ОТМЕТКИ НА ПОСТУПИВШЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных – зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.

Этот этап достаточно традиционен и, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами (в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками), поступающая по почте, по факсимильной связи, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения (табл. 10.1).

Таблица 10.1

Образец графления журнала (разносной книги) для курьера

№ п/п

Организация-

отправитель

Наименование

документа

Грифы

Орган изация- получатель

Дата

(время)

поступления

Фамилия

получателя

Подпись

ООО

«Сыры»

Отчет о реализации за I кв.

Конфи

денци

ально

ОАО «ТПП»

  • 18.06.2013
  • 14:30

Ильин

При наличии в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее время должно входить в их обязанности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводиться сразу по их получении или в первый рабочий день, исходя из характера деятельности организации, корреспондента и других факторов.

До вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются механические повреждения и полнота присланных материалов, фиксируются выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту, например:

Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов.

В экспедиции при обработке не вскрывается корреспонденция, имеющая отметку «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.).

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожается, исключения делаются только в следующих случаях:

  • – в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
  • – в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
  • – если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) отметки «Лично» не было;
  • – при необходимости взыскать с корреспондента доплату почтовой службе.

На поступающих документах проставляется отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Иногда для повышения исполнительской дисциплины в дополнение к требованиям ГОСТов руководители организации обязывают сотрудников ставить при обработке почты свою подпись. Ее ставят без расшифровки. Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа, в правом верхнем углу:

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов; при позднейшей регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержавшихся в этих упаковках.

При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним.

Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года в общем валовом порядке или раздельно по видам корреспонденции. Нередко при большом количестве телеграмм их нумеруют только в течение месяца, начиная следующий месяц с единицы.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, может ставиться на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): «Подлежит возврату».

Если документ присылается повторно, то следует установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем экземпляре, например:

Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни.

Корреспонденция, нс вскрывавшаяся для экспедиционной обработки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах к ним добавляется корреспонденция, имеющая точный адресат: структурное подразделение или конкретный сотрудник.

Порядок и срочность экспедиционной обработки документов должны зависеть в первую очередь от их содержания, а не от вида почтового отправления. Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие, исходя из их содержания, срочного исполнения, следует обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе ДОУ должно быть вменено в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. Установлен в ГСДОУ и срок ответов на такую корреспонденцию – двое суток.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрация

Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная — при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная — при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная — при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть — в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

  • входящие документы
  • исходящие документы
  • внутренние документы
  • коммерческие контракты
  • документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

  • 01 — индекс структурного подразделения
  • 05 — номер дела по номенклатуре
  • 134 — порядковый номер документа по журналу регистрации

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов — журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов:

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий — может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ниже представлен образец регистрационной карточки:

Направление на исполнение

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Контроль исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль — это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Подшивка документов в дела

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

Что такое экспедирование корреспонденции?

Экспедирование включает два основных блока работы с документами организации:

первичную обработку и регистрацию входящей корреспонденции и

отправку исходящих писем.

Таким образом, оно обеспечивает начальный и заключительный этапы прохождения документа внутри организации.

В зависимости от объема документооборота каждого конкретного предприятия необходимо определить количество сотрудников, которые будут выполнять такую работу. Так, в небольшой компании это может быть секретарь, в крупной организации с развитой сетью представительств и филиалов — специальный отдел(отдел экспедирования документов). Традиционно его включают в состав службы документационного обеспечения управления организации, но он может работать и как самостоятельное подразделение. Часть сотрудников отдела занимаются входящей корреспонденцией, часть — исходящей.

Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией должен быть определен в инструкции по делопроизводству предприятия. В дополнение и в рамках ее положений экспедиционная служба может издавать собственные нормативные и методические акты, уточняющие определенные моменты в своей работе.

Основные принципы работы экспедиционной службы, как, впрочем, всей работы с документами: оперативность и аккуратность. По завершении работы не следует задерживать документы дольше положенного срока, на рабочих местах должен поддерживаться порядок. Как показывает опыт, именно четкая организация деятельности отдела позволяет избежать жалоб и нареканий в работе экспедиционной службы.

Зачем это нужно?

Экспедиция сотрудничает с различными службами доставки. Сотрудники служб доставки не будут бегать по всем коридорам и выяснять, кому адресовано послание, тем более, что на конверте обычно указывают название организации, не уточняя подразделение или фамилию и должность конкретного сотрудника. Точно также почтальоны не будут собирать по подразделениям письма, предназначенные для отправления. Логично для этой цели выделить определенное помещение и специалиста, который будет работать с корреспонденцией. Понятно, что в его обязанности будет входить и первичная обработка поступивших документов:

  • определение правильности адресации;
  • вскрытие конвертов;
  • проверка полноты присланных документов;
  • сортировка корреспонденции по подразделениям.

Каждая служба доставки предъявляет определенные требования к оформлению отправлений. Недостаточно запечатать письмо в конверт и написать адрес, необходимо также составлять реестры (списки, описи) передачи документов представителям служб доставки для подтверждения факта отправки. Понятно, что такую работу лучше проводить централизованно, так проще обеспечить однотипность оформления отправлений. Также целесообразно сделать дополнительную проверку правильности оформления писем и полноты их состава. Ведь отправка корреспонденции еще более ответственный процесс — письмо уходит из организации, и исправить ошибку порой бывает невозможно.

Экспедиция в процессе работы учитывает количество входящей и исходящей корреспонденции. Входящие номера документов, как правило, одновременно являются их порядковыми номерами по мере поступления корреспонденции в организацию и присваиваются валом в течение календарного года. Последней составляющей исходящего номера документа также является порядковый номер отправления, нумерация сквозная в течение всего года.

В экспедиции собирается информация о поступивших документах:

  • когда;
  • откуда;
  • с какими приложениями;
  • кому передан документ.

Авторы и адресаты писем могут получить справки о поступивших или отправленных документах. То есть при хорошо отлаженной работе экспедиции начальнику из описанного в начале статьи случая достаточно было позвонить в экспедиционную службу и спросить, кому и когда был передан интересующий его документ.

Помимо информации о поступившей и отправленной корреспонденции в экспедиции собираются сведения о корреспондентах организации. Нередко фирмы переезжают из одного офиса в другой. В экспедиции происходящие изменения оперативно отслеживают и вносят новые сведения в картотеку. При регистрации входящего письма происходит сверка адреса организации-отправителя с имеющимися данными в картотеке, в случае необходимости вносятся исправления.

Виды доставки

Большему числу организаций доступны несколько видов доставки корреспонденции. Условия, на которых оказывают свои услуги организации, занимающиеся доставкой почты, различны. Исходя из потребностей вашего предприятия, вы можете выбрать тот или иной вид доставки, учитывая:

  • стоимость услуги;
  • оперативность ее оказания;
  • гарантию сохранности отправления;
  • сеть распространения деятельности службы.

Федеральная почтовая служба

Самым доступным и распространенным видом доставки до сих пор остается та, которая осуществляется федеральной почтовой службой. У этой организации самая большая сеть распространения в России, это единственная служба, работающая и с юридическими, и с физическими лицами. У федеральной почты есть возможность доставки писем в самые глухие и отдаленные уголки нашей Родины, в небольшие деревни и поселки. Стоимость услуг почты до сих пор остается невысокой.

Но, к сожалению, недостатки данного способа доставки также существенны. Так, отсутствует гарантия сохранности и получения адресатом вашего отправления, даже если оно было оформлено без ошибок и отправлено заказной почтой. Немалая часть поступивших в организацию писем отправляется обратно в почтовое отделение без вскрытия, так как они попали в нее по ошибке, на самом деле предназначаясь другим адресатам. Зачастую письма идут очень долго. Неделя, две, а то и месяц «ищет» послание своего адресата, при этом удаленность получателя от отправителя может быть минимальной. Письма в пределах одного города могут идти дольше, чем конверты из других регионов.

Службы экспресс-доставки

Оперативность и сохранность доставки вашего письма гарантируют службы экспресс-доставки корреспонденции. Стоимость их услуг значительно выше расценок федеральной почты, но оперативность и точность доставки того стоят. Отправитель передает пакет с документами представителю службы, курьеры которой вручают отправление непосредственно адресату. На пакет оформляется накладная, каждый этап его прохождения фиксируется. Максимальный срок доставки — несколько дней. У различных служб экспресс-доставки разный охват отправителей и получателей по территории: от одного города или региона, до целого мира.

Курьерская служба

Представим организацию, постоянные адресаты которой находятся на незначительно расстоянии, например, на соседней улице, в том же городе, регионе. В таком случае не имеет смысла отправлять документы «соседям» заказной почтой или тратить значительные средства на услуги службы экспресс-доставки. Будет разумнее организовать собственную службу доставки. Курьеры организации по установленному графику могут развозить корреспонденцию в соседние фирмы и забирать оттуда письма, предназначенные для своей организации. Для доставки документов в отдаленные районы города или в регион необходимо выделить служебный транспорт. При организации собственной службы доставки следует продумать порядок ее работы, например:

  • определить механизм учета доставки документа адресату;
  • разработать оптимальные маршруты;
  • график доставки.

А может факсом?

Факсимильная связь — оперативный и дешевый способ доставки информации непосредственно адресату, позволяющий миновать многие этапы прохождения документа на традиционном носителе. Но к использованию факса следует отнестись с осторожностью. Причины тому следующие.

Качество связи низкое, поэтому зачастую адресат получает часть текста или абсолютно нечитаемый, «слепой» текст, или вовсе полосочки-квадратики.

Каналы телефонной связи общедоступны, кодировка сигнала не производится. А значит, нет гарантии от несанкционированного доступа к информации.

Велика вероятность получения поддельного документа, который в данном случае легко составить — к тексту можно подклеить копию подписи, а неровности фона и разные оттенки бумаги «списать» на погрешности в работе телефонной сети. Высок риск получения и недостоверной информации.

Поэтому целесообразно передавать по факсу информацию открытого характера для сведения. Не стоит направлять таким способом организационно-распорядительные документы: получатель имеет полное право не предпринимать каких-либо действий до получения подлинного экземпляра.

Автоматизированные системы делопроизводства

Сейчас все большее признание приобретают автоматизированные системы делопроизводства. Если 20 лет назад учебники советовали заводить на каждый поступивший документ несколько регистрационных карточек, то появление систем автоматизированного делопроизводства позволяет избавиться от лишней бумаги и многократной регистрации одного и того же документа в различных подразделениях одной организации. При этом регистрировать документы могут сразу несколько сотрудников — система автоматически присваивает документу уникальный регистрационный номер, который оператору достаточно записать на самом документе.

В случае, когда в организации существует локальная компьютерная сеть, использование специальных программ позволяет отследить наличие документа на любой стадии его прохождения в организации, ведь его «сопровождает» по всем подразделениям регистрационная электронная карточка. Информация о прохождении документа постепенно собирается в ней и доступна пользователям системы на любой рабочей станции.

Автоматизация способствует сокращению ошибок при работе с документами за счет уменьшения влияния так называемого «человеческого фактора» на процесс их оформления и учета. Автоматизированные системы позволяют:

  • быстро найти информацию о документе по запросу его автора или получателя;
  • автоматически сформировать реестры передачи документов;
  • вести картотеку корреспондентов организации.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *