Приложение 4

N п/п Заголовок дела или групповой заголовок документов Крайние даты Номера описей Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи Кол-во ед. хр. Сроки хранения и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8

Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _______________ N _____________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от _________ N __________ Документы в количестве __________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью) весом ______ кг сданы в __________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N _______ Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Дата Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Содержание

Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

Существуют две формы протокола: краткая и полная.

Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность.

Обязательные составляющие:

  1. вынесение решения;
  2. место составления;
  3. ФИО председателя и секретаря;
  4. наименование организации;
  5. постановка задач;
  6. дата составления;
  7. повестка дня;
  8. подписи ответственных лиц.
  9. название документа;

Заполним акт заседания по шагам.

В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления. Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

  • Закон об архивном деле;
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение));
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень));
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила)).

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как оформить акт

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Печати и штампы

Приказ об уничтожении гербовой печати как оформить? Какова официальная процедура уничтожения печати фирмы?

Потребность в уничтожении гербовой печати предприятия, также как и любых иных печатей может возникнуть в трех случаях:

  • при перерегистрации, реорганизации или ликвидации организации;
  • при изменении реквизитов организации (формы собственности, наименования) указанных на клише печати;
  • невозможность использования печати из-за наличия дефектов, печать пришла в негодность и ее использование невозможно.

Хотя на федеральном уровне вопрос уничтожения не отрегулирован, в каждом отдельном субъекте федерации и муниципальном образовании могут существовать свои местные акты об уничтожении печатей. Когда в Москве существовала Московская регистрационная палата она занималась уничтожением печатей, но МРП ликвидирована на основании Постановления Правительства Москвы от 08.02.2005 № 65-ПП. Некоторые изготовители печатей предоставляют услуги по уничтожению печатей сторонних организаций.

Порядок для самостоятельного уничтожения печатей и штампов следующий:

Шаг 3. «Составляется Акт с оттисками уничтожаемых печатей и штампов»

На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт

(см.Приложение). Акт, с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.

Шаг 4. «Сверка уничтожаемых печатей и штампов с Актом»

Шаг 6. «Уничтожение печатей и штампов в присутствии членов комиссии»

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

К месту уничтожения печати (штампы) доставляются в опечатанном виде. Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения

, а металлических — путем спиливания(клише опиливаются двумя перекрестными линиями). Об уничтожении печатей (штампов) все члены комиссии
расписываются в акте
.

Шаг 7. «Регистрация Акта об уничтожении печатей и штампов»

Акт регистрируется

в журнале учета входящих документов.

Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующей Книге учета печатей и штампов(Журнале) и представляет копию акта

в отдел бухгалтерского учета Главного финансово-экономического управления.

Шаг 8. «Хранения Акта об уничтожении печатей и штампов»

Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет

в специально заведенных делах Управления делами, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Другие публикации: Бланк заявление на замену загранпаспорта по истечении срока

ПРИКАЗ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ

В связи с перерегистрацией ______________ приказываю:

1. Произвести отбор к уничтожению утративших практическое значение (пришедших в негодность) следующих печатей и штампов:

2.1 Для обеспечения исполнение требований, установленных в п.1 назначить коммиссию в составе:

2.2 Председателем комиссии назначить _____________________

4. Управлению делами произвести переучет печатей и штампов по фактическому их наличию по состоянию на «____» ______ 20___ г.

5. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ___________________ ___________________ «_____» _________________20____ г.

Приложение («АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ»)

Всего подлежит уничтожению _______________________ (количество прописью) наименований. Записи с учетными данными сверены:

Председатель комиссии __________________ ______________________ (подпись) (фамилия и инициалы)

Члены комиссии __________________ ______________________ (подпись) (фамилия и инициалы) __________________ ______________________ (подпись) (фамилия и инициалы)

Председатель комиссии __________________ ______________________ (подпись) (фамилия и инициалы)

Члены комиссии __________________ ______________________ (подпись) (фамилия и инициалы) __________________ ______________________ (подпись) (фамилия и инициалы)

Отметки в книге учета об уничтожении печатей и штампов произвел

__________________________________ (подпись) (фамилия и инициалы)

Как оформить приказ о создании экспертной комиссии — правила составления и образец

Например, бухгалтерские бумаги, как правило, хранятся в архиве пять лет, многие кадровые бланки — 75 лет.

Многие документы необходимы предприятию для правильного заполнения отчетности, могут быть запрошены контролирующими структурами, а потому необходимо знать, какую бумагу можно уничтожать, а какой нет. В связи с указанными особенностями процедуру уничтожения издается приказ о создании комиссии, среди членов которой должны присутствовать лица, знающие установленные законом сроки и понимающие особенности документооборота в компании. Как правило, это бухгалтерские сотрудники, работники отдела делопроизводства, секретари.

С целью уничтожения документов удобнее создавать группу, которая будет постоянно действовать для этого достаточно один раз утвердить приказ, в котором будут последовательно перечислены члены. Для оформления берется фирменный бланк с реквизитами компании, в верхней части

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек. Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

  • директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
  • сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
  • специалист кадрового отдела,
  • юрист,
  • секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Другие публикации: Судебные приставы новгородской

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

  • резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
  • спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Образец приказа о создании комиссии

№ 63 г.

Ярославль О создании экспертной комиссии В целях организации работы по установлению сроков хранения документов, проведения их отбора на архивное хранение и уничтожение п р и к а з ы в а ю: Создать экспертную комиссию в составе: Председатель заместитель директора Ф.К. Закорючников Члены комиссии: начальник отдела кадров С.М. Иртышанская начальник канцелярии П.А.

Кормушкин бухгалтер Г.А. Люстрова Секретарь заведующий архивом Н.И.

Ямочкина. 2. Заведующему архивом Ямочкиной Н.И.

разработать положение об экспертной комиссии до 01.12.2014.

Директор К.А. Золотушко Если комиссия уже действует и у вас возникла необходимость значительно изменить ее состав, тогда можно подготовить приказ о назначении состава комиссии по следующему образцу: ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЯЩЕРИЦА» (ОАО «Ящерица») ПРИКАЗ » 08 » ноября 2014 г.

№ 69 г. Кострома О назначении состава экспертной комиссии В соответствии с требованиями Положения об экспертной комиссии ОАО «Ящерица», утвержденного приказом директора от 24.03.2011 № 44, в связи с изменением структуры Общества п р и к а з ы в а ю: 1.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

  • отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
  • избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
  • сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

О создании комиссии по уничтожению документов строгой отчетности

Министерство транспорта Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
ПРИКАЗ
от 21 ноября 2011 года N АК-1186фс

О создании комиссии по уничтожению документов строгой отчетности

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», в целях соблюдения Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ «О персональных данных»
приказываю:

1. Утвердить Состав комиссии центрального аппарата Федеральной службы по надзору в сфере транспорта по уничтожению документов строгой отчетности, согласно приложению к настоящему приказу.

2. Утвердить перечень документов, подлежащих уничтожению:
— трудовая книжка и вкладыш к ней (в случае порчи при их оформлении);
— служебный заграничный паспорт (в случае истечения срока его действия);
— служебное удостоверение и вкладыш к нему (в случае увольнения работника, изменения должности или фамилии, окончания срока действия, либо порчи при его оформлении);
— удостоверение государственного инспектора в области гражданской авиации (в случае увольнения работника, окончания срока действия, изменения фамилии, либо порчи при его оформлении).

3. Возложить на Комиссию обязанности по уничтожению документов строгой отчетности, содержащих персональные данные работников центрального аппарата и территориальных органов Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

4. Ответственным лицам за оформление трудовых книжек, служебных заграничных паспортов, служебных удостоверений и удостоверений государственного инспектора в области гражданской авиации составлять списки документов, подлежащих уничтожению, с указанием оснований для уничтожения один раз в 6 (шесть) месяцев.

5. Комиссии осуществлять уничтожение документов на основании акта об уничтожении документов, утверждаемого председателем Комиссии.

6. Приказ Федеральной службы по надзору в сфере транспорта от 17 апреля 2008 года N ГК-433фс «О создании комиссии по уничтожению документов строгой отчетности» считать недействительным.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Административного управления В.Л.Филиппова.

Руководитель
А.И.Касьянов

Приложение. Состав комиссии центрального аппарата Федеральной службы по надзору в сфере транспорта по уничтожению документов строгой отчетности

Приложение
к приказу Федеральной службы
по надзору в сфере транспорта
от 21 ноября 2011 года N АК-1186фс

Председатель комиссии:

Начальник Административного управления В.Л.Филиппов.

Заместитель председателя комиссии:

Заместитель начальника управления — начальник отдела профилактики коррупционных и иных правонарушений и социально-трудовых отношений Административного управления О.И.Рыспаев.

Члены комиссии:

Заместитель начальника управления — начальник отдела государственной службы и кадров Административного управления В.И.Кирюшин;
Начальник отдела режима, мобилизационной подготовки и гражданской обороны Административного управления В.В.Солдатов;
Главный специалист-эксперт отдела режима, мобилизационной подготовки и гражданской обороны Административного управления В.В.Будкевич;
Старший специалист 1 разряда отдела организационно-штатной работы Административного управления Н.С.Кленина.

Секретарь комиссии:

Главный специалист-эксперт отдела профилактики коррупционных и иных правонарушений и социально-трудовых отношений Административного управления Е.В.Кузнецова.

Электронный текст документа
подготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:
рассылка

Способы уничтожения документов

Существует несколько способов утилизации бумажной документации.

Механическое измельчение (шредирование)

Самый популярный и дешевый способ уничтожения архивной документации.

Явными преимуществами метода являются:

  • невозможность восстановления ликвидированных документов;
  • высокая скорость измельчения бумаги;
  • сравнительно невысокая стоимость аппаратов и самой процедуры.

Сами же уничтожители бумаги (шредеры) отличаются высокой производительностью и справляются с большими объемами документов и дел.

Сжигание

Этот метод второй по распространенности после шредирования. Используется для ликвидации сразу большого объема бумаг.

Больше века данный способ был самым популярным и считался более надежным, чем все альтернативы. Его преимущество – полная уверенность в том, что документ нельзя будет восстановить.

Сжигание имеет и недостатки:

  1. Сжигание неосуществимо без наличия базы для утилизации, собственной котельной или другой оборудованной спецплощадки.
  2. Если архив сжигается не в специальных высокотемпературных печах, а подручными средствами, высока вероятность того, что отдельные части документов (например, ламинированные) уцелеют.
  3. В большинстве стран мира сжигание признано экологически вредным методом утилизации.

Закапывание

Ненадежный, но простой и дешевый метод, при котором архивы закапываются в землю.

Это считается выгодным решением для организаций с невысокой капитализацией или для физических лиц, так как метод не требует привлечения дополнительного оборудования.

Обратная сторона в том, что существует риск раскапывания документов с важной информацией, в том числе по распоряжению государства.

Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов. Но они мало распространены.

Мобильный шредер

Существуют компании, с которыми можно заключить договор предоставления услуг по утилизации бумаги на своем оборудованием с выездом к заказчику. Есть смысл заказать их услуги, если они требуются нечасто (компания не имеет большого документооборота, и покупка шредера не оправдана).

Подобные организации в качестве инструмента используют мобильный шредер – грузовой автомобиль, оснащенный оборудованием для утилизации.

По своему типу и структуре мобильный шредер напоминает мусороуборочные машины: в него интегрировано механическое или гидравлическое подъемное устройство, рассчитанное на разные весовые категории (грузоподъемность обычно зависит от массы грузовика), а в кузове располагается само устройство для измельчения документации.

Мобильный шредер такого типа обладает высокой производительностью и способен перемолоть около двух тонн бумажной массы за один час.

Утилизация конфиденциальных и секретных документов

Химическая обработка — это дорогостоящий, но очень надежный метод уничтожения секретной информации, расположенной на бумажных носителях.

Документы перерабатывается в однородную скомканную массу при помощи воды и химических веществ.

Недостаток химической обработки в том, что этот способ финансово затратен, и используется только крупными компаниями и государственными учреждениями, если необходимо стопроцентное уничтожение закрытой документации без возможности восстановления.

Также метод химической обработки применяется как дополнительный способ утилизации после шредирования.

Стоимость услуг

Профессиональные услуги ликвидации документов включают в себя такие процедуры:

  • подача грузового автомобиля-уничтожителя;
  • перенос бумажной массы грузчиками;
  • ликвидация всей документации (в присутствии заказчика);
  • перевоз отходов;
  • составление свидетельства о предоставлении профессиональных услуг.

Все эти процессы входят в стоимость услуги по утилизации. Если заказчик предоставляет собственный транспорт, грузчиков и водителя, то эти услуги выходят из итоговой оплаты.

Общая цена зависит не только от количества бумаги, но и от степени секретности, а также от условий, при которых будет производиться работа.

Средняя цена уничтожения килограмма документов – 16-18 рублей. Исполнитель сам определяет минимальное количество бумаги на заказ, который он согласен выполнить. Стоимость всех дополнительных услуг также устанавливает исполнитель.

Перечень специализированных фирм по крупнейшим городам РФ

Город Название фирмы Телефон Условия Цены
Москва АрхиваНет 8 (495) 508-78-30 Работа по будням с 9 до 18 часов.
При доставке бумаги на машине заказчика позвонить по тел. +7 (915) 279-42-04 и сообщить условия доставки.
Доставку машиной компании нужно заказать по главному номеру за 1 день.
Стоимость переработки документов:
от 6 руб./кг.
Санкт-Петербург (Спб) ООО «Уничтожение Документов» 8 (812) 337-10-84 Работа с 9 до 17:30. Цена работы — договорная.
Подача транспорта:
от 50 кг до 500 кг — 1850 руб.;
от 500 кг — бесплатно.
Новосибирск Спецзавод Квант +7 (383) 207-55-52 Работа с 9 до 17:30.
Цены на 1 кг документов варьируются в зависимости от объема заказов на один месяц.
От 30 руб./кг (при 1000 кг в месяц).
Екатеринбург DOC-EKB (343) 328-31-64 Работа с 9 до 18.
Цена на услуги зависит от формы и состояния документации (чистые, грязные документы, с пластиковыми частями и т.д.).
Чистые документы до 1000 кг: 8 руб./кг.
Вывоз на машине компании: от 2100 руб.
Машина — 410 руб/ч.
Услуги грузчиков: 300 руб/ч, минимум — 3 ч.
Нижний Новгород ООО «Первая Аутсорсинговая компания» 8 (831) 233-81-00 Работа по будням с 9 до 17.
Круглосуточный прием звонков.
Все цены на услуги — договорные.

Оборудование

Измельчители бумаги (шредеры) классифицируются на несколько групп.

  1. Персональный. Личный измельчитель бумаги. Машинка предназначается для уничтожения одиночных документов и листов бумаги. Используется в домашних условиях или в кабинете.
  2. Офисный. Входит в категорию офисного оборудования и предназначен для использования рабочим коллективом. Обладает более высокой производительностью, более сложным механизмом измельчения (способен перемолоть даже бумагу с металлическими скобами или плотными пластиковыми вкраплениями) и надежностью. Стоит он дороже, чем индивидуальный шредер.
  3. Архивный. Самый мощный из бумажных измельчителей офисного класса. Предназначен для ликвидации бумажных отходов и просроченной документации в офисах крупных компаний. Обладает высоким уровнем надежности и качеством уничтожения. Архивные шредеры измельчают большую часть материалов, используемых при составлении документации: папки, пластик, канцелярский металл и прочие материалы.
  4. Промышленный шредер. Самый дорогостоящий аппарат из этой серии. Представляет собой массивный механизм по утилизации и переработке бумаги и других материалов в огромных количествах. Рассчитан на массовую утилизацию бытового мусора и закупается в основном компаниями и предприятиями, специализирующимися на этом. Перевозятся в крупных грузовых автомобилях, если компания занимается выездным уничтожением мусора, либо прокладывается как часть инфраструктуры предприятия, если организация занимается этим стационарным образом.

Также шредеры разделяются на несколько уровней секретности:

  • 1 уровень: общедоступная бумажная документация; разрезается аппаратом на бумажные полосы шириной 12 мм;
  • 2 уровень: уничтожение служебной документации; бумага разделяется на полоски шириной 6 мм;
  • 3 уровень: ликвидация серьезной документации; бумага разделяется на полосы толщиной до 2 мм, может быть поделена и поперек;
  • 4 уровень: уничтожение бумажных носителей секретной и закрытой информации; бланки разрезаются до 2 мм вдоль и до 15 мм поперек;
  • 5 уровень: уничтожение сверхсекретной документации; бумажные листы нарезаются на 0,8 мм вдоль и до 13 мм поперек.

Организации по утилизации могут предложить и шестой уровень, при котором бумага полностью перетирается, но этот уровень официально не зарегистрирован по международным стандартам.

Типы резки тоже имеют значение при классификации шредеров:

  • продольная (параллельная) резка производится на 1-3 уровнях секретности;
  • поперечная (перекрёстная) соответствует 4-5 уровням.

Стоимость машины низкой производительности в пределах 30-40 тысяч рублей.

Офисные аппараты для измельчения, способные резать бумагу не только вдоль, но и поперёк, и к тому же сохранять темп и производительность долгое время, можно купить за 140-180 тыс. рублей.

Для более серьезного подхода к ликвидации бумажной массы крупные компании закупают промышленные уничтожители бумаги, способные расправляться с 1-2 тоннами бумажной массы в час. Стоимость такого оборудования – от 400-500 тыс. рублей.

Что делать с уничтоженной документацией?

Если вы приобрели шредер для офисного, корпоративного или домашнего пользования, и не пользуетесь услугами мобильных шредеров, множество резанной бумаги остается у вас на руках.

Не стоит выбрасывать ее на свалку, ведь это ценное вторсырье. Из него изготавливается множество изделий (от яичных лотков и картонных коробок до новой беленой бумаги), благодаря этому удается защитить от вырубки множество деревьев.

Чтобы узнать больше о том, как макулатура получает новую жизнь благодаря переработке, читайте эту статью. Если интересно, как можно делать на этом деньги, читайте статью Переработка макулатуры как бизнес.

По мере накопления отработанной бумажной массы сдавайте ее в пункты приема вторсырья — это принесет вам небольшой доход, кроме того, вы почувствуете свое участие в сохранении природных ресурсов.

Утилизация ненужных документов позволяет очистить вашу компанию, а правильная и экологичная утилизация – очистить планету.

В большинстве стран мира для утилизации мусора в крупных объемах используются экологически чистые методы, такие как измельчение и химическая утилизация. Это финансово выгодно, позволяет сохранять окружающую среду и не препятствует закону.

Смотрите в видео, как происходит процесс уничтожения документов при помощи шредера:

Как уничтожаются электронные носители

Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.

Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.

Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:

  1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппидиски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
  2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
  3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.

Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.

Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.

Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.

Что делать если документ утрачен

Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.

Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:

  • Пожар;
  • Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
  • Наводнение;
  • Грабеж.

В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.

При наступлении стихийных бедствий и порче информационных носителей документооборота необходимо письменно зафиксировать этот прецедент. Такое письменное оформление позволит продлить время для восстановления информации.

Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.

Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.

Штрафы по уничтожению документов

Если порча или утрата документа произошла по вине сотрудника, то на него можно наложить ответственность за уничтожение:

  1. Административная ответственность – может возникнуть при утере, или нарушении правил хранения документов, при утилизации раньше положенного срока, что может исказить финансовые показатели при проверках. На должностное лицо выписывается штраф в размере 2 – 3 тыс. руб.
  2. Налоговая – накладывается на каждый не предоставленный документ в ходе проверки до 200 руб., до 10 тыс. руб. на потерянные или уничтоженные документы за какой-либо налоговый период, до 30 тыс. руб. при порче за несколько периодов.
  3. Уголовная – если при проверке выявлено что при утере документов произошла неуплата налогов, то штраф возрастает от 100 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Должностному лицу, отвечающему за порчу документов, которая привела к грабежу государства, могут наложить арест на заработную плату на 1-2 года. Либо может быть произведен арест на 2 года с отстранением от занимаемой должности. Если уплата налогов не производилась в особо крупных размерах, то штрафные санкции составят от 200 тыс. руб. до 500 тыс. руб., арест зарплаты от 1 до 3 лет, или арест на 5 лет с отстранением на 3 года.

Руководитель обязан проследить чтобы утраченная документация была восстановлена. Так как при несоблюдении этого правила на фирму будет наложено наказание.

Преимущества обращения в «Бизнес Альянс»

У нас выполняется по самой выгодной стоимости утилизация архива, цена которой может быть снижена еще больше, если после уничтожения заказчик дает согласие на последующую переработку бумажных отходов. Компания работает в производственно-заготовительной сфере вторсырья и осуществляет переработку макулатуры. Стоимость услуги можно уменьшить, если выполнить самовывоз документации к нашему пункту приема макулатуры, где будет произведено ее уничтожение.

Позвонив к нам, вы получите следующие преимущества:

  • быстрое уничтожение архива на вашем объекте или у нас без очереди;
  • бесшумное выполнение заказа, не привлекающее внимания;
  • беспыльная утилизация документов, чистота на месте;
  • безотходное уничтожение, так как измельченная бумага будет спрессована и переработана.

Мы соблюдаем требуемый уровень конфиденциальности. Индивидуальный подход к каждому заказу оставляет каждого нашего клиента довольным высоким уровнем обслуживания, скоростью и качеством уничтожения архивов, секретных документов.

Стоимость наших услуг

  • Уничтожение документов — от 4 рублей/кг
  • Уничтожение тиража — от 4 рублей/кг

Стоимость услуг по уничтожению

Стоимость уничтожения архивных документов (измельчение) и вторичной переработки составляет 4 рублей за килограмм или 4000 рублей за тонну. За эти деньги мы разгрузим Вашу машину у нас на складе, произведем сортировку архива, уничтожим документы методом шредирования (измельчения). Ограничений по весу уничтожаемых документов нет.Документы можем уничтожить как в Вашем присутствии так и без. Все зависит от Вашего желания.

Стоимость уничтожения тиража (печатные издания,книги,журналы,буклеты) и вторичной переработки составляет 4 рубля за килограмм или 4000 рублей за тонну. Ограничений по весу нет. Уничтожение можем произвести и в присутствии Клиента, все зависит от Ваших пожеланий.

Стоимость транспортных услуг

Стоимость зависит от грузоподъемности машины. Все цены фиксированы и не зависит от потраченного времени и места загрузки (расценки действуют в пределах МКАДа).

  • ГАЗель (до 1,5 тонн) — 3000 рублей
  • ЗИЛ «бычок» (до 3 тонн) — 4000 рублей
  • ЗИЛ (до 5 тонн) — 5000 рублей
  • ЗИЛ (до 7 тонн) — 7000 рублей

Если объект, откуда будет производится вывоз, находится в пределах третьего транспортного кольца, к обозначенным ценам следует добавить наценку — 500 рублей (требуется специальный пропуск для проезда). В стоимость транспортных услуг входит: подача машины к месту погрузки, простой во время загрузки, транспортировка груза к нам на участок.

Стоимость услуг грузчиков

Стоимость погрузки суммируется из расчета 500 рублей за 1 час работы одного грузчика (человек/час). Минимальная стоимость услуг — 1500 рублей (за 3 часа работы одного грузчика).

Здравствуйте!

Я — Павел Симаков, основатель и руководитель группы компаний «Сибирская Архивная Служба».

Я рад приветствовать Вас от лица всех сотрудников моей компании!

«Сибирская Архивная Служба»- это динамично развивающаяся коммерческая архивная организация, основанная в 2007 году в Новосибирске.

В настоящее время, мы — первая в Сибири крупная региональная частная архивная структура, имеющая свои представительства в большинстве крупнейших городов Сибирского и Дальневосточного федеральных округов.

«Сибирская Архивная Служба» — единственная филиальная архивная организация в Сибири, где владельцы бизнеса — граждане России, в то время как крупнейшие игроки рынка архивных услуг- компании с иностранным владением.

Сотрудничая с нами — Вы поддерживаете российский бизнес.

Наши корни — в сердце России. В Сибири. Тут мы живем и работаем.

Я знаю, что каждый из нас сталкивался с тем, что чем крупнее компания — партнер, тем сложнее с ней общаться. Особенно это касается крупных федеральных компаний.

Клиента надо не только слушать, но и услышать. Чем дальше мы находимся от своих заказчиков, тем менее мы понимаем друг друга.

Сейчас «Сибирская Архивная Служба» — это компания, которая рядом с Вами. Мы одинаково понимаем заказчика с Урала, из Сибири или Дальнего востока.

Ключевая компетенция «Сибирской Архивной Службы»- выполнение крупных региональных проектов, связанных с передачей архивных документов на государственное либо ведомственное хранение «под ключ».

Кроме того, мы специализируемся на хранении архивных временных сроков хранения (до 10 лет), а так же документов по личному составу с выдачей справок о стаже бывшим сотрудникам организаций.

Мы можем разработать основы документооборота компании, изучить текущее положение дел, дать рекомендации, обучить и аттестовать Ваш персонал.

Мы стремимся полностью закрыть любые потребности Заказчика, связанные с архивным делом и документооборотом.

Я выступаю за системный подход и решение сложностей Клиента «под ключ».

Все что от Вас требуется — поставить задачу и обозначить ресурсы. Все остальное — в рамках компетенций моих сотрудников.

Позвоните или напишите лично мне и расскажите, чем я могу Вам помочь. Расскажите о Ваших проблемных точках, мыслях, идеях…

Каждый клиент для нас — это партнер по бизнесу. Я знаю, что мы сделаем индивидуальное, практичное, эффективное во всех отношениях решение для Вашего бизнеса.

Максимальная индивидуальность оказываемых услуг — наше сильное конкурентное преимущество.

Мы сделаем так, чтобы Вам было удобно!

Давайте общаться. Давайте сотрудничать.

С уважением, Павел Симаков.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *