Реквизиты письма

СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресат — получатель документа или реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Архив документов — архив электронных или бумажных версий документов.

Бланк документа — стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.

Бланк письма — бланк документа, используемый для ведения переписки.

Вид документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ — документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Вспомогательные карточки — специализированный вид карточек, содержащий служебную информацию приложения; вспомогательные карточки существуют в единственном экземпляре и находятся в папке Справочники. Подробно о вспомогательных карточках см. подраздел Вспомогательные карточки в документе Руководство пользователя по приложению Делопроизводство.

Гриф ограничения доступа к документу — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дайджест карточки — универсальное описание основных сведений о карточке, предусмотренное для карточек всех типов.

Дата документа — реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.

Дело — совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ на машинном носителе (Машиночитаемый документ, электронный документ) — документ созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации компьютером; это представление файла в системе, обеспечивающее поддержку версионности, блокировку и другие свойства, необходимые для построения систем автоматизации документооборота.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Должностное лицо — работник учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заключение — документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Зона унифицированной формы документа — часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Иерархия (дерево) папок — иерархически организованная структура папок, содержащих карточки (см. Карточка) DocsVision, произвольные ссылки (URL) или ссылки на карточку папки.

Извещение — разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.).

Индекс дела — цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.

Инициативный документ — документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела.

Инструкция — правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.

Информационное письмо — письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.

Карточка — 1. Объект (как правило, сложной структуры), предназначенный для хранения документов или других предметов регистрации и учета, а также для управления процессами документооборота. 2. Диалоговое окно, позволяющее просматривать и редактировать все имеющиеся данные о каком-либо документе (или другом предмете регистрации и учета в документообороте организации).

Категория карточки — свойство карточки, позволяющее производить ее классификацию. В системе предусмотрено древовидное построение категорий с наследованием и перекрестными ссылками. Категоризация позволяет группировать карточки удобным для пользователя образом по принципу принадлежности к той или иной категории (пример категории — «Рекламации», «Запросы»). Категории можно присваивать как карточкам документов, так и карточкам заданий и т. д.

Код организации — идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа — идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Контроль исполнительской дисциплины — процесс исполнения и контроля исполнения заданий по документам, а также заданий процессов или самостоятельных заданий.

Конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент — учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

Маршрутизация заданий — способ доставки заданий исполнителю. В системе DocsVision различается два способа маршрутизации — On-line (размещение ярлыка карточки задания в персональной папке пользователя) и Off-line (пересылка задания по электронной почте). Допускается комбинация различных способов маршрутизации заданий. Содержимое Off-line заданий может быть зашифровано.

Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Наименование документа — обозначение вида письменного документа.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ — документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело — реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнителе — реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка о контроле — реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметка о поступлении документа в организацию — реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.

Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Навигатор — основной инструмент, предоставляющий пользователю интерфейс с клиентским приложением системы автоматизации документооборота DocsVision. Навигатор обеспечивает возможность создавать и модифицировать иерархию папок, редактировать справочники, карточки документов и заданий, фиксировать задания по обработке документов и получать доступ к подсистеме маршрутизации.

Папка — объект иерархической системы, обеспечивающий упорядоченное хранение карточек, ярлыков и ссылок (URL).

Переписка — письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. Письмо, Телеграмма, Телефонограмма, Телекс, Электронное сообщение).

Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована каким-либо типом письма.

Письмо — 1) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением; 2) обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.

ПО — программное обеспечение.

Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Пояснительная записка — документ, разъясняющий отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта).

Правила — правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Правила документирования — требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов.

Представление — один из возможных вариантов табличного отображения информации, содержащейся в карточках.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных заданий в деятельности организации.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.

Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска.

Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска.

Регистрационный штамп — штамп, проставляемый на документе при его поступлении в учреждение.

Регистрация документа — фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.

Режим открытия карточки — вариант открытия карточки с полным или частичным доступом к полям, зависящий от типа карточки и имеющихся у пользователя прав доступа (например, только чтение, редактирование, а также открытие задания в режиме исполнения или контроля).

Резолюция — реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа.

Результирующий документ — документ, являющийся результатом исполнения некого документа в системе. Этот документ содержит последние изменения, внесенные в процессе исполнения заданий по этому документу.

Реквизит документа — обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Решение — 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными и др.).

Свойство — аналог стандартного свойства документа Office (Microsoft Word или Microsoft Excel, доступного для просмотра в меню Файл > Параметры, вкладка Свойства).

Справка — 1) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству, 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Сложное свойство — свойство, значение которого выбирается из соответствующего справочника. Сложное свойство обладает набором полей, например, свойство типа «Сотрудник» имеет поля «Имя», «Фамилия», «Отчество», «Номер комнаты», «Телефон» и т. д.

Справочник — каталог карточек, содержащих справочную или служебную информацию, которая используется для заполнения полей других карточек и самого справочника, администрирования или присвоения документам регистрационных номеров.

Табель форм документов — перечень форм документов, разрешенных к применению в организации.

Текст документа — информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.

Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи.

Телеграмма — краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Указ — правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации.

Указание — правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Формирование дела — отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри его.

Штрих-код — блок информации, который печатается на первой странице бумажных документов, регистрируемых с помощью карточек. При распознавании графического файла, полученного в результате потокового сканирования и содержащего изображение большого количества документов, штрих-код указывает на начало нового документа и номер его карточки регистрации.

Электронное сообщение — документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.

Ярлык (ярлык карточки) — объект приложения, аналогичный ссылке на файл в Windows.

Уважаемый Олег, по общему правилу, датой направления является дата почтового штемпеля о приеме, поскольку Почта выступает независимым посредником между отправителем и адресатом.

Вот, например, такое пояснение содержится на сайте, правда по поводу налоговой отчетности, но все же.

Пунктом 25 Правил оказания услуг почтовой связи установлено, что для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:
–почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;
–оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами;
–иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским способом.
Марки гасятся оттиском календарного штемпеля. При гашении почтовых марок проверяется правильность оплаты пересылки почтовых отправлений.
Таким образом, из приведенных положений законодательства следует, что пересылка письменной корреспонденции, простых и заказных уведомлений оплачивается государственными знаками почтовой оплаты, которые при отправке (пересылке) гасятся оттиском календарного штемпеля.
Однако согласно п. 32 Правил оказания услуг почтовой связи при приеме регистрируемого почтового отправления или почтового перевода отправителю выдается квитанция. В ней указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода). И именно данный документ принимают судьи для подтверждения исполнения налогоплательщиками своих обязательств.

Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и иные аналогичные сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами. Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры компании отражают данные о стороне сделки в первичных и иных документах. Например, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И крайне важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов об изменении каких-либо своих реквизитов. Ведь если, скажем, организация поменяла адрес, но не сообщила об этом своему поставщику, в выставленных им счетах-фактурах будут содержаться устаревшие сведения об адресе покупателя. А это станет препятствием для налогового вычета. Или, например, организация, зная нестабильное положение своего банка, решила открыть новый счет, но вовремя не заявила об изменениях своему покупателю. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору в проблемный банк. И вины покупателя тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться погашенной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет получить деньги со своего счета в банке-банкроте.

Своевременное информирование контрагентов об изменении своих реквизитов – дело особой важности. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента уведомлять в разумный срок противоположную сторону об изменении своих реквизитов.

Информационное письмо на изменение реквизитов: образец

Как правило, реквизиты организации содержатся в карточке клиента, которую компания направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при изменении реквизитов можно направить обновленный вариант такой карточки.

Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление об изменении реквизитов. При необходимости факт направления такого письма можно подтвердить документально. К примеру, путем направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или путем проставления отметки о получении при вручении письма лично.

Форму письма организация определяет самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие изменению, а также дата, с которой такие изменения подлежат применению. Такое письмо может быть адресовано как конкретному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.

Приведем для информационного письма об изменении банковских реквизитов организации образец его заполнения.

Пред. / След. Скачать форму уведомления об изменении реквизитов организации можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Обязательная информация

Реквизиты – это данные, которые получает каждое предприятие при его регистрации. Они указываются в Учредительных документах и являются обязательным условием для совершения различного рода операций. Такую справочную информацию должны содержать в себе все документы, составленные данной организацией. В случае каких-то корректировок она тут же должна направить своим партнерам письмо о смене реквизитов.

При регистрации каждому предприятию присваивается:

  • идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
  • юридический адрес в соответствии с регистрацией;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
  • физический адрес (конкретное местонахождение);
  • почтовый адрес (место, куда должна поступать корреспонденция);

Кроме того, от государственной статистической службы оно получает специальные коды: ОКВЭД, ОКАТО и ОКПО. Также любая компания имеет банковские реквизиты:

  • код причины постановки его на учет (КПП);
  • данные об уполномоченном банке, через который она осуществляет все расчетные операции;
  • банковский идентификационный код банка плательщика (БИК);
  • расчетный и корреспондентский счета.

В случае изменения хотя бы одного из этих данных предприятие тут же должно поставить в известность своих должников и контрагентов. Задержка может привести к довольно серьезным последствиям. Компания должна отправить в их адрес письмо о смене реквизитов.

Смена адреса

Некоторые организации не имеют собственных помещений и вынуждены арендовать их путем заключения соответствующих договоров. Но порой возникает необходимость поменять место своего расположения. В этом случае неосведомленный клиент может попасть в сложную ситуацию. Чтобы такого не произошло, нужно составить письмо о смене реквизитов организации и отправить его всем существующим партнерам.

В первую очередь это касается контрагентов и кредиторов, так как с ними предприятие находится в определенных договорных отношениях. Такое письмо обычно составляется на фирменном бланке. В крайнем случае можно использовать лист формата А4, поставив на нем в левой верхней части угловой штамп. Сначала составляется так называемая шапка. Она находится в правом верхнем углу и представляет собой информацию о том, кому направляется данное сообщение. Далее идет название документа («Информационное письмо» или «О смене реквизитов»). После этого в основном тексте размещается нужная информация. Заканчивается документ подписью руководителя и заверяется круглой печатью.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *