Реквизит «отметка о наличии приложений»

В новом стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, содержатся положения по оформлению не только реквизита «Отметка о приложении», но и самих приложений.

Рассмотрим эти положения подробнее и сравним их с положениями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других правовых актов, устанавливающих правила юридической техники и делопроизводства.

ПРАВОВАЯ БАЗА

  • Федеральные правовые акты. Основными источниками информации об оформлении документов на федеральном уровне являются:

Указанные методические рекомендации и стандарты не имеют статуса нормативных правовых актов. Их положения становятся обязательными к исполнению, если они включаются в локальные нормативные акты организации (правила, инструкции и т.д.).

  • Законы субъектов Российской Федерации. Основные требования к оформлению приложений к правовым актам содержатся также в законах субъектов Российской Федерации, посвященных правотворческой деятельности.
  • Правовые акты субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления. Органами государственной власти и органами местного самоуправления также принимаются нормативные правовые акты и методические рекомендации, которые устанавливают правила юридической техники и делопроизводства и содержат рекомендации по оформлению приложений к документам. Например:

В этом случае представляет интерес систематизация требований к приложениям правовых актов в Положении о порядке внесения проектов решений Думы города Покачи и юридико-техническому оформлению проектов решений и решений Думы города Покачи9. Указанный документ включает ст. 27 «Оформление приложений к нормативным правовым актам», а также следующее приложение:

  • Правила и инструкции по делопроизводству, принимаемые в различных организациях, разрабатываются с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Правила оформления документов, имеющих приложения, приведены в приложениях к вышеуказанному документу:

• правила оформления реквизитов документов (приложение № 11);

• правила подготовки законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (приложения № 12–14), которые изложены в соответствии с требованиями правил и инструкций по делопроизводству, принятыми в Администрации Президента Российской Федерации и Аппарате Правительства Российской Федерации. Отдельные элементы оформления приложений к указанным актам отличаются от правил оформления приложений к актам федеральных органов исполнительной власти.

Следует отметить, что многие положения Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, касающиеся приложений к документам, вошли в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила и инструкции по делопроизводству, принятые в различных организациях, освещают рассматриваемые вопросы при описании реквизитов документов «Отметка о приложении» и «Гриф утверждения», а также в разделах, посвященных особенностям оформления отдельных видов документов. Например, в следующих приложениях к Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации10:

• Порядок оформления реквизитов документов (приложение 7);

• Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации (приложение 9);

• Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации (приложение 10);

• Подготовка и оформление приказов нормативного характера (приложение 11).

Указанные вопросы изложены в разделах основной части Инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области11:

• Правила подготовки и оформления документов (раздел II);

• Состав управленческих документов Правительства, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (раздел III);

• Общие требования к оформлению проектов правовых актов Губернатора и Правительства (раздел IV).

ВИДЫ ПРИЛОЖЕНИЙ К ДОКУМЕНТАМ

Приложения к документам можно разделить на три группы:

1. Приложения к сопроводительным документам12. Приложениями могут являться любые документальные материалы, направляемые с сопроводительным документом, который поясняет причину их отправки. В этом случае основной документ и приложение связаны только задачей пересылки документов. Например, в качестве основного документа выступает сопроводительное письмо, а приложением к нему – проект договора, направляемый партнерам. На письме оформляется реквизит «Отметка о приложении». На самом приложении отметка о том, что это приложение, не ставится.

2. Справочные приложения, дополняющие содержание основных документов. Основным может быть практически любой документ. О приложении говорится в тексте этого документа. На приложении (которое может содержать различного рода перечни, таблицы, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д.) оформляется реквизит «Отметка о приложении».

3. Приложения, утверждаемые основными документами. Основным может быть нормативный правовой акт, например приказ, которым утверждается другой правовой акт (положение, правила, инструкция, регламент и т.д.). О приложении говорится в тексте этого нормативного правового акта. На самом приложении оформляется реквизит «Отметка о приложении», а также проставляется гриф утверждения.

Приложения, которые относятся к первой группе, не являются структурной частью основного документа. Приложения второй и третьей групп являются неотъемлемой составной частью основного документа (правового акта) и обладают одинаковой с ним юридической силой. Например, в ст. 17 Закона города Севастополя от 29.09.2015 № 185-ЗС «О правовых актах города Севастополя»13 приведена структура правового акта, которая в зависимости от объема и сложности строения включает:

1) наименование;

2) преамбулу;

3) содержательную часть;

4) заключительные положения;

5) приложение.

Под приложением при этом понимается структурная часть правового акта, содержащая правила, положения, регламенты, графические изображения, перечни, таблицы и иные материалы, которые являются неотъемлемой частью соответствующего правового акта и имеют равную с ним юридическую силу.

Зачем оформляют отметку о приложении

Документы и приложения к ним в современных условиях должны оформляться, исполняться, храниться и использоваться как связанные документы. Такой подход предполагает, что:

  • в основном документе оформляются указания (ссылки) на то, что его содержание более подробно и конкретно раскрывается в отдельных самостоятельных документах, которые являются дополнительными, и как правило, применяются и имеют юридическую силу в связи с основным документом;
  • на документах-приложениях оформляются ссылки на принадлежность к основному документу, закрепляющие связь с ним.

За счет правильности оформления ссылок обеспечивается взаимосвязь и взаимозависимость, защита документов (в т.ч. от фальсификации и подмены структурных частей комплекта). Это особенно ярко проявляется при оформлении сопроводительных писем и приложений к ним.

Механизм связанных документов (основной документ + приложения) применяется как один из приемов при издании нормативных правовых актов, он актуален при проведении экспертизы ценности документов, необходим в системах электронного документооборота, используется для поддержки версионности документов, обеспечивает контекстный и полнотекстовый поиск. Этот механизм используется в процессе официального опубликования нормативных правовых актов в справочно-правовых системах и периодических изданиях, а также при трансляции документов организации на ее внутренних сайтах.

При этом приложение также является логически завершенным документом, это самостоятельный информационный объект.

Как можно фиксировать версию локального нормативного акта (ЛНА) в его заголовочной части? Как ЛНА можно идентифицировать (не только по реквизитам утверждающего документа)? Ответы – в статье «Регистрация и формирование дел с ЛНА: развитие технологии» журнала № 12′ 2017

Правила оформления отметки о приложении – комментарий к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016

В п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно рассматриваются правила оформления отметки о приложении в 2 управленческих ситуациях:

1. Когда приложения оформляются к информационно-справочным документам (сопроводительным письмам, актам, справкам, служебным запискам и др.), отметка о приложении обеспечивает прежде всего целостность (полноту) комплекта документов.

Основные правила ее оформления новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не изменил. Мы по-прежнему должны обращать внимание на то, названо или нет приложение в тексте основного документа (см. отметку «1» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016):

Фрагмент документа Свернуть Показать Пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Следует обратить внимание на приведенный в ГОСТ пример оформления отметки о сброшюрованном приложении (см. «2» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016). Его можно взять за образец и не указывать количество листов (как это показано в ГОСТ), но оформлять наименование вида документа и идентификационные реквизиты совершенно необходимо! Тогда вместо короткого «отчет о НИР в 2 экз.» после двоеточия у нас получится:

Пример 1

Отметка о сброшюрованном приложении

Свернуть Показать

Новым является также правило оформления отметки в случае, если приложением является обособленный электронный носитель: компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др. (см. «3» там же). Его мы далее подробно прокомментируем в ответе на один из вопросов читателей.

2. Когда издаются распорядительные документы (прежде всего, постановления, приказы, распоряжения), которыми утверждаются и вводятся в действие документы-приложения (локальные нормативные акты (ЛНА) организации: положения, правила, регламенты, инструкции и т.п. – это организационные документы, имеющие самостоятельное значение).

На данных ЛНА оформляется отметка о приложении (см. «5» там же), а в тексте основного распорядительного документа обозначается наличие приложения после его первого упоминания (см. «4» там же). Причем новый ГОСТ предусматривает написание в тексте слова «приложение» в скобках и со строчной (маленькой) буквы. А если приложений несколько, то они нумеруются, при этом допускается использование знака «№» перед цифрами. В этом случае рекомендуем придерживаться единообразия в оформлении: если в тексте основного документа приложения нумеруются со знаком номера (приложение № 3), то и на каждом документе-приложении необходимо его использовать (Приложение № 3), см. Примеры 2 и 3 далее.

Сделайте практический вывод из этих требований стандарта и запомните простое правило, что отметка о приложении как отдельный реквизит в распорядительных документах не оформляется, все наименования документов-приложений и ссылки на их наличие делаются только в тексте постановлений, решений, протоколов, приказов, распоряжений, поручений и указаний.

Если нормативный документ (например, правила или инструкция) утвержден распорядительным (приказом или др.), то на нормативном документе:

  • отметка о приложении обозначается только словом «Приложение» (может быть с номером),
  • а ниже оформляется гриф утверждения с реквизитами распорядительного документа (см. Примеры 2 и 3).

Таким образом, данные распорядительного документа не задваиваются в отметке о приложении и грифе утверждения. Это новое правило зафиксировано в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. «6» во фрагменте документа выше), однако ранее оно уже встречалось на практике.

Пример 2

Возможный вариант оформления отметки о приложении и грифа утверждения на документе-приложении (без знака «№»)

Свернуть ПоказатьПример 3

Возможный вариант оформления отметки о приложении и грифа утверждения на документе-приложении (со знаком «№»)

Свернуть Показать

К сожалению, ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно не рассматривает распространенную ситуацию, когда необходимо оформлять приложения к договорам1 (соглашения о тарифах, о конфиденциальности, о защите и обработке персональных данных, о ведении переписки по исполнению договора в электронном виде и т.п.). На практике принято делать перечисление приложений не в отметке о приложениях, а в тексте договора. Например, его можно указать отдельным пунктом внутри раздела «Прочие условия» или даже самостоятельным разделом, который следует за «Адресами и реквизитами сторон», причем:

  • пронумерованный перечень приложений приводится здесь в той последовательности, в которой они впервые упоминаются в тексте договора;
  • у каждого приложения указывается количество листов, а количество экземпляров – специальной типовой формулировкой (см. Пример 4).

На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу должна быть отметка со ссылкой на договор как основной документ (по правилам п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, см. Пример 5).

Пример 4

Раздел «Приложения» в тексте договора

Свернуть Показать

10. Приложения

10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:

10.1.1. Соглашение о тарифах на 2 полугодие 2018 года на 5 л.

10.1.2. Инструкция по эксплуатации Объекта на 29 л.

10.1.3. Соглашение о защите персональных данных представителей Сторон на 2 л.

Пример 5

Отметка о приложении на нем самом – ссылка на договор

Свернуть Показать

Не рассматривается в новом стандарте и ситуация, когда утвержденный многостраничный организационный документ-приложение имеет собственные приложения.

На практике подобные многостраничные документы (например, инструкция по делопроизводству) оформляются с титульным листом, после которого на следующем отдельном листе располагается оглавление (содержание), в нем фиксируется перечень дополнительных приложений с указанием их номеров. Страницы таких приложений в этом случае могут включаться в общую нумерацию страниц основного утвержденного приложения (Пример 7).

А на самих дополнительных приложениях в составе основного утвержденного приложения уточняют, к какому разделу, пункту и подпункту они относятся:

Пример 6

Отметка на дополнительном приложении со ссылкой на основное приложение, утвержденное распорядительным документом

Свернуть ПоказатьПример 7

Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству

Свернуть Показать

Если дополнительные приложения имеют самостоятельную нумерацию, то в содержании основного приложения они перечисляются в той же последовательности, в которой упоминаются в его тексте, с указанием (или без указания) количества листов (Пример 8).

На самих дополнительных приложениях возможны 2 варианта оформления отметки о приложении, которые формально будут соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016: показаны в Примерах 9 и 10.

Пример 8

Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству (основного приложения), если дополнительные приложения имеют собственную нумерацию в тексте основного приложения

Свернуть ПоказатьПример 9

Отметка на дополнительном приложении, которое имеет собственный номер и тоже утверждено распорядительным документом (вместе с основным приложением)

Свернуть Показать Пример 10

Отметка на дополнительном приложении, имеющем собственный номер, если основное утвержденное приложение регистрируется в отдельном документопотоке ЛНА и потому еще имеет собственный регистрационный номер

Свернуть Показать

РЕКВИЗИТ «ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ»: ОБОЗНАЧЕНИЕ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ

В ключевых разработках по делопроизводству в обозначении этого реквизита нет устойчивого единообразия:

• отметка о наличии приложения (реквизит 21 по ГОСТ Р 6.30-2003);

• отметка о приложении (Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти14);

• отметка о наличии приложений (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);

• отметка о приложении (реквизит 19 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 говорится, что при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, определения которых содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В этом стандарте дано следующее определение: отметка о наличии приложения – реквизит, который содержит сведения о дополнительно прилагаемом документе (п. 68).

Приведенное определение, на наш взгляд, носит слишком общий характер и не акцентирует внимание на том, что рассматриваемый реквизит может оформляться как в основном документе (указывать на наличие приложений к нему), так и на самом приложении.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 это положение сформулировано более полно. Так, в п. 5.19 сказано, что отметка о приложении содержит сведения о документе, который прилагается к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах-приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и т.д.).

Таким образом, одним термином «Отметка о приложении» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 обозначаются три разные отметки:

• отметка после текста на сопроводительном документе;

• отметка (указание, ссылка) в тексте основного документа;

• отметка на приложении.

Каждая отметка имеет свой порядок оформления и расположение. Поэтому логично ввести дополнительный термин и для обозначения отметки на самих приложениях.

ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ

В ГОСТ Р 6.30-2003 нет четкого указания, что реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляется непосредственно после текста. Из схем расположения реквизитов организационно-распорядительных документов, приведенных в стандарте, следует, что этот реквизит должен располагаться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля. Если расположить реквизит «Отметка о наличии приложения» в отведенной для него зоне, то возникает большой пробел между текстом и реквизитом. Это чревато тем, что уже после подписания документа в свободное место может быть снесена несанкционированная информация.

В п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 это обстоятельство было учтено: «…отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля…».

СЛУЧАИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГОСТ Р 7.0.97-2016

В новом стандарте раскрывается порядок оформления отметки о приложении в сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах в 5 следующих случаях:

1) приложение названо в тексте;

2) приложение не названо в тексте или если приложений несколько;

3) приложение (приложения) сброшюровано;

4) документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией

страниц;

5) приложением является обособленный электронный носитель.

Из таблицы видно, что в первых четырех случаях правила оформления отметки о приложении не претерпели существенных изменений.

Однако в ГОСТ Р 7.0.97-2016 вошло новое положение, посвященное приложениям на электронных носителях (еще раньше оно появилось во многих инструкциях по делопроизводству). При этом наблюдается некоторый терминологический разнобой: «документ на электронном носителе», «документ на съемном машинном носителе информации (МНИ)», «документ в электронном виде» и т.д. Нет в инструкциях по делопроизводству и единого перечня характеристик указанного документа, которые включаются в отметку о приложении (вид носителя записи, формат записи, объем записанной информации, имя файла).

Приведем примеры оформления отметки о приложении, если приложением является обособленный электронный носитель, из инструкций по делопроизводству:

СЛУЧАИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ, НЕ ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГОСТ Р 7.0.97-2016

  • Приложение направляется не во все указанные в документе адреса. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не вошло положение, которое содержится в ГОСТ Р 6.30-2003 и сохраняется во многих действующих инструкциях по делопроизводству: если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
  • Приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя. Согласно п. 53 Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, если приложение (подлинник) направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
  • Приложение содержит информацию ограниченного доступа. Этот случай освещается в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, которые содержат информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется так:

Во многих инструкциях это положение не только воспроизводится дословно, но даже дополняется. Например, в п. 2.2.13 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики указано, что в этом случае пометку «Для служебного пользования» нужно оформлять и на сопроводительном письме.

  • На приложения составляется отдельная опись. В соответствии с п. 2.2.13 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики при большом количестве приложений на них составляется отдельная опись. Отметка о приложении в этом случае оформляется так:

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ

  • Всегда в единственном числе. Дискуссия о том, зачем всегда писать слово «Приложение» в единственном числе в рассматриваемом реквизите, ведется давно. Исходя из правил русского языка, если приложение одно, это слово следует писать в единственном числе, если несколько – во множественном. Однако ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать только в единственном числе.

В некоторых инструкциях по делопроизводству на этом акцентируется внимание. Например, согласно п. 113 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров приложений, печатается с красной строки, всегда в единственном числе.

  • Не подчеркивается. В Правилах оформления документов в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации слово «Приложение» подчеркнуто (см. врезку «Как составить опись приложений»).

В п. 2.1.19 этого документа указано, что слово «Приложение» печатается без кавычек с прописной буквы от левой границы текстового поля и подчеркивается.

Однако в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусмотрено подчеркивание или другое текстовое выделение слова «Приложение».

  • От границы левого поля. В приведенном выше извлечении из Инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области сказано, что отметка о наличии приложения печатается с красной строки.

В этой части указанная Инструкция не соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка о приложении оформляется без абзацного отступа – от границы левого поля.

УКАЗАНИЕ НА ПРИЛОЖЕНИЕ В ТЕКСТЕ ДОКУМЕНТА

В п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 вошло положение, которого не было в ГОСТ Р 6.30-2003:

Из приведенного положения следует, что упоминание документа-приложения в тексте основного документа является еще одним «проявлением» реквизита «Отметка о приложении», помимо оформления этого реквизита на сопроводительном документе и в самом приложении.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует указывать слово «приложение» в тексте документа в скобках. Однако можно и без них, например: «согласно приложению», «в соответствии с приложением» и т.д. Слово «приложение» в тексте документа пишется со строчной буквы.

ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ НА ПРИЛОЖЕНИЯХ СПРАВОЧНОГО ХАРАКТЕРА

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 определено, что отметка о приложении оформляется на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу и выглядит так (п. 5.19):

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 правила оформления отметки о приложении даны с помощью примера. В ГОСТ Р 6.30-2003 об этих правилах сказано подробнее. В нем перечисляются конкретные элементы отметки о приложении: в приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (п. 3.12). Например:

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 о размещении элементов отметки о приложении также сказано более лаконично и, на наш взгляд, более точно, без установления каких-либо вариантов, которые «допускаются»: строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даны основные правила оформления отметки о приложении. Поэтому организации могут оформлять отметку о приложении с учетом специфики своей деятельности. Например,

ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ НА УТВЕРЖДАЕМОМ ДОКУМЕНТЕ

Особенности оформления отметки о приложении на утверждаемом документе связаны с тем, что на приложении необходимо оформить еще и реквизит «Гриф утверждения документа». Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При этом каждый реквизит («Отметка о приложении» и «Гриф утверждения») по отдельности содержит сведения об основном документе (наименование вида, дата, номер). Чтобы избежать дублирования, эти сведения следует указывать только в грифе утверждения. Этот вариант оформления приложения ранее был описан в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и повторен в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19):

Альтернативой приведенному порядку оформления приложения могут быть только варианты оформления, связанные с отказом от одного из указанных реквизитов. Таким образом, на практике используется три варианта оформления приложения:

1) проставляется и отметка о приложении, и гриф утверждения документа, как это предусматривает ГОСТ Р 7.0.97-2016;

2) проставляется только отметка о приложении;

3) проставляется только гриф утверждения документа.

Проиллюстрируем каждый из вариантов оформления на примерах инструкций по делопроизводству.

1. Проставляется отметка о приложении и гриф утверждения документа, как это предусматривает ГОСТ Р 7.0.97-2016:

2. Проставляется только отметка о приложении:

3. Проставляется только гриф утверждения документа:

Следует отметить, что последний из указанных вариантов имеет наибольшее распространение и зачастую подкрепляется правилами юридической техники и делопроизводства, которые принимаются в конкретных организациях.

Например, в п. 21 Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области22 установлено, что, если приложением к распорядительному документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в правом верхнем углу ставится не отметка о приложении, а гриф утверждения документа. Например, при утверждении положения отметка о приложении к документу выглядит так:

ПРИЛОЖЕНИЕ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Часто документы-приложения, в свою очередь, имеют приложения. Однако ГОСТ Р 7.0.97-2016 не содержит правил оформления отметки о приложении в этой ситуации. Поэтому в конкретных организациях эта отметка оформляется по-разному. Например:

В самой Инструкции приложения оформляются так:

В приведенном примере отметка о приложении занимает много места. Однако оформить ее можно с меньшей степенью детализации, например:

1Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) от 25.05.2017 № 435-ст «О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 № 2004-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации»».

2Термины «документ» и «правовой акт» используются как синонимы.

3Одобрены Советом Государственной Думы, направлены письмом Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18.11.2003 № вн2-18/490.

4Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

5В ред. от 28.06.2017.

6См. п. 26 Приложения 1 к Регламенту Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденному постановлением Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа от 23.03.2017 № 821.

7Утверждены Указом Губернатора Пермского края от 11.12.2015 № 170.

8Утверждено постановлением Администрации г. Нижний Тагил от 05.05.2017 № 1055-ПА.

9Утверждено решением Думы города Покачи от 08.06.2017 № 45.

10Утверждена приказом Минфина России от 01.12.2016 № 556.

11Утверждена постановлением Правительства Калининградской области от 10.04.2017 № 180.

12Под термином «сопроводительный документ» подразумевается как приложение к письму, так и претензии, акты, справки и другие информационно-справочные документы.

13Принят Законодательным собранием города Севастополя 22.09.2015.

14Утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 26.04.2016).

15Утверждена приказом Росстата от 15.01.2014 № 32 (в ред. от 27.12.2016).

16Утверждена приказом Министра обороны Российской Федерации от 04.04.2017 № 170.

17Утверждена постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 30.12.2012 № 176 (в ред. от 11.05.2017).

18Утверждена распоряжением Губернатора Самарской области от 24.04.2017 № 250-р.

19Утверждены распоряжением Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 20.04.2016 № 78р-1.

20Здесь и далее в извлечениях выделено автором.

21Утверждена приказом ФНС России от 01.07.2014 № ММВ-7-10/346@ (в ред. от 16.03.2016).

22Утверждены постановлением Губернатора Московской области от 20.01.2016 № 11-ПГ.

⇐ ПредыдущаяСтр 12 из 13

Отметка о наличии приложения– реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметку о наличии приложения(реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом:1

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.2

Например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Отметка о наличии приложения» в письме

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.3

Например:

Приложение: Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:4

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:5

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.6

Например:

Приложение № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.7

Например:

Приложение к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.8

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.9

Схема его расположения реквизита «Отметка о наличии приложения» приведена на рисунке 2.

Рис. 2.
Расположение реквизита»Отметка о наличии приложения»
20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись;
23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа

Реквизит 22 – подпись

Подпись– реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.1

В состав реквизита «Подпись»(реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 2

Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика» А.Г. Цицин

или на бланке:

Генеральный директор А.Г. Цицин

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Подпись» в письме

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.3

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:4

И.о. генерального директора Личная подпись Т.П. Ярославцева

или:>

Исполняющий обязанности генерального директора Личная подпись Т.П. Ярославцева

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 5

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. 6

Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика» А.Г. Цицин

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 7

Рис. 2.
Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.8

Например:

Генеральный директор А.Г. Цицин
Главный бухгалтер Е.О. Сенина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.9

Например:

Технический директор Коммерческий директор
Личная подпись К.В. Воробьев Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.10

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений — руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) — их непосредственными составителями.11

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.12

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.13

Например:

Председатель комиссии Личная подпись А.Г. Цицин
Члены комиссии Личная подпись Т.П. Ярославцева
Личная подпись К.В. Воробьев
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения». Схема расположения реквизита «Подпись» приведена на рисунке 3.

Рис. 3.
Расположение реквизита»Подпись»
20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись;
23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *