Профессиональные качества секретаря

Профессионального праздника секретарей в России нет. Однако в 2005 году инициативная группа секретарей из Москвы, Санкт-Петербурга, Воронежа, Таганрога, Ростова-на-Дону, Новосибирска и Перми, а также редакция журнала «Секрет@рь.RU» решили исправить эту несправедливость: учредить праздник – День Секретаря – и отмечать его в третью пятницу сентября.

Наши эксперты знакомят молодых специалистов с тем, какое влияние оказал кризис на востребованность секретарей, что следует предпринять тем, кто хочет найти работу в этой области, какими навыками нужно обладать, чтобы успешно пройти собеседование на должность секретаря, на какую компенсацию можно рассчитывать соискателям, решившим связать свою судьбу с этой профессией.

Займитесь активным поиском

Анна Гусакова, консультант по подбору персонала Pride Consulting Group

– Больше всего от финансового кризиса пострадали малоквалифицированные секретари (АХО, ресепшн). Как правило, это студенты, которые в период учебы устраивались в профильные компании, рассчитывая изучить бизнес изнутри, чтобы уже после получения диплома перейти в разряд ассистентов или менеджеров по своей специальности. Кроме того, под сокращение попало большое количество помощников не первых лиц компаний, а также вторые помощники руководителей высшего звена. Без работы в конце прошлого года остались и помощники руководителей-экспатов в иностранных компаниях.

А вот высокооплачиваемые квалифицированные секретари и помощники, досконально изучившие за несколько лет работы все нюансы конкретного бизнеса, выполняющие по сути функции референта и занимающиеся полной административной поддержкой руководителя, умеющие грамотно планировать его рабочий день и владеющие одним или несколькими иностранными языками, остались на своих местах. Правда, нужно отметить, что и у таких «идеальных» сотрудников были сокращены оклады, в среднем на 15%.

Рекомендации

Тем, кто по стечению обстоятельств сегодня остался без работы, я рекомендую не терять веры в себя и свои силы. Вы являетесь обладателями очень сложной и ответственной профессии. В этой связи всегда вспоминается история о том, как представитель японской фирмы, позвонив партнеру, которого не оказалось на месте, пообщался с его секретарем и в следующий раз сделал комплимент руководителю, сказав, что у него секретарь – красавица. «А как Вы узнали, Вы же ее не видели!» – удивился тот. «Она разговаривает, как красавица», – ответил японский партнер.

Словом, если вы планируете расти и развиваться в этой профессии, у вас есть все шансы преуспеть и стать незаменимым специалистом. На сегодняшний день достаточное количество крупных компаний и холдингов открывают вакансии секретарей (помощников). Ваша задача сейчас – не упустить шанс получить работу своей мечты. Для этого необходимо каждый день мониторить рынок и отправлять свое резюме как можно быстрее, поскольку на хорошие вакансии работодатели получают сегодня до сотни резюме в день. Займитесь активным поиском, не ждите ответа от специалиста по подбору, а будьте в меру навязчивы и напоминайте о себе сами. В общем, используйте свои профессиональные и личные качества, в первую очередь, аккуратность, коммуникабельность и пунктуальность в своих же целях, и тогда поиск новой работы не займет у вас много времени.

Если же вы хотите сменить профессию, попробуйте найти работу, для выполнения которой потребуются аналогичные личные и профессиональные компетенции: исполнительность, доброжелательность, коммуникабельность. У вас есть шанс стать продавцом (менеджером по продажам, продавцом-консультантом и пр.), администратором. Кроме того, в такой ситуации я бы задумалась об учебе и получении специальности, которая вам будет по душе.

Параметры оценки кандидатов

Грамотные управленцы уделяют особое внимание поиску личного секретаря или помощника. Как правило, личный секретарь в крупной компании должен отвечать следующим требованиям:

  • опыт работы от 3 лет
  • высшее образование
  • иностранный язык как большое преимущество

Личные качества:

  • ответственность
  • пунктуальность
  • приветливость
  • умение слушать и слышать
  • умение хранить секреты

Функциональные обязанности:

  • делопроизводство, документооборот
  • полная административная поддержка руководителя
  • деловая переписка
  • планирование рабочего дня руководителя
  • прием гостей

Заработная плата: 45-60 000 рублей.

Будьте адекватны в своих запросах

Варвара Толстая, эксперт филиала лизинговой компании АНКОР в Санкт-Петербурге

– Финансовый кризис, безусловно, отразился на состоянии рынка труда в целом. Специалисты административной сферы (секретари, офис-менеджеры и др.) оказались «в зоне риска» одними из первых. Компании стараются перераспределить административные функции среди имеющихся сотрудников или отдать их на аутсорсинг, чтобы не нанимать новый персонал, поэтому количество административных вакансий на рынке значительно сократилось.

Образ «идеального секретаря» в принципе остался прежним, но требования к административным, как и к другим, вакансиям из-за сильной конкуренции среди кандидатов стали жестче. В особенности это касается опыта работы на аналогичной позиции и уровня владения английским языком.

Что касается финансовой компенсации, то она уменьшилась или в лучшем случае не увеличилась. В первую очередь это касается социального пакета (оплата питания, проезда, мобильной связи, ДМС), который был урезан или вовсе сокращен. Многим также уменьшили оклады, а что касается бонусов, то на административных позициях они, как правило, и так не были предусмотрены, так как эта категория персонала не имеет прямого влияния на развитие бизнеса, как, например, специалисты по продажам.

Рекомендации

Для поиска хорошей работы:

  • Используйте все возможные источники поиска:
  1. Интернет,
  2. Сотрудничество с крупными кадровыми агентствами.
  3. Рассылку резюме по интересным компаниям напрямую.
  4. Посещение ярмарок вакансий, центров занятости.
  5. Рекомендации знакомых и др.
  6. Постоянно занимайтесь саморазвитием:
    • выучите иностранный язык;
    • пойдите на курсы, необходимые для получения специальных навыков;
    • завершите образование;
    • получите, если нужно, новую квалификацию;
    • получите водительские права и т. п.
  7. Будьте гибкими, рассматривайте как можно больше вариантов, не ленитесь составлять и рассылать резюме под конкретную вакансию, ходить по собеседованиям, проходить тесты, так как этот ценный опыт пригодится вам в будущем и даст возможность оценить самого себя.
  8. Будьте адекватны в своих запросах, не стоит настаивать сразу на высокой заработной плате или руководящей позиции при небольшом опыте работы.
  9. Никогда не отступайте от своей цели, так как тот, кто активно ищет работу, всегда ее находит.

Сегодня стоит обратить внимание на вакансии в таких сферах как ИТ, медицина и фармация, производство и продажа ТНП и др.

Параметры оценки кандидатов

Наши клиенты, для которых мы осуществляем подбор на административные позиции, как правило, предъявляют следующие требования к кандидатам:

  1. Оконченное высшее образование (профиль обычно не имеет значения; в зависимости от направления деятельности компании иногда предпочтительны филологи, а иногда специалисты с техническим образованием).
  2. Опыт работы от полутора-двух лет на аналогичной позиции (очень желательно в компании такого же уровня и/или с руководителем, занимающим примерно такую же позицию – топ-менеджер, экспат и т. д., – если требуется персональный ассистент);
  3. Круг обязанностей довольно широкий, в зависимости от позиции он варьируется от приема звонков, отправки корреспонденции и ведения документооборота до планирования рабочего дня руководителя или последовательного перевода на переговорах.
  4. Из навыков в первую очередь необходимо отличное владение ПК (пакет MS Office на продвинутом уровне) и владение иностранными языками (английский обязательно, остальные иностранные языки как плюс).
  5. Что касается личных качеств, то идеальный кандидат должен быть:
    • приветливым;
    • с хорошими коммуникативными навыками и грамотной речью;
    • очень внимательным;
    • собранным;
    • ответственным.

Иногда компании предъявляют особые требования к внешнему виду кандидатов, если это позиция секретаря на ресепшн, который является лицом компании, или персонального ассистента топ-менеджера, сопровождающего его на переговорах.

Изучите состояние рынка

Оксана Матвейкина, специалист по подбору персонала Группы по подбору административного персонала, рекрутинговое агентство AVANTA Personnel

– Финансовый кризис очень сильно сказался на рынке административного персонала в период с января по апрель 2009 года, когда компании фактически полностью прекратили поиск кандидатов по данному направлению. Ситуация начала улучшаться с апреля 2009 года: рынок административного персонала «ожил», появилось большое количество вакансий, и положительная тенденция сохраняется по сей день.

Работодатели стали сегодня более требовательно относиться к выбору кандидатов. Если раньше они готовы были брать на работу студентов, кандидатов без опыта работы/с минимальным опытом, то сейчас ситуация в корне изменилась, так как на рынке присутствует большое количество соискателей с хорошим опытом работы.

Многие компании, которых не затронул кризис, не урезали оклады и бонусную часть. Однако в целом заработная плата заметно сократилась по сравнению с прошлым годом. Это связано, во-первых, с ситуацией на рынке, а во-вторых, с тем, что количество безработных достаточно велико, поэтому многие соискатели существенно снизили свои финансовые ожидания.

Рекомендации

Специалистам, попавшим под сокращение и вынужденным искать новое место работы, можно посоветовать следующее:

  1. При выборе работодателя очень скрупулезно подойдите к изучению информации об этой организации. Выясните, как давно компания работает на рынке, насколько она стабильна и т.п. Найдите информацию о компании в Интернете, зайдите на сайт, посоветуйтесь со знакомыми.
  2. Если вы попали под сокращение либо по каким-то другим причинам покинули прежнее место работы, то не стоит разбрасываться поступающими предложениями от компаний-работодателей. Уделяйте внимание всем приглашениям, активно анализируйте их. Но не надо и хвататься за первую же вакансию, так как административных позиций на рынке становится все больше. Общий совет таков: всесторонне оцените ситуацию, но сильно не затягивайте с выбором новой работы, потому что, несмотря на оживление рынка, конкуренция среди соискателей по-прежнему очень велика.
  3. Перед тем как размещать резюме и указывать ожидаемый уровень дохода, изучите состояния рынка на данный момент. Скорее всего, сегодня вам придется несколько умерить свои ожидания по заработной плате.

Параметры оценки кандидатов

Образование:

Если позиция секретаря предполагает дальнейший рост в компании, то работодатель принимает на работу кандидатов с высшим или неоконченным высшим образованием. Позицию без карьерных перспектив может занять кандидат со средним специальным образованием. Что касается иностранного языка, то все международные компании предпочитают, чтобы соискатели владели английским языком.

Опыт работы:

На данный момент работодатели хотят видеть кандидатов с опытом работы от 0,5-1 года.

Функциональные обязанности:

  1. Прием и переадресация входящих звонков.
  2. Отправка и прием факсимильных сообщений.
  3. Заказ такси.
  4. Встреча посетителей компании, обеспечение их всей необходимой информацией.
  5. Взаимодействие с курьерской службой.
  6. Выполнение других поручений руководства.

Личные качества:

  1. Коммуникабельность.
  2. Доброжелательность.
  3. Стрессоустойчивость.
  4. Презентабельный вид.
  5. Правильно поставленная речь.
  6. Желание учиться и узнавать новое.

Навыки:

  1. Опытный пользователь ПК
  2. Знание английского языка.

Внимательно присмотритесь к работодателю

Анастасия Селиванчик, ведущий консультант Penny Lane Personnel

– Сегодня компании стали более требовательны к сотрудникам всех уровней. На позицию секретаря работодатель за меньшие деньги хочет получить универсального специалиста. Помимо «презентабельной внешности» компания рассчитывает на кандидата со знанием иностранного языка (в основном, английского), а еще лучше с двумя иностранными языками. Теперь работодатель не хочет тратить время и ресурсы на обучение новых работников, а стремится получить сотрудника с опытом работы именно по специфике бизнеса своей компании. Сейчас больше всего востребованы специалисты с опытом работы от 3 лет. Секретари без опыта, либо с «рваным» опытом работы практически никому не нужны.

Заработная плата

Что касается компенсационного пакета, то у рядовых секретарей он, конечно же, уменьшился. А вот у личных помощников с большим функционалом фиксированный оклад остался на том же уровне, но сократился соцпакет.

Мотивация

Тем, кто стремится получить позицию секретаря в крупной компании или на большом предприятии, необходимо понимать, почему он хочет работать именно на этой позиции и почему именно в этой компании. Если вы планируете в дальнейшем свой профессиональный рост, то лучше сразу идти работать в то подразделение, внутри которого вы хотите дальше развиваться. Нужно помнить, что при выборе работодателя обязательно следует изучить рынок, внимательно «присмотреться» к компании (насколько она стабильна, известна на рынке и т.п.), чтобы потом строчка в резюме выгодно выделяла вас на фоне остальных кандидатов.

Опыт

Если вы уже имеете опыт работы и знаете специфику определенной отрасли бизнеса, то при выборе вакансии обращайте внимание на аналогичные позиции, так как тот опыт, который вы уже успели получить, очень ценится работодателями. В данном случае вы будете обладать неоспоримым преимуществом перед другими кандидатами, опыт которых отличен от специфики компании.

И помните, что все работодатели, помимо пристального внимания к таким параметрам, как высшее образование, знание языков, приятная внешность, хотят видеть в качестве кандидата на вакансию секретаря доброжелательного, обязательного, стрессоустойчивого и амбициозного человека.

Категории персонала

Деление персонала необходимо для того, чтобы определить заработную плату и правильно расставить кадры при определении кадровой политики. На какие группы и категории можно разделить персонал? Какими документами при этом пользоваться? Об этом мы расскажем в этой статье

В качестве персонала учреждения культуры выступают все работники, независимо от выполняющих ими функций. Иными словами, персонал – это трудовой коллектив.

Но несмотря на то, что все сотрудники входят в число персонала, каждый из них относится к определенной категории.

↯ Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Пример устава библиотеки, Пример устава музея, Пример устава театра

Такое деление просто необходимо и в первую очередь связано с определением заработной платы, которая осуществляется в рамках тарифной СОТ.

На какие категории делится персонал

В современном законодательстве нет четкой формулировки такого понятия, как «категории персонала». Однако существует нормативно-правовой документ, в котором содержится отдельный раздел «Категории персонала». Этим документом является «Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях».

После ознакомления с содержанием раздел №5 можно определить, что понятие «Категории персонала» включает в себя группы работников, которые объединяются между собой в зависимости от выполняемых ими трудовых функций.

Всех сотрудников организации, как правило, подразделяют на две группы – служащие и рабочие. Рассмотрим каждую из них более подробно. Первая группа объединяет в себе несколько категорий:

  1. Руководители;
  2. Специалисты;
  3. Другие работники, которые относятся к служащим

К первой категории относятся сотрудники, занимающие должности руководителей учреждения и руководителей структурных подразделений, а также их заместители. Их главной функцией является управленческая. Кроме того, все эти работники имеют в своем подчинении других сотрудников.

  • В статье вы найдете только несколько готовых образцов и шаблонов. В Системе «Культура» их более 5000.

Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

Активировать

Категория служащих включает технических специалистов, основные обязанности которых связаны с выполнением вспомогательных работ в управленческом процессе. К ним, как правило, относятся:

  • секретарь;
  • делопроизводитель;
  • курьер и другие.

Иными словами, этих работников называют вспомогательным персоналом – ВП.

Роль специалистов выполняют лица, участвующие в управлении организацией и занимающиеся различными видами работ, где основная доля отведена интеллектуальному труду. Сюда относятся сотрудники инженерно-технической службы, экономического отдела и другие.

Специалистов условно разделяют на две группы:

  • административно-управленческий персонал (АУП) – специалисты, выполняющие управленческие функции. Результатом их деятельности является информация, без которой практически невозможно обойтись при управлении. К ним относятся референты, бухгалтеры, маркетологи, аналитики и другие;

  • инженерно-технические работники (ИТР) – технические специалисты, деятельность которых направлена на получение конструкторско-технологической или проектной информации в области технологии и техники производства. Это инженеры, технологи, конструкторы и другие.

Ко второй группе – рабочие, принадлежат работники, деятельность которых непосредственно связана с созданием материальных ценностей, проведением ремонтных работ, предоставлением различных видов услуг:

  • транспортных;
  • материальных и других.

Деление персонала по категориям является очень важным моментом. Оно позволяет рассчитать заработную плату сотрудникам учреждения. Благодаря такому делению, намного легче выполнить расстановку кадров в случае определения кадровой политики.

Какими документами пользоваться при делении персонала на категории и группы

Законом №90-ФЗ были внесены изменения, касающиеся профессиональных квалификационных групп. К ним относятся группы рабочих и должностей служащих, при формировании которых учитывается сфера деятельности, а также все требования, необходимые для осуществления той или иной профдеятельности.

Если говорить о требованиях, то они, как правило, касаются профессиональной подготовки и уровня квалификации.

Акт оценки показателей эффективности работы сотрудников
посмотреть/скачать>>

Минздравсоцразвития РФ издано несколько приказов, утверждающих профессиональные квалификационные группы и критерии отнесения профессий и должностей к квалификационным профгруппам

Согласно данным документам, все должности и профессии условно подразделяются на несколько квалификационных групп:

  • профессии рабочих и должности служащих, не требующие профессионального образования;
  • профессии рабочих и должности служащих, требующие начального или среднего профессионального образования, а также руководители структурных подразделений, которые требуют начального профобразования;
  • должности служащих, требующие высшего профессионального образования по квалификации «бакалавр», и должности руководителей структурных подразделений, требующие среднего профобразования;
  • должности служащих, требующие высшего профобразования по квалификации «дипломированный специалист» или квалификации «магистр», а также руководители структурных подразделений с высшим профессиональным образованием.

Нормативно-правовые документы, определяющие категории персонала, можно объединить в две группы – общеотраслевую и социокультурную.

Во вторую входят документы, которые относятся именно к сфере культуры.

Материал проверен экспертами Актион Культура

Должностной и численный состав службы делопроизводства

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории : руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом и т.д.

Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы.

Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор.

Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства.

В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники.

Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств – 12-15%, для промышленных предприятий – 0,5% общего числа работающих.

Нормативная регламентация службы делопроизводства

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов – положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции.

Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор).

Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, её место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы.

Далее в положении указываются наименование должности руководителя службы – начальник, заведующий, управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе.

Указываются так же «Функции», «Права», «Ответственность», «Руководство», «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями»

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей – должностная инструкция.

Должностная инструкция – действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль.

Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.

Второй источник – типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического ста-

туса и этапов документирования. В табель вкл. только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки табеля создана ВНИИДАД. Применение табеля позволяет:

· исключить возможность неоправданного создания новых форм;

· установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

· учесть количество видов и форм документов.

Условия труда

Условия труда работников службы делопроизводства – это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы – регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня.

К санитарно – трудовым факторам относят световой режим, который включает освещённость помещения и освещённость рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, звукоизоляцию средств механизации и т.д.

Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает. мебель и оргтехнику. В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канц. принадлежностями, а так же организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.

Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряжённости и утомляемости.

Квалификационная характеристика должности «Секретарь» (код по ОКПД — 24658) включена в выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», разд. III «Другие служащие» постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. № 29.

Этим же постановлением из ОКПД исключены позиции «Секретарь-машинистка» (код по ОКПД — 24676), «Секретарь-стенографистка» (код по ОКПД — 24697) и «Стенографистка» (код по ОКПД — 24875).

Все вышеперечисленные должности относятся к категории 3 по ОКПД -другие служащие.

Следует обратить внимание, что вышеуказанным постановлением уточнена редакция квалификационных требований, предъявляемых к лицам, претендующим на занятие должностей «Секретарь приемной руководителя» и «Секретарь-референт», и изложена следующим образом: «Квалификационные требования. Высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы».

Данные должности относятся к категории 2 по ОКПД — специалисты.

Кроме того, этим же постановлением в выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», раздел I «Руководители» включена квалификационная характеристика должности «Пресс-секретарь» (код по ОКПД — 24422).

Квалификационные характеристики должностей «Секретарь» и «Пресс-секретарь» приведены ниже.

Секретарь

Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (его заместителей, руководителей структурных подразделений). Собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей. Организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных. При владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных. Передает и принимает информацию по приемно­переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений. Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники. Соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру организации и ее подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств; правила пользования приемно­переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; требования по охране труда и пожарной безопасности.

Квалификационные требования. Общее среднее образование и специальная подготовка по установленной программе.

Пресс-секретарь

Должностные обязанности. Осуществляет сбор и профессиональную подачу информации в средства массовой информации о деятельности организации (учреждения). Получает в установленном порядке сведения и материалы, необходимые для информирования общественности. Осуществляет подготовку, распространение и контроль над публикацией материалов организации (пресс­релизы, сообщения, заявления, интервью и пр.). Организует пресс­конференции, брифинги, встречи за «круглым столом» и пр. Участвует в оперативном и перспективном планировании информационного обеспечения организации (учреждения). Пропагандирует деятельность организации в средствах массовой информации. Информирует руководителя организации (учреждения) по всему кругу вопросов общения со средствами массовой информации. Соблюдает конфиденциальность информации, являющейся государственной, служебной и коммерческой тайной. Взаимодействует с отечественными и зарубежными средствами массовой информации. Организует работу интернет-сайта организации (учреждения) и несет ответственность за размещение информации, ее оперативность, актуальность и достоверность. Ведет переписку по вопросам, входящим в его компетенцию. Соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

Должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие документы, определяющие направления и перспективы деятельности организации; структуру и взаимодействие структурных подразделений организации, технологию производства, ассортимент продукции (работ, услуг) и др.; методологию осуществления связей с общественностью; методы организации и проведения мероприятий по связям с общественностью; структуру и функции средств массовой информации; порядок организации и подготовки пресс­релизов, брифингов, пресс­конференций, информационных сообщений и пр.; принципы основных видов связей с общественностью, правила ведения деловой переписки; информацию, являющуюся государственной, служебной и коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования; методы обработки информации с использованием современных информационных технологий; основы экономики, законодательство о труде; требования по охране труда и пожарной безопасности.

Квалификационные требования. Высшее профессиональное образование и опыт работы в сфере информации не менее 3 лет или высшее образование и опыт работы со средствами массовой информации не менее 5 лет.

ОКПД — Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный приказом Белстандарта от 30 декабря 1996 г. № 234, с последующими изменениями и дополнениями.

Выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики» утвержден постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. № 159 с последующими изменениями и дополнениями.

Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. № 29 «О внесении дополнений и изменений в выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) и дополнений и изменений в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-96)».

Что должен знать и уметь секретарь

Правовые основы управления:

  • административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-
  • нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
  • систему органов власти и управления в стране и в своем регионе принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;
  • отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали; основы менеджмента;
  • основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; в
  • делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

  • обеспечивать эффективную работу руководителя оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя;
  • вести сроковый контроль за поручениями руководства;
  • организовывать информационное обслуживание руководителя (фирмы); документное; бездокументное – уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати),
  • организовывать прием посетителей; устанавливать контакты;
  • организовывать и обеспечить работу совещания;
  • составлять и оформлять документы с помощью ПК;
  • оперативно размножать документы;
  • обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т.ч. факс, электронная почта);
  • вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа подокументам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

Имидж секретаря-референта

Имидж — это реальное или воображаемое представление о фирме — складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь — от секретаря.

Специфика секретарской работы состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Причем, как правило, эти функции приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, подчас даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. И все надо делать на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.

У секретаря тоже должен быть свой имидж. Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, — укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.

Профессиональные и личные качества помощника руководителя.

Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделитъ на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *