Понятие документооборота. Документопотоки. Определение организации работы с документами

На разработку и хранение внутренней документации уходит масса времени, сил и ресурсов. Никому не нравится копаться в кипах бумаг в поисках определенного документа. Есть один способ упростить ведение внутреннего документооборота — перевод в электронный формат.

Вы уже слышали про внутренний электронный документооборот (ЭДО)? В этой статье мы приоткроем завесу тайны и расскажем, что это такое, какие проблемы можно решить с его помощью, чем он отличается от внешнего ЭДО и кому будет выгодно перейти на него. Давайте приступать.

Чем внутренний документооборот отличается от внешнего

Весь документооборот любой компании можно назвать общим. Он в свою очередь разделяется на 2 вида: внутренний и внешний. Каждый из этих видов лучше рассмотреть отдельно.

Внешний документооборот

К внешнему документообороту относятся все входящие и исходящие документы организации. С помощью таких документов компания обменивается информацией с партнерами, клиентами и контролирующими органами. Можно сказать, что этот вид документооборота обслуживает внешние связи компании.

К внешнему документообороту относится бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счет-фактуры, накладные и другая документация.

Внутренний документооборот

Внутренний документооборот — неотъемлемый атрибут любой работающей компании. В нем описываются процессы, которые обеспечивают деятельность организации. Такие документы не выходят за пределы компании, а двигаются только внутри нее. Внутренний документооборот позволяет транспортировать документы и новости между структурными подразделениями и всеми сотрудниками компании.

К внутреннему документообороту относятся приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки и другие документы.

Обычно в компании не уделяют должного внимания внутренним документам, так как оно сосредоточено на внешнем документообороте. Последний для удобства переводят в электронный формат. Это неудивительно, потому что на репутацию компании в первую очередь влияют отношения с клиентами и заказчиками, из-за чего работа с внешними документами должна быть более «чистая»и аккуратная. Однако не стоит забывать, что без порядка внутри организации невозможно эффективно работать.

3 потока документов

Прежде чем навести порядок в системе делопроизводства организации, нужно найти и описать основу основ – документопотоки. Традиционно в организации выделяют три потока документов:

  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние.

Ничего больше изобретать не нужно. Эти три потока в том или ином объеме присутствуют в любой организации.

Входящие документы. Это документы, поступающие извне: от контрагентов, контролирующих органов, органов местного самоуправления, клиентов, общественных организаций и т.п. Главная особенность входящих документов в том, что созданы они в другой организации.

Основной вид входящего документа – письмо. Иногда в организацию поступают и другие виды документов.

С точки зрения классического делопроизводства это неверно: если в другую организацию направляется документ или пакет документов, нужно написать сопроводительное письмо, а то, что планируется направить, оформить как приложение к нему. Но, оказывается, не все секретари знакомы с правилами классического делопроизводства, поэтому могут направить протокол для ознакомления или приказ в подведомственную организацию, просто вложив его в конверт и надписав на нем адрес.

Движение входящих документов включает, как правило, следующие этапы:

  • прием и первичное рассмотрение;
  • регистрация;
  • передача на рассмотрение;
  • вынесение резолюции;
  • исполнение.

Исходящие документы – это документы, направляемые из вашей организации в любую другую.

Движение исходящих документов включает, как правило, следующие этапы:

  • подготовка проекта документа;
  • согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
  • подписание;
  • регистрация;
  • отправка.

Внутренние документы. Внутренние документы создаются в организации и в ней же проводят весь свой жизненный цикл. Несмотря на многообразие видов внут-ренних документов, схема их движения одинакова для всех: сначала они проходят путь исходящего документа, затем, на этапе исполнения, – входящего.

Движение внутренних документов включает, как правило, следующие этапы:

  • подготовка проекта документа;
  • согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
  • подписание;
  • регистрация;
  • вынесение резолюции (для некоторых видов документов);
  • исполнение.

Основные действующие лица, участвующие в направлении потоков документов

Конечно, потоки документов циркулируют по организации не сами по себе. Их направляют работники, у каждого из которых своя роль в делопроизводстве и документопотоке.

Автор документа. Работник, который создает документ. Он может делать это как по собственной инициативе, так и исполняя задание руководства, то есть будучи исполнителем.

Согласующие лица. Должностные лица, которые просматривают проект документа на предмет возможных ошибок в рамках своей компетенции.

Руководитель. Должностное лицо, обладающее полномочиями для подписания документов. Обычно это кто-то из топ-менеджеров компании: генеральный директор (может подписывать абсолютное большинство документов) или должностное лицо, которому по доверенности передается право подписи определенных их видов.

Регистратор. Секретарь или работник канцелярии, который вносит входящий или подписанный руководителем документ в информационную базу данных, направляет его на исполнение согласно резолюции и, при необходимости, осуществляет контроль исполнения.

Исполнитель. Работник, назначенный руководством для выполнения задания по документу. Исполнитель, выполняя задачу, часто становится автором нового документа.

Только в частных случаях указанные функции могут пересекаться, например, если руководитель лично работает над документом, являясь одновременно и автором, и подписантом, либо секретарь выступает в роли регистратора и автора (или исполнителя). В стандартной ситуации приема, подготовки или исполнения документа один работник выполняет одну функцию.

Описание потоков документов

Описание потоков документов – внутренняя работа отдела делопроизводства, которая нужна для анализа и вряд ли выйдет за пределы отдела. Это всего лишь один из этапов оптимизации системы делопроизводства в целом, который заключается в том, чтобы тем или иным методом показать, кто из работников на каком этапе выполняет тот или иной процесс.

Пока документопоток не будет описан, выявить проблемы на его маршруте и устранить их не получится.

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

В таблице приведены размеры полей по ГОСТ.

Таблица 1

Размеры полей по ГОСТ 2003

Поля

ГОСТ, мм

Левое

Правое

Верхнее

Нижнее

Общая структура документа

Каждый документ имеет три основные части ( рис. 2 ).

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть делится, в свою очередь, на левую и правую половины.

Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения.

Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

Рис. 2

Основные реквизиты документов

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги.

Реквизит — информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

ГОСТ 6.30 определяет:

  • состав реквизитов документа;
  • их местоположение в документе;
  • правила оформления.

Перечень реквизитов документа по ГОСТ 6.30-2003

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле (2003 — новое место расположения );

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Обязательные реквизиты

08 — наименование организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

18 — заголовок к тексту;

20 — текст документа;

22 — подпись.

Расположение реквизитов на бланке документа

Наименование организации
НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
ДД.ММ.ГГГГ
На № от ДД.ММ.ГГГГ
Заголовок к тексту (не более двух строк)
Основной текст документа

Должность

(подпись)

И.О. Фамилия

Таблица 2

Сравнение ГОСТов 97, 2000 и 2003 годов и стандарта предприятия по составу реквизитов

Стандарт

(ГОСТ 97)

Изменяется количество реквизитов

Не сохраняется нумерация отдельных реквизитов

Появляются одни реквизиты, удаляются другие

Сохраняется преемственность в расположении и правилах оформления

Как видно на схеме, все реквизиты располагаются либо в заголовочной части документа, либо в оформляющей. В основной части документа — только реквизит 20 (текст).

Большая часть — в левой стороне заголовочной части. Заголовочная часть документа называется «шапкой» документа.

В зависимости от типа и назначения документа он может содержать не все реквизиты.

Некоторые реквизиты взаимоисключающие друг друга, т. е. не могут присутствовать в документе одновременно, например реквизиты 15 (адресат), 16 (гриф утверждения документа).

Разработка электронных бланков документов

Домашнее задание — разработать документ «Зоны реквизитов».

  1. Прочитать по ГОСТ 6.30 правила оформления основных реквизитов.
  2. Создать новый документ.
  3. Установить поля документа Файл/Параметры страницы. Установить параметр «по умолчанию».
  4. С помощью меню Таблица оформить области заголовочной и оформляющей части в виде табличной структуры с невидимыми границами.
  5. Оформить в соответствующих областях реквизиты 08, 09, 11, 12, 13, 18, 20, 22, 30 (написать названия реквизитов в соответствующих местах и применить к ним рекомендуемое форматирование).
  6. Сохранить документ как шаблон с именем Бланк внеш.
  7. Защитить бланк паролем.
  8. На основе шаблона Бланк внеш разработать шаблон Бланк внутр. Удалить реквизиты 09, 13. Вставить реквизиты 10, 15.

Параметры форматирования реквизитов

  1. Тип шрифта одинаковый для всех элементов — Times New Roman.
  2. Название предприятия — размер 12 пт (для длинных названий можно 10 пт), полужирное, по центру.
  3. НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА — размер 14 пт, полужирное, по центру, буквы прописные.
  4. Справочные данные об организации — размер 12 пт (можно 10 пт), влево.
  5. Даты и номера документов, заголовок к тексту — размер 12 пт, выравнивание влево в своей области.
  6. Между логическими областями — увеличенный отступ.

Для самостоятельной работы

  1. Сформулировать краткие выводы по изученному материалу.
  2. Пройти тест «СЭД Тема 2» в системе ВУОКСа.

Версия для печати

Перейти к версии для печати

ЭДО наводит порядок во внутренней документации

Навести порядок во внутренней документации и упростить ее ведение поможет перевод на ЭДО. У вас больше не будет кипы бумаг, которую необходимо где-то хранить. Все документы будут находиться в системе электронного документооборота, где любой файл можно найти за пару секунд.

Перевод внутренней документации в электронный формат имеет также и другие преимущества. С ним вы сможете:

  • Сэкономить место в офисе.

  • Сэкономить на канцелярских товарах, необходимых для ведения бумажного документооборота: на бумаге, ручках, карандашах, папках, файлах и др.

  • Создать единое информационное пространство в компании.

  • Снизить риски потери документов.

  • Создать единую базу документов, которая исключает дублирование.

  • Фиксировать изменения документов.

  • Ускорить распространение документов в компании.

  • Заботиться об экологии — сократите расход бумаги, следовательно, и древесины.

  • Экономить рабочее время сотрудников на операциях с документами (создание, согласование, подписание). Это позволит оптимизировать рабочий процесс и приведет к увеличению продуктивности компании.

Какие задачи помогает решить внутренний ЭДО

Внутренний электронный документооборот выстраивается, исходя из запросов компании. Для этого стоит провести анализ деятельности компании и определить участки, ведение которых затруднено из-за отсутствия формализации. Переход на ЭДО позволяет организовать порядок в 7 основных видах внутренней документации компании:

  1. Кадровый — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.

  2. Коммерческий — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.

  3. Производственный — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.

  4. Финансовый — ведение финансовой отчетности.

  5. Складской — ведение инвентаризации, сличительных ведомостей, актов о приемке материалов и др.

  6. Архивный — систематизация и упорядочение документов организации.

  7. Управленческий — ведение организационных и распорядительных документов.

В зависимости от специфики компании могут быть разработаны и другие виды внутреннего ЭДО.

Кому нужен внутренний ЭДО?

Он может быть полезен всем, чья работа связана с внутренней документацией компании: кадровикам, директору, руководителям отделов, бухгалтеру, юристу, менеджерам склада или архива, разработчикам продукта и др.

Налаженный, отрегулированный внутренний документооборот помогает улучшить производственный процесс в любой компании. Ведение документов в электронном формате облегчает работу для каждого сотрудника, и повышает его эффективность.

Сегодня в системе ЭДО Транскрипт есть возможность согласовывать внутренние документы между сотрудниками компании. Каждому работнику можно предоставить доступ к системе с нужными полномочиями. Если согласование не требует подписания документа электронной подписью, то вход совершается по логину/паролю.

Чем крупнее предприятие, тем сложнее и уникальнее его бизнес-процессы. Для таких компаний мы готовы сделать индивидуальную настройку ЭДО с учетом особенностей внутреннего документооборота.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *