Составляем краткий протокол оперативного совещания

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

«Байконурский электрорадиотехнический техникум имени М.И. Неделина»

(ГБ ПОУ «БЭРТТ»)

Тест № 1

по МДК «Документационное обеспечение деятельности государственных учреждений»
основной профессиональной образовательной программы
специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления
и архивоведение»

Разработала преподаватель Шиндауова Пируза Ибраевна

Байконур, 2018 год

Административная контрольная работа

МДК «Документационное обеспечение деятельности государственных и муниципальных учреждений»

специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

1 вариант

п/п

Вопрос

Ответ

В кратком протоколе могут отсутствовать позиции текста:

  1. выступили, постановили;

  2. слушали, выступили;

  3. постановили;

  4. повестка дня;

  5. выступили.

При проведении первоначальной обработки входящей корреспонденции:

  1. конверты всегда уничтожают, в дело подшивают только документы;

  2. конверты не уничтожают, они всегда подшиваются вместе с документами;

  3. конверты уничтожают, кроме корреспонденции с грифом «конфиденциально»;

  4. конверты не уничтожают, если на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа.

Должностные инструкции сотрудников фирмы хранятся:

  1. 5 лет;

  2. 10 лет;

  3. 50 лет;

  4. 3 года после замены новыми;

  5. до минования надобности.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют:

  1. только адресату в соответствии с указанием рассылки;

  2. адресату, исполнителю и в службу ДОУ;

  3. адресату, исполнителю и руководителю предприятия.

Какой типовой срок исполнения установлен для телеграмм?

  1. требующие срочного решения – до 2 дней, остальные в течение 10 дней;

  2. для всех одинаково в течение 3 дней;

  3. требующие срочного решения – в день поступления, остальные в течение 7 дней.

Что называется дубликатом документа?

  1. первый или единичный экземпляр официального документа;

  2. повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

  3. документа, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, не имеющий юридическую силу.

Если приказ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отмененный документ и начинаться словами:

  1. «Признать исполненным…»;

  2. «Признать утратившим силу…»;

  3. «Признать недействительным…»

С какой целью оформляется докладная записка?

  1. объяснить причины какого-либо факта или события;

  2. побудить руководителя принять определенное решение;

  3. указать руководителю на недочеты в работе сотрудников предприятия.

Какой из перечисленных документов регламентирует деятельность конкретного должностного лица?

  1. должностная инструкция;

  2. указание;

  3. приказ.

Кто обладает правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам?

  1. руководитель и заместитель руководителя;

  2. только руководитель;

  3. начальник отдела кадров.

Подпись отделяется от текста:

  1. 1 интервалом;

  2. 2 интервалами;

  3. 3 интервалами.

Какой из перечисленных документов относится к группе информационно-справочных?

  1. протокол;

  2. указание;

  3. акт;

  4. распоряжение;

  5. приказ.

С какого момента распорядительные документы вступают в силу?

  1. с момента оформления;

  2. с момента визирования и проставления грифа согласования;

  3. с момента подписания или доведения до сведения исполнителя.

Какая дата проставляется на протоколе?

  1. дата подписания;

  2. дата заседания;

  3. дата окончания оформления;

  4. дата визирования.

Заголовок к тексту должностной инструкции должен иметь формулировку:

  1. винительного падежа (кого? чего?);

  2. дательного падежа (кому? чему?);

  3. предложного падежа (о чем?);

  4. именительного падежа (кто? что?).

Разделы, подразделы, пункты и подпункты документа допускается нумеровать. Как правильно выставить нумерацию?

  1. I,II,III…;

  2. 1.2,3;

  3. а,б,в.

Оформление резолюций допускается на специальных бланках для резолюций, изготавливаемых на бумаге формата:

  1. А 4;

  2. А 5;

  3. А 6.

Кто из работников предприятия может составлять документы по общим и административным вопросам?

  1. администрация предприятия;

  2. работники финансовых отделов;

  3. работники всех подразделений предприятия.

Как правильно организовать перерывы при интенсивной работе за компьютером:

  1. 5-10 минут через каждые 30 минут работы;

  2. 10-15 минут через каждые 60 минут работы;

  3. 20-25 минут через каждые 90 минут работы.

Продолжите определение: «Правило – это…»

  1. организационно-распорядительный документ, устанавливающий порядок поведения работников организации;

  2. организационно-правовой документ, устанавливающий обязательные для выполнения требования и нормы, всесторонне характеризующие предмет правого регулирования;

  3. организационно-правовой документ, определяющий последовательность выполнения работ, сроки их выполнения, условия учета и контроля результатов.

Правила могут утверждаться:

  1. приказом, издаваемым руководителем организации;

  2. приказом руководителя вышестоящей организации;

  3. любым должностным лицом;

  4. коллегиальным органом.

Могут ли правила иметь статус временного документа?

  1. да;

  2. нет.

Если правила утверждены приказом, датой и регистрационным номером правил является:

  1. правила не имеют даты и регистрационного номера, так как являются приложением к приказу;

  2. дата приказа и самостоятельный регистрационный номер, не связанный с номером приказ;

  3. дата и регистрационный номер приказа.

Обязательными реквизитами правил являются:

  1. наименование документа;

  2. гриф утверждения;

  3. справочные данные об организации – авторе документа.

Является ли титульный лист обязательным элементом оформления правил?

  1. да;

  2. нет.

Правила содержат:

  1. нормы, требования постоянного характера;

  2. конкретные предписания разового характера;

  3. положения справочного характера.

Продолжите определение «Положение – это…»:

  1. документ, содержащий обязательные для выполнения предписания должностного лица;

  2. документ, содержащий решения коллегиального органа;

  3. правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.

Если положение утверждается руководителем организации, в грифе утверждения указываются следующие данные:

  1. наименование вида распорядительного документа с указанием издавшего его органа, дата и номер документа;

  2. наименование должности руководителя, инициалы и фамилия руководителя, подпись, дата утверждения;

  3. наименование вида распорядительного документа с указанием должности лица, издавшего его, дата и номер документа, заголовок к тексту.

Если положение утверждается распорядительным документом (например, приказом), в грифе утверждения указываются следующие данные:

  1. наименование вида распорядительного документа с указанием издавшего его органа, дата и номер документа;

  2. наименование должности руководителя, инициалы и фамилия руководителя, подпись, дата утверждения;

  3. наименование вида распорядительного документа с указанием должности лица, издавшего его, дата и номер документа, заголовок к тексту.

Укажите правильный вариант ссылки на положение в тексте другого документа:

  1. в соответствии с Положением, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 23 декабря 2018 года № 132;

  2. в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 23 декабря 2018 года № 132 «Об утверждении Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете,…»

  3. в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 23 декабря 2018 года № 132, …

Административная контрольная работа

МДК «Документационное обеспечение деятельности государственных и муниципальных учреждений»

специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

2 вариант

п/п

Вопрос

Ответ

Продолжите определение «Штатное расписание — это…»

  1. организационно-распорядительный документ, устанавливающий порядок поведения работников организации;

  2. организационно-распорядительный документ, определяющий состав структурных подразделений организации, состав и количество должностей, размеры заработной платы;

  3. организационно-правовой документ, определяющий последовательность выполнения работ, сроки их выполнения, условия учета и контроля результатов.

Штатное расписание утверждается:

  1. приказом, издаваемым руководством организации;

  2. приказом вышестоящей организации;

  3. заместителем руководителя организации, курирующим кадровую службу организации;

  4. советом директоров организации.

Штатное расписание утверждается:

  1. один раз в год;

  2. по мере необходимости;

  3. два раза в год.

Штатное расписание составляется и оформляется:

  1. в свободной форме;

  2. на основе ведомственных унифицированных форм;

  3. на основе унифицированной формы Т-3

Штатное расписание устанавливает:

  1. только должностной состав и численность работников организации;

  2. состав подразделений, должностной состав и численность, размеры должностных окладов и надбавок;

  3. состав подразделений, должностной состав и численность работников;

  4. состав подразделений, должностной состав, численность работников организации, размеры должностных окладов.

Могут ли в штатное расписание вноситься изменения?

  1. да;

  2. нет

Приказ об утверждении штатного расписания является:

  1. приказом по основной деятельности;

  2. приказом по личному составу;

  3. приказом по административно-хозяйственным вопросам.

Подписи каких работников предусмотрены формой штатного расписания Т-№?

  1. руководитель кадровой службы, руководитель отдела труда и заработной платы;

  2. главный бухгалтер, руководитель кадровой службы;

  3. руководитель планово-экономического отдела.

Продолжите предложение: «Регламент разрабатывается в целях…»

  1. установления прав и обязанностей работников при выполнении работы по определенной должности;

  2. установления порядка (процедуры) выполнения какого-либо вида деятельности (работы), реализации какой-либо функции;

  3. обоснования необходимости принятия решений, направленных на развитие организации

В управленческой деятельности организаций применяются следующие виды регламентов:

  1. регламент;

  2. административный регламент;

  3. универсальный регламент;

  4. технический регламент.

Регламент как вид документа относится к системе:

  1. распорядительной документации;

  2. организационно-правовой документации;

  3. договорной документации.

Может ли инструкция заменить регламент?

  1. да;

  2. нет.

Какой документ разрабатывается, если необходимо регламентировать взаимодействие нескольких подразделений (служб) – участников одного процесса?

  1. регламент;

  2. инструкция;

  3. правила;

  4. положение.

Инструкция относится к группе:

  1. договорной документации;

  2. нормативно-правовой документации;

  3. информационно-справочной документации.

Инструкция организации получает юридическую силу после:

  1. подписания руководителем;

  2. опубликования;

  3. утверждения руководителем.

Инструкция устанавливает:

  1. порядок и последовательность выполнения работ;

  2. правовые основы деятельности организации;

  3. поручения, подлежащие выполнению.

Обязательными реквизитами инструкции являются:

  1. наименование организации – автора документа;

  2. наименование вида документа;

  3. гриф утверждения;

  4. справочные данные об организации.

Текст инструкции состоит из:

  1. разделов и подразделов;

  2. введения, основной частим и заключения;

  3. преамбулы и распорядительной части.

Какая фраза может присутствовать в тексте инструкции?

  1. в результате проведенной инвентаризации подготовлено к списанию 25 единиц технических средств;

  2. инвентаризационные описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток;

  3. создать комиссию для проведения инвентаризации имущества организации в составе: председатель…, члены…

Является ли процедура ознакомления работника с инструкцией обязательной?

  1. да;

  2. нет.

Какой из перечисленных документов не относится к документам по стандартизации?

  1. технические регламенты;

  2. национальные стандарты;

  3. стандарты организации.

Имеется ли в системе национальной стандартизации стандарт, устанавливающий порядок разработки стандартов организации?

  1. да;

  2. нет.

В состав регистрационного номера стандарта организации наряду с другими элементами включается:

  1. слово «Стандарт организации»;

  2. код организации по ОКПО;

  3. код структурного подразделения.

Стандарт организации утверждается:

  1. национальным органом по стандартизации;

  2. руководителем организации;

  3. заместителем руководителя, курирующего отдел стандартизации.

Из каких элементов состоит заголовок стандарта организации?

  1. наименование организации, подзаголовок, отражающий содержание стандарта, дата введения стандарта;

  2. сокращение «СТО», номер стандарта, групповой заголовок, подзаголовок, отражающий содержание стандарта;

  3. наименование вида документа, групповой заголовок, подзаголовок, отражающий содержание стандарта.

Какое подразделение организации ведет регистрацию стандартов организации?

  1. отдел делопроизводства;

  2. юридический отдел;

  3. отдел стандартизации.

Должна ли в стандартах организации устанавливаться дата их введения?

  1. да;

  2. нет

Решение издается:

  1. советом директоров акционерного общества;

  2. советом директоров муниципального образования;

  3. генеральным директором предприятием.

Обязательными реквизитами решения являются:

  1. наименование вида документа;

  2. наименование органа власти – автора документа;

  3. дата документа;

  4. отметка о заверении копии;

  5. отметка об исполнителе.

Протокол

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке.

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

  • вводную;
  • основную.

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 1).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 2).

Рис. 1. Пример оформления краткого протокола

Рис. 2. Пример оформления полного протокола

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3).

Рис. 3. Пример оформления выписки из протокола

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

.example_responsive_new { width: 300px; height: 250px; } @media(min-width: 400px) { .example_responsive_new { width: 336px; height: 280px; } } @media(min-width: 650px) { .example_responsive_new { width: 580px; height: 400px; } } #Article-right .link-lec { color: #333333; font-size: 13px;line-height: 13px; padding-bottom: 7px; } #Article-right #link-act { background: #f6f6f6 none repeat scroll 0 0; color: #3282d2 !important; display: block; font-family: Arial; font-size: 13px; font-weight: 700; line-height: 13px; margin-bottom: 0; margin-left: 0; margin-right: 0; min-height: 36px; padding-bottom: 7px; padding-left: 43px; padding-top: 3px; } #Article-right .link-lec:visited {color: #5a3696;} #Article-right .link-lec:hover {color: #ca5a00;} #Article-right { padding-left: 0px; padding-right: 5px; } .Gadget .GadgetContent { width: 222px; } .col-rght-bg .Gadget { width: 222px !important; } .col-rght-bg { width: 250px; } .col-rght-bg2 { width: 250px; } .Text { margin: -3px 0 20px 10px; max-width: 1097px; padding: 0 23px 0 0; } .body { min-width: 999px; } .NewInReviewArt { margin: -3px 0 0 233px; padding: 0 22px 10px 30px; } #Article-right a.grup_right { border-bottom: 1px solid #b2cfe6; font-weight: normal; text-decoration: none; } #Article-right .r1 { min-height: 36px; } #Article-right br { display: none; } #Article-right .r1-mini { min-height: 28px; padding-bottom: 1px !important; } .col-rght-bg .Gadget { width: 228px !important; } .col-rght-bg { width: 256px; } .col-rght-bg2 { width: 256px; } .NewInReviewArt { margin: -3px 0 0 239px; padding: 0 22px 10px 30px; } .Gadget .GadgetContent { width: 228px; } .vt { margin: -3px 0 0 261px; } #top_category { margin-left: 6px; } .NewInReviewTop {margin-left: 6px !important;}


Для чего нужен протокол проведения совещания

Специальный документ, который составляется с целью фиксирования всех основных вопросов, обсуждаемых на собраниях трудового коллектива, в деловой практике называется протоколом совещания. Законодательство не требует обязательного ведения таких протоколов, чаще всего порядок их оформления закреплен во внутреннем документообороте организации. Тем не менее иногда это бывает просто необходимо.

Независимо от того, в какой сфере действует фирма, каковы масштабы ее деятельности и численность персонала, периодически везде проводятся собрания коллег с целью обсуждения тактических и стратегических целей функционирования предприятия. Это нужно для того, чтобы вовремя определить пути развития бизнеса и способы решения текущих задач.

Не все подобные собрания фиксируются протоколами, и это вполне нормально. Руководство предприятия может самостоятельно решать, какие совещания должны быть запротоколированы, а какие нет.

Главная цель ведения подобных актов – фиксация всех основных вопросов, обсуждаемых на собрании, предложений, выдвинутых сотрудниками, и принятых решений.

Лучше, когда протоколы ведутся подробно, и вся информация прописывается особенно тщательно.

Чаще всего данный документ составляется в обязательном порядке, когда на собраниях обсуждаются стратегически важные для организации вопросы или в них участвуют представители фирм-партнеров, государственных органов, иных служб.

Основными функциями ведения протоколов совещания являются:

  • Закрепление на бумажном носителе информации о количестве сотрудников, присутствующих на собрании, а также имен выступавших коллег.
  • Фиксирование ключевых вопросов, обсуждаемых на совещании.
  • Документальное отображение решений, принятых в процессе коллегиального обсуждения основных проблем фирмы.

Другими словами, протокол рабочего совещания призван регистрировать все решения, которые были приняты к исполнению в результате совместного обсуждения трудовым коллективом целей и задач деятельности предприятия.

Темы протокола совещания

Оформляя протокол совещания предприятия, в нем указывают:

  • пути устранения текущих проблем в деятельности фирмы;
  • цели стратегического развития;
  • методы антикризисного управления компанией;
  • варианты распределения доходов предприятия;
  • основные направления инвестирования свободных средств организации;
  • вопросы управления кадрами, ресурсами, финансами и т. д.

Руководство хозяйствующего субъекта должно заранее постановить, необходимо ли оформлять протокол хода очередного собрания коллектива. Если принимается такое решение, то секретарь совещания готовит образец данного документа в составе прочих бумаг.

Основные типы совещаний

Чтобы каждое собрание трудового коллектива фирмы было успешным и плодотворным, к нему важно основательно подготовиться. Ответственность за это лежит на руководителе организации. В первую очередь нужно определить, к какому типу совещаний относится предстоящее собрание:

  1. Обучающее. Его цель — повышение уровня профессиональной квалификации кадров.
  2. Информационное. Проводится для осведомления коллектива о важных вопросах в деятельности фирмы.
  3. Разъяснительное. На нем руководство поясняет персоналу пути решения определенных задач организации.
  4. Проблемное. Его организуют для того, чтобы коллективно разработать план преодоления кризисной ситуации на предприятии.

Кто должен составлять протокол совещания

Задача контроля оформления протокола совещания обычно ложится на одного из делопроизводителей отдела кадров, личного помощника директора организации или другого сотрудника, занимающего должность секретаря. Руководство может назначить его заранее или непосредственно перед началом проведения мероприятия. Иногда, если собрание проводится в закрытом режиме и круг его участников сильно ограничен, ответственный за ведение протокола назначается из числа присутствующих независимо от должности.

Если данный документ сотрудник заполняет впервые, для удобства ему предоставляют образец или шаблон, где последовательно и корректно фиксируются все вопросы, обсуждаемые на совещании.

Что представляет собой протокол оперативного совещания

Такие собрания имеют следующие особенности:

  • Проводятся с определенной периодичностью, например, раз в месяц.
  • Состав участников строго регламентирован.
  • Темы и вопросы, обсуждаемые на нем, однотипны.
  • Длительность небольшая.

Протокол оперативного совещания готовится по тому же плану, что был рассмотрен выше. Секретарь имеет возможность заранее подготовить шаблон документа, так как вопросы для обсуждения даны изначально. Благодаря этому сам протокол оформляется уже в ходе проведения мероприятия и сразу подается на подпись руководству.

Полезные рекомендации, как сэкономить время при ведении совещания

Исследования показывают, что руководители предприятий тратят на организацию и проведение совещаний от 10 до 50 % своего рабочего времени. Для того чтобы сократить этот показатель, необходимо придерживаться следующих правил:

1. На совещание необходимо выносить только те вопросы, которые требуют коллегиального рассмотрения и не могут быть решены в рабочем порядке.

2. Важно ограничивать круг сотрудников, приглашенных на собрания. Если мероприятие, в котором принимают участие 10 человек, идет около часа, то увеличение числа работников вдвое приведет к прямо пропорциональному увеличению длительности совещания.

3. Информацию, необходимую для проведения переговоров, следует готовить заранее. Отчеты, раздаточный материал, графики, таблицы, сводки, аудио и видеофайлы, презентации должны составлять конкретные специалисты. Их наличие и готовность необходимо проверять секретарю.

За несколько дней до совещания следует:

  • составить перечень материалов, необходимых для обсуждения тех или иных вопросов, путем проведения опроса запланированных докладчиков;
  • собрать все материалы в электронном виде;
  • на бумажных носителях собрать тексты докладов или краткие тезисы по ним.

4. По каждому вопросу, выносимому на обсуждение, должен быть назначен один ответственный сотрудник.

5. На совещаниях не следует устраивать разборки по поиску виновных лиц. Основная цель — найти решение вопроса или проблемы, а не разоблачить чью-то ошибку.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *