Отдел сбыта и реализации готовой продукции предприятия

1. Общие положения

1.1. Отдел сбыта, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом .

1.2. Отдел подчиняется непосредственно .

1.3. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом .

1.4. Начальник отдела сбыта имеет заместителя(ей).

1.5. Обязанности заместителя(ей) начальником отдела сбыта.

1.6. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе отдела сбыта, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом по представлению начальника отдела сбыта.

1.7. В своей деятельности отдел руководствуется:

— уставом предприятия;

— настоящим положением;

— законодательством Российской Федерации;

1.8. .

Рабочая инструкция

Основоположным организационным документом, который регламентирует обязанности работников, их права, связи между должностями и отделами, является должностная рабочая инструкция.

В ней детально иллюстрируются такие пункты:

• общие сведения и положения о работе и должности;
• права рабочего;
• обязанности рабочего;
• основные функции и задачи;
• система налаживания взаимосвязей между отделами, структурными единицами и другими работниками.

Значение должностной инструкции

Рабочая должностная инструкция формируется для конкретизации функциональных обязанностей организации. Она предполагает:

• оптимальное и справедливое распределение набора функций между сотрудниками;
• обеспечение надлежащего уровня и своевременность реализуемых задач;
• создание благоприятной социально-психологической обстановки в коллективе сотрудников;
• предотвращение конфликтных ситуаций;
• создание слаженной системы работы и налаженных коммуникаций между работниками и отделами;
• четкое описания прав сотрудников;
• повышение коллективной и личной эффективности и ответственности;
• внедрение способов материального и нематериального стимулирования работников;
• обеспечение равномерной нагрузки работающих.

Источники оформления должностных инструкций

Исходными данными и источниками для формирования должностных функциональных обязанностей и инструкций являются:

• организационно-функциональный и структурный строй;
• разграничение управленческих функций;
• классификационный справочник должностей специалистов, служащих и руководителей;
• нормативы трудового характера;
• результаты различных экспертных и социологических анкет и опросов сотрудников данной сферы труда.

Пересмотр инструкций

Должностные инструкции, безусловно, являются документами долгосрочной активности. Однако в силу того, что в любой организации имеет место быть всеохватывающая работа с людьми, они могут меняться. Пересмотр рабочих инструкций в обязательно порядке происходит при таких условиях:

• изменение организационно-структурных условий функционирования организации;
• переподчинение делопроизводственного отдела;
• изменение названия должности;
• внедрение дополнительных инновационных форм и способов организации трудовых отношений;
• реализация инновационных технологий, позволяющих грамотно и оптимально распределить обязанности и функции между сотрудниками и подразделениями.

Теперь стало понятным, что такое функциональные обязанности.

2. Структура

2.1. Структуру и штатную численность отдела утверждает , исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела сбыта и по согласованию с .

2.2. Отдел сбыта может иметь в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, участки, пр.).

2.3. Положения о подразделениях отдела сбыта (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела сбыта, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется .

2.4. .

3. Задачи

Отдел сбыта обеспечивает следующие задачи:

3.1. Организация сбыта продукции.

3.2. Формирование сбытовой сети.

3.3. Подготовка и заключение договоров на реализацию продукции.

3.4. Планирование поставок продукции в соответствии с заключенными договорами.

3.5. Выполнение планов поставок в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.

3.6. Учет отгруженной продукции.

3.7. .

4. Функции

На отдел сбыта возлагаются следующие функции:

4.1. Приемка готовой продукции предприятия на склады, рассортировка, комплектация.

4.2. Организация рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке потребителям.

4.3. Определение потребности в транспортных и механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции.

4.4. Участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, в проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта.

4.5. Подготовка и заключение договоров на поставку продукции предприятия потребителям.

4.6. Согласование условий поставок продукции предприятия.

4.7. Составление планов поставок и их увязка с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами.

4.8. Выполнение плана реализации продукции.

4.9. Контроль за выполнением подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств.

4.10. Ведение переписки о прибытии грузов к контрагентам.

4.11. Отслеживание рынка своей продукции, покупка образцов продукции, производимых предприятиями-конкурентами, сравнение качества и спроса на эту продукцию с собственной продукцией и при необходимости доведение качества до требуемых уровней.

4.12. Согласование планов постановки на производство новых видов продукции.

4.13. Предложения руководству предприятия по уменьшению объемов производства продукции с ограниченным спросом и снятию с производства продукции, пользующейся низким спросом.

4.14. Координация деятельности складов готовой продукции.

4.15. Составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе.

4.16. Принятие мер по своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов, необходимых для поставки.

4.17. Подготовка и проведение мероприятий по формированию сбытовой сети.

4.18. Организация зарубежных поставок с одновременным созданием за рубежом представительств совместно с предприятиями-производителями аналогичной продукции и использованием их дилерской сети.

4.19. Подготовка справок о состоянии запасов готовой продукции.

4.20. Разработка инструкций о скидках, сроках и условиях платежей.

4.21. Составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о недостаче продукции.

4.22. Разработка и проведение мероприятий по соблюдению режимов экономии, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции.

4.23. Работы по приему возвратной тары и принятию мер по обеспечению своевременности и полноты возврата тары покупателями.

4.24. Формирование предложений по корректировке цен на предлагаемую продукцию в зависимости от объемов продаж.

4.25. Принятие мер по обеспечению своевременной оплаты поставленной продукции.

4.26. Организация оптовой торговли.

4.27. Учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции.

4.28. Своевременное оформление сбытовой документации.

4.29. Составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), а также отчетов о выполнении планов реализации.

4.30. Расчет сбытовых расходов по отдельным видам продукции, районам сбыта и потребителям, анализ издержек обращения.

4.31. Разработка нормативов запасов продукции и контроль за соответствием их уровня по объему и номенклатуре установленным нормативам.

4.32. Составление сбытовых расходов по каждому каналу сбыта и виду расходов с показателями планов и сметами расходов с целью выявления необоснованных расходов, устранения потерь, возникающих в процессе товародвижения.

4.33. Разработка и внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций.

4.34. Подготовка отчетов руководству предприятия о причинах просрочки передачи готовой продукции производственными подразделениями и транспортным отделом.

4.35. Сбор и систематизация оперативной информации о:

— объемах запасов продукции на складах;

— объеме производственного задела;

— уровне загрузки производственных мощностей;

— сроках выполнения заказов;

— технических условиях продукции;

— ценах на все виды продукции и предельных размерах скидок;

— видах упаковки;

— типах отгрузки;

— сроках получения продукции потребителями с момента отгрузки;

— стоимости транспортировки;

— .

4.36. Участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятий по рекламе продукции.

4.37. Рассмотрение поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовка отзывов на предъявленные иски.

4.38. Изучение требований покупателей к качеству, упаковке и ассортименту продукции:

— изучение претензий с выездом к покупателям;

— проведение опросов потребителей;

— организация специальной телефонной службы по консультациям о пользовании продукцией и выдаче рекомендаций;

— .

4.39. Подготовка претензий и исков к контрагентам при нарушении ими договорных обязательств.

4.40. Регулирование взаимоотношений с контрагентами, ведение переписки и прием представителей по вопросам реализации продукции и расчетов с ними.

4.41. Создание и поддержание информационной базы данных о:

— количестве покупателей каждого вида продукции;

— покупателях (организационно-правовых формах; адресах для переписки; отгрузочных и платежных реквизитах; номерах телефонов, факсов, фамилиях руководителей и ведущих специалистов покупателей; финансовом состоянии; объемах товара для каждого покупателя; данных о потреблении продукции с момента ее поставки; способностях покупателей самостоятельно производить поставляемую им продукцию; планах на перспективу; возможностях кооперации по сырью, ремонтным работам, транспорту, разработке совместных проектов; возможности перехода к другому поставщику; обладании покупателем информации о состоянии предприятия и издержках производства, обусловленных отраслевой принадлежностью, условиях производства, ценах на продукцию, аналогичную производимой предприятием; возможных вариантах закупки продукции у конкурентов, которые может рассматривать покупатель; пр.);

— конкурентах (наименованиях предприятий, их географическом положении; данных о выпуске аналогичной (заменяющей продукции); объемах продаж; ценах, упаковке, видах отгрузки; перспективах расширения продаж конкурентами; анализе работы конкурентов, их слабых и сильных сторонах; финансовом состоянии конкурентов, их рекламе).

4.42. .

5. Права

Отдел сбыта имеет право:

5.1. Давать производственным подразделениям предприятия указания по вопросам сбыта продукции.

5.2. Не принимать бракованную и некомплектную продукцию.

5.3. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

5.4. Самостоятельно вести переписку по вопросам реализации продукции, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим решения руководителя предприятия.

5.5. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

5.6. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.7. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок;

5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по вопросам реализации продукции.

5.9. Начальник отдела сбыта подписывает сбытовые, товарно-сопроводительные документы.

5.10. Начальник отдела сбыта вправе вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

5.11. .

6. Взаимоотношения (служебные связи)**

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел сбыта взаимодействует:

6.1. С производственными подразделениями по вопросам:

Получения:

— отчетов о выполнении производственных заданий по объему производства продукции, качеству, заданной номенклатуре (ассортименту);

— готовой продукции по утвержденной номенклатуре;

— отчетов о выявлении и устранении обстоятельств, повлекших выпуск брака;

— первичной документации по учету выработки, простоев;

— документации о сдаче продукции в отдел сбыта;

— .

Предоставления:

— планов поставок продукции;

— запросов о причинах нарушения планов передачи готовой продукции на склады готовой продукции отдела сбыта;

— предложений по изменению сроков и графиков передачи продукции на склады готовой продукции;

— копий претензий к качеству продукции, направленных контрагентами;

— документации о приеме продукции от производственных подразделений;

— .

6.2. С отделом контроля качества по вопросам:

Получения:

— документов, подтверждающих качество продукции (сертификатов, паспортов и т. д.);

— документов, сопровождающих продукцию и подлежащих передаче покупателям;

— разрешений на опломбирование ящиков, контейнеров, вагонов;

— отчетов о рассмотрении рекламаций к качеству продукции, сведений о причинах, послуживших предъявлению рекламаций;

— .

Предоставления:

— образцов упаковочных ярлыков;

— рекламаций и претензий к качеству продукции, полученных предприятием от потребителей;

— данных о возврате некачественной, некомплектной продукции;

— .

6.3. С производственно-диспетчерским отделом по вопросам:

Получения:

— планов производства продукции и сведений о вносимых изменениях;

— нормативно-плановых расчетов по определению размеров партий запуска, сроков подач и норм запасов;

— сведений о мерах, принятых по предупреждению и устранению нарушений хода производственного процесса;

— сведений о нормах заделов на участках и в цехах и их соблюдении;

— .

Предоставления:

— сведений об отгрузке продукции;

— перечня продукции, в сдаче которой допущено отставание от графиков;

— данных об общем количестве поставленной продукции согласно номенклатуре, предусмотренной заключенными договорами;

— .

6.4. С отделом главного технолога по вопросам:

Получения:

— извещений о технологических изменениях, внесенных в выпускаемую продукцию, ее упаковку;

— проектов введения новых технологий;

— технической документации по качеству;

— условий упаковки, погрузочно-разгрузочных работ, транспортирования и хранения;

— .

Предоставления:

— предложений по увеличению объемов производства продукции, пользующейся наибольшим спросом и по запуску в производство новых видов продукции;

— информации о рекламациях к качеству продукции;

— объемах реализации продукции по отдельным позициям товарной номенклатуры;

— .

6.5. С транспортным отделом по вопросам:

Получения:

— оперативных, месячных, квартальных и годовых планов-графиков транспортных перевозок продукции;

— условий договоров в части доставки продукции покупателям;

— отчетов о передаче товаров покупателям или сдачи сторонним организациям перевозчиками;

— транспортно-экспедиционной документации с отметками о передаче и приеме продукции покупателями;

— отчетов о выполнении планов по погрузке и выгрузке, централизованному вывозу продукции;

— .

Предоставления:

— планов поставки продукции по заключенным договорам и планов отгрузки;

— заявок на подачу транспортных средств;

— инструкций и требований к перевозке продукции различными видами транспорта;

— .

6.6. С планово-экономическим отделом по вопросам:

Получения:

— планов реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;

— планов производства для заключения договоров с контрагентами;

— утвержденных цен на продукцию (работы, услуги);

— .

Предоставления:

— планов и графиков отгрузки продукции;

— отчетов о выполнении планов по отгрузке покупателям готовой продукции;

— данных о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам;

— отчетов о выполнении графиков поставок и других условий договоров;

— .

6.7. С финансовых отделов по вопросам:

Получения:

— информации о неоплаченных контрагентами счетах;

— сведений банков о выставленных покупателями (заказчиками) аккредитивах;

— извещений о применении финансовых санкций к покупателям (заказчикам), нарушившим обязательства по перечислению денежных средств за приобретенные товары;

— .

Предоставления:

— проектов договоров и соглашений на поставку, продажу готовой продукции;

— прогнозов и планов реализации продукции;

— данных о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам;

— планов и графиков отгрузки продукции;

— данных об остатках продукции на складах;

— счетов, выставленных контрагентам за отгруженную продукцию;

— .

6.8. С главной бухгалтерией по вопросам:

Получения:

— данных о движении продукции;

— норм запасов продукции на складах;

— норм естественной убыли;

— итогов инвентаризации продукции;

— .

Предоставления:

— товарно-сопроводительной документации;

— отчетов об отгруженной контрагентам продукции;

— сведений о состоянии запасов продукции на складах готовой продукции;

— счетов, выставленных контрагентам за отгруженную продукцию;

— данных о возврате продукции контрагентами;

— информации о затратах, произведенных на отгрузку продукции;

— копий рекламаций, предъявленных предприятию;

— сведений о порче, повреждении, гибели продукции;

— актов о списании продукции;

— .

6.9. С отделом маркетинга по вопросам:

Получения:

— обобщенной информации о спросе на выпускаемую предприятием продукцию, в том числе по отдельным позициям номенклатуры;

— сведений о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемах оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции;

— информации о состоянии товарного рынка;

— сведений о крупных покупателях продукции (предполагаемых и действительных объемах оборотов, финансовой способности, устойчивости на товарном рынке, пр.);

— сведений о планируемых выставках, ярмарках;

— .

Предоставления:

— сведений о заключенных договорах поставки;

— планов реализации продукции на месяц, квартал, год;

— заявок на проведение маркетингового анализа оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию;

— отзывов контрагентов на поставляемую продукцию;

— документов, необходимых для оформления участия в выставках, ярмарках;

— .

6.10. С юридическим отделом по вопросам:

Получения:

— результатов правовой экспертизы представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций;

— проектов договоров по реализации продукции;

— предложений по корректировке типовых хозяйственных договоров в зависимости от специфики отдельных контрагентов;

— заключений и ответов на предъявленные контрагентами претензии и иски по поводу нарушения предприятием договорных обязательств;

— согласованных претензий и исков к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств;

— разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;

— анализа изменений и дополнений гражданского законодательства;

— .

Предоставления:

— приказов, распоряжений, инструкций для визирования и правовой экспертизы;

— согласованных условий договоров по реализации продукции;

— предъявленных контрагентами претензий и исков по поводу нарушения или неисполнения предприятием договорных обязательств;

— сведений о нарушениях контрагентами договорных обязательств, несоблюдении сроков поставок и оплаты поставленной продукции;

— заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;

— .

6.11. С по вопросам:

Получения:

— ;

— .

Предоставления:

— ;

— .

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела сбыта.

7.2. На начальника отдела сбыта возлагается персональная ответственность за:

— соответствие законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов, выписываемых счетов, соблюдение правил учета и отчетности;

— составление, утверждение и представление достоверной сводной отчетности и соблюдение сроков ее представления в соответствующие подразделения предприятия;

— обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей;

— обеспечение руководства предприятия информацией по вопросам работы отдела сбыта;

— достоверность и своевременность предоставления руководителям подразделений информации об объемах запасов продукции на складах и объемах производственного задела, сроках и объемах выполнения договоров, пр.;

— своевременное, а также качественное исполнение документов и поручений руководства предприятия;

— недопущение использования информации работниками отдела в неслужебных целях;

— соблюдение трудового распорядка работниками отдела;

— ;

7.3. Ответственность работников отдела сбыта устанавливается должностными инструкциями.

7.4. .

Руководитель структурного подразделения

Согласовано:

Начальник юридического отдела

Что такое должностные обязанности?

Должностные обязанности – это определенные действия, которые подлежат реализации работником для выполнения имеющихся функций и воплощения поставленных перед ним задач. Также это набор видов работ и процессов, которые трудящийся обязан реализовать в поставленные сроки и на надлежащем уровне качества. В зависимости от должности и сферы труда перечень требований может быть для каждого разным. Так, имея представление о том, что такое функциональные обязанности, стоит понимать и тождественные понятия. Должностные обязанности очерчиваются конкретно и ясно, иллюстрируя оптимальный вариант реализации работником назначенных целей.