Составление приказа и акта о передаче дел и материальных ценностей при увольнении работника, оформление документов

Если с работником, который в процессе своей работы должен был отвечать за сохранность активов фирмы, расторгается трудовой договор, то для этого должна документально оформляться передача материальных ценностей новому сотруднику. С этой целью руководитель компании должен издать приказ о приеме-передаче дел, в котором указывается как личность увольняемого работника, так и личность принимаемого на работу сотрудника. После передачи дел уже новый сотрудник будет ответственным за хранение имущества. Данная процедура призвана обозначить зоны ответственности. В статье рассмотрим порядок передачи дел при увольнении, а также приведем образец приказа о приеме-передаче дел.

Законодательная база

Трудовым законодательством такая процедура, как передача дел во время увольнения сотрудника, не предусмотрена. Но на практике она применяется довольно часто. Кроме того, она необходима, если увольняющийся сотрудник при работе нес какую-либо ответственность (материальную, административную) по своему участку (Читайте также статью ⇒ Приказ об увольнении по истечении срока трудового договора).

Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям. Нормами ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия. Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника. А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.

Важно! Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой и расчет с работником, если он, например, не закончил инвентаризацию. Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.

Когда потребуется составление приказа о передаче дел

Как правило, компании к передаче дел серьезно не относятся и считают это формальностью. Но стоит помнить, что существует несколько должность, увольнение с которых потребует составления документа о передаче дел. К ним относят:

  1. Директора, который в компании имеет наиболее высокую степень ответственности. Он имеет свободный доступ к учредительным документам, печатям, договорам, лицензиям и пр. Для избежания в будущем возможных разногласий и споров, при увольнении директора должен быть обозначен перечень дел и документов, передаваемых новому руководителю.В соответствии с этим в компании издается приказ о передаче дел.
  2. Главного бухгалтера, который также несет ответственность за хранение бухгалтерских документов, включая отчетность. Кроме того, передача дел при увольнении главбуха является обязательной процедурой, согласно закона 402-ФЗ.
  3. Работников кадрового отдела, отвечающих за сохранность кадровых документов. Передача таких документов сопровождается составлением описи и акта приема-передачи.
  4. Начальников отделов, которые несут ответственность за решение вопросов производства и персонала, находящегося у него в подчинении.
  5. Работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности (например, кассир или завскладом).

Важно! Независимо от того, с какой именно должности увольняется сотрудник, приказ о приеме-передаче дел должен быть оформлен еще до расторжения трудового соглашение. Это связано с тем, что после расторжения договора, уволенный сотрудник не может возвращаться на свое прежнее рабочее место и заниматься уже не своими трудовыми обязанностями.

Порядок передачи дел

Рассмотрим основные этапы передачи дел при увольнении материально ответственного сотрудника:

  1. В первую очередь от работника должно поступить заявление об увольнении.
  2. После этого руководитель издает приказ о проведении инвентаризации дел, а также проверки вверенного увольняемому сотруднику имущества.
  3. Проводится инвентаризация.
  4. Проводится сверка полученных показателей с учетными данными.
  5. Происходит передача дел новому сотруднику (уполномоченному лицу).
  6. Работодатель производит расчет с увольняемым сотрудником.

Образец приказа о приеме-передаче дел

Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:

  1. Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
  2. Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
  3. Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
  4. ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
  5. Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
  6. Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
  7. Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
  8. Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
  9. Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
  10. Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).

Важно! Даже если увольняется директор компании, приказ подписывает именно он. То есть распоряжения должен подписать действующий руководитель, а пока трудовой договор не расторгнут, он таковым и является.

В случае необходимости и на усмотрение руководителя в приказ может вноситься и иная информация или уточнения.

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ

Как провести?

Директор, прежде всего, обязан известить о намерении уйти с поста свое руководство, которым является общее собрание членов ООО. Для этого созывается внеочередное общее собрание (ст. 35 Закона N 14-ФЗ), которому директор и подает свое заявление. Каждому, кто наделен правом присутствовать на вече, направляется уведомление, причем в конверт кладут не только приглашение с повесткой дня, но и ксерокопию заявления руководителя компании на расчет.

Приказ

На таком собрании решают, кто может принять дела, и издают приказ о сдаче-приемке, устанавливая состав комиссии и закрепляя за лицом, которому доверили выступать представителем ООО в процедуре приемки дел, право осуществить эту приемку и составить акт. Оговариваются сроки, когда акт должен быть готов, а увольняющийся директор может получить полный и окончательный расчет.

Обычно приказ готовится членами наблюдательного совета ООО, и один из них принимает от директора дела.

Завершение учетных процессов

Первое лицо не имеет права уйти, не закрыв полностью тот месяц или квартал, полугодие, который истек. Вместе с бухгалтером фирмы руководитель отчитывается в налоговую инспекцию, стат. управление, выполняет все необходимые платежи и отчисления в фонды, бюджет, подписывая всю документацию.

На первое число месяца, завершать который предприятие будет уже под руководством иного лица, пока еще работающий директор обязан завершить учетные процессы: отчеты, баланс, реестр дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие свободных средств даю основание составить представление о том, каково финансовое состояние компании в текущем месяце.

Инвентаризация

Хотя ст. 277 ТК РФ и предусматривается материальная ответственность первого лица фирмы, но имеется в виду совершенно иное, чем прямая ответственность за материалы и изделий, числящиеся на подотчете сотрудников, использующих полученные материалы в своей производственной деятельности.

В любом случае, даже если на подотчете директора нет материалов, конструкций и т.п., то все равно важно на момент увольнения руководителя наблюдательному совету ООО знать, как обстоят дела с ценностями, записанными на подотчет сотрудников – есть ли все они в наличии, или имеет место хищение. Поэтому инвентаризация должна быть проведена, если не в полном объеме, то хотя бы выборочно – по наиболее дорогостоящим или самым весомым по объему, количеству или стоимости материалам.

Для этого распечатываются ведомости остатков материалов по итогам списания за прошедший месяц. Указанное в остатках количество штук, кубометров, литров (в соответствии с номенклатурным учетным номером) должно быть в наличии и подлежит предъявлению комиссии. При нехватке количества должно последовать объяснение, причем отсутствие в наличии еще не обозначает недостачи. Дело в том, что материалы могут быть израсходованы в дело и пока что не могут быть списаны, так как текущий месяц не закончился.

При выявленной пересортице составляется объяснение, причем нехватка одного материала должна быть компенсирована экономией другого, числящегося в излишках. Все отклонения от учетных ведомостей отражаются в ведомости о проверке. Инвентаризация дает ответ на вопрос о недостачах, являющихся следствием хищений.

Проверка

Если среди членов наблюдательного совета ООО нет людей, обладающих достаточной компетентностью, или при необходимости ревизии работы крупного предприятия логично поручить проверку аудиторской компании. Аудиторы быстро и качественно проверят финансовую деятельность фирмы, глава которой покидает компанию, и представят наблюдательному совету отчет, в котором будет дана объективная оценка состояния предприятия на текущий момент времени.

Форма

Закон не предусматривает применение унифицированной формы для составления акта. Поэтому оформлять документ разрешается в свободном стиле. Некоторые компании разрабатывают для этих целей специальный шаблон, используя исключительно его.

Если выбран вариант свободной формы, рекомендуется использовать обыкновенный лист А4. Нужно понимать, обе стороны должны получить подтверждение того, что состоялась передача документов. Естественно, для этого акт должен иметь две копии, каждая из которых подписывается «вживую» управляющими компаний. Без таких подписей не обойтись и в тех ситуациях, когда заполнение документа осуществлялось при помощи компьютера.

(Видео: «Юридические документы Акт приема передачи”)

В каких случаях требуется оформление акта

Полномочия руководителей компаний разрешают им самим решать, когда возникает необходимость в оформлении такого документа. Зачастую его оформление осуществляется по обоюдному желанию между сторонами. Достаточно часто в этом заинтересованы все участники сделки. Одна сторона имеет доказательство того, что действительно передала все указанные документы, а вторая имеет полный перечень полученной документации.

Акт может оформляться не только при сделке между организациями. Он создается и при передаче документации внутри компании.

Акт оформляется в таких ситуациях:

  • Один работник передает документы другому;
  • Если в компании меняются должностные лица;
  • Вносятся изменения во внутреннюю документацию компании;
  • Документы сдаются в архив.

Особого внимания заслуживает ситуация, когда на предприятии меняется директор или главбух. Человек, заступающий на эти должности, должен принять дела своего предшественника. При этом нужно помнить, даже незначительные мелочи могут оказаться достаточно важными. Именно поэтому, принимая дела, рекомендуется тщательно ознакомиться с принимаемыми документами. Должностное лицо, которое только начинает работать в новой компании, должно постараться избежать серьезных неприятностей в будущем. И в этом поможет пакет документов, который был передан предшественником.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

  • дата, место составления акта;
  • Ф. И. О. увольняющегося директора;
  • Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

  • порядковый номер позиции;
  • наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
  • число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
  • необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

  • лица, передающего полномочия и документы;
  • лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Составление акта при смене генерального директора

Директор, который покидает свой пост, должен сдать дела и соответствующую документацию новому управленцу. Стоит отметить, именно законодательство возлагает на него такие обязанности. Поэтому вопрос, обязан ли гендиректор передавать документацию, не возникает ни при каких обстоятельствах. Но оформлять при этом соответствующий документ нет острой необходимости. Хотя нужно понимать, именно этим актом от серьезных проблем смогут защитить себя, как бывший управленец, так и новый руководитель.

Как составить акт

Как правило, необходимость составления акта прописывается не законодательством, а внутренними правилами компании. Бывает документация, восстановить которую нет возможности. Многие стараются документально фиксировать факт передачи, чтобы в будущем не возникло никаких проблем. С оформлением акта не должно возникнуть никаких сложностей. Стоит лишь правильно указать данные паспорта бывшего директора. Также вносятся соответствующие данные о получателе, т.е., об управленце, который заступает на данный пост.

Образец

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

  • в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  • в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
  • в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Скачать образец

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала».

Для чего нужна передача дел

Передача дел увольняемым работником вновь принимаемому позволяет ограничить временные рамки по переходу ответственности за правильность содержания документов и сохранности активов. Данный переход ответственности оформляется актом передачи дел. Перед тем как его составить специально созданная комиссия должна провести проверку и инвентаризацию. По итогам инвентаризации составляется итоговый документ, в котором четко указывается тот объем работы, который выполняется увольняемым сотрудником.

Для того, чтобы организовать переход должностных функций увольняемого сотрудника к новому, руководству компании необходимо составить распорядительный документ – приказ о приеме-передаче дел. Данный документ является подтверждением того, что увольняемый сотрудник передал все документы и активы компании и претензий к нему со стороны руководства нет (Читайте также статью ⇒ Приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания).

РАЗВОЖУ ЗАКАЗЫ ПОСЛЕ ОСНОВНОЙ РАБОТЫ ПО ВЫХОДНЫМ

— Я работаю фитнес-тренером в спортклубе, но когда началась эпидемия коронавируса, остался без заработка. Залы закрыли, никто не знал, сколько времени продлится пандемия, и когда снова можно будет вернуться на работу. Было немного не по себе. Месяц просидел дома, а потом начал искать варианты подработки, — говорит житель Москвы Александр Вашуркин. – Устроился курьером, вожу заказы Яндекс.Такси. Эта работа спасла меня. У меня семья, дети, ипотека. Нужно платить кредит, денег не было. Если не лениться, можно хорошо заработать. Я за первые две недели, работая с 9 утра и до 23 вечера, платиновый уровень получил. Отличный вариант для дополнительного заработка.

Спортклубы в Москве открылись с 23 июня, Александр вернулся к персональным тренировкам в зале, но работу курьером бросать не собирается.

— Утром поработал в спортклубе, а после поехал заказы развозить, — рассказывает Александр. – Завтра тоже продолжу. Заказы развожу на авто. Работа курьером мне нравится. Очень удобно. Обедать домой приезжал. Если детей не с кем оставить, всегда с собой можно взять. За эти два месяца подработки много новых знакомых появилось. А сколько историй во время работы приключалось, не соскучишься. Ах да, еще чаевые дают, что тоже плюс.

Работать курьером можно не только на авто. Заказы можно на велосипеде или самокате развозить. А если нравится гулять, то и пешком, или пользуясь общественным транспортом.

НЕ НУЖЕН ВОДИТЕЛЬСКИЙ СТАЖ

Доставляя заказы пешком или на велосипеде, максимальный вес заказа не будет превышать 10 кг. Клиенты могут попросить передать, что угодно: от букета цветов любимой девушке до связки ключей, если кто-то из членов семьи ушел по делам и ненароком две связки с собой прихватил.

Если работать предпочитаете на машине, то вес посылок будет больше – до 20 килограмм. Это может быть как бытовая техника, так и продукты питания. Кстати, в отличие от водителей такси, которым, чтобы работать в этой сфере, обязательно нужно иметь не меньше трех лет водительского стажа, курьеры могут развозить заказы, даже если не так давно сели за руль. Такой способ подработки оценили автомобилисты.

— Развозить заказы можно по дороге на основную работу, или возвращаясь с нее. Даже если на дачу на выходных едете, запросто можно несколько пакетов по адресам развести, — говорят автокурьеры. – Это удобно. Все равно ведь по своим делам едешь, почему бы еще и не заработать дополнительно.

ОФОРМИЛСЯ КАК САМОЗАНЯТЫЙ

— Работать курьером начал чуть больше месяца назад. Я занимаюсь резьбой по дереву. Когда нет заказов, или все быстро сделал, бывает свободное время. Решил использовать его для подработки, — говорит житель Астрахани Фардин Ильмурзаев. – Заказы доставляю пешком. Люблю радовать людей. Я доставляю еду. И меня всегда очень ждут. Бывает, что по 25-40 километров за день нахаживаю. Работаю каждый день. Оформился как самозанятый. Работа курьером мне нравится. Я официально трудоустроен, у меня гибкий график, один день могу больше работать, в другой, если есть срочные дела, заняться ими. Это отличный вариант, как для подработки, так и для основного заработка. И самое главное, заказы будут в любой день.

Работа в службе доставки очень востребована была во время самоизоляции. Без курьеров во время пандемии не обойтись: они привозили продукты, готовые блюда, и прочие заказы, вплоть до документации. А как иначе, если не через курьеров, передавать необходимые бумаги, когда работаешь на дому.

В большинстве регионов режим самоизоляции отменяют, с каждой неделей снимают все больше ограничений. Тем не менее, заказов у курьеров меньше не становится Сейчас, когда нужно возвращаться на работу в офис, тратить большое количество времени на дорогу, доставка становится еще востребование. Во-первых, это удобно. Во-вторых, экономится время.

ВАЖНО

Как начать выполнять заказы в качестве курьера

Оформление заявки занимает несколько минут. Она подается онлайн. Первый заказ вы получите уже через несколько часов.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *