Согласование

Готовый реферат 2006 г.

Введение

Порядок согласования и оформление

Заключение

Список литературы

Введение

Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходимости — утверждения и приложения печати) подлежат согласованию. В работе рассматривается это понятие; порядок внутреннего и внешнего согласования.

В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и/или получение согласия на его издание. Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т.п.

Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне — с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее — грифом согласования.

Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению визы и грифа согласования определены ГОСТ Р 6.30-97 Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации» и Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти » (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.01.2006 N 7418).

Управленческий аспект согласования

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1 Свернуть Показать

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2 Свернуть Показать

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Как настроить согласование

Все настройки выполняются на 3 вкладках: Основное, Время выполнения и Переходы. Вы можете определить тип и логику согласования, указать название задачи, установить крайний срок, и т.д.

Нажмите два раза на элемент на схеме процесса, чтобы открыть окно с настройками.

Убедитесь, что в контекст процесса добавлена переменная, ссылающаяся на объект согласования.

Вкладка Основное

На вкладке Основное представлена общая информация о задаче согласования:

  • Название*– введите текст, который будет отображаться на схеме процесса. Рекомендуем давать краткое и емкое название, чтобы процесс легко читался.

  • Название задачи* – текст, введённый в этом поле, исполнитель увидит в списке задач или на карточке задачи. Вы можете добавить в название контекстные переменные, чтобы создать более детальное описание. Для этого нажмите на значок + в правом углу поля.

  • Что отправляем на согласование* – укажите контекстную переменную, ссылающуюся на файл или приложение.

  • Тип согласования – эта настройка появляется только в тех случаях, когда в качестве исполнителя в зоне ответственности выбраны группа пользователей или отдел. Задача будет назначаться всем сотрудникам, входящим в группу или отдел, однако дальнейшее поведение системы будет зависеть от настроек переходов и выбранной опции:

    • Параллельное – задача согласования будет поставлена одновременно всем исполнителям, указанным в зоне ответственности. В зависимости от настроек переходов, QuickBPM либо будет ожидать, пока каждый исполнитель рассмотрит документ, либо процесс перейдет к следующему шагу, как только один из сотрудников, ответственных за выполнение задачи, утвердит или отклонит документ.

    • Последовательное– задача согласования будет последовательно назначаться сначала одному сотруднику, указанному в качестве исполнителя в зоне ответственности, а затем другому. Процесс перейдет к следующему шагу после того, как все сотрудники выполнят задачу. С помощью настроек переходов можно определить поведение системы, если кто-то из согласующих отклонит документ.

Обратите внимание, для динамической зоны ответственности задачи назначаются в той последовательности, в которой заполнялась переменная, хранящая исполнителей. Для статической зоны ответственности последовательность определяется случайным образом.

  • Оставлять только фактических участников – эта настройка позволяет скрывать из листа согласования тех сотрудников, которым была назначена задача согласования, но они не вынесли своей резолюции.

Приведем несколько примеров, чтобы нагляднее объяснить, в каких случаях используется тот или иной тип согласования.

Пример 1.

Предположим, что процесс согласования в компании выстроен таким образом, что договор отправляется на рассмотрение бухгалтеру, юристу, экономисту и сотруднику службы безопасности. Нам важно, чтобы работа над договором не затягивалась и резолюция была вынесена как можно скорее, поэтому задача согласования должна приходить всем обозначенным сотрудникам одновременно. При этом, нужно дождаться решения каждого из них, прежде чем отправить договор далее по маршруту. Если вы выберете опцию Параллельное согласование, а в настройках переходов установите процент согласования равным 100, то все сотрудники получат задачу Согласовать договор, и пока каждый из них не завершит работу, процесс не двинется дальше.

Пример 2.

Рассмотрим работу юридического отдела. Любой сотрудник может проверить содержание договора на соответствие нормам закона и спрогнозировать правовые последствия заявленных условий. Не имеет значения, кто именно будет заниматься согласованием, существенно лишь, чтобы задача была выполнена максимально быстро. В этом случае нужно воспользоваться опцией Параллельное согласование, но при этом в настройках переходов установить процент согласования и отказов больше нуля. Задача придет каждому сотруднику юридического отдела, и тот, кто менее загружен в данный момент, сможет сразу приступить к выполнению. Как только QuickBPM получит подтверждение, что резолюция вынесена (для этого нужно нажать на кнопку Согласовано или Отклонено в карточке задачи), система отменит задачу для других сотрудников. Подробнее о настройках переходов можно почитать ниже.

Пример 3.

Предположим, нам необходимо, чтобы несколько руководителей прочитали и утвердили отчет, прежде чем процесс продолжится. Если вы выберете опцию Последовательное согласование, то система назначит задачу рассмотрения сначала одному руководителю, а после того, как он утвердит отчет, – другому. В настройках перехода вы можете указать, каким образом поступить, если кто-то из согласующих отклонит отчет.

Вкладка «Время выполнения»

На этой вкладке вы можете настроить сроки выполнения задачи, а также определить, что произойдет, если в указанное время задача не будет завершена.

Задать срок выполнения задачи можно двумя способами:

  • Точное время – укажите за сколько минут, часов или дней исполнитель должен выполнить работу. Срок выполнения можно указывать с учетом настройки рабочего календаря;

Если задача согласования находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, у каждого из них будет столько дней, часов и минут на выполнение работы, сколько вы укажете в этом поле.

  • Переменная –иногда бывает важно закончить согласование до какого-то определённого срока. Например, сотрудник может указать точную дату, когда он должен дать обратную связь клиенту. К этому дню все согласующие уже должны вынести резолюцию по документу. В этом случае время завершения задачи можно определить контекстной переменной типа дата/время.

Если задача согласования находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, и вы определите срок через контекстную переменную, то все исполнители должны будут завершить согласование к указанному времени, иначе задача будет считаться просроченной.

В поле Оповещение вы можете указать сотрудников, которые получат уведомление, если исполнитель не уложится в срок. В качестве получателя можно добавить текущего пользователя, контекстную переменную (например, инициатора), группу пользователей или элемент оргструктуры.

В поле Прервать определите, каким будет следующий шаг в процессе, если исполнитель не успеет завершить согласование до установленного времени.

QuickBPM автоматически выберет указанный переход, если установленное время истечет, а исполнитель не подтвердит, что задача выполнена. На схеме процесса такой переход отмечается иконкой с часами.

Это поможет вовремя отреагировать на ситуацию и принять необходимые меры.

Вкладка «Переходы»

На этой вкладке вы можете задать условия, при которых процесс пойдет по тому или иному переходу и, тем самым, определить логику согласования. Кроме того, здесь вы должны указать переход по умолчанию. Это нужно, чтобы не допустить возникновения узкого места. Если ни одно из заданных условий не выполнится, процесс все равно продолжится, выполнив переход по умолчанию.

Обратите внимание, независимо от того, сколько переходов на схеме процесса у графического элемента Согласование, на карточке задачи согласования всегда отображаются только две кнопки: Согласовать и Отказать.

Чтобы открыть окно с настройками перехода, нажмите на его название.

Вкладка основное

  • Название– мы рекомендуем давать короткое и понятное название, так как оно будет отображаться на схеме процесса;

  • Описание– в этом поле введите описание перехода.

Вкладка условия перехода

  • Связка– это логическая операция, которая используется для проверки нескольких условий. Если результат проверки Истина, то процесс продолжается по данному переходу:

    • И– результат Истина, если выполняются оба условия;
    • ИЛИ– результат Истина, если выполняется хотя бы одно условие;
    • И НЕ– результат Истина, если хотя бы одно условие не выполнено;
    • ИЛИ НЕ– результат Истина, если оба условия не выполнены.

Обратите внимание, что условия проверяются в том порядке, в котором они перечислены в настройках перехода.

  • Операнд 1, 2 – в этом поле вы указываете переменную из контекста процесса или определенное значение, например, процент согласования или процент отказов.

  • Операция – здесь задается оператор сравнения для проверки конкретного условия.

Для задач согласования, размещенных в зоне ответственности с несколькими исполнителями, условия перехода проверяются каждый раз, когда кто-то из них завершает задачу.

Пример настройки маршрута согласования

Для наглядности рассмотрим настройку переходов на примере маршрута согласования договора.

Ниже перечислены все шаги процесса и их исполнители:

  • инициатор подготавливает договор и отправляет его на согласование;
  • договор попадает в юридический отдел, где любой сотрудник может изучить его и либо отправить на доработку, либо согласовать;
  • после проверки юристом договор отправляется на согласование руководителю отдела продаж;
  • если документ необходимо доработать, инициатору придет задача внести правки, а затем договор будет отправлен на повторное рассмотрение согласующим;
  • если документ согласован, то инициатор организует встречу с заказчиком, и стороны подпишут договор.
  • если сотрудники юридического отдела не рассмотрят документ в установленный срок, генеральному директору будет назначена задача контролировать согласование.

Как видно из схемы, в процессе согласование происходит в два этапа. При этом логика согласования в первом и во втором случае различается. Поэтому исходящие переходы для этих элементов будут настраиваться по-разному.

У первой задачи Согласовать договор есть четыре исходящих перехода:

  1. Согласовано,

  2. Отклонено,

  3. Переход по умолчанию без названия,

  4. Контролировать согласование (на схеме изображается со значком часов).

Мы выбрали опцию параллельное исполнение. Это значит, что документ придет на согласование всем юристам одновременно. При этом мы хотим настроить согласование таким образом, чтобы как только кто-то из сотрудников вынесет резолюцию, задача снималась бы со всех остальных исполнителей. Такое поведение системы задается при помощи настроек переходов.

  1. Переход Согласовано. Для начала настроим переход Согласовано. Если в условиях перехода мы укажем процент согласования > 0, то как только кто-то нажмет Согласовать, система отменит задачу для всех остальных согласующих, и процесс перейдет к следующему шагу (Согласование с руководителем отдела продаж).

  2. Переход Отклонено. Аналогичным образом настраивается переход Отклонено (процент отказов >0). Если кто-то из юристов посчитает, что текст договора недостаточно проработан или не соответствует требованиям законодательства, он откажет в согласовании. После этого инициатору придет задача Корректировать договор, а задача согласования будет отменена для других юристов. Вот как выглядят настройки перехода:

  3. Переход по умолчанию. Помимо переходов Согласовано и Отклонено, у задачи есть переход по умолчанию. На схеме он изображается как стрелка с косой линией. Он добавлен для того, чтобы процесс мог продолжаться дальше, даже если ни одно из условий не будет выполнено. Для переходов по умолчанию нельзя задавать условия.

  4. Переход Контролировать Согласование. Четвертый исходящий переход изображен со значком часов. Это означает, что если исполнитель не успеет вынести резолюцию в срок, процесс продолжится по этому переходу, и система назначит генеральному директору задачу контролировать согласование. Такая настройка выполняется на вкладке Время выполнения.

Вторая задача Согласовать договор расположена в зоне ответственности с одним исполнителем. Это значит, что к ней не применяется настройка параллельное или последовательное согласование.

Для перехода Согласовано установлено условие Процент согласования > 0. Таким образом, процесс сможет пойти по этой ветке только в том случае, если руководитель утвердит документ. Переход Отклонено будет являться переходом по умолчанию.

Лист согласования

Как только задача согласования назначается исполнителям, на карточке документа создается лист согласования. Он содержит информацию о согласующих, их резолюциях и дате и времени согласования.

До тех пор, сотрудник не примет решение, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком.

По завершению процесса согласования документа/элемента приложения, на карточке вы увидите окончательную резолюцию.

Если в документ вносятся какие-либо изменения, например, корректируется содержание, то лист согласования уходит в архив. Вы всегда можете посмотреть архивные листы, нажав на соответствующую ссылку на панели справа от документа. Обратите внимание, что в случае смены статуса документа, лист согласования в архив не уходит.

При необходимости лист согласования можно выгрузить в виде файла xls. Для этого откройте архив листов и нажмите на кнопку выгрузки справа от резолюции.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Коллективная работа над документом (далее по тексту будем рассматривать частный случай коллективной работы над документом – одновременное согласование) предполагает, что изменения в один и тот же документ вносят разные люди.

Безусловно, есть такие программные продукты, действительно позволяющие одновременно редактировать документ разным пользователям и видеть онлайн корректировки друг друга, типа Google Docs и MS Office 365. Однако, во-первых, они являются облачными, а, во-вторых, не являются системами документооборота.

На моей практике практически у любого большого заказчика регулярно возникает вопрос «Как организовать у нас одновременное согласование документа именно в СЭД, без участия других внешних систем (кроме Word) и с максимальной минимизацией субъективного фактора?».

Чтобы ответить на этот вопрос, в первую очередь, нам приходится уточнять текущее состояние процессов. Состояние обычно разное: от абсолютно нерегламентированного хаоса до четкого и прозрачного процесса (реже). В конце концов наша команда выработала для себя ряд рекомендаций, которые советует своим заказчикам.

Общие рекомендации по процессу согласования

1. В рамках процесса всегда должен быть определен один ответственный за документ или пакет документов. Только он полностью несет ответственность не за конкретные части документа, а за весь документ в целом. Если ответственного не будет – будет хаос не только в процессе, но и в самом документе. Как правило ответственным становится либо сам автор непосредственно, либо инициатор процесса согласования.

2. Процесс согласования не должен быть большим, если вы хотите, чтобы он был понятным всем пользователям и не затягивался на месяц или более. Оптимальное количество этапов согласования официального документа (не рецензентов) – до 3-4.

3. В процессе согласования не рекомендуется использовать только параллельное согласование. Гораздо эффективнее будет разбить процесс на несколько этапов. Причем в качестве первого(-ых) рецензента(-тов) рекомендуется назначить наиболее опытного сотрудника, который сможет произвести первичную проверку на наиболее распространенные ошибки (для договорных документов, например, это может быть сотрудник юридического департамента). Это позволит в дальнейшем сильно сэкономить общее время согласования, избавив всех участников от одних и тех же корректировок. Выделение нескольких этапов согласования также позволит четко разграничить зоны ответственности. Сотрудники, участвующие в согласовании на вторых и третьих этапах, будут понимать, что документ уже прошел «первичное» согласование и будут стараться тщательнее его изучать в рамках своей компетенции.

4. Не забывайте про срок согласования! На каждом этапе он должен быть четко ограничен. Если задание по согласованию не было выполнено в обозначенный срок, предусмотрите эскалацию процесса, иначе в определенный момент можете сильно пострадать от загрузки. В зависимости от сложности документа или его нетиповой структуры сроки могут вычисляться непосредственно в процессе либо задаваться инициатором.

Возвращаемся к вопросу: «Как организовать одновременное согласование документа в СЭД?». В рамках этой статьи я постараюсь охватить все возможные варианты реализации коллективной работы над документом с учетом перечисленных рекомендаций и без привязки к конкретным условиям. Их на самом деле масса, и выношу их на ваше обсуждение. Отмечу, что не все они решают вопрос «напрямую». Кейсы будут подкреплены наглядными примерами.

Стоит отметить, что у большинства систем в рамках данного функционального блока проблемы схожи, в большей или меньшей степени. Поэтому, дабы ничем не обидеть коллег по цеху, по ходу своей статья я буду приводить примеры скриншотов только системы DIRECTUM.

Альтернативные варианты, которые стоит предусмотреть

Перечисленные выше кейсы закрывают наиболее типовые ситуации. Однако всегда возникают ситуации «внештатные», когда в срочном порядке нужно согласовать документ в самые сжатые сроки. Отходить от регламента даже в таких ситуациях нежелательно, но сроки желаемые и запланированные в процессе между собой не стыкуются. Что можно сделать, чтобы не отходить от регламента и в то же время каким-либо образом оптимизировать время согласования документа?

На мою память встречалось два дополнительных варианта разрешения экстремальных ситуаций без физического сбора сотрудников.

Кейс 1. Параллельное согласование и уведомление об освобождении

Для учета выше описанных нестандартных ситуаций в регламенте стоит предусмотреть запараллеливание ряда этапов. Согласитесь, что ситуации, когда документ одновременно начинают редактировать сразу несколько сотрудников, реально возникают не часто. Но, для гибкого разрешения возможных пересечений, практически все системы СЭД могут отслеживает «занятость» документа (рис.4).

Рис.4. Всплывающее окно-предупреждение о том, что в данный момент документ редактируется другим рецензентом

Рецензент может либо создать свою версию документа и приступить к работе с ней, либо дождаться, когда документ освободиться, сделав пометку «Оповестить о возможности редактировании документа». После того как документ освободиться, второму рецензенту придет соответствующее уведомление (рис.5).

Рис.5. Уведомление об освобождении документа

Кейс 2. Использование корпоративных мессенджеров

Просто взять и собраться для обсуждения документа – часто используется в практике. Однако физическая возможность собрать всех появляется не всегда: кто-то может находиться в командировке, кто-то – в «полях», кто-то работает из дома, в связи с болезнью… Но и здесь есть решение – корпоративные мессенджеры. Да-да. Они позволят удобно обмениваться информацией и мгновенными сообщениями с вашими сотрудниками.

Тогда, при необходимости оперативного обсуждения документа, инициатор создает конференцию, в которую подключает рецензентов. Обсуждение спорных пунктов по документу можно производить прямо на рабочем месте, не отвлекая сотрудников от остальных обязанностей.

Рис.6. Окно беседы в DIRECTUM Talk

Еще лучше, если этот мессенджер «вшит» в СЭД. При этом все сотрудники автоматом будут в вашем списке контактов. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте, информация об этом будет сразу видна. А с объектами СЭД (задачами, документами, записями справочников и т.д.) можно будет работать непосредственно из окна бесед (рис.6), что также позволит сэкономить время наших сотрудников при обсуждении документа, быстро корректировать его и оперативно подключать новых участников. Ну и уровень безопасности во встроенном мессенджере значительно выше.

Порядок согласования и оформление

В соответствие с типовой инструкцией1 согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

— с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;

— с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

— с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

— при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

— с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Виза официального документа — это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутреннее согласование оформляется визой.

Данный реквизит включает в себя следующие элементы:

— личную подпись;

— расшифровку подписи;

— дачу визирования;

— наименование должности визирующего (при необходимости).

Например:

Заведующий отделом

Личная подпись И.О.Фамилия

или:

Личная подпись И.О.Фамилия

Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений. При наличии замечаний или дополнений к проекту их излагают на отдельном листе, а визу оформляют по следующему образцу:

С п. 7 не согласен

Личная подпись И.О.Фамилия

или –

«Замечания прилагаются»,

или –

«Возражаю».

Визу располагают ниже реквизита «Подпись». Наименование должности, личную подпись, дату и дополнительные надписи пишут от границы левого поля. Расшифровка подписи — после 16 печатных знаков от левого поля. Элементы отделяют друг от друга расстоянием в 1,5-2 интервала.

Исходящие документы визируют на экземпляре, оставшемся в организации, остальные документы — на первом экземпляре.

Внутреннее согласование (ВИЗА) проводят с:

— руководителями структурных подразделений, где составлен документ;

— заинтересованными должностными лицами других подразделений;

— общественными организациями (при необходимости);

— финансовыми службами;

— юристами.

Виза ознакомления — подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Ее оформляют следующим образом:

С приказом ознакомлен

Личная подпись И. О. Фамилия

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Реквизит «ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА»- состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишут крупными буквами, без кавычек и знаков препинания на конце. Проставляют от границы левого поля, через 1,5-2 интервала указывают наименование должности лица, с которым согласовывается документ (от левого поля), затем через 1,5-2 интервала — подпись (от левого поля) и расшифровка подписи (после 16 печатных ударов от левого поля), затем — дата.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Инспектор по охране труда

Подпись И. О. Фамилия

Согласование может производиться коллегиальным органом или письмом. В этом случае гриф согласования оформляют по форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

образования

00.00.00 № 00

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно, от левого (начального) поля и с 5-го положения табулятора (40 печатных знаков от левого поля), например:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Главный инженер Руководитель отдела

АО «Алмаз» министерства финансов

Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия

00.00.00 00.00.00

Если грифов согласования много, оформляется лист согласования. Располагается гриф согласования ниже реквизита «Подпись» через 2 -3 интервала.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам федерального органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы.

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правого акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются — внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись” в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования” если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается”.

Список литературы

1 Приказ Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти » (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.01.2006 N 7418).

Другие похожие работы

  1. Поведение фирмы в условиях совершенной и несовершенной конкуренции
  2. Задания для контрольных работ по дисциплине Микроэкономика. Задание 1. Рынок спортивных тренажеров характеризуется
  3. Микроэкономика. Индивидуальное зачетное задание. Вариант 4. Имеется информация о спросе на товар и его предложении, представленная в табличной форме
  4. Экономика отраслевых рынков, вариант 2
  5. Экономика предприятия, вариант 9

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *