Служебное задание на командировку — образец

Роль служебного задания

Альтернативный вариант

Как заполнить служебное задание

Итоги

Роль служебного задания

Служебное задание с незапамятных времен выступало обязательным звеном цепочки оформления командировочных бумаг: на его основе издавался приказ, вслед за которым появлялось командировочное удостоверение – с ним сотрудник фирмы отправлялся в служебную поездку.

Основная информация, отражаемая в служебном задании, – цель командировки. Ее заполняют перед отправкой сотрудника в поездку. После выполнения служебного поручения оформляется вторая часть документа с названием «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», из содержания которой делается вывод об эффективности служебного путешествия сотрудника фирмы и обоснованности командировочных расходов.

Такой механизм до 2015 года позволял документально отследить каждый шаг командированного работника и подтвердить расходы, что соответствовало требованиям закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для целей налогового учета это было не менее важно – контролеры тоже не обходили вниманием степень полноты «командировочного» пакета документов.

ВАЖНО! Обязанность оформлять служебное задание была закреплена в п. 6 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Эту налаженную и проверенную годами систему оформления и сбора «командировочного» комплекта бумаг нарушило постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, внесшее корректировки в Положение о командировках.

В результате с января 2015 года из вышеуказанного «командировочного» комплекта исчезли все звенья (кроме приказа), включая служебное задание.

Типичные нарушения

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.

Некоторые работодатели:

  • направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
  • не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
  • требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
  • не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
  • не издают приказ о направлении в командировку.

Например, Воронежским областным судом рассматривалось дело по жалобе ЗАО «Бета Линк» на постановление государственного инспектора труда, которым директора ЗАО признали виновным в нарушении ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначили ему административный штраф в размере 3 000 руб. В числе выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений значилось и неправильное оформление служебных поездок, в частности, командировки не оформлялись приказом, как того требует трудовое законодательство. Опровергнуть факты, зафиксированные инспектором в протоколе, директор ЗАО не смогла. В связи с этим постановление инспектора ГИТ признано законным и обоснованным (Решение Воронежского областного суда от 03.02.2009 по делу № 77-9АП). 📌 Реклама

Отключить

Альтернативный вариант

Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.

Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился – он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием – можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».

С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Для оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении можно применять унифицированные формы № Т-10 и №Т-10а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1) или формы, самостоятельно разработанные работодателем.

Скачать бланк Т-10 можно в начале начей статьи или в материале «Унифицированная форма №Т-10 — бланк и образец».

Для принятия решения о том, нужно ли вам оформлять служебное задание на командировку, советуем изучить несколько мнений. Авторитетное мнение экспертов К+ смотрите в Путеводителе по кадровым вопросам, получив бесплатный пробный доступ.

Аванс на командировку

На оформление командировочных расходов командированный сотрудник должен получить аванс. Его выдают на расходы, связанные с проживанием вне дома. Также работника можно снабдить деньгами на проезд и гостиницу.

Как правило, аванс выдают на основании сметы или предварительного расчета либо письменного заявления работника. Формы этих документов и порядок оформления командировки работника утверждают тоже в локальных актах.

Аванс выдают с учетом:

  • продолжительности командировки;
  • установленного лимита суточных;
  • кто приобретает билет и оплачивает гостиницу – работник или компания.

При оформлении заграничных командировок аванс может быть выдан в валюте страны поездки.

Аванс может быть выдан на командировку одним днем, на оформление документов, оплату услуг нотариуса, закупку материалов.

Изменение командировки

В связи с изменениями планов руководства или контрагентов, а также по другим причинам, возникает вопрос – как оформить продление (изменение) командировки. Так вот: даты командировки могут быть изменены, продлены или командировка может быть вовсе отменена.

В случае изменения сроков командировки с работников, с которых по закону должно быть получено согласие, также запрашивают согласие на изменение или продление сроков командировки.

Также должен быть подготовлен приказ, с которым необходимо ознакомить командированного.

Если по производственной необходимости работник должен вернуться раньше запланированной даты, то его следует отозвать из командировки. Как правильно оформить отзыв из командировки?

Процедура отзыва не регламентирована трудовым законодательством. Однако на практике компания самостоятельно разрабатывает порядок оформления служебных командировок и отзыва. Можно предусмотреть издание соответствующего приказа, отразив в нем решение руководителя об изменении/сокращении сроков командировки и досрочном возвращении работника. В дальнейшем это позволит полюбовно уладить вопросы со штрафными санкциями за возврат/обмен билетов, отмену бронирования гостиницы и т. п.

При наличии решения руководителя, оформленного приказом, все штрафы по отмене билетов и гостиниц оплачивает работодатель. При наличии вины работника в изменении дат командировки руководитель может принять решение об отказе компенсации за такие штрафные санкции.

Как оформить командировку в 2020 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

  • применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
  • вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

  • распоряжения руководителя о поездке;
  • отчета работника о расходах по ней.

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте .

Как правильно оплатить работнику дни в командировке, подробно разъяснено в КонсультантПлюс. Это только малая часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев Готовое решение.

Заполнение «командировочных» журналов учета

Сразу оговоримся, что и журнал учета работников, выбывающих в командировки, и журнал учета прибывших в командировки формально должны вестись как и преждепп. 1, 3 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н. Запросить их могут только трудинспекторы. Но поскольку трудинспекция обычно эти документы не проверяет и, соответственно, за их отсутствие не штрафует, многие компании их не ведут.

Если вы ведете журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, в котором, несмотря на перемены, сохранилась графа для указания даты и номера командировочного удостоверения, то теперь ее вы можете просто не заполнять либо проставить в ней, например, номер и дату приказа о направлении работника в командировкуприложение № 2 к Приказу Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н.

А ведение журнала учета работников, прибывших в вашу организацию, может принести реальную пользу. Ведь если работник какой-либо другой компании командирован в вашу организацию, то даты его прибытия и убытия заносятся в этот журнал. И если потом у компании, направившей к вам работника, возникнут проблемы с подтверждающими документами, выписка из вашего журнала может явиться косвенным доказательством того, что их работник все-таки был в командировке у вас и именно в этот период. Вместе с тем предоставление такой выписки из журнала — исключительно жест доброй воли с вашей стороны: можете выдать, а можете не выдать.

***

Если вашему руководству для контроля за командированными нужно знать, в какой именно день работник появился в месте командирования и когда выбыл оттуда, можно оформлять документ, аналогичный командировочному удостоверению, по самостоятельно разработанной форме или старой унифицированной, указав это в учетной политикеч. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Только не забудьте, что в нем должны быть все необходимые для первичного документа реквизиты.

Правда, ваши внутренние документы — не указ вашим контрагентам. И представители организации, в которую был командирован ваш работник, теоретически могут отказаться заполнять представленные им аналоги командировочных удостоверений. Соответственно, было бы неплохо, если бы вы или ваш директор до отправления работников в командировку предупредили контрагента о том, что в вашей организации приняты такие правила, и попросили их заполнить эти документы.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»:

  • 1. Может ли сотрудник отказаться от загранкомандировки, если боится куда-то ехать и заболеть коронавирусом?
  • 2. Можно ли в связи с эпидемией отказаться в командировке от поездок на общественном транспорте и ездить на такси? Как компании регламентировать этот вопрос?
  • 3. Сотрудник отправляется в командировку. Какие меры предосторожности предпринять, чтобы не заболеть?
  • 4. Что делать, если сотрудник заболеет коронавирусом в командировке?
  • 5. Как быть, если в процессе командировки отменят обратный рейс на поезд/ самолет или закроют въезд в страну?
  • 6. Сотрудник вернулся из заграничной командировки. Какие меры следует предпринять?
  • 7. Командировку отменили из-за коронавируса. Можно ли вернуть стоимость билетов?
  • 8. Можно ли вернуть деньги за оплаченный отель или апартаменты?

Пандемия нового коронавируса серьезно повлияла на деятельность компаний. Многие организации перешли на удаленную работу, предприятия сферы обслуживания закрылись на неопределенное время, одно за другим отменяются деловые мероприятия. Доходит до смешного: в Нью-Йорке круглый стол про бизнес во время коронавируса отменили из-за него же. Но даже в условиях эпидемии не все компании могут отказаться от рабочих поездок. Какие риски в организации командировок могут возникнуть сейчас и как с ними справиться, мы расскажем в этой статье.

Как заполнить служебное задание

Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:

  • получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
  • заполнить гр. 1–11 табличной части служебного задания;
  • ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.

Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.

Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3–8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).

Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).

Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).

Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.

Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником – в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.

Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.

Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.

Скачать образец служебного задания на командировку

Считается ли прогулом невыход на работу после возврата из командировки раньше установленного срока, узнайте в консультации эксперта Роструда, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

Подготовка к служебной командировке

Перед оформление командировки необходимо проверить, не относится ли командируемый сотрудник к категории лиц, которых в соответствие с трудовым законодательством РФ запрещено направлять в командировку.

Даже при их согласии нельзя заниматься оформлением командировок на беременных и подростков до 18 лет (кроме отдельных категорий – артистов, спортсменов и т. п.).

Также стоит учитывать, что в отношении некоторых сотрудников есть ограничения при направлении в командировку. Поэтому у них необходимо взять письменное согласие. Это:

  • женщины, имеющие детей до 3-х лет;
  • одинокие родители и опекуны с детьми младше 5 лет;
  • лица с ограниченными возможностями, если это противоречит их программе реабилитации;
  • иностранный гражданин или высококвалифицированный специалист (необходимо учесть особенности);
  • лица, заключившие с работодателем ученический договор;
  • кандидат на выборную должность;
  • другие категории.

При отсутствии письменного согласия наниматель не может настоять на отправке такого работника в командировку.

Сотрудник отправляется в командировку. Какие меры предосторожности предпринять, чтобы не заболеть?

Новый вирус передается воздушно-капельным, воздушно-пылевым и контактно-бытовым путем. Чтобы избежать заражения, стоит следовать рекомендациям ВОЗ и Роспотребнадзора:

  • Избегайте мест массового скопления людей.
  • Не менее 30 секунд мойте руки с мылом после улицы и посещения туалета, перед едой. Если руки не выглядят грязными, пользуйтесь антисептиком (гель на спиртовой основе), им же регулярно протирайте телефон.
  • Правильно чихайте и кашляйте — в сгиб локтя или в одноразовый бумажный платок, который после использования надо сразу выбросить, а руки вымыть.
  • Держитесь на расстоянии не менее одного метра от людей, которые кашляют и чихают.
  • Воздержитесь от рукопожатий и объятий (даже если вы заключили сделку и так и хочется пожать руки).
  • Пейте бутилированную воду и ешьте термически обработанную пищу.

Что делать, если сотрудник заболеет коронавирусом в командировке?

Заграничная командировка

Лечение российских граждан за рубежом должно покрываться медицинской страховкой, которую нужно обязательно оформить перед рабочей поездкой. Размер страхового покрытия обычно определяется консульством страны. При оформлении визы в страны Шенгенского соглашения в перечне необходимых документов всегда указывается страховой полис и сумма его покрытия. В полисе должны быть предусмотрены расходы на анализы, госпитализацию, медицинскую транспортировку.

Но в некоторых странах лечение коронавирусной инфекции может не покрываться страховкой. Например, в Сингапуре тест на коронавирус можно сдать бесплатно, но лечение только за собственные деньги. В Таиланд не пустят без страхового полиса с покрытием 100 тысяч долларов, включающего лечение COVID-19. В Южной Корее в случае отрицательного теста на коронавирус анализ оплачивает пациент (около 7,6 тысяч рублей). Если же тест на коронавирус положительный, то анализы и лечение за счет южнокорейского бюджета.

Сейчас в ряде стран по прилете или при посадке на рейс необходимо предъявить недавно выданную медицинскую справку об отсутствии коронавируса. Документ нужно перевести на английский или иной язык и заверить нотариально. Например, сертификат об отсутствии коронавируса требуют Австрия, Индия, Таиланд, Филиппины, Индонезия, Кипр и другие страны. Москвичи могут сдать анализ платно в «Гемотесте», «Хеликсе», «Ситилабе», Labquest, клинике «МЕДСИ» и других местах, при условии отсутствия симптомов ОРВИ (повышенной температуры, кашля, одышки).

В случае подозрения на заболевание коронавирусом командированному нужно связаться со страховой компанией по телефонам, указанным в полисе. Дальше порядок действий будет зависеть от указаний страховщика. Скорей всего, работнику нужно будет оставаться в помещении и дожидаться приезда врача .

Командировка по России

В каждом регионе России свой алгоритм действий в этом случае. Лучше всего позвонить на горячую линию Роспотребнадзора 8 (800) 555-49-43 или в скорую и уточнить, куда обращаться за помощью. С собой в поездку нужно взять полис ОМС — по нему обязаны оказать медицинскую помощь в любом населенном пункте страны. Не нужно идти самому в поликлинику, а вызвать врача на дом.

Как быть, если в процессе командировки отменят обратный рейс на поезд/ самолет или закроют въезд в страну?

Ситуация на рынке пассажирских перевозок сейчас нестабильная. Многие перевозчики оказались не готовы к закрытию границ, поэтому решать вопрос с застрявшими за рубежом соотечественниками приходится на дипломатическом уровне.

Правительство РФ утвердило порядок вывоза российских граждан из-за границы. Теперь россиянам нужно оставлять заявку на сайте Госуслуг, после чего с ними свяжутся представители власти.

Для помощи согражданам создан Ситуационно-кризисный центр, куда можно обращаться круглосуточно по телефонам:

  • +7(495)587-88-60
  • +7(499)244-19-77
  • +7(499)244-19-88
  • +7(499)244-28-47
  • WhatsApp: +7(985)046-52-97

Для компаний, которые все же отправляют своих сотрудников за рубеж, это означает быть готовыми к тому, чтобы купить работнику новые билеты до дома и снабдить его необходимыми деньгами на тот случай, если ему придется задержаться (чтобы продлить бронь отеля, чем-то питаться). После возврата билета на отмененный рейс деньги приходят на счет не сразу, это тоже нужно иметь в виду.

Сотрудник вернулся из заграничной командировки. Какие меры следует предпринять?

Вернувшихся из-за рубежа россиян в аэропортах ждут измерение температуры, тест на коронавирус и анкетирование. Тех, у кого обнаружат симптомы заболевания, сразу госпитализируют в инфекционную больницу, где откроют больничный лист. Тех, кто прилетает в Москву, независимо от прописки кладут в московские больницы.

Остальных отпускают домой — согласно постановлению Роспотребнадзора, они должны соблюдать 14-дневный карантин. Это значит не выходить из дома даже на работу, минимизировать контакты с людьми, не появляться в общественных местах. За нарушение режима карантина (санитарно-гигиенических правил) статьей 236 Уголовного кодекса предусмотрены наказания в виде штрафа, общественных работ или лишения свободы до 1 года, а в случае чьей-то смерти — до 5 лет тюрьмы.

В Москве приехавшие из-за границы граждане должны сообщить о своем возвращении местным властям. Для этого нужно позвонить по телефону Депздрава 8 (495) 870-45-09 или или заполнить анкету на сайте Mos.ru. После этого, скорее всего, работника навестят врачи и сделают тест на коронавирус.

Если дистанционная работа во время карантина компанией не предусмотрена, вернувшемуся работнику остается только взять больничный. Его выдадут даже тем, у кого после возвращения нет никаких симптомов, а также их близким, живущих с ними. В некоторых аэропортах больничный выдают в зоне прилета. С 20 марта 2020 года появилась возможность открыть электронный больничный — для этого надо заполнить заявление на сайте ФСС.

Если симптомы заболевания появятся позже, командированному нужно вызвать врача на дом и сообщить о том, что он был за рубежом. Телефон для вызова врача в Москве — 8 (495) 870-45-09. В регионах нужно обращаться на местную горячую линию, в местный депздрав или на единую российскую горячую линию: 8-800-2000-112.

Командировку отменили из-за коронавируса. Можно ли вернуть стоимость билетов?

Отмена командировки из-за коронавируса — это довольно общая формулировка, у которой много нюансов.

Возможность возврата денег за авиа- и ж/д билеты зависит от нескольких факторов:

  • причины отмены командировки (по чьей вине);
  • тарифа билета (возвратный или невозвратный);
  • политики возвратов у перевозчика;
  • политики возврата у тревел-агента (если билет куплен не напрямую у перевозчика).

Если речь идет о заграничной командировке, то основанием для полного возврата средств за авиабилеты безусловно является отмена рейса. Это правило действует у большинства авиакомпаний по всему миру. В этом случае можно рассчитывать на полный возврат средств даже для невозвратных авиабилетов.

Отдельно стоит упомянуть закрытый въезд в страну, отмену действия виз или обязательный карантин из-за коронавируса. Для мировой практики эти причины возврата, связанные с коронавирусом, являются новыми, и каждая компания принимает собственное решение, что делать в этом случае. Возможность возврата невозвратных билетов зависит от политики авиакомпании. Перевозчик может предложить как полный возврат, так и обмен на другие даты, с доплатой или без, или возврат со штрафом.

Мы собрали список вариантов, которые предлагают популярные авиакомпании. Если вашего перевозчика нет в списке, уточните информацию по телефонам или на сайте авиакомпании. Обычно такие сведения публикуют в разделе «Новости», а некоторые авиакомпании, как S7, завели для этого отдельные страницы.

С ж/д билетами так же — если рейс отменен, деньги за возвратные билеты возвращаются в полном объеме. мы собираем список отмененных международных поездов. Билеты, купленные по невозвратному тарифу, сейчас тоже можно сдать — такую возможность до 1 июня 2020 года предлагают АО «ФПК» (дочерняя компания РЖД) и частный перевозчик «ТКС».

В каком случае деньги за авиабилет не возвращаются? Авиакомпании не считают основанием для возврата средств отмену мероприятия (выставки, конференции, курсов, путевки), даже если причиной является введенный карантин. Таким образом, получить деньги за невозвратный авиабилет тем, у кого отменили выставку в Сочи или в Милане, не получится. Вернуть деньги за билет в этом случае удастся, только если билет куплен по возвратному тарифу. Из цены билета вычтут сборы за возврат согласно правилам авиакомпании. Резюмируя: в случае отмены рейса и отмены мероприятия сумма и возможность возврата билета будет отличаться.

Чтобы вернуть деньги за ж/д билеты, нужно предоставить документальное подтверждение об отмене мероприятия в период поездки — официальное уведомление от организаторов мероприятия или ссылку на сайт мероприятия с информацией об отмене.

Если авиа- или ж/д билет куплен не напрямую у перевозчика, а у тревел-агента (сайта бронирования, посредника), при возврате билетов также могут удерживаться агентские сервисные сборы.

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

Итоги

Служебное задание на командировку состоит из двух частей – поручения руководства и отчета сотрудника о его выполнении. Документ стал носить необязательный характер с 2015 года, но может применяться для внутренней внутрифирменной отчетности.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *