Отражение дебиторской задолженности в отчетных бухгалтерских формах

Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность – это финансовые и товарные активы компании, работающие на контрагента в результате сделки, договора и т.п. В роли контрагента могут выступать покупатели, подрядчики и другие подотчетные лица. Дебиторская задолженность относится к имуществу компании (ее активам) и подлежит инвентаризации независимо от срока погашения.

Простыми словами понятие дебиторская задолженность компании – это сумма долга, которую еще не вернули заемщику, за определенные услуги или товар.

Приведем пример дебиторской задолженности:

Предприятие «MAX» специализируется на изготовлении строительных смесей. У него имеется несколько дебиторов (должников), это фирмы, которые не имеют финансовой возможности произвести оплату товара сразу. Две стороны заключают договор с указанием срока погашения задолженности и всех нюансов в случае его невыполнения. Таким образом, компания «MAX» не отказывая в займе, в будущем получит экономическую прибыль.

Баланс государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730)

Баланс (ф. 0503730) включается в состав годовой отчетности. Согласно нормам п. 18 и 19 Инструкции № 33н показатели по счетам 0 205 00 000 «Расчеты по доходам», 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам» и 0 303 00 000 «Расчеты по платежам в бюджеты» отражаются в разд. «Финансовые активы» и «Обязательства».

Здесь же отметим, что по счетам 0 205 00 000, 0 209 00 000, 0 208 00 000 и 0 303 00 000 на конец текущего года дебиторская задолженность (плательщиков доходов, по авансовым выплатам подотчетным лицам, переплатам (авансам) по расчетам с бюджетами), являющаяся финансовыми активами, подлежит отражению по дебету счета, при этом обязательства по полученным авансовым платежам (переплатам) по доходам, принятые обязательства перед подотчетными лицами, а также по расчетам с бюджетами подлежат отражению по кредиту счета. Таким образом, если по расчетам с соответствующими контрагентами, отраженным по указанным счетам, сформировались остатки по дебету счета, то они отражаются в активе баланса (ф. 0503730) в разд. «Финансовые активы», если по кредиту счета, то в пассиве баланса (ф. 0503730) в разд. «Обязательства».

Показатель по счету 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам», сформированный на отчетную дату, отражается в разд. «Финансовые активы» по строке 260 баланса (ф. 0503730). Показатели дебиторской и кредиторской задолженности по счетам 0 209 00 000, 0 208 00 000, 0 303 00 000, 0 206 00 000 отражаются в сведениях по дебиторской (кредиторской) задолженности (ф. 0503769) обособленно.

Пример 1.

Бюджетное учреждение по итогам проведения конкурса заключило контракт (2 февраля 2017 года) с контрагентом на сумму 1 500 000 руб. Условиями контракта предусматривается оплата аванса в размере 30% его стоимости (450 000 руб.). Учреждение свое обязательство выполнило и уплатило положенную сумму. По условиям контракта первый этап работ должен быть сдан 15 мая 2017 года. По состоянию на 1 января 2018 года подрядчик свои обязательства по контракту не выполнил, сумму аванса не возвратил. На отчетную дату (1 января 2018 года) у учреждения имеется задолженность по счету 4 206 26 560 в размере 450 000 руб.

На счетах бухгалтерского учета операции по перечислению аванса контрагенту отражаются так:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислен аванс контрагенту

4 206 26 560

4 201 11 610
18

450 000

Наличие дебиторской задолженности по счету 4 206 26 560, сформированной на 1 января 2018 года, в балансе (ф. 0503730) отражается так:

Актив

Код строки

На конец отчетного периода

Деятельность по государственному заданию

Итого

Расчеты по выданным авансам
(счет 4 206 00 000)

450 000

450 000

Пример 2.

Бюджетное учреждение в июле 2018 года заключило договор на оказание услуг юридическому лицу. Стоимость договора 250 000 руб. Условиями договора предусмотрено, что он будет исполняться поэтапно. Оплата производится по итогам исполнения каждого этапа работ. Последний этап работ по договору должен быть завершен в январе 2018 года. Поэтому по состоянию на 1 января 2018 года у учреждения по счету 2 205 31 560 имеется дебиторская задолженность в сумме 40 000 руб.

На счетах бухгалтерского учета операции по договору отражаются так:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Начислены доходы будущих периодов по договору на оказание платных услуг

2 205 31 560

2 401 40 130

250 000

Зачислена в доход текущего отчетного периода договорная стоимость выполненных и сданных заказчику отдельных этапов услуг (операция совершается после выполнения каждого этапа работ)

2 401 40 130

2 401 10 130

210 000

Поступили на лицевой счет учреждения денежные средства от заказчика в счет оплаты выполненного этапа работ (операция совершается ежемесячно)

2 201 11 510
17

2 205 31 660

210 000

Наличие дебиторской задолженности по счету 4 206 26 560, сформированной на 1 января 2018 года, в балансе (ф. 0503730) отражается так:

Актив

Код строки

На конец отчетного периода

Приносящая доход деятельность

Итого

Расчеты по доходам (счет 4 205 00 000)

40 000

40 000

Чем отличается дебиторская и кредиторская задолженность?

При дебиторской задолженности у вашей компании имеются должники, а в случае кредиторской задолженности должниками являетесь вы. С одной стороны, отсутствие дебиторской задолженности свидетельствует об осторожности компании, так как не все должники в конечном итоге имеют возможность вернуть долг. Но и при этом фирма лишает себя потенциального дохода от добросовестных контрагентов.

Касательно кредиторской задолженности, та же история, ее высокий уровень указывает на проблемы компании, а отсутствие демонстрирует успешность и окупаемость бизнеса собственными силами. Но так как КЗ является сторонним капиталом, было бы глупо не воспользоваться возможностью развиваться за счет чужих инвестиций. Из этого следует вывод, что значение имеет не само наличие, а объем и соотношение дебиторской и кредиторской задолженности.

Что означает соотношение дебиторской и кредиторской задолженности

Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности организации – баланс между ее потенциальной прибылью за поставленные товары или оказанные услуги и суммой, которую требуется вернуть кредиторам.

Для чего нужен этот показатель

Анализ этого соотношения дает понимание, насколько рационально компания использует свои ресурсы. По динамике коэффициента легко определить, идут дела предприятия в гору, стоят на месте или наблюдается спад.

Кредиторская задолженность всегда должна быть ниже дебиторской. В противном случае нужно принимать меры, чтобы сравнять показатели и сделать так, чтобы размер «кредиторки» стал ниже.

Важно! Когда коэффициент немного превышает единицу, это говорит об успешности политики управления компанией и умении руководства разумно распределять средства.

О чем говорит величина коэффициента соотношения ДЗ и КЗ

В математическом толковании значение КДЗиКЗ показывает, какой объем имеющейся в фирме ДЗ приходится на 1 руб. совокупной КЗ компании.

Компания может использовать любые финансовые ресурсы, как собственные, так и заемные, для выполнения работ, производства и последующей реализации товаров, тем самым образовав для себя актив — дебиторскую задолженность. Практическое значение коэффициента заключается в том, что он показывает, насколько эффективно организация использует имеющиеся финансовые ресурсы, в том числе заемные, с целью улучшения финансовых результатов своей деятельности.

Но здесь возникает вопрос: какое значение коэффициента соотношения ДЗ и КЗ может говорить об оптимальном положении дел в организации, а какое сигнализирует о необходимости изменений?

Подробнее о том, как корректно исчислить базу для расчета коэффициента, т. е. проанализировать ДЗ и КЗ, см. статью «Анализ дебиторской и кредиторской задолженности (нюансы)».

В практике встречаются разные мнения. Некоторые считают, что дебиторская задолженность должна быть больше кредиторской не менее чем в 2 раза. Если же коэффициент меньше 2, это свидетельствует о снижении эффективности функционирования компании: ликвидные активы недостаточно быстро обращаются в денежные средства.

Вместе с тем приемлемым для большинства организаций следует считать значение коэффициента около 1 (0,9–1), поскольку в этом случае объемы ДЗ в фирме соответствуют объемам КЗ.

В случае если КДЗиКЗ меньше 1, очевидно, что компания привлекла значительные заемные ресурсы, однако в настоящий момент неэффективно использует их в текущей деятельности.

Обратите внимание! Верхний предел значения коэффициента, как правило, не регламентируется. Однако если показатель КДЗиКЗслишком высок, это может говорить о неоптимальном выборе контрагентов (контрагенты в большинстве своем неспособны либо отказываются выполнять обязательства по оплате в срок).

Компании важно также помнить, что коэффициент соотношения ДЗ и КЗ — постоянно изменяющаяся величина, поэтому следует постоянно отслеживать его значение. Это позволит своевременно диагностировать неэффективное использование ресурсов и оперативно принимать соответствующие меры.

Оптимальный коэффициент

Оптимальная величина коэффициента равна единице. В такой ситуации компания в силах обслуживать кредиты за счет «дебиторки». При таком показателе соотношения КЗ и ДЗ важно строго следить за сроками погашения задолженностей, чтобы не допускать просрочек и перехода долгов в категорию безнадежных, с которыми фирма не может рассчитаться.

Когда коэффициент равен единице, предприятие должно тщательно следить за отвлечением активов и темпами погашения разных займов, чтобы баланс не нарушался в худшую сторону, не снижался коэффициент.

Важно! Согласно альтернативному мнению, оптимальным считается коэффициент равный двум. Если он ниже, значит, ликвидные активы организации недостаточно быстро обращаются в денежную форму.

Оптимальность величины коэффициента зависит от сферы деятельности организации.

Виды дебиторской задолженности

Существует множество критериев, по которым можно классифицировать виды дебиторской задолженности, но мы обратимся к основным.

В зависимости от срока погашения:

В зависимости от поступления оплаты:

Во избежание серьезных последствий неуплаты долга, фирмы создают резервы по сомнительным долгам. Объемы резервов утверждаются индивидуально, все зависит от финансового положения дебитора и вероятности погашения обязательств. Устанавливается резерв по сомнительным долгам после проведения инвентаризации.

Управление дебиторской задолженностью предприятия

Часто встречаются ситуации, когда предприятие, стремясь увеличить прибыль, начинает перегружать себя дебиторами, что в итоге может привести к большому количеству неоплаченной задолженности и даже к банкротству предприятия. Разумные управленцы уделяют большое внимание объему долгов и ведут строгий учет дебиторской задолженности с помощью различных инструментов, например Excel.

Методы управления дебиторской задолженностью:

  • Усиление работы с дебиторской задолженностью – взыскание долгов, не прибегая к помощи судебных органов.
  • Контроль баланса и анализ кредиторской и дебиторской задолженности.
  • Мотивация сотрудников отдела сбыта (относительно принятия мер, с целью максимально быстрого возврата средств со стороны дебиторов)
  • Подсчет реальной стоимости ДЗ, учитывая возможность ее продажи.
  • Создание системы реализации, при которой регулярно и гарантированно будут происходить платежи, например система скидок для пунктуальных клиентов.
  • Расчет предельного уровня дебиторской задолженности.
  • Аудит потерь от ДЗ (какую прибыль могла получить фирма в случае моментальной оплаты и использования этих денег).

При грамотном контроле и управлении дебиторской задолженностью, предприятие максимально может оградить себя от рисков, связанных с непогашением долгов, снижением платежеспособности и недостатком оборотных средств.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Инвентаризация дебиторской задолженности – это сверка документов с контрагентами, подтверждение наличия задолженности и ее размеров. Проводят инвентаризацию перед годовым отчетом, сменой главного бухгалтера, при ликвидации или реорганизации предприятия и в случае чрезвычайных ситуаций, например пожара.

Инвентаризация осуществляется на определенную дату, предприятие отправляет данные по задолженности своим заемщикам, и те должны в письменной форме подтвердить или опровергнуть наличие и сумму долга. Это в идеале, но на деле не все так гладко, во-первых, инвентаризация может занять большое количество времени, в некоторых фирмах показатели доходят до месяца. Во-вторых, не все должники отвечают на запросы, особенно те, чья задолженность уже давно ждет, чтобы ее погасили.

Далее проблема заключается в урегулировании несоответствий данных, в таком случае приходится сверять все проведенные операции с данным предприятием, особую сложность это создает, если предприятие находится в другом городе или, еще лучше, в другой стране. При отправлении справки о дебиторской задолженности, нужно учитывать тот факт, что предприятие может являться и дебитором и кредитором одновременно. Даже если по подсчетам вы оказались должником, ведомость высылать нужно, при этом указывать сумму и дебиторской и кредиторской задолженности.

После проведения сверок, предприятие должно составить акт инвентаризации, некоторые устанавливают собственный шаблон формы, или же используют стандартный, например: образец 1 (скачать).

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Оборачиваемость дебиторской задолженности показывает, насколько быстро фирма получает оплату ДЗ за проданные товары и услуги.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности показывает, насколько эффективные меры предпринимает организация для минимизации ДЗ. Этот показатель количественно измеряет, сколько раз фирма получила оплату за период в размере среднего остатка неоплаченной задолженности от своих покупателей.

*Средний остаток дебиторской задолженности рассчитывается как сумма дебиторской задолженности покупателей по данным бухгалтерского баланса на начало и конец анализируемого периода, деленное на 2.

Формула оборачиваемости дебиторской задолженности:

Период оборачиваемости дебиторской задолженности в днях формула:

*ОДЗ в днях показывает количество дней, в течение которых задолженность остается неоплаченной.

Как таковой нормы коэффициента оборачиваемости не существует, для каждой отрасли она будет различной. Но в любом случае, чем выше ОДЗ, тем лучше для организации, это означает, что покупатели быстро погашают задолженность.

Что показывает и каков оптимальный показатель соотношения

Показатель, рассчитанный на основании формулы 1, показывает, какая сумма дебиторской задолженности приходится на один рубль обязательств перед кредиторами.

Оптимальным считается показатель, равный единице, что означает равенство между задолженностью дебиторов хозяйствующему субъекту и обязательствами перед кредиторами.

В качестве оптимального допускается значение показателя равным 0,9, что означает, что обязательства перед кредиторами могут быть не более 10% дебиторской задолженности.

Взыскание дебиторской задолженности

Любое предприятие встречается с проблемой непогашения дебиторской задолженности. Конечно, у покупателя могут быть различные веские причины, но кого это волнует? Компания желает взыскать свои деньги за предоставленный товар.

Возврат дебиторской задолженности можно осуществлять разными методами, например, нанять мафию, ну а если законно, то лучше предъявить претензию или обратиться в судебные органы. Если вы решили уладить конфликт полюбовно, вам следует направить претензию должнику, чтобы четко изъяснить вашу позицию и выяснить имеет ли он какие обоснованные возражения.

В обращении взыскания дебиторской задолженности нужно указать следующие пункты:

  • Требование уплаты долга
  • Подробный расчет суммы возникшего долга
  • Расчет начисления процентов
  • Крайний срок погашения задолженности
  • Предупреждение об обращении в суд

Помимо этого, под претензией должна стоять подпись уполномоченного лица, так же следует приложить копии всех документов, имеющих отношение к задолженности. Если должник получил ваше письмо (должны быть доказательства) и не отреагировал в установленные сроки, то со спокойной совестью вы можете обращаться в суд с требованием возврата дебиторской задолженности.

Списание дебиторской задолженности

По закону задолженность считается просроченной, если истек срок исковой давности долга (3 года) и безнадежной задолженностью, если фирма не имеет возможности выплатить долг. На этих основаниях предприятие имеет право списать задолженность. Списание безнадежной просроченной дебиторской задолженности разрешено проводить в заключительный день периода, в котором прошел срок исковой давности.

Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком давности можно осуществить двумя методами. Первый – использовать для этой цели резерв сомнительных долгов, если для данного долга резерв не был предусмотрен, то списать на финансовые результаты. Проводки списания дебиторской задолженности нужно проводить исключительно по каждому обязательству отдельно. Причиной для этого могут служить результаты инвентаризации, письменные подтверждения или распоряжение руководителя предприятия.

Образец приказа о списании дебиторской задолженности: образец 2 (скачать).

Списание безнадежной ДЗ не является фактический аннулированием долга, поэтому в течение пяти лет после списания дебиторская задолженность отражается в балансе. И на протяжении всего периода нужно следить за финансовым состоянием должника, не появилась ли у него возможность погасить долг.

Отчет по дебиторской задолженности

Для руководителя важно иметь представление о том, какое количество средств он может использовать, когда будут следующие поступления и на основании отчета продумывать свои действия относительно финансов. Так же по данным отчета можно дать оценку дебиторской задолженности каждого клиента, кто ответственно совершает платежи, а кто даже не понимает важности своевременной уплаты долга.

Образец расшифровки дебиторской и кредиторской задолженности образец: образец 3 (скачать).

Продажа и покупка дебиторской задолженности

Если у вас нет ни малейшего желания разбираться с должниками, но желаете вернуть средства, вы можете продать дебиторскую задолженность, если есть лица, каковым это будет интересно. Зачастую это люди, которые сами имеют долг перед дебитором. Предприятие имеет возможность купить дебиторскую задолженность, по более низкой цене, так сказать со скидкой, а затем предъявить должнику документы и потребовать возврата долга по полной стоимости. Для продажи задолженности согласия должника не нужно, достаточно будет его известить о продаже долга.

Оптимизация системы продаж предприятия и минимализация рисков в работе с дебиторской и кредиторской задолженностями

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *