Распространенный прием при написании акта

1.7.1. Причины и порядок составления актов общей формы и других актов

Акт общей формы составляют для удостоверения обстоятельств, не связанных с изменением количества и качества груза:

• отсутствие на вагоне ЗПУ, когда в перевозочных документах имеется отметка о наложении ЗПУ, повреждение или смена ЗПУ, ес­ли при этом не требуется составление коммерческого акта;

• повреждение вагона (контейнера)

и в других случаях для удостоверения обстоятельств, которые мо­гут служить основанием для материальной ответственности сторон, если при этом не требуется составление коммерческого или другого акта специальной формы.

Акт общей формы составляется на станциях отправления, назна­чения и в пути следования перевозчиком в необходимом количестве экземпляров.

В пути следования перевозчиком оформляются, как правило, два экземпляра акта:

• первый экземпляр акта общей формы прикладывается к перево­зочному документу;

• второй экземпляр акта общей формы хранится в делах пере­возчика.

При составлении акта общей формы в пути следования в случае последующего взимания с отправителя штрафа за искажение в пере­возочных документах наименования грузобагажа или багажа, особых отметок, сведений о грузобагаже и багаже акт общей формы оформ­ляется в трех экземплярах. Третий экземпляр акта общей формы при­кладывается к коммерческому акту и вместе с документом, по кото­рому производится взыскание штрафа, направляется в адрес получа­теля. При составлении акта общей формы для взимания штрафов, сборов и других платежей с отправителя, получателя и других физи­ческих или юридических лиц перевозчиком составляется три экзем­пляра акта:

• первый прикладывается к документу, по которому производится начисление и взимание штрафов, сборов и других платежей;

• второй выдается отправителю, получателю или другому физи­ческому или юридическому лицу;

• третий хранится в делах перевозчика.

При направлении в органы внутренних дел материалов по случаям хищения грузобагажа или багажа вместе с коммерческим актом пере­возчик прикладывает копии актов общей формы, составленные по данной отправке.

В случае, если акт общей формы составляется перевозчиком при отказе или уклонении отправителя, получателя, других физических или юридических лиц от подписания документов, предусмотренных технологией работы железнодорожного транспорта, в строке доку­мента «Подпись» перевозчик делает отметку о составлении акта об­щей формы с указанием его номера и даты составления. При этом ни перевозчик, ни получатель не имеют права отказываться от подписа­ния акта общей формы. При несогласии с содержанием акта общей формы перевозчик или получатель вправе изложить свое мнение. В этом случае необходимо в акте общей формы напротив подписи ука­зать: «С разногласиями» или «С возражениями».

Имеющиеся разногласия или возражения должны быть направле­ны перевозчику в день составления акта общей формы либо не позд­нее следующих суток со дня его составления.

В случае отказа или уклонения получателя от подписания акта об­щей формы и изложения своего мнения перевозчиком в строке акта общей формы «Подпись» делается отметка: «От подписи отказался». При этом на оборотной стороне акта общей формы перевозчик делает запись: «Настоящий акт был предъявлен на подпись…» (отправителю, получателю, другому физическому или юридическому лицу) с указа­нием фамилии, имени, отчества, уполномоченного представителя этих лиц «в присутствии перевозчика» с указанием фамилии, имени, отчества и должности уполномоченных представителей перевозчика. Данная запись заверяется подписью указанных в записи уполномо­ченных представителей перевозчика. В этом случае получатель также должен направить перевозчику свои возражения не позднее следую­щих суток со дня составления акта общей формы.

При составлении акта общей формы в пути следования в случаях обнаружения вагонов с неисправным состоянием ЗПУ, наличием при­знаков доступа к грузобагажу через люки вагона, стенки вагона, а также с неисправностями, угрожающими безопасности движения и сохранности перевозимого грузобагажа, в акте общей формы перевоз­чик указывает сведения: об обнаруженных неисправностях, о резуль­татах проверки грузобагажа, состоянии кузова вагона, ЗПУ, закруток, запоров, а также о состоянии погрузки грузобагажа с указанием пол­ноты загрузки вагона, равномерности погрузки грузобагажа, числа ярусов в дверном пространстве и другие обстоятельства, вследствие которых вагон направляется на комиссионную проверку.

В актах общей формы также указывается способ устранения воз­можности доступа к грузобагажу, сведения о ЗПУ, наложенных на ва­гон.

Если вагон поступил на станцию с неисправными ЗПУ, наличием признаков доступа к грузобагажу, уже оформленными актом общей формы на предыдущей станции, и состояние вагона (грузобагажа) по сравнению с описанием в ранее составленном акте не изменилось, то новый акт общей формы повторно не составляется.

Акт о техническом состоянии вагона (контейнера) (см. рис. 1.33) составляют при обнаружении течи, порчи и подмочки груза вслед­ствие неисправности вагона, обязательно в тот же день и не позднее, чем коммерческий акт. Первый экземпляр акта о техническом состо­янии вагона (контейнера) прилагают к первому экземпляру коммер­ческого акта, второй остается в делах перевозчика. Подписывают акт уполномоченные представители перевозчика.

Актом экспертизы оформляют результаты экспертизы и заклю­чения экспертов, определяющие причины утраты и порчи груза и размеры причиненного ущерба. Экспертизу проводят по инициа­тиве перевозчика или получателя эксперты бюро товарных экспер­тиз и инспекторы по качеству, специалисты ветеринарно-санитарного надзора и других организаций. При этом обязательно при­сутствует уполномоченный представитель перевозчика. Расходы по экспертизе несет перевозчик, если порча или повреждение гру­за произошли по его вине, во всех других случаях — грузополуча­тель.

1.7.2. Работа по розыску грузов и перевозочных документов

Розыск багажа, грузобагажа производится, когда:

• багаж, грузобагаж не прибыл на станцию в установленный срок доставки или прибыла только часть багажа, грузобагажа;

• обнаружены перевозочные документы без багажа, грузобагажа или багаж, грузобагаж — без документов.

Розыск багажа, грузобагажа, не прибывшего в установленный срок доставки (в дальнейшем — розыск багажа, грузобагажа), про­изводит станция назначения. Однако станция, допустившая разъе­динение багажа, грузобагажа и документов, также обязана произ­водить розыск и несет за это ответственность в установленном по­рядке.

В случае неприбытия багажа, грузобагажа в установленный срок станция назначения является ответственной за организацию своев­ременного и правильного розыска багажа, грузобагажа.

Багаж, грузобагаж можно разыскивать переговорами по телефо­ну, подачей телеграммы (с отметкой «Розыскная», указанной перед текстом телеграммы), посылкой письменных запросов. В розыскных телеграммах указывают дату и обстоятельства, при которых обнару­жен груз без документов, род груза, маркировку, а также количество мест и массу груза. Переписку по розыску багажа, грузобагажа дол­жен подписывать начальник станции или его заместитель.

О задержании багажа, грузобагажа по распоряжению следствен­ных или таможенных органов начальник станции, где задержали ба­гаж, сообщает телеграммой на станцию назначения.

Основанием для начала розыска считаются:

• момент предъявления пассажиром на станции назначения заяв­ления и багажной квитанции, багаж или грузобагаж по которой не прибыл в срок;

• получение распоряжения отделения железной дороги, пассажир­ской службы или Департамента пассажирских перевозок;

• момент обнаружения засылки, недостачи отдельных мест или отправок;

• установление факта разъединения багажа и документов.

Станция назначения, получив письменное заявление от получателя

груза о розыске, прежде чем завести розыскное дело, а также до от­правления розыскных телеграмм, обязана проверить:

• прибыл ли разыскиваемый багаж, грузобагаж на станцию по ос­новному или досылочному документу;

• записи о данном багаже, грузобагаже в Книге учета бездоку­ментных грузов;

• наличие на складах бездокументных или задержанных грузов, чтобы установить, нет ли разыскиваемого груза среди бездокумент­ных или излишних мест;

• не прибывал ли груз на другие станции узла, если станция на­значения входит в узел;

• не поступало ли с другой станции розыскной переписки о гру­зах, обнаруженных без документов или излишних, тождественных по признакам с разыскиваемым грузом.

Если будет установлено, что груз не прибывал и в розыскной пе­реписке о нем нет никаких данных, станция должна завести розыск­ное дело.

Розыск должен быть доведен до окончательного результата в ми­нимально короткий срок, но не позднее 10 сут с момента возникнове­ния основания к розыску. О прибытии найденного багажа станция на­значения обязана в день его прибытия направить пассажиру уведом­ление заказным письмом, нарочным под расписку или сообщить по телефону.

Порядок розыска багажа между станциями Московского и Ленин­градского железнодорожных узлов определяется руководством Мос­ковской и Октябрьской железных дорог.

При предъявлении пассажиром багажной квитанции на багаж, не прибывший в срок, станция назначения на обороте багажной квитан­ции делает отметку «Багаж не прибыл», ставит штемпель с обозначе­нием года, месяца, числа, получает от пассажира заявление с указа­нием адреса и способа посылки ему уведомления о прибытии багажа. Станция заводит розыскное дело и в суточный срок подает ро­зыскную телеграмму на станцию отправления багажа.

При обнаружении багажа или грузобагажа без документов состав­ляют коммерческий акт. Багаж, грузобагаж, согласно надписи на мес­тах, немедленно отправляют при досылочном документе о назначе­нии с приложением к нему копии коммерческого акта, о чем дается телеграмма на станцию назначения. Если невозможно установить станцию назначения бездокументного багажа, грузобагажа, а станция отправления известна, то на станцию отправления дают телеграмму с изложением имеющихся сведений по бездокументному багажу, гру­зобагажу (количество мест, масса, упаковка и др.).

Станция отправления багажа, грузобагажа, получив такую телеграм­му, обязана в суточный срок дать ответ, указав, какой отправке принад­лежит бездокументный багаж или грузобагаж. Получив ответ о при­надлежности бездокументного багажа или грузобагажа, станция, где он обнаружен, обязана с первым поездом, имеющим багажный вагон, отправить багаж, грузобагаж по назначению по досылочным доку­ментам с приложением копии коммерческого акта.

При обнаружении на станции отправления (назначения) перево­зочных документов без багажа и грузобагажа также составляют ком­мерческий акт. Перевозочный документ с копией коммерческого акта при этом немедленно отсылают на станцию назначения. Если пере­возочный документ обнаружен на попутной станции, то в этом случае составляют коммерческий акт и направляют телеграмму станциям отправления и назначения. Дальнейший розыск производится стан­цией назначения.

При обнаружении утраты багажа или грузобагажа на станции от­правления, назначения или перегрузки, где он утрачен, материал пе­редается в органы внутренних дел на железнодорожном транспорте для проведения следствия, о чем сообщается телеграммой перевоз­чику.

При обнаружении недостачи отдельных мест багажа, грузобагажа станция обязана, помимо составления коммерческого акта, дать об этом телеграмму на станцию отправления (назначения) и по месту приписки приемосдатчика багажного вагона, у которого оказалась не­достача. Дальнейший розыск продолжает станция назначения.

В отдельных случаях, когда это вызывается необходимостью, да­ется телеграмма в адрес станций по ходу проследования багажа. Если багаж или грузобагаж не будет обнаружен на одной из указанных станций, то последняя телеграммой извещает об этом все станции, указанные в адресе.

Если в результате розыскной переписки установлена одновремен­ная утрата багажных, грузобагажных перевозочных документов и ба­гажа, грузобагажа, то станция, где произошла утрата, незамедли­тельно составляет коммерческий акт, передает материал расследова­ния в органы внутренних дел на транспорте и извещает об этом теле­граммой станции назначения.

Если по истечении 10 сут после срока доставки багажа, грузобага­жа розыск не дал положительных результатов, станция назначения по требованию пассажира (получателя) выплачивает компенсацию за ут­раченный багаж, грузобагаж. Претензии в большом размере предьяв- ляются владельцу инфраструктуры. Претензии о возмещении стои­мости грузобагажа предъявляются владельцу инфраструктуры по окончании 30 сут со дня истечения срока доставки.

На ведение розыска багажа и грузобагажа устанавливаются сле­дующие сроки: не более 1 сут на подготовку и отправку запроса о ро­зыске, а также ответа об отправлении, проследовании, выгрузке ба­гажа и грузобагажа. Если ответ не будет получен в указанный срок, второй запрос о розыске адресуется начальнику пассажирского отде­ла соответствующего отделения дороги (НОДЛ). Если не будет полу­чен ответ и на второй запрос, последующий запрос направляется на­чальнику пассажирской службы, который обязан немедленно принять меры и дать ответ.

1.7.3. Понятие о претензиях и исках, основные сведения о порядке их расследования

Претензия (от лат. praetendens — притязание, требование) — это требование кредитора к должнику об уплате долга, возмещении убытков, уплате штрафа, устранении недостатков поставленной про­дукции, проданной вещи или выполненной работы.

Иск — это исковое заявление в суд, арбитраж или третейский суд за защитой своего нарушенного, оспариваемого права или охраняе­мого законом интереса.

До предъявления перевозчику иска, связанного с осуществлением перевозок багажа, грузобагажа, кредитор обязан предъявить долж­нику обоснованную претензию и лишь в случае отказа от ее удовлет­ворения либо неполучения ответа в установленный срок вправе предъявить иск.

Перечень подразделений перевозчика, в функциональные обязан­ности которых входит рассмотрение претензий, устанавливается пе­ревозчиком с указанием их юридических адресов и доводится до све­дения грузоотправителей, грузополучателей и других физических или юридических лиц, пользующихся услугами железнодорожного транс­порта общего пользования.

К претензии должны быть приложены документы, подтвержда­ющие предъявленные заявителем требования. Указанные докумен­ты представляются в подлиннике или в форме надлежащим обра­зом заверенной копии. При необходимости перевозчик вправе по­требовать представления оригиналов документов для рассмотрения претензии.

Право на предъявление перевозчику претензии, связанной с осу­ществлением перевозок багажа, грузобагажа, или иска имеют полу­чатель или отправитель:

а)б случае утраты багажа, грузобагажа. К претензии должны быть приложены:

• багажная или грузобагажная квитанция о приеме багажа, грузо­багажа с отметкой железнодорожной станции назначения о непри­бытии багажа, грузобагажа или справки перевозчика об отправке ба­гажа, грузобагажа с отметкой железнодорожной станции назначения о неприбытии багажа, грузобагажа,

• документ, подтверждающий факт причиненного ущерба и удос­товеряющий количество и действительную стоимость отправленного багажа, грузобагажа, без включения неполученных доходов и не­осуществленных затрат;

б) в случае недостачи, повреждения (порчи) багажа, грузобагажа. К претензии должны быть приложены:

• багажная или грузобагажная квитанция,

• выданный перевозчиком коммерческий акт,

• документ, подтверждающий причиненный ущерб и удостове­ряющий количество и действительную стоимость недостающего, по­врежденного (испорченного) багажа, грузобагажа, деталей или запас­ных частей без включения неполученных доходов и неосуществлен­ных затрат;

в) в случае просрочки доставки багажа, грузобагажа. К претензии должна быть приложена багажная или грузобагажная квитанция;

г) в случае задержки выдачи багажа или грузобагажа. К претен­зии должны быть приложены багажная или грузобагажная квитанция и акт общей формы.

Право на предъявление перевозчику претензии, связанной с осу­ществлением перевозок багажа, грузобагажа, предоставляется также страховщику, который выплатил страховое возмещение отправителю, получателю, в связи с ненадлежащим исполнением перевозчиком обязательств по перевозке. Порядок предъявления претензии стра­ховщиком аналогичен порядку, который установлен в отношении предъявления претензии отправителем, получателем.

Претензии к перевозчикам могут быть предъявлены в течение 6 мес, а претензии в отношении штрафов и пеней — в течение 45 сут.

Указанные сроки предъявления претензий исчисляются в отно­шении:

• возмещения за повреждение (порчу) либо недостачу багажа, гру­зобагажа — со дня выдачи багажа или грузобагажа;

• возмещения за утрату багажа, грузобагажа — по истечении 30 сут после окончания срока доставки багажа, грузобагажа физических лиц и по истечении 10 сут после окончания срока доставки грузоба­гажа юридических лиц;

• просрочки доставки багажа, грузобагажа — со дня выдачи бага­жа, грузобагажа;

• взыскания штрафа за использование перевозчиком вагонов, кон­тейнеров, принадлежащих грузоотправителям, грузополучателям, другим юридическим или физическим лицам либо арендованных ими без согласия их владельца — по истечении срока доставки таких ва­гонов, контейнеров после выгрузки грузов или возврата их в пункт приписки;

• иных возникших в связи с осуществлением перевозки случаев

— со дня наступления событий, послуживших основаниями для предъявления претензий.

Перевозчик вправе принять для рассмотрения претензию по исте­чении установленных Уставом сроков, если признает уважительной причину пропуска срока предъявления претензии.

Перевозчик обязан рассмотреть полученную претензию и о ре­зультатах ее рассмотрения уведомить в письменной форме заявителя в течение 30 дней со дня получения претензии.

1.7.4. Служебная инструкция по актово-претензионной работе на железных дорогах

Служебная инструкция по актово-претензионной работе на желез­ных дорогах состоит из восьми глав, в которых рассмотрены следую­щие вопросы:

• оформление и расследование случаев несохранности грузов при перевозках по железным дорогам государств—участников Содруже­ства, Латвийской Республики, Литовской Республики, Эстонской Рес­публики;

• порядок рассмотрения претензий;

• оформление, пересылка коммерческих актов и рассмотрение претензий при перевозках грузов в международных сообщениях;

• возмещение убытков по удовлетворенным претензиям и искам;

• отнесение убытков на виновные хозяйственные единицы и службы железной дороги;

• расчеты между железными дорогами по суммам, выплаченным по претензиям и искам за утрату, недостачу, порчу и повреждение грузов;

• делопроизводство и учет коммерческих актов и претензий;

• учет и отчетность о несохранных перевозках грузов.

В первой главе инструкции дана характеристика основных видов несохранности грузов, в каких случаях производится составление коммерческих актов, как осуществляется их регистрация и описание в коммерческом акте результатов проверки груза. Здесь указаны осо­бенности составления коммерческих актов при перевозках в прямом смешанном железнодорожно-водном сообщении, оформление пере­дачи и возврата станции похищенных грузов и грузов, изъятых орга­нами внутренних дел в качестве вещественных доказательств. Для установления размера и причины недостачи, порчи или повреждения багажа, грузобагажа и суммы, на которую понизилась стоимость, не­обходимо произвести экспертизу. В инструкции даны разъяснения о порядке проведения и оформления экспертизы. Указано также, куда и кому направляются оперативные донесения о случаях несохранных перевозок, о порядке расследования случаев несохранных перевозок грузов, отсылке коммерческих актов для расследования, приложения к коммерческому акту. Изложены вопросы опротестования и возвра­щения коммерческих актов, рассмотрения коммерческих актов, полу­ченных для расследования, определения ответственности по коммер­ческим актам. В инструкции указаны порядок и сроки расследования случаев несохранностей грузов и разъединений грузов и документов, как и кем дается заключение по результатам расследования, а также сроки рассмотрения и обработки материалов расследования, как и кем проводится анализ несохранных перевозок.

Во второй главе инструкции описаны вопросы порядка рассмот­рения претензий: адресование претензий; право на предъявление пре­тензий; сроки на заявление претензий; документы, подтверждающие претензию; рассмотрение претензий по существу; выявление обсто­ятельств, освобождающих перевозчика от ответственности. Перечис­лены вопросы установления размера фактической утраты и повреж­дения груза при перевозках, как производятся исчисление и приме­нение нормы естественной убыли и предельных расхождений опре­деления массы груза, определение суммы ущерба, подлежащего воз­мещению. Указано, в каких случаях необходимо удовлетворить, а в каких — отклонить претензию, как производится оформление при­знанной претензии, а также изложены особенности рассмотрения претензий при изменении границ железной дороги.

В третьей главе описаны оформление, пересылка коммерческих актов и рассмотрение претензий при перевозках грузов в междуна­родных сообщениях.

Четвертая глава посвящена вопросам возмещения убытков по удовлетворенным претензиям и искам.

Отнесение убытков на виновные хозяйственные единицы и служ­бы железной дороги — это вопросы пятой главы.

В шестой главе даны указания по порядку расчетов, разрешению споров, разграничению ответственности между железными дорогами по суммам, выплаченным по претензиям и искам за утрату, недо­стачу, порчу и повреждение грузов.

Делопроизводство и учет по коммерческим актам на станциях, в службах грузовой и коммерческой работы, делопроизводство по пре­тензиям, учет сумм, выплаченных по претензиям и искам, — содер­жание седьмой главы.

В восьмой главе рассмотрены вопросы учета несохранностей по выплаченным и взысканным претензиям и искам, а также по расчет­ным делам и возмещенным суммам.

Специфика понятия

Как выше было сказано, понятие «акт» используется в юридической сфере. В этой области термин выступает не как обозначение вида, а как родовое определение группы документов. К примеру, к актам законодательного значения относят Конституцию, Указы Президента, Постановления Правительства и прочих органов государственной, региональной, муниципальной власти. В сфере гражданских правоотношений также используется эта группа документов. К примеру, актами подтверждаются те или иные события – смерть, рождение, вступление в брак, смена фамилии, имени, усыновление. В соответствии с этим, гражданам по их заявлениям выдаются свидетельства. В международной практике также используются акты. Ими являются соглашения, конвенции, договоры и пр.

Что такое акт выполненных работ

Договорные отношения между сторонами возникают с момента заключения соглашения между ними.

Договор содержит определенные условия.

Акт выполненных работ, услуг гарантирует, что исполнитель перед заказчиком выполнил свои обязательства.

Часто в содержание соглашения между участниками сделки включено положение по его составлению.

Произвольная форма составления должна содержать в себе обязательные реквизиты:

  • Наименование. В нем присутствуют различные варианты. Например, акт приемки выполненных работ или сдачи-приемки;
  • Номер, день составления;
  • Указание на номер, дату договора, по предмету которого составлена бумага;
  • Предмет договора;
  • Стоимость договора. Не учитывается НДС;
  • Информация о сторонах: исполнителе и заказчике;
  • Подписи сторон, дата, печати организаций.

ВАЖНО: Если акт выполненных работ по ремонту не является обязательной составляющей договора, заказчик не имеет право уклоняться от оплаты результатов труда исполнителя по причине не включения этого положения в соглашение.

Значение для бухгалтерского учета

Бухгалтерия

В №402 – ФЗ (ст.9) указано, что хозяйственная операция оформляется первичными документами учета.

Но какими из них проводить хозяйственные операции, в положениях закона не указано.

Тем не менее, в 9 статье (ч.2) определены необходимые реквизиты бухгалтерского документа (первичного).

Форма акта выполненных работ, применяемая в предпринимательской деятельности, в госучреждениях, соответствует указанным в законе реквизитам.

Хотя с 2013 года глава предприятия (организации) вправе утверждать первичные бухгалтерские формы вместе с главным бухгалтером. Что это означает?

Только то, что закон не принципиален в отношении оформления результата труда исполнителя, оказанной им услуги с помощью акта. Но предприниматели предпочитают его использовать при ведении бизнеса.

Налоги

Статья 252, ч. 1 НК РФ говорит о том, что субъект налогообложения вправе снизить размер доходов на сумму своих затрат при выполнении в одновременном порядке условий:

  1. хозяйственная обоснованность затрат;
  2. доказанность затрат в документах;
  3. расходы были осуществлены в целях коммерческой деятельности.

Расходы, которые подтверждены, заносятся в первичные формы бухгалтерии. Одним из них выступает акт приемки работ или оказания услуг.

При его составлении налогоплательщик имеет право учесть понесенные по их оплате затраты, при установлении полученной, облагаемой налогом прибыли в компании.

Общие правила оформления

Для того чтобы оформить документ, рекомендуем пользоваться образцами. Акты отличаются назначением документа. Однако единые требования заполнения всё же существуют. Их требуется придерживаться при оформлении любого материала. Общие правила заполнения актов:

  1. В оформлении деловых бумаг часто участвует несколько уполномоченных лиц, составляются комиссии из определённого количества человек. Это очень удобно при проведении мероприятий инвентаризации, проверки осмотра, обследования.
  2. Акты оформляются на определённых бланках с обязательным перечнем реквизитов (образец для удобства приводится ниже).
  3. Следует указать название документа.
  4. Требуется указать дату, регистрационный номер, место составления.
  5. В каждом документе даётся основание для заключения документа.
  6. В каждой деловой бумаге перечисляются члены комиссии, её председатель, указываются все необходимые персональные данные.
  7. Материал в документе должен быть разбит на пункты или абзацы. Должны приводиться таблицы. Текст должен завершаться выводами и предложениями.
  8. Документ заключается в нескольких экземплярах, согласно числу заинтересованных сторон.
  9. Деловая бумага подписывается всеми присутствующими лицами в определённой последовательности.
  10. С документом должны ознакомиться все лица, организации, чью деятельность документ затрагивает.
  11. Некоторые деловые бумаги должны быть утверждены руководителем организации, что закреплено нормативным законодательством РФ.

Нюансы

В связи с тем что составление акта осуществляется при фиксации различных аспектов деятельности должностных лиц и предприятий, документирования действий и событий в разных отраслях, единого универсального бланка не существует. Оформление документа производится с учетом конкретных обстоятельств. Для некоторых ситуаций предусмотрены унифицированные бланки. Они считаются типовыми и не могут быть изменены организацией или должностным лицом.

Специфика оформления

Составление акта (при отсутствии унифицированного бланка) осуществляется на листе А4. В качестве заголовка выступает краткое описание фиксируемых событий или фактов. Строгих требований к нему законодательство не предъявляет. При оформлении нужно следить за согласованностью слов. Допускается формулировать заголовок с использованием отглагольного существительного (предложный падеж) и предлога «о». К примеру, могут составляться акты о/об:

  1. Утрате и уничтожении удостоверений и пропусков.
  2. Расследовании производственной аварии.
  3. Нормировании труда.
  4. Оснащении учебных заведений.

В иных случаях заголовок можно оформить с помощью отглагольного существительного, поставленного в родительный падеж. К примеру, могут составляться акты приема работ, выдачи документации, проверки исполнения коллективного договора, готовности проектно-сметных мероприятий и так далее.

Введение

Как правило, акт включает в себя вводную и констатирующую части. В первой указывают:

  1. Основания, в соответствии с которыми осуществляется составление акта . Здесь приводятся реквизиты распорядительного либо нормативного документа, приводится устное указание начальника. В качестве основания может выступать и плановое задание.
  2. Состав комиссии. В этой части необходимо указать наименования должностей, ФИО председателя и членов рабочей группы. В некоторых случаях в состав комиссии могут входить представители сторонних предприятий. В этом случае рядом с указанием должности прописывается наименование организации, от лица которой они действуют.

Отдельными строками в вводной части указываются ФИО субъектов, которые участвовали в составлении акта. Слова «Члены комиссии», «Основание», «Председатель», «Присутствовали» и пр. пишутся с большой буквы от начала левого поля бланка и остаются открытыми.

Констатирующая часть

В ней излагаются задачи и цели документирования, характер и описание выполненных мероприятий, методы, время, потраченное на это. В констатирующей части фиксируются также факты, которые были установлены в процессе осуществления запланированной деятельности. Если необходимо задокументировать несколько событий, то текст разделяют на соответствующее число пунктов. При необходимости по установленным фактам излагаются выводы, а также предложения по выявленным фактам. Если они приводятся в распорядительной форме, в акте должно присутствовать указание сроков исполнения установленных предписаний. Если такой документ оформляется уполномоченным лицом сторонней организации (к примеру, контрольным органом), он предоставляется руководителю проверяемого предприятия для ознакомления под роспись.

Текст акта

Текст документа пишется от лица того, кто его составляет: указывается ФИО, занимаемая должность, список присутствующих при составлении и описание самого события. При этом описываем все максимально точно, объективно, никаких домыслов или догадок. Если есть факты – указываем, как и всевозможные измеримые показатели.

Пример:

Мною, старшим менеджером отдела продаж компании «Вымпелтелеком» Сурпаевой Маргаритой Сергеевной, в присутствии менеджера по связи с общественностью Суркова Виктора Иосифовича и заместителя начальника отдела продаж Викторовой Ларисы Петровны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

Работник компании, Закарян Георг Гагикович, занимающий должность оператора компьютерного набора, находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. Г.Г. Закарян вел себя несдержанно, агрессивно, использовал нецензурные выражения. Объяснительную записку составлять отказался.

Настоящий акт составлен в одном экземпляре.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *