Платежный календарь в Excel

Платежный календарь — инструмент оперативного (ежедневного) управления потоками денежных средств предприятия. Также он называется графиком платежей. Под платежами в данном случае понимаются как исходящие платежи, так и входящие платежи — поступления.

Платежный календарь предприятия — это основной инструмент ежедневного контроля денежных потоков, позволяющий оптимизировать движение средств и свести к минимуму риск появления кассовых разрывов. Так как он используется для планирования поступлений и платежей, он входит в систему бюджетирования.

При подготовке платежного календаря прогноз делается следующим образом:

  • Прогноз расходов делается на основании действующих договоров и первичных документов на оплату.
  • Прогноз поступлений делается на основании фактически совершенных отгрузок товара покупателям и кредитных средств, ожидаемых к получению по кредитным договорам.

Внедрение платежного календаря позволяет:

  • Прогнозировать финансовое положение компании, в частности, кассовые разрывы.
  • Синхронизировать входящие и исходящие денежные потоки, а это, в свою очередь, повышает эффективность использования оборотных средств.
  • Увеличить прозрачность процессов управления прибылью и затратами. Повысить гибкость и логичность решений в сфере финансового планирования.
  • Улучшить политику кредитования предприятия.
  • Повысить платежеспособность компании, и как следствие, повысить доверие со стороны партнеров.
  • Анализировать платежную дисциплину покупателей, выявлять недобросовестных плательщиков.
  • Обнаруживать проблемные зоны в структуре денежных потоков.

Самый простой способ вести платежный календарь – использовать электронные таблицы Excel.

Требования к платежному календарю в Excel

Так как платежный календарь инструмент ежедневного планирования и контроля он должен отвечать следующим требованиям:

  • Простота использования.
  • Минимальный объем вводимых данных.
  • Наглядность получаемых результатов.

При этом, на основании сумм и дат платежей и поступлений электронная таблица должна представлять информацию разной степени детализации:

  • Обобщенную суммарную информацию.
  • Выборочную по различным признакам.
  • По отдельным плательщикам и получателям.

Будет очень удобно, если таблица будет выделять документы:

  • По которым срок платежей или поступлений подходит.
  • Просроченные, по которым срок платежей или поступлений уже прошел.

Выделение документов с близящимся сроком оплаты позволит, например, если намечается возможность кассового разрыва, передвинуть сроки оплаты не первоочередных платежей на более поздний срок.

Выделение просроченных документов позволит активизировать работу с дебиторской задолженностью или своевременно принять меры для ликвидации кризиса платежеспособности, например, договориться о дополнительной отсрочке.

Пример платежного календаря в Excel

В качестве примера используется Эта таблица

Для простоты примем следующие обозначения:

  • Платежи — исходящие платежи (оттоки денежных средств).
  • Поступления — входящие платежи (притоки денежных средств).

Таблица работает следующим образом:

  1. Вводим текущие остатки на расчетных счетах и в кассе. Обновляем по мере изменения.
  2. Вводим документы:
    • дату документа,
    • отсрочку платежа,
    • сумму,
    • наименование контрагента,
    • группу (статью) к которой относится данный платеж/поступление,
    • пояснение к документу.

    Это может быть реальный документ (например, накладная на отгрузку) или дата и сумма планируемого платежа или получения средств.

    Наименования контрагентов и статьи платежей/поступлений вводим из заранее подготовленных справочников с помощью выпадающих списков.

  3. Документы по платежам и поступлениям вводим раздельно на разные листы.
  4. Исходя из текущей даты (даты компьютера) таблица выделяет документы с приближающимся сроком зеленым фоном, а просроченные документы красным фоном. Кроме того, список документов можно сортировать и фильтровать по различным признакам.
  5. Возможна частичная оплата, до пяти оплат.
  6. Полностью оплаченные документы можно перенести в архив на другой лист.
  7. По текущим остаткам и введенным документам таблица подсчитывает некоторые суммарные показатели и строит несколько платежных календарей разной степени детализации и рассчитывает планируемые остатки денежных средств. Если намечается кассовый разрыв, он будет выражаться отрицательным остатком. Платежные календари строятся скользящим методом, т.е. начиная с текущей даты.

Ниже показаны скриншоты (образы экрана) некоторых листов таблицы.

Лист списка ожидаемых поступлений.

В верхней части листа таблица рассчитывает суммарные данные по документам: количество, сумму, сумму оплаченных и т.д.

Красным фоном выделены суммы просроченных документов. Зеленым — суммы документов, срок оплаты которых подходит.

Текущая (рабочая) дата на скриншоте 7 декабря 2019 г., документы к оплате выделяются за 10 дней до срока, эту настройку можно изменить в верхней части листа.

Аналогично выглядит лист списка планируемых платежей.

По введенным документам таблица строит 14 диаграмм, отражающих суммарные и детальные показатели и рассчитывает несколько платежных календарей разной степени подробности. Некоторые из них приведены ниже.

Диаграмма поступлений и платежей суммарно.

Платежный календарь и соответствующие диаграммы суммарно, без разбивки по контрагентам и группам (статьям) платежей и поступлений на 31 день начиная с текущего.

Платежный календарь по группам (статьям) платежей и поступлений на 31 день начиная с текущего. Часть пустых строк скрыта.

Подробнее описание таблицы можно посмотреть по ссылке ниже:

Как построить в Excel модель для управления платежами?

Как настроить Журнал входящих заявок?

Как визуализировать представленную в нем информцию?

В чем преимущества такой модели управления платежами?

Эффективное управление платежами невозможно без единого информационного поля. Современный программный продукт по учету заявок на исходящие оплаты и планированию реестра платежей должна обеспечивать:

  • быстрый и удобный учет поступающих заявок на исходящие платежи;
  • расстановку приоритетов в оплате;
  • планирование расхода денежных средств;
  • отображение списка заявок с неоплаченными, частично или полностью оплаченными счетами;
  • отображение сводной информации о заявках в нужных аналитиках;
  • отслеживание и контроль расходования финансовых средств;
  • возможность оперативной работы с диалогами и фильтрами ввода данных;
  • быстрый поиск по базе данных;
  • формирование многофункциональных отчетов по центрам финансовой ответственности, платежам за вчера, статьям бюджета и другие отчеты по требованию руководства.

Рассмотрим, как реализовать все вышеперечисленное в финансовой модели Excel и обеспечить в компании эффективное управление исходящими платежами. Начнем с поэтапной настройки Excel-модели.

Этап 1. Прорабатываем справочники и аналитики

Перечень справочников и аналитик определяется спецификой компании, проблемными зонами, точками контроля, а также требованиями руководства.

Задействованные аналитики представлены на рис. 1. Их набор типичен для любой информационной среды по управлению платежами.

Центры финансовой ответственности (ЦФО) определяются системой бюджетирования компании. Руководители ЦФО несут ответственность за своевременное инициирование и согласование заявок на платежи. Дополнительно регламентируют, на какие виды платежей имеет право подавать заявки каждый ЦФО.

Если системы бюджетирования в компании нет, перечень ЦФО определяется штатным расписанием и должностными обязанностями персонала. При необходимостив качестве ЦФО указывают отдельного сотрудника.

Руководитель ЦФО при направлении в финансовую службу компании заявки на исходящий платеж обязан:

  • предоставить документ на оплату — счет, договор, акт сверки и т. п.;
  • обеспечить договорную документацию согласно политике безопасности компании;
  • проконтролировать исполнение контрагентом, которому планируется перечисление денежных средств, обязательств по сделке.

В рассматриваемой Excel-модели три приоритета платежей:

  • высокий;
  • средний;
  • низкий.

Их может быть больше, но финансовые специалисты не рекомендуют использовать более пяти, так как это снижает управляемость платежами.

Платеж может иметь один из трех статусов: заявлен, оплачен, частично (частичная оплата). При необходимости перечень расширяют:

  • на согласовании или утверждении. Это поле дополнительно можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. Тогда финансовый директор из реестра платежей сразу будет видеть, какие заявки одобрены на предыдущих этапах, а какие еще проходят согласование и у кого;
  • приостановлены, аннулированы и др.

Это легко сделать, так как каждая таблица с аналитиками отформатирована как «умная» — каждую можно легко дополнить, не сбивая настроек Excel-модели.

Однако если будет задействовано больше статусов, их нужно будет отражать в Журнале заявок. Это увеличит трудозатраты учетного персонала на документооборот и обработку заявок.

В настоящее время компании часто входят в холдинг или группу. Чтобы сформировать сумму заявок на платежи внешним поставщикам и поставщикам из числа группы, задействуют аналитики: группа, внешний.

Фрагмент Справочника контрагентов представлен в табл. 1. Согласно этому Справочнику в группу компаний входят ИП Михайлов А. Е., ООО «Карьер», ООО «Спец-сервис». В условиях дефицита денежных средств часто исключают платежи аффилированным компаниям, оплачивают только внешним контрагентам. В таблице 1 первая позиция — «– без контрагента». Она введена в Справочник, чтобы в Журнале заявок не оставлять пустые поля. Ее используют для таких платежей, как зарплата, налоги, социальные взносы (на усмотрение руководства).

В таблице 2 представлен фрагмент Справочника статей движения денежных средств. Его функции:

  • увязать заявки на исходящие оплаты с бюджетом;
  • систематизировать заявки;
  • упростить ввод заявок — не нужно указывать в Журнале содержание счета (за пигменты, подшипники, ремни, электродвигатели и т. д.).

Для заполнения графы «Приоритет» применен выпадающий список (см. рис. 2): вкладка Данные → Работа с данными → Проверка данных. В окне Проверка вводимых значений указывают Тип данных → Список.

Здравствуйте, друзья сайта itswat.ru. Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов – внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена. Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные. Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО – лишние и пока неуместные траты. Мой ответ – используйте Excel и с помощью нескольких функций систематизируйте и учитывайте свои «важные бумажки». Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel. Дело не сложное, но муторное и с множеством нюансов, поэтому расскажу пошагово с картинками.

1. Что можно поместить в реестр?
2. Пошаговая инструкция
2.1. Папка
2.2. Название
2.3. Документ

Что можно поместить в реестр?

Реестр в Excel можно создать для чего угодно, например, для договоров с партнёрами, клиентами или подрядчиками. Ниже вы можете увидеть картинку – шаблон таблицы с заголовками столбцов, отражающими данные, которые необходимо учесть.

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Я же буду создавать реестр текстовых документов, содержащих описания товаров, которые я когда-то составлял по просьбе одной бизнесвумен, по чистой случайности, завалявшиеся на моём ноутбуке. Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс. Это и будет пошаговая инструкция. Уяснив принципы, вы легко сможете адаптировать её под себя, изменив шапку таблицы и выбрав только те действия, которые понадобятся именно вам. Я использую Excel 2007, но версия не принципиальна. Вы можете работать в Excel 2010 или более поздних годов выпуска, ничего не потеряете, так как во всех редакциях используемые мной функции также присутствуют, а разделы меню и команды находятся там же, где и раньше.

Пошаговая инструкция

Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:

  1. Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».

  1. Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.

  1. Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».

  1. Приступаем к заполнению столбцов.
  2. Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).
  1. Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.
  1. В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
  2. В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
  3. Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
  4. Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.

Папка

Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:

  1. Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
  2. Копируем адрес нужной папки.
  1. Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.
  1. Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).
  1. Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.
  1. Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.

Название

С названием немного сложнее:

  1. Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть \*.
  1. Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».
  1. А в её мастере команду «Создать».
  1. Задаём имя, в моём случае это будет «Название».
  1. В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).
  1. Нажимаем ОК и «Закрыть».
  2. Ставим курсор в первую ячейку столбца.
  3. Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
  4. Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.
  1. Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, \*docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.

Если что-то вам по моим картинкам и описанию не понятно, то посмотрите следующую подробную инструкцию в формате видео.

Документ

Друзья, столбец «Документ» содержит то же название, но являющееся ссылкой. Чтобы этого добиться, следует проделать все те же действия, что и в предыдущем алгоритме до шага 8. Мы их опустим, так как повторно делать одно и то же не нужно. Теперь немного усложняем формулу. Она примет вид =ГИПЕРССЫЛКА(ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1)). После её размещения и ввода строки заполнятся теми же названиями, но являющими собой активные ссылки.

Вот, кажется, и всё. Старался описать алгоритм наиболее подробно. Меня ещё недавно спросили, как создать реестр сведений о доходах физических лиц, то есть формировать справки 2-НДФЛ и вести их учёт в программе «Налогоплательщик ЮЛ». Тема, в общем, та же, но программа другая, поэтому я решил посвятить ей отдельный материал. До скорых встреч.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *