и на вокзалах, аренды помещений, транспортного обеспечения).

Бухгалтерский учет представительских расходов

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н, представительские расходы, расходы на прием и обслуживание делегаций следует относить на статью 290 «Прочие расходы».

Начисление представительских расходов отражается в бухгалтерском учете проводкой:

Дебет счетов 1 401 20 290 «Прочие расходы», 1 109 61 290 «Прочие затраты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», 1 109 71 290 «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части прочих расходов», 1 109 81 290 «Общехозяйственные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части прочих расходов»

Кредит счета 1 302 91 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам».

Пример 1. Казенное учреждение проводит официальный прием представителей иностранной организации. В рамках этого мероприятия учреждением оплачены услуги:

— по организации буфетного обслуживания во время проведения переговоров — стоимость услуг составляет 88 500 руб., в том числе НДС — 13 500 руб.;

— переводчика — 9000 руб.

Оплата услуг произведена за счет бюджетных средств. Представительские расходы предусмотрены бюджетной сметой учреждения.

В учете казенного учреждения указанные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Отражена стоимость буфетного

обслуживания

1 401 20 290

1 302 91 730

88 500

<*>

Отражена стоимость услуг переводчика

1 401 20 290

1 302 91 730

9 000

Оплачены услуги буфетного

обслуживания

1 302 91 830

1 304 05 290

88 500

Оплачены услуги переводчика

1 302 91 830

1 304 05 290

9 000

<*> Поскольку оказание услуг казенными учреждениями на основании пп. 4.1 п. 1 ст. 146 НК РФ не облагается НДС, сумма НДС, предъявленного поставщиком услуг буфетного обслуживания, учитывается в стоимости услуг (п. 23 Инструкции N 157н <1>, пп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ).

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Иногда учреждения самостоятельно приобретают материальные ценности, которые впоследствии планируется использовать при проведении представительских мероприятий, например сувенирную продукцию, продукты питания (чай, кофе, кондитерские изделия). В этом случае расходы на приобретение материальных ценностей отражаются по соответствующим статьям КОСГУ:

— приобретение сувенирной продукции — по статье 290 «Прочие расходы»;

— приобретение продуктов питания — по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».

Начисление расходов по приобретению сувенирной продукции отражается в учете аналогично приведенному выше начислению представительских расходов. При этом одновременно с отражением расходов на основании п. 345 Инструкции N 157н стоимость сувенирной продукции отражается на забалансовом счете 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры». Учет продукции на таком счете ведется в течение всего периода ее нахождения в данном учреждении по стоимости приобретения.

Приобретение продуктов питания отражается следующей корреспонденцией счетов:

Дебет счета 1 105 32 340 «Увеличение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения»

Кредит счетов 1 208 34 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов», 1 302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов».

Списание продуктов питания, израсходованных в рамках проведения официальных приемов, отражается в учете на основании Требования-накладной (ф. 0315006) следующей бухгалтерской записью:

Дебет счетов 1 401 20 272 «Расходование материальных запасов», 1 109 61 272 «Расходование материальных запасов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», 1 109 71 272 «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части расходования материальных запасов», 1 109 81 272 «Общехозяйственные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части расходования материальных запасов»

Кредит счета 1 105 32 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения».

Пример 2. Казенное учреждение организует деловую встречу иностранных гостей. В целях проведения официального приема и деловых переговоров подотчетным лицом была приобретена за счет бюджетных средств сувенирная продукция на сумму 59 000 руб., в том числе НДС — 9000 руб., а также чай и кофе для организации проведения переговоров в неофициальной обстановке на сумму 5000 руб.

В учете учреждения указанные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Выданы денежные средства из кассы

учреждения подотчетному лицу на

приобретение сувенирной продукции

1 208 91 560

1 201 34 610

59 000

Выданы денежные средства из кассы

учреждения подотчетному лицу на

приобретение продуктов питания

1 208 34 560

1 201 34 610

5 000

На основании отчета подотчетного

лица отражены расходы по

приобретению сувенирной продукции

1 401 20 290

1 208 91 660

59 000

Поставлена на забалансовый учет

сувенирная продукция

59 000

Переданы подотчетным лицом продукты

питания на склад учреждения

1 105 32 340

1 208 34 660

5 000

Списаны продукты питания,

израсходованные в рамках проведения

деловой встречи

1 401 20 272

1 105 32 440

5 000

Списана с забалансового учета

сувенирная продукция после вручения

ее гостям

59 000

Итоги

Представительские расходы могут быть использованы фирмой-налогоплательщиком в целях снижения налогооблагаемой базы в пределах, определенных законодательством. Для этого нужно подтвердить факт совершения, а также обоснованность соответствующих расходов посредством документов, в числе которых может быть приказ о представительском мероприятии.

Узнать больше о нюансах, характеризующих применение представительских расходов, вы можете в статьях:

  • «Представительские расходы и налог на прибыль»;
  • «Составляем положение о представительских расходах — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *