Регламент по работе с дебиторской задолженностью — образец

Любое предприятие сталкивается с кредиторскими или дебиторскими долгами. В первом случае речь идёт о задолженности предприятия перед различными компаниями, во втором случае какие-либо организации являются денежно обязанными по отношению к нему.

Задолженность может возникнуть при нарушении временных сроков оплаты после получения продукции. Долг сразу уже учитывается в расчётах между двумя компаниями. Задолженность в обязательном порядке следует фиксировать, объясняется это необходимостью поддерживать порядок взаиморасчетов.

Нюансы выбора методов работы с ДЗ

В первую очередь речь здесь пойдет о методах истребования долга до суда. Конкретные методы могут отличаться в зависимости от сферы и характера основной деятельности. Главным моментом, который учитывается при поиске метода,— это возможность влиять на должника. Самыми эффективными методами являются связанные с ограничением предоставления постоянно необходимых должнику услуг. Например:

  • ограничение коммунальных услуг неплательщикам по ЖКХ;
  • блокировка телефонного номера должнику по услугам связи.

Однако возможность влиять на должника именно таким образом есть не всегда. Тогда практикуется активная разъяснительная работа, например детальное описание негативных последствий для должника в случае взыскания задолженности судебными приставами за счет имущества, предъявления исполнительных документов по месту работы должника и т.п.

Помимо этого, где возможно, применяются и методы некоторой поддержки должника. Например, для многих категорий малоимущих граждан предусмотрена государственная поддержка—в виде предоставления льгот или субсидий на оплату услуг ЖКХ. Если в ходе досудебной работы выясняется, что должник имеет право на господдержку, но по каким-то причинам ею не пользуется, предприятие-кредитор может разъяснить такому должнику его права и возможности по снижению платежей. В будущем это принесет определенные выгоды и должнику, и компании — у должника будет больше возможностей рассчитываться за коммуналку в срок, если платежи будут уменьшены, а у компании снизится процент «плохой» задолженности.

Еще одним популярным способом урегулирования сложностей с должником является реструктуризация его долгов. В данном случае необходимо разработать такой вариант графика погашения долга, который будет посильным для должника и достаточно выгодным для компании.

В предлагаемом образце положения о работе с дебиторской задолженностью мы постарались привести наибольшее количество распространенных способов досудебного урегулирования долгов.

Скачать образец

Что позволяет узнать документация по дебиторской задолженности

Отчёты в этом плане имеют структуру аналогичную отчётам по финансовой активности компании в отношении её приобретений и закупок. Но существует и ряд отличий. При анализе документации по задолженностям можно узнать ответы на ряд вопросов:

  1. Какой объём денежных средств был уже получен от должников?
  2. Какой объём денежных средств был выплачен кредиторам?
  3. Какой объём денежных средств на счету компании в данный момент?

Вышеперечисленные вопросы позволят вовремя изменить финансовую политику компании. Если же предприятию потребуются дополнительные денежные средства, отчёт поможет рассчитать хватит ли имеющихся средств для своевременных расчетов или же придётся обращаться к организациям, предоставляющим кредит.

При необходимости оформления кредита с помощью отчёта по дебиторской задолженности можно рассчитать, на какой срок придётся оформлять договор. Документация по задолженности даёт возможность определить примерные поступления денежных средств и неотложные выплаты на ближайший срок.

При помощи отчёта по дебиторской задолженности можно освободить часть денежных средств, откладывая некоторые выплаты по долгам. На основе этой документации фирма может вынести решение, кому из должников предоставить отсрочку на выплату.

Имею информацию о прогнозируемых поступлениях на счёте, можно узнать следующие данные:

  1. Общая сумма задолженности.
  2. Период выплаты налогов.
  3. Период выплаты заработной платы работникам.
  4. Объём выплат на приобретение необходимого оборудования.

Задолженность может погашаться не только при помощи денежных средств, возможна и бартерная оплата. По этой причине требуется внимательно следить за отчётами по дебиторской задолженности. При анализе этой документации можно установить недобросовестных плательщиков и уточнить причины такой задержки.

Виды дебиторской задолженности. Фото:mosbuhuslugi.ru

Некоторые компании без необходимого контроля не в состоянии понять высокую степень важность своевременных выплат по задолженностям. Руководителю организации в такой ситуации требуется принять решение, как действовать дальше.

Любая организация должна уметь правильно вести контроль расчетов с покупателями или заказчиками. Строгий учет помогает вовремя узнать причины задержек выплаты денежных средств и сроки их ожидаемого поступления на лицевой счёт организации.

Существует большое количество программ, которые упрощают весь процесс ведения отчётов дебиторской задолженности, самая популярная из них – 1С. Рекомендуется вести таблицу или схему. При ее помощи можно более наглядно представить всю необходимую информацию на определенное число любого месяца.

Если же список задолжников слишком велик, значительно упростит восприятие информационного потока диаграмма. Подготовка отчёта подразумевает 2 этапа. Первый – это составление сводки, второй – это вся остальная работа.

Как оформить сводку

Сводка по дебиторской задолженности необходима для лучшего управления компанией. Сюда включаются все кредиторские обязательства. В сводке можно узнать следующую информацию.

  1. Информация о продавце или покупателе продукции.
  2. Даты выплат.
  3. Информация о продукции компании.
  4. Сроки выплат по договору.

Вышеописанные сведения должны быть в сводке в обязательном порядке, однако в ней может быть указана дополнительная информация. Ответственность за составление сводки лежит на финансовой группе компании. В сводке может быть указана следующая информация:

  1. Документация, подтверждающая факт купли-продажи.
  2. Договор, который является предметом обязательств.
  3. Документация, которая подтвердит оплату продукции.
  4. Бухгалтерская документация по финансовым отчётам.

Сводка пригодится для отдела сбыта, поскольку она поможет оптимизировать кредитную политику при сотрудничестве с другими компаниями. Сводка поможет установить наилучшую для компании ценовую политику, что снизит вероятность просрочить оплату задолженности.

На основе информации, полученной из сводок, можно выяснить, насколько платежеспособны клиенты. В соответствии с этим проходит их ранжирование.

Дебиторская и кредиторская задолженность организации

Дебиторская и кредиторская задолженность (ДЗ и КЗ) – неотъемлемая часть хозяйственной жизни любого предприятия.

ДЗ – это активы предприятия, свидетельствующие о том, что оно может позволить себе давать покупателям некоторую отсрочку по оплате. Наличие КЗ означает, что в деятельности задействованы сторонние средства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Само по себе наличие ДЗ и КЗ еще ни о чем не говорит. Важны объемы и соотношение ДЗ и КЗ между собой.

Слишком большая величина КЗ свидетельствует о финансовых проблемах и наличии сложностей с окупаемостью бизнеса. Полное отсутствие КЗ говорит о том, что компания развивается только за счет собственных средств, а значит, упускает возможность использования более высоких темпов развития за счет привлечения инвестиций извне.

Малые объемы ДЗ (равно как и ее отсутствие) – это, с одной стороны, осмотрительность компании в выборе контрагентов, не допускающих длительных просрочек в оплате. Вместе с тем некоторые добросовестные клиенты могут не иметь возможности расплатиться сразу, поэтому, отсеивая их, компания теряет некоторый потенциальный доход.

В связи с этим важно иметь четкое представление о текущем соотношении ДЗ и КЗ, знать их величину и понимать, какие изменения нужны для их приведения в оптимальное соответствие. Поэтому высокий приоритет для любой организации имеет задача по корректному формированию данных по ДЗ и КЗ.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, узнайте как раскрыть информацию о дебиторке и кредиторке в пояснении к бухбалансу. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Как оформить отчёт

Отчёт по дебиторской задолженности подразумевает документацию, в которой указаны сведения по всем сводкам. В отчёте должен быть отображен общий объём просроченных платежей. В большинстве компаний отчёт по дебиторской сумме составляется раз в месяц.

Вся информация в документации распределяется по группам. Критерии при группировке могут отличаться, самые распространённые из них следующие.

  1. Продавцы.
  2. Покупатели.
  3. Категория товара.

Для отчёта, основанием которого послужила дебиторская задолженность, характерны следующие формы.

  1. Задолженность, представленная в форме денежной валюты.
  2. Задолженность, представленная в форме бартера.
  3. Просроченная задолженность, которая может быть представлена в форме денежных средств или бартера.

Помимо этого, в любом отчёте должны содержаться следующие данные.

  1. Информация о продукции и покупателе.
  2. Сроки погашения задолженности.
  3. Проценты по кредиту или просрочке выплат.

Если существуют какие-либо трудности при взыскании денежных средств, они должны указываться в отчёте. Помимо вышеперечисленных данных в отчёте может быть указана дополнительная информация. Для примера можно привести ситуацию, когда речь идёт о бартерной сделке.

В отчёте указывается вместо денежной суммы тип товара и его объёмы. При помощи отчёта о дебиторской задолженности финансовый отдел компании сможет рассчитать оптимальный курс денежной политики. Юридическое лицо при анализе отчётного документа определяет примерный объём работы по процессам взимания задолженностей.

Как учитывать дебиторскую задолженности, рассмотрено в этом видео:

Для руководителя организации отчёт также имеет важное значение. При его помощи можно анализировать изменения в производстве и деятельности компании и в связи с этим изменять планируемые объёмы покупки оборудования или продукции.

Какие возможности открывает ведение отчётности

Отчёт по дебиторской или кредиторской задолженности даёт возможность отслеживать финансовое взаимодействие с другими компаниями и сотрудниками своей организации. Отчётность должна вестись в обязательном порядке, это способствует управленческой деятельности, а также позволяет планировать дальнейший курс кредитной политики.

При помощи отчётного документа появляется возможность быть в курсе следующих параметров работы организации.

  1. Отчёт по дебиторской задолженности помогает отслеживать изменения в производстве, а также рассчитывать общий объём потраченных и заработанных денежных средств.
  2. Отчётный документ позволит создать объективное представление о расчетах организации. Для примера можно привести ситуацию, когда компании неожиданно потребовались дополнительные денежные средства. Откуда их можно получить, позволит узнать отчёт по дебиторской задолженности. Если глава компании решил оформить кредит, отчётный документ поможет рассчитать срок, на который следует оформить кредитный договор. Если у компании возникает обратная ситуация, то есть имеется большой объём денежных средств, отчёт о дебиторской задолженности поможет оптимально распределить деньги.
  3. Документация по дебиторской или кредитной задолженности поможет спланировать дальнейшие расходы и доходы организации. Отчёт значительно облегчит определение суммы ожидаемых денежных средств от должников. В свою очередь это позволит распланировать сумму налогов и общую прибыль. Документация несёт в себе информацию об общей сумме денежного долга и общего направления по выплате.
  4. Документ позволит более объективно оценивать клиента. На основании отчёта по дебиторской задолженности можно создать список надежности клиентов, в зависимости от того, как они выплачивают свои задолженности. Это позволит определить общую платежеспособность компании и выяснить круг наиболее добросовестных плательщиков. Также это даст возможность расторгнуть договор сотрудничества с теми организациями, которые часто задерживают выплату по договору купли-продажи.
  5. Если в организации присутствует плановая кредитная политика, отчёт позволит выяснить степень ее эффективности. При больших убытках руководитель организации сможет заметить назревающую проблему значительно раньше и предпринять соответствующие действия для её решения.
  6. Отчёт по дебиторской задолженности позволяет своевременно требовать выплаты по договору с дебиторов. Документация наглядно показывает просроченные платежи, для получения которых наступает время предпринимать особые меры. Например, обратиться в суд или поговорить напрямую с должником.
  7. Отчёт позволит заблаговременно выяснить, перед какими предприятиями накопилось большое количество долгов. Это даст возможность избежать конфликтных ситуаций, дополнительных денежных взысканий и сохранить репутацию своей организации.

Анализ дебиторскойй задолженности для отчета. Фото:encrypted-tbn0.gstatic.com

Главе любой компании следует понять, что отчёт по дебиторской задолженности нужен не только для формальности.

При помощи этой документации можно значительно раньше среагировать на изменения динамики в отношениях с клиентами и заказчиками, отчёт позволит планировать деятельность компании на основе более чётких и конкретных данных.

Как организовать бюджет

Как было сказано выше, для этих целей разработана специальная программа 1С – предприятие. На её основе можно составить отчёт по дебиторской задолженности. Для этого у неё имеются следующие функции.

  1. 1С позволяет сформировать прогнозы по финансовому состоянию компании при помощи анализа доступной информации.
  2. 1С создает финансовые отчёты и может вести управленческий баланс, который основан на объективных значениях. Это позволяет не только рассчитывать и анализировать прибыль, но и сравнивать ее значения с прошлыми показателями.
  3. Дает возможность сравнить бюджеты за разные периоды.
  4. Помогает осуществить анализ на предмет наличия отклонений.
  5. Программа автоматически сравнивает задолженности у ваших клиентов и ваши кредитные обязательства по трём отрезкам за определённые периоды и рассчитывает конечную сумму за конкретные периоды.

Как в 1С сделать отчет по дебиторской задолженности, смотрите в этом видео:

В 1С встроены все необходимые формулы для вышеописанных расчётов.

Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности: случаи и порядок составления

Расшифровка ДЗ и КЗ – это детализация величины ДЗ и КЗ в разрезе отдельных оснований, а также отражение динамики по каждому контрагенту (основанию).

По общему правилу расшифровка ДЗ и КЗ составляется организацией как пояснение к бухгалтерскому балансу и предоставляется в налоговые органы вместе с ежегодной отчетностью. Кроме того, необходимость составления расшифровки ДЗ и КЗ может быть обусловлена требованием банка, инвестора или иного кредитора.

Расшифровка ДЗ и КЗ приводится в разделе 5 пояснений к бухгалтерскому балансу (форма пояснений утверждена приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н) отдельно по каждому контрагенту, виду задолженности, срокам (ожидаемым) погашения.

Для этого в разделе 5 пояснений предусмотрено составление 4 таблиц:

  • 5.1. Наличие и движение дебиторской задолженности.
  • 5.2. Просроченная дебиторская задолженность.
  • 5.3. Наличие и движение кредиторской задолженности.
  • 5.4. Просроченная кредиторская задолженность.

Бланк пояснений к бухбалансу можно скачать на нашем сайте.

Скачать бланк пояснений к бухгалтерскому балансу

Образец заполнения таблиц 5.1–5.4 пояснений вы также можете скачать на нашем сайте.

Скачать образец расшифровки ДЗ и КЗ

Расшифровка дебиторской задолженности

В таблице 5.1 следует расшифровать строку 1230 баланса. Т. е. отразить актуальную информацию о размере ДЗ по состоянию на начало и конец года (отчетного периода), а также зафиксировать увеличение/уменьшение ДЗ за соответствующий промежуток времени.

Таблица предусматривает отдельную расшифровку краткосрочной и долгосрочной ДЗ. Кроме того, необходимо отразить изменение статуса ДЗ (перевод из долгосрочной в краткосрочную). При этом детализация приводится в разрезе каждого вида ДЗ (абз. 6 п. 27 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденного приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В таблице 5.1 пояснений, в отличие от баланса, отражается совокупная величина ДЗ, без учета факта создания резерва по сомнительным долгам – РСД (п. 35 ПБУ 4/99, п. 73 ПБУ по бухучету и бухотчетности, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Поэтому при определении остатков на начало/конец периода соответствующую сумму не нужно уменьшать на величину РСД.

Подробнее о формировании РСД читайте в статье «Резерв по сомнительным долгам: порядок создания и расчет отчислений».

Для заполнения таблицы 5.1 пояснений организация использует данные аналитических счетов учета долгосрочной и краткосрочной ДЗ.

В строке 5501 отражается величина совокупной долгосрочной ДЗ и ее динамика за отчетный период (в отношении краткосрочной ДЗ используется строка 5510).

Графы «На начало года» заполняются на основании данных дебетовых остатков соответствующих счетов бухучета (60, 62, 73 и т. д.).

ВАЖНО! При этом величина РСД на начало года определяется как кредитовое сальдо по счету 63.

Графы «Изменения за период. Поступление» заполняются соответствующими дебетовыми оборотами счетов учета ДЗ. При этом в графе «Поступление. В результате хозяйственных операций» не указываются проценты и штрафы, которые компания должна будет получить от контрагентов по условиям договоров. Они отражаются в следующей графе – «Причитающиеся проценты, штрафы и иные начисления».

Графы «Изменения за период. Выбыло», напротив, заполняются на основании данных о кредитовом обороте по соответствующим счетам.

Операции, связанные с РСД (создание, восстановление, списание за счет него ДЗ), отражаются по данным корреспонденции со сч. 91.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перевод ДЗ из состава долгосрочной в состав краткосрочной отражается в таблице на основе данных о внутреннем обороте между счетами учета соответствующей ДЗ (дебет счета учета краткосрочной ДЗ и кредит – долгосрочной). При этом значение показателя в таблице может фиксироваться без круглых скобок (если данные для строки «Краткосрочная ДЗ») либо в круглых скобках (если для строки «Долгосрочная ДЗ»).

Строка 5521 содержит аналогичные показатели за прошлый год. Поэтому ее, как правило, заполняют на основе таблицы 5.1 за предшествующий период (для краткосрочной ДЗ – срока 5530).

Строки 5502, 5503, …; 5522, 5523… содержат расшифровку долгосрочной ДЗ по видам за текущий и предшествующий периоды (для краткосрочной КЗ строки 5511, 5512, …; 5531, 5532, …).

В строке 5500 указывается совокупная ДЗ на конец отчетного периода.

ВАЖНО! Значение в строке 5500 должно совпадать с суммой величин строк 5501 и 5510.

В таблице 5.2 пояснений компании следует привести расшифровку состава ДЗ, по которой истек срок давности. Здесь указываются сведения по просроченной задолженности за текущий год, а также за 2 предшествующих года.

Просроченная задолженность в таблице 5.2 отражается по балансовой стоимости и стоимости согласно договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Тот факт, что задолженность обеспечена (либо нет), не играет роли при заполнении таблицы. В случае если ДЗ обеспечена залогом, поручителем либо банковской гарантией, РСД в отношении такой ДЗ не создается, а ее балансовая стоимость принимается равной договорной.

В заключение

Отчёт по дебиторской задолженности является путеводителем для любого вида организации. Он позволяет обеспечить быстрое реагирование на изменения в деятельности компании, её клиентов или заказчиков. В организациях, которые ведут кредитную политику, документ имеет ещё большую актуальность.

Не стоит забывать и про составление сводки. Отчётность позволяет определить общую картину финансовых расчетов. Период, за который составляет отчёт по задолженности, определяется в зависимости от нужд компании в индивидуальном порядке.

В большинстве случаев это либо 30, либо 7 дней. Отчёт по дебиторской задолженности проще всего составить при помощи специальной программы на компьютере – 1С. Она сократит время работы над отчётом.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *