Реквизиты организационно-распорядительных документов

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 115

Организационно распорядительные документы — фиксируют решение административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления взаимодействия, регулирования деятельности органов власти, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Типовой инструкции. Организация, ведение, совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях таможенного органа осуществляются отделом (отделением) документационного обеспечения. ОДО

При подготовке документов следует применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 — для оформления табличных материалов, 14, 16, Times DL размером N 12, 14 через 1 — 2 интервала.

1) Приказ, распоряжение — Приказы подписываются начальником таможенного органа или по его поручению заместителем.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

Заголовок к приказу, оформленному на бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1 интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из 2 частей:

 констатирующей (преамбулы)

 и распорядительной.

В первой (констатирующей) части указывается основание или причина составления приказа. Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, а в проектах распоряжений — ОБЯЗЫВАЮ.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Она делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка.

2) Положение, правила, инструкция

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений правовых актов. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые таможенным органом; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

3) Протокол . Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Текст протокола состоит из двух частей:

 Вводной

 и основной.

Вводная часть содержит стандартные реквизиты. Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

4) Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей:

 вводной

 и констатирующей.

В вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

5) Текст договоров фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

6) Доверенность — документ, фиксирующий факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (таможенного органа или его должностных лиц).

7) Служебные письма. Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др. Письма могут быть простыми и сложными. Простое содержит только просьбу. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ) запрещается.

8) Записки (докладные, служебные, объяснительные). Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Таможенным органом могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). Совместные документы оформляются не на бланке. При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

Реквизит «Государственный герб Российской Федерации» располагается над серединой реквизита «Наименование таможенного органа».

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма и содержит полный набор реквизитов. Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на ОДО. Государственный герб РФ на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение)

Проставляется — Код таможенного органа, Основной государственный регистрационный номер, День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя; например: 19.07.2004.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

В распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа Приложения к документу могут быть трех видов:

• приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами, распоряжениями);

• приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

• приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или его руководителем и т.д.).

Визы проставляются:

• на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);

• на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «подпись») копии отправляемого документа (письма).

9. Управление персоналом в таможенных органах.

Управление персоналом УП это управленческое воздействие органов государственной власти, их руководителей, работников кадровых служб, направленное на поиск, оценку, отбор, профессиональное развитие персонала, его мотивацию и стимулирование к выполнению задач, стоящих перед организацией.
УП в таможенных органах — система кадровой работы по формированию, развитию и использованию кадрового потенциала таможенной службы. Она включает поиск и отбор, подбор и расстановку, обучение и оценку профессиональных и деловых качеств, обеспечение профессионального роста и карьерного продвижения должностных лиц, мотивацию труда, организацию и охрану труда, и иные направления.

Управление персоналом рассматривается как внутреннее качество системы государственной службы, основными элементами которой являются субъект — управляющий элемент (руководитель органа государственной власти и кадровая служба этого органа) и объект — управляемый элемент (персонал органа государственной власти), постоянно взаимодействующие на началах самоорганизации.
УП одновременно выступает как система организаций, как процесс и как структура.

Цель:

ü обеспечение наиболее эффективного использования служащих в реализации задач и функций таможенных органов,

ü поиск оптимальной организационной структуры аппарата,

ü определением моделей взаимодействия с институтами гражданского общества,

ü повышение их профессионализма,

ü раскрытие способностей служащих и поиску путей их рационального развития.

Таможенная служба по своей организационной структуре является совокупностью органов государственной исполнительной власти и управление ею осуществляется на основе принципов общей теории управления организациями.

Основные задачи управления персоналам в таможенных органах:

· создание гибкой, научно- обоснованной системы организационно-штатной работы на основе экономного структурного построения, обеспечивающего эффективность работы таможенной системы и использование ее кадрового потенциала в условиях ограничения ресурсов на ее содержание;

· своевременное определение потребностей таможенных органов в персонале;

· комплектование кадрами в нужной специальности и последовательности;

· внедрение современных методик подбора и определение профессиональной пригодности кандидатов на службу в таможенные органы;

· плановое перемещение кадров по службе на основе новых подходов к работе с резервами;

· создание системы непрерывной проф. подготовки кадров;

· переход к интенсивной системе переподготовки и повышения квалификации кадров, позволяющие получать положительный результат, в том числе и в сфере личностного развития каждого сотрудника или работника таможенного органа;

· создание условий и системы в работе с резервом на выдвижение, позволяющей выдвигать на руководящие должности наиболее достойных, профессионально подготовленных сотрудников;

· разработка и реализация комплекса правовых, оперативных и воспитательно-профилактических мер, направленных на обеспечение законности в деятельности таможенных органов и их сотрудников и работников, дисциплины и высокой ответственности кадров;

· повышение мотивации кадров к эффективной служебной деятельности, вкл., совершенствование системы правового регулирования и правовых гарантий в таможенной службе, обеспечивающей возможности профессионального и должностного роста, а так же осуществление комплекса мер по соц. Защите сотрудников и работников таможенных органов.

Управление персоналом в таможенных органах является важнейшей составной частью единой таможенной политики, направленной на обеспечение эффективного использования таможенного контроля в целях защиты экономической безопасности России, всемирного содействия развитию национальной экономики.

Управление персоналом в таможенных органах представляет собой сложную, целостную систему, состоящую из взаимосвязанных подсистем.

В качестве объекта системы управления персоналом выступают сотрудники, работники, то есть трудовой коллектив, на которых направленно управленческое воздействие.

Под субъектом управления персоналом рассматриваются функциональные и линейные управленческий персонал, осуществляющий руководство и реализацию на практике функций кадрового менеджмента.

Составление, согласование и хранение документов

Распорядительные документы по личному составу, как правило, – продукт совместной деятельности кадровой службы и заинтересованных структурных подразделений. Однако, на наш взгляд, учитывая конфиденциальный характер документов по личному составу, более целесообразно технологические процедуры с ними осуществлять в кадровой службе.
Проекты распорядительных документов по личному составу согласовываются с бухгалтером (как правило, главным), юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна и виза руководителя кадровой службы. Эти документы подписываются обычно руководителем или лицом, уполномоченным подписывать такие документы. В установленных законом случаях они должны иметь гриф согласования или отметку об учете мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Распорядительные документы по личному составу доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре, находящемся на хранении в отделе кадров (см. приложение). Все эти документы оформляются, как правило, в трех-четырех экземплярах:
первый подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе;
второй рассматривается как основание для проведения бухгалтерских операций и хранится в бухгалтерии, например, в папке «Приказы по личному составу. Копии»;
третий помещается в личное дело работника (если оно ведется);
четвертый при необходимости передается в соответствующее структурное подразделение.
Все виды и формы распорядительных документов по личному составу должны регистрироваться и храниться отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (подлинники).
Поскольку последствия разных принимаемых кадровых решений неодинаковы в целом для организации и ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых они фиксируются.
Большая часть распорядительных документов по личному составу относится к «текущим». В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, распорядительные документы по личному составу и их копии должны храниться во всех организациях независимо от формы собственности. Но срок их обязательного хранения составляет от одного до 75 лет. Копии таких документов в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок или до минования надобности.
В соответствии со сроками хранения определяются системы регистрации и хранения документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации – как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т. д. Так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: «Приказы по отпускам» и т. д.
Выбор системы регистрации и хранения таких приказов определяется их количеством в течение года. Чем больше количество документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел. Сама регистрация может вестись в любой форме по выбору организации, ограничений здесь нет: это могут быть журналы, картотеки, компьютерные базы данных. Однако следует иметь в виду, что многие контролирующие органы и суды в случае трудового спора традиционно отдают предпочтение журнальной форме регистрации.

Структура регистрационного индекса – это порядковая нумерация по возрастанию в течение делопроизводственного года с добавлением, как правило, расшифровывающего буквенного индекса, например: «Л / С» – личный состав, «О» – отпуска, «П» – поощрения, командировки – «КМ» и т. п.
Дела с такими приказами могут быть переходящими, т. е. их формирование может осуществляться несколько лет (принято – не более 5 лет), т. к. при небольшом количестве листов в деле каждый год заводить новое дело нецелесообразно. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

цитируем документ

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.
Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.
Часть 1 ст. 841 ТК РФ

Порядок хранения таких документов ничем не отличается от правил хранения других дел с временными (до 10 лет) сроками хранения. Документы учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке. Сами документы дополнительно не систематизируются, листы не нумеруются, скобки и скрепки могут не выниматься, нет претензий и к качеству папок. После истечения срока хранения они, наряду с другими документами, включаются в акты об уничтожении.

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

• реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

• реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

08 – «Справочные данные об организации»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;

15 – «Адресат»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

• реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством.

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

Распорядительная документация кадровой службы включает приказы, распоряжения, решения, регламентирующие трудовые правоотношения и сопровождающие процессы движения кадров в организации: прием, перевод и увольнение; предоставление отпусков; командирование.

Приказ

Приказ — правовой акт, издаваемый в целях решения важнейших оперативных вопросов деятельности организации руководителем организации, учреждения (или замещающим его лицом), который действует на основе единоличного принятия решения.

Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Порядок подготовки и оформления приказов устанавливается Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г., и разработанными на ее основе индивидуальными инструкциями по делопроизводству конкретных министерств и ведомств.

К распорядительной документации кадровой службы относятся приказы о внесении изменений в штатное расписание, о распределении обязанностей между заместителями руководителя организации, о порядке предоставления и продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации; приказы по кадровым вопросам назначения, перевода на дру-

гую работу, увольнения, предоставления дополнительного (учебного) отпуска, установления неполного рабочего дня, неполной рабочей недели, отзыва из очередного отпуска, наложения взыскания и поощрения, объявления благодарности, присвоения квалификационного разряда государственным служащим, командирования и др.

Приказы оформляются на бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

В число обязательных реквизитов приказа входят: —

наименование вышестоящей организации; —

наименование организации (подразделения) — автора до кумента; —

название вида документа; —

дата и номер документа; —

место издания; —

заголовок; —

подпись.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Как правило, в их тексте отсутствует констатирующая часть и ключевое слово ПРИКАЗЫВАЮ. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ (фамилию), ПРЕДОСТАВИТЬ (отпуск), КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Приказ о приеме на работу (форма № Т-1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. обязательно для всех организаций, учреждений и предприятий независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

Распоряжение

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем по текущим оперативным вопросам повседневной административной, финансовой, производственно-хозяйственной деятельности, поэтому срок действия распоряжений, как правило, ограничен.

Требования к составлению распоряжения те же, что и правила составления приказов, но ключевое слово приказа ПРИКАЗЫВАЮ, разделяющее вступительную и распорядительную ча-

сти документа, заменено словами ОБЯЗЫВАЮ, РЕКОМЕНДУЮ, ПРЕДЛАГАЮ или СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ.

Распоряжение может состоять только из распорядительной части. Текст распоряжения, как правило, содержит: —

конкретное задание исполнителям; —

фамилию ответственного исполнителя; —

срок исполнения.

Документ оформляется на общем бланке организации и подписывается руководителем или его заместителем.

Решение

Решение — документ коллегиального органа, составляемый по социально-трудовым, производственно-кадровым, хозяйственным вопросам. Требования к составлению и оформлению решения аналогичны требованиям к другим распорядительным документам, но ключевым словом в нем выступает слово РЕШИЛ или РЕШИЛИ. Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.

СЛУЧАИ, В КОТОРЫХ ТРЕБУЕТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ОЗНАКОМЛЕНИЕ РАБОТНИКА (РАБОТНИКОВ) С ДОКУМЕНТАМИ ПОД РОСПИСЬ

СТАТЬЯ ТК РФ СОДЕРЖАНИЕ
Часть 1 ст. 67 Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Части 2, 3 ст. 68 Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Часть 2 ст. 84.1 С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
Пункт 8 ст. 86 …8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области…
Часть 4 ст. 103 Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие.
Часть 6 ст. 193 Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *