СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, – это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

· создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

· установление ее структуры;

· определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей – руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);

· регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

· формирование совещательных органов управления;

· регламентацию деятельности аппарата управления;

· лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

· установление режима работы и системы охраны;

· организацию труда работников и оценку труда работников;

· реорганизацию;

· ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Рассмотрим порядок распределения функций, которые необходимо поддерживать в компании для реализации ее миссии и целей и доведения их до сотрудников с помощью создания организационно-правовой документации. Иногда это называют организационным программированием.

Рисунок 2 – Пирамида организационного программирования

К организационно-правовым документам относятся:

·

учредительная документация

учредительный договор;

· устав организации;

· положение об организации;

· штатное расписание;

· положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

· регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

· инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации;

· должностные инструкции работникам;

· правила;

· памятки и др.

Документ

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированные
Распорядительная
Функциональные

Унифицированные

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система первичной учетной документации;

3) унифицированная система банковской документации;

4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

5) унифицированная система отчетно-статистической документации;

6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7) унифицированная система документации по труду;

8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

9) унифицированная система внешнеторговой документации.

Распорядительная

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам — филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.

Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:

документы, действующие на федеральном уровне, — правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;

правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

Решение — это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Функциональные

Система ОРД — одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

— подсистема организационной (организационно-правовой) документации;

— подсистема распорядительной документации. Подсистема организационно-правовой документации

представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся следующие виды:

— устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

— положение об организации;

— штатное расписание;

— должностные инструкции; и др.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов — программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и др.

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам.

К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и др.

Система документации – совокупность взаимоувязанных док-ов, применяемых в определенной сфере деятельности. СД представляет собой комплекс взаимосвязанных док-ов, в которых последовательно отражаются деятельность определенной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, далее – отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее – уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов гос. власти: министерство, концерн, предприятие. В отраслевых системах документации фиксируется производственная деятельность, присущая конкретной отрасли хозяйства, культуры и т.д. Таким систем столько, сколько существует отраслей. Причем их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей постоянно увеличивается. В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления. Функциональные системы могут быть либо во всех учреждениях, либо в части из них, либо в отдельных.

Признаки:

1) деление системы на подсистемы, что определяется содержанием документируемой деятельности, т.е. в системе документации можно выделить ряд самостоятельных подсистем, характеризующихся определенной задачей управления или соответствующим уровнем управления. Система плановой документации включает в себя в соответствии с формами плановых органов подсистемы: 1) Организация методологии планирования, 2) Перспективного планирования, 3) Текущего планирования. Такие подсистемы решают комплекс задач по планированию. Они могут в свою очередь подразделяться на более узкие подсистемы, отражающие решение отдельных задач (перспективное планирование промышленности, сельского хозяйства);

2) взаимосвязь внутри и между системами. Взаимосвязи внутри системы между ее элементами проявляются в единстве задач, решаемых данной системой. Документы в системе функционируют не изолированно. Каждый из низ занимает определенное место, предназначен для определенных целей, отражает внешние и внутренние связи, иерархию системы управления, что проявляется в обязательности актов вышестоящих органов управления для нижестоящих. Существует взаимосвязь и взаимообусловленность систем документации, нередко – взаимное проникновение друг в друга. ОРД тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами документации. В ней отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, организационные вопросы, планирование, отчетность и т.д. ОРД представляют для других систем правовую основу, что находит отражение в ссылках на постановления, решения и другие нормативные правовые акты.

3) наличие внутренней организации;

4) автономность элементов системы проявляется в возможности развития каждой части системы, т.е. подсистема может функционировать и выполнять свои задачи относительно других подсистем данной системы в значительной мере самостоятельно.

5) способность к развитию.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *