Положение об архиве

Представляю новую рубрику сайта «Новости партнеров». Буду пополнять ее по пятницам. Сегодня с удовольствием представляю вам портал Архивное делопроизводство и любезно предоставленную им статью — положение об архиве организации. Конечно, это только проект, но он запросто может стать основой локального нормативного акта для каждой компании, в которой есть архив.

Положение об архиве организации

I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами работы архивов организаций и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в «Наименование организации» создается архив.

1.2. Архив создается в составе «службы делопроизводства”, и осуществляет прием и хранение архивных документов с целью использования.

*как вариант архив может быть самостоятельным структурным подразделением.

1.3. «Наименование организации» обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Должностные лица «Наименование организации» несут ответственность за нарушение норм, установленных Правилами работы архивов организаций.

1.5. В состав документов архива «Наименование организации» входят документы, образовавшиеся в процессе деятельности: управленческие, бухгалтерские, финансовые, документы кадрового учета, личные дела и лицевые счета сотрудников, техническая и инженерная документация, планы и схемы; научно-справочный аппарат архива; так же в состав документов архива входят все документы организаций предшественников.

1.6. Архив «Наименование организации» в своей деятельности руководствуется законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации по вопросам архивного дела; нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива); Основными правилами работы архивов организаций, действующими в «Наименование организации» правовыми актами и методическими документами по вопросам организации работы с документами, а также настоящим Положением.

1.7. Положение об архиве «Наименование организации» утверждается руководителем «Наименование организации»

1.8. При смене ответственного за архив «Наименование организации», прием-передача документов, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем «Наименование организации».

1.9. При ликвидации «Наименование организации» или структурных подразделений, входящих в состав «Наименование организации», передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии.

II ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

2.1. Основными задачами архива организации являются:

Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве «Наименование организации»;

  • учет и обеспечение сохранности документов;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование хранящихся в архиве документов;
  • подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

2.2. В целях выполнения основных задач архив «Наименование организации» осуществляет следующие функции:

  • принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
  • учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
  • создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
  • организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, ведет учет и анализ использования;
  • проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  • осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
  • организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
  • оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
  • участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

III ПРАВА АРХИВА

3.1. Для выполнения основных задач и функций архив «Наименование организации» имеет право:

  • требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив «Наименование организации» документов в упорядоченном состоянии;
  • контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования архива «Наименование организации»;
  • запрашивать от структурных подразделений и организаций — источников комплектования необходимые для работы архива сведения;
  • участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

IV ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА

4.1. Архив «Наименование организации» совместно с руководителем организации несет ответственность за:

  • несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
  • утрату и несанкционированное уничтожение документов;
  • необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
  • нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

V ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АРХИВА

5.1. В архиве составляются: годовой план работы и план-график приема дел в архив «Наименование организации».

5.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.

5.3. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.

5.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.

5.5. Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива.

5.6. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

5.7. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

VI ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1. Ответственным за архив «Наименование организации» назначается специалист с высшим профильным образованием, либо со стажем работы не менее двух лет в сфере архивного дела. Должность утверждается в штатном расписании «Наименование организации».

6.2. Ответственный за архив исполняет обязанности согласно должностной инструкции.

6.3. Ответственный за архив несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, обусловленных положением об отделе, его задачами и функциями.

Это положение об архиве организации представлено в виде проекта. На его основе каждый может составить положение о собственном архиве. Еще раз спасибо партнеру!

Готовим архив к проверке

Из статьи вы узнаете, что делать, если в архив «едет ревизор», кто может проверить архив и на что обратить внимание при подготовке к проверке в первую очередь.

Кто может проверить архив?

С одной стороны, Минкультуры России проверять архив простой российской организации не будет. Во всяком случае, это большая редкость. С другой стороны, проверить то, как и в каких условиях хранятся документы, может любая контролирующая инстанция.

Проверить архив организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, могут:

• Роскомнадзор, если заподозрит, что персональные данные граждан в организации недостаточно защищены;

• налоговая инспекция (проверяет архив бухгалтерии);

• инспекция по труду (проверяет архив по личному составу),

а также любое другое контролирующее ведомство. Например, работники Минздрава России могут явиться проверять архив частной стоматологической клиники.

Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов, помимо всех перечисленных выше инстанций, проверяет тот архив, которому организация подведомственна.

Регулярным проверкам подвергаются организации, работающие в тех сферах деятельности, для которых существуют особые правила ведения архивного дела: страховые организации, медучреждения, банки и др.

Так, архивы нотариальных контор в обязательном порядке один раз в четыре года проверяет нотариальная палата.

Не пройти эту проверку нельзя, иначе работникам конторы придется в ближайшем будущем искать другую работу.

Проверяется абсолютно все, начиная от того, какая дверь отделяет архив от остальных помещений, и заканчивая нумерацией листов в томах и точностью указания крайних дат на обложках дел.

Какие документы нужно показать при проверке?

В день проверки нужно приготовить комиссии ряд документов: их будут внимательно просматривать в первую очередь.

Положение об архиве

Если архив организации существует как структурное подразделение, то должно быть и положение о нем. Это необязательный документ (как, например, положение о персональных данных в организации), но проверяющим нужно будет показать, на основании чего работает архив и где описан его функционал.

Положение об экспертной комиссии

Еще одно положение, которое необязательно, но без которого будет тяжело пройти проверку – положение об экспертной комиссии. Проверяющие должны убедиться, что решения об установлении сроков хранения, об уничтожении документов принимаются в организации коллегиально, компетентными должностными лицами, а не секретарем-делопроизводителем.

Номенклатура дел

Проверочной комиссии нужно предоставить номенклатуры дел за период проверки. номенклатуры дел проверяющих не интересует, но большое внимание будет уделено ее оформлению и информации по закрытию.

Оформление.

Номенклатура дел оформляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015) и Методическими рекомендациями по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Методические рекомендации).

На каждый год должна быть своя номенклатура, которая утверждается руководителем организации в декабре предшествующего года (номенклатуру на 2018 год необходимо было утвердить в декабре 2017 года).

В разделах номенклатуры не должно быть белых пятен – резервных индексов, которые так любят оставлять по просьбам коллег составители номенклатур. В Методических рекомендациях (п. 1.1.

1) говорится о двух-трех «резервных (свободных) индексах дел», которые следует оставлять в конце каждого раздела. Но, во-первых, резерв всегда оставляется в конце, а во-вторых, лучше оставить даже не готовые индексы, а пустые строки.

Если новое дело будет заведено, тогда их и заполнят. В середине раздела пустых строк или индексов быть не должно.

Закрытие. На проверку представляются номенклатуры дел за разные годы, что называется, «в закрытом виде», т.е. с заполненной третьей графой, составленной и подписанной итоговой записью. Эту операцию в архиве нужно выполнять ежегодно.

Организациям – источникам комплектования государственных архивов дополнительно нужно продемонстрировать визы согласования своих номенклатур и итоговых записей к ним с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, а также документы о том, что сведения из итоговых записей были направлены в госархив.

Архивные описи

Обязательные документы в архиве каждой организации, включая и «неисточники», – архивные описи дел: постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Если в делопроизводстве организации образуются электронные документы, то список дополняется описями электронных дел постоянного хранения и электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Формы всех описей имеются в Правилах 2015 (приложения № 14–18).

В отличие от номенклатуры дел, где содержится общее количество единиц хранения каждого дела, в описи каждая единица хранения представлена отдельно, с указанием крайних дат и количества листов в ней.

Акты об уничтожении дел

Важнейший документ, спасший от неприятностей не одного генерального директора, – акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Его форма содержится в Правилах 2015 (приложение № 21).

Утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. В соответствии с п. 4.12 Правил 2015 организация-«неисточник» как минимум должна представить описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Положение об электронном цфк архивного фонда ран

Одобрено
Методической комиссией Архива РАН протокол № 1 от 25 ноября 2013 г.

ПОЛОЖЕНИЕОБ ЭЛЕКТРОННОМ ЦЕНТРАЛЬНОМ ФОНДОВОМ КАТАЛОГЕ

АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК

Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Концепцией создания Единой информационной системы Российской академии наук (ЕИС РАН) и регламентирует вопросы организации, ведения и использования электронного Центрального фондового каталога (ЦФК) Архивного фонда (АФ) Российской академии наук (РАН).

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

В системе мер по обеспечению сохранности и использованию документов АФ Российской Федерации (РФ) особое место занимает их государственный учет. Правовой основой его организации являются статьи 7 и 19 ФЗ РФ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которыми документы АФ РФ независимо от места их хранения являются федеральной собственностью и подлежат государственному учету.

В соответствии с «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» головное учреждение архивной системы РАН – Архив РАН обязан организовать работу по формированию и ведению централизованного государственного учета АФ РАН, и один раз в три года представлять в Федеральное архивное агентство Министерства культуры РФ (Росархив) учетные сведения по всей системе региональных и научно-отраслевых архивов РАН с постоянным и постоянно-переменным составом документов.

Традиционный ЦФК РАН на бумажном носителе, созданный в Архиве РАН в 1985 г., продолжает оставаться главным элементом системы централизованного государственного учета и научно-справочного аппарата АФ РАН, универсальным справочником о составе, содержании и месте хранения документальных фондов.

В условиях современного информационного общества и высокого уровня развития и применения компьютерных технологий, ЦФК РАН переводится на автоматизированную форму представления учетных данных о состоянии АФ РАН.

Электронный ЦФК РАН является ведомственной информационной системой, представляющей сведения о составе Архивного фонда Российской академии наук и предназначенной для информационного обеспечения пользователей архивными документами.

Электронный ЦФК РАН отражает модель разветвленной сети хранилищ ретроспективной информации, как в традиционной части (с документаций на бумажном носителе) АФ РАН, так и в той части АФ РАН, которая будет формироваться за счет электронных документов (ЭД), созданных в электронном документообороте организаций и учреждений РАН с применением компьютерных технологий.

Контент ЦФК РАН будет доступен для всех заинтересованных пользователей в режиме реального времени через глобальную сеть Интернет на специализированном сайте «ИСАРАН» (Информационная система «Архивы Российской академии наук») – http://isaran.ru/.

СОСТАВ И СОДЕРЖАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ЦФК РАН

Электронный ЦФК РАН является централизованным хранилищем интегрированных метаданных корпоративных информационных ресурсов архивов РАН с возможностью общего и раздельного поиска, фильтрации данных, составления общей для всего АФ РАН учетно-отчетной документации (научно-справочного аппарата, статистики, паспорта, путеводителей) и общего электронного каталога по широкому спектру тематики документальных собраний информационных хранилищ архивов-участников интегрированного ресурса.

Содержательной частью контента электронного ЦФК РАН является информация о составе и содержании собраний документов (на бумажном носителе и ЭД) архивов РАН с дальнейшей перспективой присоединения сведений о составе и содержании рукописных отделов библиотек и документальных фондов музеев РАН.

Объектами электронного ЦФК РАН являются хранилища ретроспективной информации РАН: научные и научно-отраслевые архивы; рукописные отделы научно-исследовательских институтов (НИИ), музеев и библиотек; базы (банки) данных НИИ РАН о научных исследованиях и проектах.

Списочный состав объектов электронного ЦФК РАН определяется «Положением об Архивном фонде РАН» и регулируется (по мере изменений де факто) решениями Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) РАН и/или Архивного Совета при Президиуме РАН.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ЦФК РАН

Организация работы по формированию электронного ЦФК РАН предполагает владение основными понятиями и принципами архивоведения, базовыми представлениями об информационно-коммуникационных технологиях, практическими навыками работы с компьютерной техникой.

Электронный ЦФК РАН является инструментом модернизации традиционных прикладных разделов архивоведения – описания, учета, хранения и использования архивной документации.

Электронный ЦФК РАН формируется на базе созданного в Архиве РАН программного комплекса «ИСАРАН» (Информационная система «Архивы Российской академии наук»), представляющего собой программно-информационную среду, состоящую из взаимосвязанных баз данных и функциональных программных блоков.

Инструментом в решении задач интеграции ресурсов и формирования электронного ЦФК РАН является ядро «ИСАРАН» – специализированное программное обеспечение (ПО) «Учет и каталог», которое прошло в 2009 г.

государственную регистрацию в Роспатенте (номер свидетельства в государственном реестре – № 2009617035) и предлагается для распространения и внедрения (на безвозмездной основе) в архивах РАН в качестве типовой (унифицированной) структуры представления и использования информации.

ПО объединенной базы данных (ОБД) «Учет и каталог» построено на принципах Общего международного стандарта описания архивных документов – ISAD(G) и национальных «Основных правил работы архивов организаций», которые поддерживают многоуровневую структуру описательных данных (Фонд – Опись – Дело – Документ); идентифицируют содержание архивных материалов, облегчают поиск и обмен информацией и создают возможность распространения данных для пользователей.

Записи двух верхних уровней архивного описания (Фонды – Описи) БД «Учет и каталог» формируют базу данных к раздельным фондовым каталогам архивов (списки фондов и реестры описей) и в автоматическом режиме интегрируются в общую базу данных (ОБД) единой архивной информационной сети – Центральный фондовый каталог АФ РАН.

Методика работы с БД «Учет и каталог» (инструмента формирования электронного ЦФК РАН) и процесса заполнения информационных полей (ввода метаданных) зафиксирована в специальной Инструкции по формированию и ведению БД «Учет и каталог».

ПРАВА УЧАСТНИКОВ ЭЛЕКТРОННОГО ЦФК РАН

Архив РАН, как головное учреждение архивных учреждений РАН, имеет право осуществлять контроль за правильностью и своевременностью работы региональных и научно-отраслевых архивов РАН в части заполнения и ведения метаданных для электронного ЦФК РАН.

Архивы РАН – участники формирования электронного ЦФК РАН вправе получить у Архива РАН программное обеспечение (на безвозмездной основе), все последующие обновления к нему, методическую и консультационную помощь в формировании и ведении баз данных в своем сегменте ОБД.

Все участники создания электронного ЦФК РАН после заполнения первого (обязательного) уровня данных имеют право перейти к формированию электронных каталогов к своим документальным собраниям, используя полный комплект программного обеспечения Информационной системы «Архивы РАН», разработанного в Архиве РАН.

ОБЯЗАННОСТИ УЧАСТНИКОВ ЭЛЕКТРОННОГО ЦФК РАН

Архив РАН обязан контролировать общее состояние электронного ЦФК РАН, качество заполнения полей метаданных всеми участниками, представлять им все новые программно-технические и методические разработки в части ЦФК, проводить обучающие занятия и консультировать участников по всем вопросам, связанным с ведением ЦФК.

Архивы РАН – участники электронного ЦФК РАН обязаны самостоятельно следить за актуальностью сведений, введенных в ОБД, информировать Архив РАН об изменениях в учетных данных, о новых поступлениях в свои документальные собрания.

Источник: http://isaran.ru/?q=ru/node/68

Положение об архиве организации как нормативный документ

  • Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

  • Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).

  • Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

  • Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

    После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

  • Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст.

    2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст.

    19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

  • Архив организации хранит:

    а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

    б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);

    в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

    г) фонд пользования (архива) (при наличии);

    д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

    III. Задачи Архива организации

  • К задачам Архива организации относятся:

    7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

    7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

    7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.

    IV. Функции Архива организации

  • Архив организации осуществляет следующие функции:

    8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

    8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

    8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

    8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

    а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

    в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

    г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

    8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

    8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

    8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

    8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

    8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

    8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

    8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

    8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

    8.17. Оказывает методическую помощь:

    а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

    б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

    V. Права Архива организации

  • Архив организации имеет право:

    а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

    б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

    в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

    г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

    д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

  • Оставить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *