Протокол совещания

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

В повестке: о текущей ситуации с коронавирусом, о выплатах медицинским и социальным работникам, о повышении доступности ипотеки, о расширении применения специального налогового режима для самозанятых граждан, о возобновлении работы предприятий туристической отрасли, учреждений культуры и спорта.

Совещание прошло в режиме видеоконференции.

Вступительное слово Михаила Мишустина

Сообщение Антона Силуанова о специальном налоговом режиме для самозанятых

Сообщение Дмитрия Чернышенко о возобновлении работы предприятий туристической отрасли, учреждений культуры и спорта

Из стенограммы:

М.Мишустин: Доброе утро, коллеги!

Оперативное совещание с вице-премьерами

29 июня 2020 года

Мы ведём системную поддержку медиков, которые продолжают борьбу с коронавирусной инфекцией, и, конечно, тех, кто работает с людьми, нуждающимися в постоянной помощи. По указанию Президента дополнительные выплаты предусмотрены в том числе и специалистам социальных организаций, тем, кто трудится в домах престарелых и других подобных учреждениях. Это непростое и очень важное дело. Подписано постановление Правительства, которое продлевает выплаты социальным работникам ещё на два месяца – до 15 сентября этого года. Кроме того, теперь такие же выплаты смогут получать и работники муниципальных организаций социального обслуживания, а не только государственных, как это предусмотрено в настоящий момент. Право на выплату у социального работника сохранится и в случае, если он будет должен прервать свою смену из-за выявления у него коронавируса или других заболеваний.

Если говорить о ситуации с коронавирусом в целом по стране, у нас всё меньше заболевших. За прошедшие сутки выявлено 6700 новых случаев. Количество выявляемых заболевших снижается, несмотря на увеличение количества проводимых тестов на наличие вируса и антител к нему. Мы и дальше будем расширять тестирование. Это позволяет вовремя выявить болезнь, помочь человеку и не дать ему заразить окружающих. Подписано распоряжение о выделении из резервного фонда Правительства почти 3,5 млрд рублей Роспотребнадзору. Они пойдут на производство тест-систем, которые будут использоваться в государственных и муниципальных учреждениях для дальнейшей диагностики коронавируса.

Также по поручению Президента мы ведём последовательную работу по повышению доступности ипотеки для наших граждан. В мае, по данным Банка России, средняя ставка по таким кредитам снизилась до 7,4%. Есть потенциал и для дальнейшего снижения. Этому способствует в том числе запуск программы льготной ипотеки под 6,5%. В рамках нового поручения Президента Правительство оперативно подготовило изменения в правила выдачи таких кредитов. Постановление уже подписано. Максимальная сумма кредита для жителей Москвы, Санкт-Петербурга, Московской и Ленинградской областей увеличена с 8 млн до 12 млн рублей, для жителей других регионов – с 3 млн до 6 млн рублей. Это очень важные изменения. Они позволят большему числу граждан приобрести квартиры в новостройках и улучшить свои жилищные условия. Свой дом, собственная квартира – то, что всегда было и остаётся жизненно важным для любого человека, для каждой семьи.

Для любого продавца, предлагающего товары или услуги, большое значение имеют встречи с клиентами. Таких встреч может быть по нескольку каждый день. Как максимально эффективно проводить эти встречи, не запутаться в потоке информации, ничего не забыть и произвести на клиента положительное впечатление? Как руководителю отдела продаж отслеживать работу своих сотрудников? Консалтинговая компания BUSINESS PROACTIVE предлагает статью «Регламент проведения встречи менеджера по продажам с клиентом», где Вы найдете ответы на все эти вопросы.

Успех встречи во многом зависит от ее подготовки и планирования.

Обязательный организационный этап:

  • Документы для согласования необходимо отправить клиенту заранее. У него должно быть время все просмотреть и проанализировать. Этот несложный прием позволит создать на переговорах спокойную и доверительную обстановку.
  • Накануне встречи созвонитесь и подтвердите назначенную встречу. У клиента могут в последний момент измениться планы.
  • Просчитайте, сколько времени у Вас уйдет на дорогу. Приезжайте вовремя!

Основной этап встречи:

  • Установка контакта. Короткие, располагающие к общению вопросы.
  • В самом начале встречи проговариваем общую цель проекта.
  • Обозначить цель «сегодняшней» встречи.
  • Уточнить, как цель «сегодняшняя» приблизит нас к выполнению главной задачи.
  • Договориться, что должно стать итогом встречи
  • В процессе встречи менеджер обязательно должен вести протокол, где фиксируется название проекта, дата, цель встречи, итоги.

Пример протокола

Название проекта:

Дата проведения:

Цель встречи:

Задача Результат Инструмент Ответственный Срок исполнения

Завершение встречи:

  • В конце встречи обязательно подводятся итоги. Нужно убедиться, что все всё поняли одинаково. Утвердите с клиентом план последующих действий, когда и что должно быть сделано. Как со своей стороны, так и со стороны клиента.
  • Обозначается следующий этап, назначается дата.
  • Заполненный протокол встречи с планом работы высылаем клиенту

Таким образом, регламент проведения встречи менеджера по продажам с клиентом можно разделить на этапы: подготовка к встрече – проведение встречи – отчет о встрече.

Когда каждый этап зафиксирован и регламентирован, все вместе занимает гораздо меньше времени. Регламенты встречи являются ясной и прозрачной точкой отчета для руководителя отдела продаж. Менеджеру гораздо проще работать, ничего не забывать и выполнять обещания перед клиентом. Такой структурированный, четкий подход очень ценится, особенно в крупных компаниях.

И напоследок – еще небольшая подсказка: людям, с которыми вы будете вести переговоры нужна конкретика – это важно. Но наряду с ней существуют стандартные приемы ведения переговоров. Их можно рассматривать, как некий шаблон, в хорошем значении этого слова. Эти правила сформированы на основе таких факторов, как деловая этика и психоанализ, поэтому их эффективность вряд ли стоит подвергать сомнению.

10 подсказок, которые помогут установить контакт с клиентом:

Ваша основная задача — определить проблемы и потребности клиента. А если Вы не будете слушать, то начнете много говорить…о себе.

Поддерживайте диалог

Одностороннее общение гарантированно приведет к провалу встречи.

Уточняйте ключевые вещи

Если Вы думаете, что какой-либо момент поняли не до конца — повторите и уточните это у клиента. Лучше повторить, чем не правильно истолковать и выставить себя дураком.

Уточните полномочия Вашего собеседника

Узнайте, с кем ему нужно обсудить решение. Может оказаться, что итоговое решение принимает не он. И может получиться, как в игре «глухой телефон».
Вы провели презентацию лицу, которое решение не принимает.
Он, через призму своего понимания, сделал выводы.
И презентовал вышестоящему начальнику свои выводы, которые не всегда могут быть правильными.
По возможности, необходимо добиться встречи именно с лицом, которое может принимать решения по Вашему запросу.

Бланк и образец 2020

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Скачать образцы бланков:

Пустой бланк протокола совещания (word)

Образец заполнения протокола совещания (word)

Поделиться ссылкой:

В теории коммуникации профессиональным ведением переговоров называют комплекс навыков и механик, с помощью которых специалист может быстро оценить ситуацию, выявить лучшие способы вести беседу и поддерживать нужную эмоциональную атмосферу для достижения нужного результата.

Мы собрали советы профессионалов по коммуникациям в одну статью — изучайте пошаговый алгоритм успешных переговоров, перенимайте навыки, используйте лайфхаки практиков и добивайтесь беседой чего угодно и от кого угодно.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *