Протокол разногласий к акту сверки взаиморасчетов: оформление, подготовка, подписание

В том случае, когда результаты работ, выполненных исполнителем по договору подряда, не устраивают заказчика (потребителя), тот вправе указать свои претензии в специальном приложении к акту приемки.

Подобный документ составляется в свободной письменной форме и может носить любое название — акт, протокол, приложение, заявление, дефектная ведомость и т. д. Главное, чтобы он отражал позицию заказчика и содержал перечисление конкретных позиций, не соответствующих основному соглашению.

Справка. Также подобное замечание может быть выражено не отдельным документом, а в качестве примечания к акту приемки.

Важным условием юридической силы протокола является его составление до момента подписания акта о приемке. Если заказчик принял результаты без проверки либо не указал на выявленные им недостатки, то согласно законодательству он лишается права обжалования, если иное не оговорено договором между контрагентами (ст. 720 ГК РФ).

Все недостатки могут разделяться на явные, то есть обнаруживаемые при обычном способе приемки, и скрытые, проявляющиеся с течением времени. Претензии по явным недостаткам должны быть предъявлены незамедлительно после их обнаружения.

Претензии на скрытые дефекты могут быть предъявлены исполнителю в разумные сроки, но не более 2 лет с момента передачи результатов. При организации строительных работ срок предъявления претензий увеличен до 5 лет. Также сроки могут определяться договором, законом или деловыми обычаями, действующими в той или иной сфере деятельности (ст. 724 ГК РФ).

Подобный документ является основанием для предъявления претензий к контрагенту, не выполнившему свою часть договора. Срок исковой давности по неисполнению договора подряда составляет 1 год начиная со дня предъявления заявления о недостатках (ст. 725 ГК РФ).

Что делать, если акт составлен, но работы проведены некачественно или не выполнены

Нарушение подрядчиком своих обязанностей может проявляться двояко:

  • выполненный объем работ не соответствует заявленному в соглашении;
  • у потребителя имеются претензии к качеству и (или) к размеру заявленной стоимости.

В обоих случаях потребитель должен незамедлительно уведомить подрядчика, иначе он лишается права ссылаться на обнаруженные им недостатки. Акт некачественных (невыполненных) работ и является формой уведомления, так как в нем ставятся подписи обеих сторон.

После того, как протокол имеющихся дефектов составлен, стороны согласовывают дальнейшие действия. Согласно ст. 723 ГК РФ потребитель вправе требовать:

  • безвозмездного устранения дефектов;
  • соразмерного уменьшения стоимости;
  • возмещения собственных расходов, если их устранением займется заказчик.

Внимание! Если оплата по договору не проведена, а заказчика не устраивают результаты, он должен написать мотивированный отказ в оплате, в котором обязан дополнительно перечислить выявленные недостатки. При отсутствии мотивированного отказа заказчик обязан произвести оплату в указанный в договоре срок.

В том случае, если подрядчик не признает имеющихся недостатков, любая из сторон может потребовать проведения экспертизы. Если ее заключение подтверждает наличие дефектов, расходы за экспертизу несет исполнитель. В случае, когда экспертиза не выявит наличие недостатков или удостоверит, что они возникли не по причине действий исполнителя, расходы несет сторона, бывшая инициатором проведения проверки.

Если по результатам переговоров и экспертизы стороны не приходят к соглашению, то проблема разрешается судебным путем. С исковым заявлением в суд может обратиться любой из контрагентов.

Что такое фиктивный акт

Иногда стороны составляют фиктивный акт, то есть потребитель заранее или «вслепую» принимает работу. Чаще всего это делается для ухода от налогообложения или в целях экономии времени. Такие действия ставят в неудобное положение самого заказчика. При некачественно произведенных работах ему становится сложнее предъявить претензии исполнителю, так как формально приемка уже произошла и документ не содержит претензий к подрядчику.

В такой ситуации заказчику следует подать письменную претензию к исполнителю. Она должна содержать следующие положения:

  • отзыв подписи заказчика в акте приемки;
  • требование исправления выявленных дефектов;
  • предупреждение о приостановке оплаты по договору.

Если оплата не произведена, то направления претензии и приостановки оплаты по договору, как правило, достаточно для разрешения проблемы. В случае, если оплата уже произведена, заказчик попадает в более сложную ситуацию. Ему необходимо направить претензию к заказчику, указав свои доводы. Если тот отказывается от исполнения договора или аннулирования соглашения и возврата денег, то придется обращаться в суд.

Осторожно! Судебная практика показывает, что шансы выиграть или проиграть дело в подобной ситуации примерно равны. Суд может как буквально истолковать положения статьи 720 ГК РФ, так и руководствоваться позицией, выраженной в письме Президиума ВАС №51 от 24.01.2000, согласно которому заказчик не лишается права обжалования качества, объема и стоимости работ даже в случае, если акт приемки им уже подписан.

Как составить акт о невыполненных работах

Соответствующий акт составляется в случае, когда какие-либо позиции из договора подряда не были исполнены подрядчиком. Документ составляется в свободной письменной форме и содержит:

  • наименования сторон;
  • ссылку на основное соглашение;
  • перечень работ, содержащихся в договоре подряда и не выполненных исполнителем с указанием единиц измерения и объема;
  • дату составления и подписи контрагентов.

Как выглядит образец акта разногласий к акту выполненных работ:

В случае отказа одной из сторон от подписи в приложении делается соответствующая отметка.

Документ составляется в двух экземплярах для каждой стороны. Наличие акта является основанием для обращения в суд с исковым заявлением о расторжении соглашения, уменьшении стоимости или возмещении расходов потребителя.

Акт некачественного выполнения работ

Акт некачественного выполнения работ составляется в том случае, когда у заказчика есть конкретные претензии к качеству. Как и другие приложения к договору подряда, протокол содержит следующие положения:

  • наименования сторон;
  • ссылку на основной договор;
  • подписи и печати сторон.

В протоколе также подробно описываются претензии заказчика с указанием конкретных выявленных им дефектов.

Акт фактически выполненных работ

Соответствующий документ фактически является актом приемки. Он составляется в свободной форме и отражает весь выполненный объем работ. В документе указывается следующее:

  • наименования сторон;
  • ссылка на заключенный договор подряда;
  • список выполненных работ;
  • стоимость каждой позиции;
  • суммарная стоимость.

Также заказчик должен сделать отметку:

  • об отсутствии претензий к качеству и объему произведенных работ;
  • о наличии претензий.

В последнем случае потребитель должен ниже по тексту документа подробно раскрыть имеющиеся у него претензии. Подобный документ также является основанием для подачи искового заявления в суд.

Наиболее частые причины разногласий

Причины разногласий в актах сверки могут быть самими различными. Они могут быть связаны с ошибками, допущенными бухгалтерами при расчетах, расхождениями в периодах отражения, неправильном указании основной документации и т.д.

При этом если в первоначальном акте сверки информация может быть достаточно общей, при выявлении в нем разногласий акт должен составляться уже в более детализированном виде.

Советы юриста

Приемку выполненных работ желательно производить в максимально короткие сроки после обращения подрядчика. Если иное не предусмотрено договором, то обязанность оплаты возникает по факту сдачи работы, а не по результатам приемки. Чтобы воспользоваться правом отказаться от оплаты, заказчик должен провести приемку и направить исполнителю мотивированный отказ с указанием причин.

При затягивании приемки или отсутствии мотивированного отказа заказчик обязан произвести оплату, даже если его не устраивают результаты трудов подрядчика.

Скачать образец претензии по акту выполненных работ

Видео по теме

Разбор вопроса о том, кто должен доказывать наличие или отсутствие недостатков в выполненных работах:

Оптимизация документооборота

Рационализация труда секретаря включает в себя процесс оптимизации документооборота.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт, 1998. — С.3..

Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: ВНИИДАД, 1991. — С. 51..

Работа с документами в МБОУ СОШ № 35 включает в себя технологию обработки входящей корреспонденции, технологию обработки внутренней корреспонденции и технологию обработки исходящей корреспонденции. За последние годы объем всех трех документопотоков в учреждении возрос. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных в организации за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот МБОУ СОШ № 35 за последние 4 года, была выявлена тенденция к его росту (см. таблицу 1).

Таблица 1.

Документопотоки

2009 год

2010 год

2011 год

2012 год

Входящие

Исходящие

Внутренние

Наиболее распространенной входящей корреспонденции являются письма и нормативно-методические документы вышестоящих организаций, а также обращения граждан. Поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает, в конечном итоге, к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности МБОУ СОШ № 35, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Наиболее распространенной формой отправляемых документов является письма-ответы.

Внутренний документ — это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

— организационные документы, которые регламентируют деятельность МБОУ СОШ № 35 (устав, положения об отделах, инструкции и т.п.);

— распорядительные документы, издаваемые руководителем МБОУ СОШ № 35;

— информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: полное официальное наименование МБОУ СОШ № 35, наименование вида документа, место составления, даты и номера.

Путь внутренних документов начинается у одних сотрудников-авторов и заканчивается у других сотрудников-исполнителей.

Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Секретарь контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями современных Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. Инструкция по делопроизводству МБОУ СОШ № 35 разработана в соответствии с новыми Правилами.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке используются два вида документов — докладные и служебные записки. Служебная записка — документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство. — 2010. — №2. — С. 17..

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка осуществляется централизованно секретарем руководителя.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, а также целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

— адрес отправителя;

— время отправки и получения документа;

— при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя руководителя, передается ему секретарем.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. К сожалению, в МБОУ СОШ № 35 не подготовлен список нерегистрируемой документации. Целесообразно подготовить его и включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству. Нами была сделана попытка подготовить такой список (см. приложение 2).

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

На рассмотрение руководителя передаются документы, полученные от вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности МБОУ СОШ № 35, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Корреспонденция, поступившая на имя руководителя, регистрируется секретарем, который незамедлительно относит ее на рассмотрение руководителю.

После рассмотрения документов руководитель наносит резолюцию, то есть распределяет поручения между заместителями — завучами. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МБОУ СОШ № 35 подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.- М.: ВНИИДАД, 1991. — С. 27..

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

— порядковый номер документа, включающий номер дела;

— адресат (корреспондент);

— краткое содержание или заголовок;

— отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

— исполнитель;

— примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Таким образом, несмотря на видимую четкость документооборота имеются определенные недостатки, которые могут быть устранены при внедрении системы электронного документооборота и оптимизации документооборота.

Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.

Оптимизация документооборота позволяет:

— определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);

— определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;

— регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;

— установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.

Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота (по данным ВНИИДАД, который с 2007 г. ведет мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти, ежегодно документооборот увеличивается на 5-7%) Крылова Ю.В. Роль секретаря в организации управленческого учета на предприятии // Секретарское дело. — № 8. — 2007. — С. 70., обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию документооборота.

Поскольку документооборот — это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств.

В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документами.

К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов. Маршрут — это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.

Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ (документы), т. е. рабочие места, на которых совершаются операции с документом, поэтому главная задача в организации документооборота — обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.

Для решения этой задачи в организациях проводятся оргпроектные работы, в ходе которых вырабатываются наиболее оптимальные маршруты документов. Как правило, такая работа проводится при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), поскольку оптимизация документооборота — одно из условий успешного внедрения СЭД в организации.

Результаты работы по оптимизации документооборота закрепляются в различных документах. К таким документам относятся: табель форм документов; маршрутно-технологические схемы (блок-схемы); графики документооборота; схемы перемещения документов и др.

В большинстве своем при подготовке этих документов используется графический способ представления информации, позволяющий наглядно и в достаточной степени формализовано показать либо только движение документа (документов), либо последовательность операций, совершаемых в ходе реализации какой-либо функции (задачи) или процесса, и, соответственно, движение документов, используемых при решении данной задачи или реализации процесса.

Табель форм документов — это перечень форм документов, применяемых в деятельности организации, с характеристикой статуса документов, основных этапов их подготовки и прохождения.

Табель включает все формы документов, создаваемых в деятельности организации, но он не дает полного представления о маршруте документов, поскольку в нем, как правило, обозначаются только наиболее важные и значимые с точки зрения документооборота операции по обработке документов, такие как подготовка документа (обычно в табеле указывается подразделение или должность работника, в зоне ответственности которого находится подготовка документа), согласование (визирование) документа (в табеле указываются подразделения или должности работников, участвующих в согласовании документа), подписание (утверждение) документа и некоторые другие. Кроме того, табель включает наименования только тех документов, которые готовятся в организации, и не включает форм документов, поступающих в организацию.

Основная задача табеля форм документов — определить состав форм документов, применяемых в организации в процессе документирования ее деятельности, а поскольку табель форм документов утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для применения, его можно рассматривать как способ оптимизировать состав документов (виды, разновидности, формы документов), применяемых в организации. Поскольку не существует единой установленной формы табеля, каждая организация, которая проводит подобную работу, может исходя из собственных потребностей и решаемых задач разработать для себя форму табеля. Примерная форма табеля представлена на рис.4.

Рисунок 4.

Наиболее полно отобразить документооборот можно с помощью маршрутных (маршрутно-технологических) схем, графиков, блок-схем.

При построении маршрутных схем и оперограмм необходимо детально изучить технологию выполнения каждого вида работы, при этом следует определить, с чего данная работа начинается (что служит основанием для ее начала), из чего она состоит, на какие этапы подразделяется, чем завершается выполнение работы, какую форму принимает конечный ее результат, как фиксируется ее окончание либо наступление нового цикла ее выполнения.

Схема — графическое представление последовательности решения задачи, в котором используются символы для отображения операций, данных, потоков документов и др.

Блок-схема — разновидность схем, описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги (звенья процесса) изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой стрелками.

В схемах используются специальные символы (блоки различной формы) в соответствии с ГОСТ 19.701-90 ГОСТ 19.701-90. «Единая система программной документации. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Обозначения условные и правила выполнения» // Справочная правовая система «Гарант» / URL: http://www.garant.ru (дата обращения 17 апреля 2013 г.). . Пример блок-схемы приведен на рис. 5.

Рисунок 5.

Для создания блок-схем используются различные программные средства, например, MS Visio. Но блок-схему можно нарисовать даже в MS Word, для этого нужно использовать фигуры, изображающие элементы блок-схем.

Схема движения документов может быть представлена в виде таблицы, в левых колонках которой указываются операции и виды документов, сопровождающих данные операции, в заголовках граф указываются пункты прохождения документа, а в поле таблицы с использованием символов и стрелок обозначается перемещение документа (документов).

В МБОУ СОШ № 35 построением схем и маршрутов секретарь не станет заниматься, но табель унифицированных форм документов, а также список нерегистрируемой корреспонденции могут быть внедрены в практику документационного обеспечения и тем сам будут способствовать оптимизации документооборота общеобразовательного учреждения.

Оптимизация документационной работы может быть достигнута путем построения рациональной поисковой системы.

Основой для ее построения является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы. — М.: Проспект, 2005. — С. 141..

Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998, п.65. С. 41..

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам, которую, затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. — 2008. — №1. — С. 4..

Правила регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Утв. приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 № 33 // Архивное законодательство . URL: http://www.rusarchives.ru/ (дата обращения 10 мая 2013 г.). и Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Архивное законодательство . URL: http://www.rusarchives.ru/ (дата обращения 10 мая 2013 г.).. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

В МБОУ СОШ № 35 регистрация входящих документов осуществляется в день поступления корреспонденции независимо от способа их доставки.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации. В МБОУ СОШ № 35 принята централизованная система, при которой все поступающие документы регистрируется секретарем руководителя.

Регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов (см. таблицу 2).

Таблица 2.

Форма журнала регистрации поступающих документов

———————+—————+————+————+————

¦ Дата поступления ¦Корреспондент, ¦ Краткое ¦ Резолюция ¦Отметка об ¦

¦и индекс документа ¦ дата и индекс ¦ содержание ¦ или кому ¦исполнении ¦

¦ ¦ ¦ ¦ направлен ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ документ ¦ ¦

+——————-+—————+————+————+————+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

+——————-+—————+————+————+————+

+——————-+—————+————+————+————+

+——————-+—————+————+————+————+

———————+—————+————+————+————

Конечно, с развитием информационных технологий, с внедрением во многих организациях электронной формы регистрации можно сказать, что журнальная система на сегодняшний день устарела, поскольку имеет серьезные недостатки: регистрацию целесообразно осуществлять только одним специалистом, т.к. запись в журналах ведется в последовательности поступления документа. В связи с этим, при большом количестве документов процесс регистрации отнимает много времени, а это ведет к затягиванию процесса обработки. Практически невозможна справочная работа с документами, потому что записи идут в хронологическом порядке и чтобы найти документ быстро, нужно знать его дату. Практически невозможно вести сроковый контроль за исполнением документа, т.к. документы записываются по мере поступления. Для того, чтобы вести контроль даже при журнальной системе дополнительно заводятся дополнительные контрольные карточки. В момент регистрации надо составлять две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удается. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки — в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеке как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

Любая справочная картотека состоит из карточек, для которых нужен ящик или несколько ящиков, т.к. эти карточки будут накапливаться в течение года. Разделителями в карточной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений или направление деятельности.

Всегда отдельно ведется картотека по обращениям граждан. Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Так же отдельную картотеку заводят на законодательные, нормативные, распорядительные документы. В ней карточки располагаются по тематическому признаку. Количество карточек не ограничено. Общий срок хранения карточек три года. В картотеке законодательных, нормативных и распорядительных документов карточки стоят не три года, а до замены новыми.

На исходящих документах проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: ВНИИДАД, 1991. — С. 28-31.. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ Там же. П. 2.3.1.9. в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата.

Регистрация исходящей документации осуществляется также в журнальной форме (см. таблицу 3).

Таблица 3.

Форма журнала регистрации отправляемых документов

———————+——————-+—————+——————

¦ Дата и индекс ¦ Корреспондент ¦ Краткое ¦ Отметка об ¦

¦ документа ¦ ¦ содержание ¦ исполнении ¦

+——————-+——————-+—————+——————+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+——————-+——————-+—————+——————+

+——————-+——————-+—————+——————+

+——————-+——————-+—————+——————+

Анализ регистрации исходящей документации за 2010-2012 гг. показал увеличение исходящей корреспонденции по всем ее видам (см. таблицу 4).

Таблица 4.

№ п/п

Наименование операций

2010 г.

2011 г.

2012 г.

Регистрация исходящей корреспонденции

Передача документов по факсу

Отправление телеграмм

Отправление писем

Всего обработано исходящих документов

Оформлено и зарегистрировано:

№ п/п

Наименование операций

2010 г.

2011 г.

2012 г.

Оформление приказов

Прием телефонограмм

Всего

Приказы регистрируются в отдельном журнале по форме, представленной в таблице 5.

Таблица 5.

Форма журнала регистрации приказов

———————+———————+—————-+—————-

¦ Дата и индекс ¦ Кто подписал ¦ Заголовок ¦ Отметка об ¦

¦ документа ¦ ¦ приказа ¦ исполнении ¦

+——————-+———————+—————-+—————+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+——————-+———————+—————-+—————+

+——————-+———————+—————-+—————+

Все образцы регистрационных форм в МБОУ СОШ № 35 взяты из справочных приложений Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденных письмом Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64.

Исполнение документа контролируется с момента постановки его на контроль. На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для специальной отметки о контроле исполнения. Отметку о контроле ставят штампом со словом «контроль» на верхнем поле документа. Это не противоречит Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения (по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения). Документы с контроля снимает секретарь после фактического выполнения задания. В этом случае на документе проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение.

Своевременное исполнение документов способствует повышению исполнительской дисциплины, четкости в документационной работе, совершенствованию организации контроля и управления в целом. А это обеспечивает четкий ритм работы всей организации.

Подписывать или не подписывать

У сотрудников некоторых предприятий, впервые столкнувшихся с расхождениями по акту сверки, часто возникает вопрос о том, нужно ли подписывать документ, с которым они не согласны.

Практика говорит о том, что лучше документы, с которыми не согласны, не визировать, поскольку личная подпись свидетельствует о согласии и оспорить это не удастся.

Если проблема возникла, то её следует обсудить по телефону, прийти к какому-то компромиссу, зафиксировать всё на бумаге и только в случае полного совпадения мнений, подписывать акт.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *