ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ

  • 1 марта 2020
  • Статьи

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоемкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее.

Использование специализированных систем актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций) поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

  • обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
  • обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
  • упрощает контроль над документопотоками;
  • помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда ее называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель) и бизнес-структуры заинтересованы в программных продуктах, упрощающих документооборот. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

  • обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
  • повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
  • сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
  • защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
  • основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
  • легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
  • дает предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому ее работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД ее создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

  • федеральное законодательство об электронной цифровой подписи (1-ФЗ от 10.01.2002), об информации и ее защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
  • Постановления федерального и региональных правительств, отраслевые правила и требования;
  • ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 51141-98, Р 6.30-2003 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся правила по работе с электронными подписями, «сочетаемость» системы с юридически значимым документооборотом. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Все это нужно предусмотреть при выборе СЭД для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Чтобы систему электронного документооборота можно было назвать полноценной, в ней должны быть реализованы многие функции. К основным из них относят:

  • управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
  • связь с бумажным документооборотом;
  • организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
  • отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
  • поддержка должного уровня информационной безопасности;
  • простая, прозрачная, интуитивно понятная связь программы и конечных пользователей.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удаленных друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить ее на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка ее эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные программные продукты для решения задач по организации и поддержке электронного документооборота. Наше отличие — комплексный подход: вместе с самим продуктом мы предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД. Внедрение системы на предприятии — важный этап, на нем происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка ее под нужды заказчика. Обычно внедрение состоит из:

  • исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
  • перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
  • тестирование работоспособности настроенного продукта;
  • обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
  • эксплуатация и корректировки в ее процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна быть эффективной и окупить вложения в нее. Для оценки эффективности СЭД можно использовать методики расчета для IT-проектов и, в принципе, любых нематериальных активов. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчет эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение оборачиваемости документов, упрощение принятия решений. Нужно оценивать эффективность СЭД в комплексе, спустя некоторое время после ее внедрения, и тогда результаты приятно порадуют заказчиков.

Выбрать оптимальную редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».

Что бывает без предпроектного обследования?

В свое время мне пришлось заниматься разработкой и продажей систем для составления маршрутов транспорта: на карту выводятся точки с заказами, обводишь их мышью и размещаешь в машины. Обращается к нам одна компания с просьбой продать приложение. Не один месяц мы пытались выяснить, зачем же им подобная система нужна, в результате продали им «коробку», очень уж они просили. Затем решила данная компания привлечь нас для внедрения. И тут выяснилось, что в первую очередь им нужна была функциональность для учета топлива, которая в нашей системе отсутствовала от слова совсем.

А бывает, присоединяешься к проекту в ходе разработки системы, изучаешь документацию по проекту и уже разработанную функциональность. И в какой-то момент приходит осознание: есть интерфейс, программа что-то делает, а вот ответить, зачем она разрабатывается, какие бизнес-задачи решает, какие показатели должны быть достигнуты, никто из проектной команды не способен. Можно ли таким образом создать систему, отвечающую запросам заказчика?
Иными словами, еще до составления Технического задания следует провести обычно небольшое (это как когда) исследование и ответить на ряд вопросов.

Основные вопросы, на которые отвечает обследование

Как говорится, вам надо понять, ЧТО, ГДЕ, КОГДА. А именно:

  1. С какой целью ведется разработка, какую выгоду извлечет заказчик.
  2. Какова предлагаемая бизнес-схема, процесс, который будет автоматизирован с помощью создаваемой системы.
  3. Каковы основные пользовательские функции системы.

Зачем нужно писать, почему недостаточно обсудить и проговорить?

Составление документа позволяет сформулировать мысль на совершенно ином качественном уровне, чем при устном обсуждении. В разговоре неохваченными остаются многие детали, часть информации забывается и позже упускается из виду. А бумага сохраняет все мысли.
Да, составление документов — дело кропотливое и иногда неприятное, но оно того стоит. Мысль ценна только тогда, когда она сформирована, а сформирована она тогда, когда сформулирована на бумаге.

Другие документы предпроектного исследования

Как мы уже говорили выше, результатом хорошего, серьезного предпроектного исследования, проводимого не одну неделю целой командой, является целый пакет документов. Вот некоторые из них:

  • Концепция системы (документ, который мы обсуждали в настоящей статье).
  • Маркетинговое исследование.
  • Технико-экономическое обоснование.
  • План проекта, включая расчет трудоемкости и ресурсный план.
  • План маркетинговых мероприятий.
  • Смета проекта.
  • План возврата инвестиций.
  • Предварительное штатное расписание.
  • Архитектура системы.
  • Концепция безопасности (в случае большого объема описания меры безопасности можно вынести в отдельный документ.
  • Презентации для заказчика, потенциальных инвесторов и потенциальных клиентов.

В статье мы очень бегло пробежались по основным разделам предпроектного обследования. Почему бегло? Потому что такое обследование — крайне творческое занятие. Главное, чтобы при прочтении концепции сложилось полное понимание, как это должно работать. А в остальном два документа с результатами исследования могут никак не быть похожими друг на друга. Соответственно и перечень разделов в вашем документе может сильно отличаться от приведенного выше.
Читайте другие статьи автора:

  • Разработка Технического задания по ГОСТ 34 легко и просто.
  • Секреты удачного проектирования ИС (информационной системы) на примере строительства больницы.
  • Некоторые заметки по проектированию информационных систем.

ПЭИС : 1.Предпроектное обследование объекта автоматизации. Анализ экономических документов

Предпроектная стадия является первой стадией ЖЦ ЭИС.

В «Предпроектной стадии» принято выделять два основных этапа:

  • сбор материалов обследования;
  • анализ материалов обследования и разработка технико-экономическогообоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ).

При изучении существующей экономической системы д.б. уточнены границы изучения системы, определен круг пользователей будущей ЭИС различных уровней и выделены классы и типы объектов, подлежащих обследованию и последующей автоматизации.

Важнейшие объекты обследования:

  • структурно-организационные звенья предприятия (напр, отделы управления, цехи, участки, рабочие места);
  • функциональная структура, состав хозяйственных процессов и процедур;
  • стадии (техническая подготовка, снабжение, производство, сбыт)
  • элементы хозяйственного процесса (средства труда, предметы труда, ресурсы, продукция, финансы).
  • технологии, методы и технические средства преобразования информации;

Цельи «Сбора материалов обследования»:

  • выявление осн. параметров предметной области (напр, орг. структура предприятия);
  • установление условий, в которых будет функционировать проект ЭИС;
  • выявление стоимостных и временных ограничений на процесс проектирования.

«Сбор материалов» включает в себя следующие работы:

  • предварительное изучение предметной области;
  • выбор технологии проектирования;
  • выбор метода сбора материалов (силами специалистов или проектировщиков; методы опроса, анализа бизнес-процессов и предоставленного материала, метод выборочного хронометража, расчетные методы и др.),
  • выбор метода обследования (локальное или системное; сплошное или выборочное и т.д.) и метода его проведения (последовательный или параллельный);
  • разработка программ обследования и календарного плана;
  • сбор и формализация материалов обследования.

При выполнении «Сбора и формализации материалов обследования» все собранные сведения проверяются совместно с пользователем на их адекватность, после чего формируется «Отчет об обследовании».

На основе формализованного описания предметной области выполняется этап «Анализ материалов обследования».

Состав документов, которые обрабатываются ИС, определяется на этапе формулировки требований к ЭИС. После определения состава документов необходим их анализ, чтобы определить, какая информация об объектах предметной области будет отображаться в ИС.

Целью анализа документов является выявление актуальных, существенных для ИС свойств объектов и их группировка по смыслу.

Анализ документов проводят в следующем порядке:

  • Анализ структуры документов, выделение существенных признаков, оснований, показателей.
  • Выявление взаимосвязей между показателями, запись расчетных формул.
  • Построение графа взаимосвязи показателей.

После этого начинается следующий этап: определение структур данных, хранящихся в базе данных. Для этого чаще всего применяют диаграммы структуры данных (DSD) и ER-диаграммы.

При проектировании структур данных выделяют 3 основных подхода:

  • Сбор информации об объектах решаемой задачи в рамках одной таблицы (универсального отношения) и последующая ее декомпозиция на несколько взаимосвязанных таблиц на основе процедуры нормализации отношений.
  • Формулирование знаний о системе и требований к обработке данных, получение с помощью CASE-системы готовой схемы БД или даже готовой прикладной ИС.
  • Структурирование информации для использования в ИС в процессе проведения системного анализа на основе совокупности правил и рекомендаций.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *