Реквизит гриф утверждения документа

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно . Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

  • Должностным лицом.
  • Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Свобода»
подпись C.А. Красавин
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО «Радость»
от 01.04.2014 № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

Приложение № 3

УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Булочка»
от 06.05.2014 № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

  1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
  2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).
  3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).
  4. Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).
  5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).
  6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).
  7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).
  8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения и т. д.).
  9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т. д.).
  10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т. д.).
  11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т. д.).
  12. Расценки на производство работ.
  13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т. д.).
  14. Стандарты.
  15. Структура и штатная численность.
  16. Тарифные ставки.
  17. Формы унифицированных документов.
  18. Штатные расписания и изменения к ним.

Гриф утверждения – это не подпись!

Нельзя путать гриф утверждения с подписанием документа. Руководителю организации на утверждение должен попасть документ, уже подписанный другим должностным лицом, которое в иерархии компании стоит ниже на одну ступеньку. Например, Положение о бухгалтерии: его подписывает главбух, а утверждает генеральный директор.

Если документ утверждается внешней организацией (например, Ростехнадзором), то он попадает туда, подписанный руководителем организации-автора.

Какие документы нужно утверждать?

Примерный перечень документов, которые нужно утверждать руководителем, приведен в Приложении 7 документа по названием «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003». Каждая организация сама определяет для себя такой перечень и вносит его в свою инструкцию по делопроизводству.

Способ 1. Утверждение документа подписью директора

Это самый простой способ утвердить документ. Проект передается генеральному директору или уполномоченному им руководителю, который, ознакомившись с ним, расписывается в грифе, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Альфа»

Чугунов П.П. Чугунов

03.08.2015

Обратите внимание: слово «утверждаю» стоит в первом лице единственного числа, указывается должность руководителя и наименование компании, а завершается гриф датой утверждения.

Статья о том, как передать право подписи за директора, в том числе право на утверждение документов, по ссылке.

Способ 2. Утверждение приказом

К приказу по основной деятельности обращаются, если дополнительно с утверждением над документом нужно произвести еще какие-то действия. Например, ознакомить всех работников организации с ним или одновременно отменить действующий ранее документ.

Сначала издается приказ. Текст примерно следующий:

В целях оптимизации процессов делопроизводства ООО «Луч»

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Отменить Инструкцию по делопроизводству ООО «Луч», утвержденную Приказом от 16.09.2015 №234, с 14.09.2015.
  2. Утвердить и ввести в действие с 14.09.2015 Регламент по делопроизводству ООО «Луч» (прилагается; далее «Регламент»).
  3. Начальнику отдела делопроизводства Светлову А.А. ознакомить с Регламентом работников ООО «Луч» до 11.09.2015.
  4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на административного директора Темную Л.Д.

Приказ проходит обычную процедуру согласования, подписывается генеральным директором и регистрируется в общем порядке. С этого момента документ считается утвержденным. Гриф оформляется так:

УТВЕРЖДЕНА

Приказом ООО «Альфа»

от 27.08.2015 №456

Слово «утвержден» склоняется в зависимости от вида документа: регламент утвержден, инструкция утверждена, положение утверждено, правила утверждены.

Утвержденный документ одновременно является приложением к приказу, и это тоже надо отметить на нем. Этот момент всегда вызывает много споров: на одном и том же документе нужно одновременно поставить отметку о приложении и гриф утверждения. Большинство специалистов склоняется к такому варианту:

Приложение

УТВЕРЖДЕНА

Приказом ООО «Альфа»

от 27.08.2015 №456

Способ 3. Внешнее утверждение документа

Некоторые организации должны утверждать ряд своих документов в контролирующих, надзорных органах или в вышестоящих организациях. Согласование здесь может быть оформлено обоими перечисленными выше способами, но самый распространенный – третий, а именно письмом.

Алгоритм действий таков. Организация создает проект документа, согласует его, подписывает и направляет копию в вышестоящий орган. К проекту прилагается сопроводительное письмо с обоснованием и просьбой об утверждении. Если ответ положительный, то в ответ тоже придет письмо, и гриф будет выглядеть так:

УТВЕРЖДЕНО

Письмом ОАО «Нефтепром»

от 28.08.2015 №6457-и/23-7/15

Оригинал письма с утверждением нужно хранить вместе с оригиналом утвержденного документа столько, сколько хранится сам документ.

Если утверждающих несколько

Если документ утверждают несколько организаций, то грифы располагаются на одном уровне:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ООО «Бета»

от 04.08.2015 №234-ОРД

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ООО «Гамма»

от 05.08.2015 №35/467-15

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *