Содержание
1. Общие положения
1.1. Отдел сбыта, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом .
1.2. Отдел подчиняется непосредственно .
1.3. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом .
1.4. Начальник отдела сбыта имеет заместителя(ей).
1.5. Обязанности заместителя(ей) начальником отдела сбыта.
1.6. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе отдела сбыта, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом по представлению начальника отдела сбыта.
1.7. В своей деятельности отдел руководствуется:
— уставом предприятия;
— настоящим положением;
— законодательством Российской Федерации;
1.8. .
Рабочая инструкция
Основоположным организационным документом, который регламентирует обязанности работников, их права, связи между должностями и отделами, является должностная рабочая инструкция.
В ней детально иллюстрируются такие пункты:
- общие сведения и положения о работе и должности;
- права рабочего;
- обязанности рабочего;
- основные функции и задачи;
- система налаживания взаимосвязей между отделами, структурными единицами и другими работниками.
Значение должностной инструкции
Рабочая должностная инструкция формируется для конкретизации функциональных обязанностей организации. Она предполагает:
- оптимальное и справедливое распределение набора функций между сотрудниками;
- обеспечение надлежащего уровня и своевременность реализуемых задач;
- создание благоприятной социально-психологической обстановки в коллективе сотрудников;
- предотвращение конфликтных ситуаций;
- создание слаженной системы работы и налаженных коммуникаций между работниками и отделами;
- четкое описания прав сотрудников;
- повышение коллективной и личной эффективности и ответственности;
- внедрение способов материального и нематериального стимулирования работников;
- обеспечение равномерной нагрузки работающих.
Источники оформления должностных инструкций
Исходными данными и источниками для формирования должностных функциональных обязанностей и инструкций являются:
- организационно-функциональный и структурный строй;
- разграничение управленческих функций;
- классификационный справочник должностей специалистов, служащих и руководителей;
- нормативы трудового характера;
- результаты различных экспертных и социологических анкет и опросов сотрудников данной сферы труда.
Пересмотр инструкций
Должностные инструкции, безусловно, являются документами долгосрочной активности. Однако в силу того, что в любой организации имеет место быть всеохватывающая работа с людьми, они могут меняться. Пересмотр рабочих инструкций в обязательно порядке происходит при таких условиях:
- изменение организационно-структурных условий функционирования организации;
- переподчинение делопроизводственного отдела;
- изменение названия должности;
- внедрение дополнительных инновационных форм и способов организации трудовых отношений;
- реализация инновационных технологий, позволяющих грамотно и оптимально распределить обязанности и функции между сотрудниками и подразделениями.
Теперь стало понятным, что такое функциональные обязанности.
2. Структура
2.1. Структуру и штатную численность отдела утверждает , исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела сбыта и по согласованию с .
2.2. Отдел сбыта может иметь в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, участки, пр.).
2.3. Положения о подразделениях отдела сбыта (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела сбыта, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется .
2.4. .
3. Задачи
Отдел сбыта обеспечивает следующие задачи:
3.1. Организация сбыта продукции.
3.2. Формирование сбытовой сети.
3.3. Подготовка и заключение договоров на реализацию продукции.
3.4. Планирование поставок продукции в соответствии с заключенными договорами.
3.5. Выполнение планов поставок в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.
3.6. Учет отгруженной продукции.
3.7. .
4. Функции
На отдел сбыта возлагаются следующие функции:
4.1. Приемка готовой продукции предприятия на склады, рассортировка, комплектация.
4.2. Организация рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке потребителям.
4.3. Определение потребности в транспортных и механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции.
4.4. Участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, в проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта.
4.5. Подготовка и заключение договоров на поставку продукции предприятия потребителям.
4.6. Согласование условий поставок продукции предприятия.
4.7. Составление планов поставок и их увязка с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами.
4.8. Выполнение плана реализации продукции.
4.9. Контроль за выполнением подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств.
4.10. Ведение переписки о прибытии грузов к контрагентам.
4.11. Отслеживание рынка своей продукции, покупка образцов продукции, производимых предприятиями-конкурентами, сравнение качества и спроса на эту продукцию с собственной продукцией и при необходимости доведение качества до требуемых уровней.
4.12. Согласование планов постановки на производство новых видов продукции.
4.13. Предложения руководству предприятия по уменьшению объемов производства продукции с ограниченным спросом и снятию с производства продукции, пользующейся низким спросом.
4.14. Координация деятельности складов готовой продукции.
4.15. Составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе.
4.16. Принятие мер по своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов, необходимых для поставки.
4.17. Подготовка и проведение мероприятий по формированию сбытовой сети.
4.18. Организация зарубежных поставок с одновременным созданием за рубежом представительств совместно с предприятиями-производителями аналогичной продукции и использованием их дилерской сети.
4.19. Подготовка справок о состоянии запасов готовой продукции.
4.20. Разработка инструкций о скидках, сроках и условиях платежей.
4.21. Составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о недостаче продукции.
4.22. Разработка и проведение мероприятий по соблюдению режимов экономии, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции.
4.23. Работы по приему возвратной тары и принятию мер по обеспечению своевременности и полноты возврата тары покупателями.
4.24. Формирование предложений по корректировке цен на предлагаемую продукцию в зависимости от объемов продаж.
4.25. Принятие мер по обеспечению своевременной оплаты поставленной продукции.
4.26. Организация оптовой торговли.
4.27. Учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции.
4.28. Своевременное оформление сбытовой документации.
4.29. Составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), а также отчетов о выполнении планов реализации.
4.30. Расчет сбытовых расходов по отдельным видам продукции, районам сбыта и потребителям, анализ издержек обращения.
4.31. Разработка нормативов запасов продукции и контроль за соответствием их уровня по объему и номенклатуре установленным нормативам.
4.32. Составление сбытовых расходов по каждому каналу сбыта и виду расходов с показателями планов и сметами расходов с целью выявления необоснованных расходов, устранения потерь, возникающих в процессе товародвижения.
4.33. Разработка и внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций.
4.34. Подготовка отчетов руководству предприятия о причинах просрочки передачи готовой продукции производственными подразделениями и транспортным отделом.
4.35. Сбор и систематизация оперативной информации о:
— объемах запасов продукции на складах;
— объеме производственного задела;
— уровне загрузки производственных мощностей;
— сроках выполнения заказов;
— технических условиях продукции;
— ценах на все виды продукции и предельных размерах скидок;
— видах упаковки;
— типах отгрузки;
— сроках получения продукции потребителями с момента отгрузки;
— стоимости транспортировки;
— .
4.36. Участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятий по рекламе продукции.
4.37. Рассмотрение поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовка отзывов на предъявленные иски.
4.38. Изучение требований покупателей к качеству, упаковке и ассортименту продукции:
— изучение претензий с выездом к покупателям;
— проведение опросов потребителей;
— организация специальной телефонной службы по консультациям о пользовании продукцией и выдаче рекомендаций;
— .
4.39. Подготовка претензий и исков к контрагентам при нарушении ими договорных обязательств.
4.40. Регулирование взаимоотношений с контрагентами, ведение переписки и прием представителей по вопросам реализации продукции и расчетов с ними.
4.41. Создание и поддержание информационной базы данных о:
— количестве покупателей каждого вида продукции;
— покупателях (организационно-правовых формах; адресах для переписки; отгрузочных и платежных реквизитах; номерах телефонов, факсов, фамилиях руководителей и ведущих специалистов покупателей; финансовом состоянии; объемах товара для каждого покупателя; данных о потреблении продукции с момента ее поставки; способностях покупателей самостоятельно производить поставляемую им продукцию; планах на перспективу; возможностях кооперации по сырью, ремонтным работам, транспорту, разработке совместных проектов; возможности перехода к другому поставщику; обладании покупателем информации о состоянии предприятия и издержках производства, обусловленных отраслевой принадлежностью, условиях производства, ценах на продукцию, аналогичную производимой предприятием; возможных вариантах закупки продукции у конкурентов, которые может рассматривать покупатель; пр.);
— конкурентах (наименованиях предприятий, их географическом положении; данных о выпуске аналогичной (заменяющей продукции); объемах продаж; ценах, упаковке, видах отгрузки; перспективах расширения продаж конкурентами; анализе работы конкурентов, их слабых и сильных сторонах; финансовом состоянии конкурентов, их рекламе).
4.42. .
5. Права
Отдел сбыта имеет право:
5.1. Давать производственным подразделениям предприятия указания по вопросам сбыта продукции.
5.2. Не принимать бракованную и некомплектную продукцию.
5.3. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.
5.4. Самостоятельно вести переписку по вопросам реализации продукции, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим решения руководителя предприятия.
5.5. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
5.6. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.7. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок;
5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по вопросам реализации продукции.
5.9. Начальник отдела сбыта подписывает сбытовые, товарно-сопроводительные документы.
5.10. Начальник отдела сбыта вправе вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
5.11. .
6. Взаимоотношения (служебные связи)**
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел сбыта взаимодействует:
6.1. С производственными подразделениями по вопросам:
Получения:
— отчетов о выполнении производственных заданий по объему производства продукции, качеству, заданной номенклатуре (ассортименту);
— готовой продукции по утвержденной номенклатуре;
— отчетов о выявлении и устранении обстоятельств, повлекших выпуск брака;
— первичной документации по учету выработки, простоев;
— документации о сдаче продукции в отдел сбыта;
— .
Предоставления:
— планов поставок продукции;
— запросов о причинах нарушения планов передачи готовой продукции на склады готовой продукции отдела сбыта;
— предложений по изменению сроков и графиков передачи продукции на склады готовой продукции;
— копий претензий к качеству продукции, направленных контрагентами;
— документации о приеме продукции от производственных подразделений;
— .
6.2. С отделом контроля качества по вопросам:
Получения:
— документов, подтверждающих качество продукции (сертификатов, паспортов и т. д.);
— документов, сопровождающих продукцию и подлежащих передаче покупателям;
— разрешений на опломбирование ящиков, контейнеров, вагонов;
— отчетов о рассмотрении рекламаций к качеству продукции, сведений о причинах, послуживших предъявлению рекламаций;
— .
Предоставления:
— образцов упаковочных ярлыков;
— рекламаций и претензий к качеству продукции, полученных предприятием от потребителей;
— данных о возврате некачественной, некомплектной продукции;
— .
6.3. С производственно-диспетчерским отделом по вопросам:
Получения:
— планов производства продукции и сведений о вносимых изменениях;
— нормативно-плановых расчетов по определению размеров партий запуска, сроков подач и норм запасов;
— сведений о мерах, принятых по предупреждению и устранению нарушений хода производственного процесса;
— сведений о нормах заделов на участках и в цехах и их соблюдении;
— .
Предоставления:
— сведений об отгрузке продукции;
— перечня продукции, в сдаче которой допущено отставание от графиков;
— данных об общем количестве поставленной продукции согласно номенклатуре, предусмотренной заключенными договорами;
— .
6.4. С отделом главного технолога по вопросам:
Получения:
— извещений о технологических изменениях, внесенных в выпускаемую продукцию, ее упаковку;
— проектов введения новых технологий;
— технической документации по качеству;
— условий упаковки, погрузочно-разгрузочных работ, транспортирования и хранения;
— .
Предоставления:
— предложений по увеличению объемов производства продукции, пользующейся наибольшим спросом и по запуску в производство новых видов продукции;
— информации о рекламациях к качеству продукции;
— объемах реализации продукции по отдельным позициям товарной номенклатуры;
— .
6.5. С транспортным отделом по вопросам:
Получения:
— оперативных, месячных, квартальных и годовых планов-графиков транспортных перевозок продукции;
— условий договоров в части доставки продукции покупателям;
— отчетов о передаче товаров покупателям или сдачи сторонним организациям перевозчиками;
— транспортно-экспедиционной документации с отметками о передаче и приеме продукции покупателями;
— отчетов о выполнении планов по погрузке и выгрузке, централизованному вывозу продукции;
— .
Предоставления:
— планов поставки продукции по заключенным договорам и планов отгрузки;
— заявок на подачу транспортных средств;
— инструкций и требований к перевозке продукции различными видами транспорта;
— .
6.6. С планово-экономическим отделом по вопросам:
Получения:
— планов реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;
— планов производства для заключения договоров с контрагентами;
— утвержденных цен на продукцию (работы, услуги);
— .
Предоставления:
— планов и графиков отгрузки продукции;
— отчетов о выполнении планов по отгрузке покупателям готовой продукции;
— данных о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам;
— отчетов о выполнении графиков поставок и других условий договоров;
— .
6.7. С финансовых отделов по вопросам:
Получения:
— информации о неоплаченных контрагентами счетах;
— сведений банков о выставленных покупателями (заказчиками) аккредитивах;
— извещений о применении финансовых санкций к покупателям (заказчикам), нарушившим обязательства по перечислению денежных средств за приобретенные товары;
— .
Предоставления:
— проектов договоров и соглашений на поставку, продажу готовой продукции;
— прогнозов и планов реализации продукции;
— данных о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам;
— планов и графиков отгрузки продукции;
— данных об остатках продукции на складах;
— счетов, выставленных контрагентам за отгруженную продукцию;
— .
6.8. С главной бухгалтерией по вопросам:
Получения:
— данных о движении продукции;
— норм запасов продукции на складах;
— норм естественной убыли;
— итогов инвентаризации продукции;
— .
Предоставления:
— товарно-сопроводительной документации;
— отчетов об отгруженной контрагентам продукции;
— сведений о состоянии запасов продукции на складах готовой продукции;
— счетов, выставленных контрагентам за отгруженную продукцию;
— данных о возврате продукции контрагентами;
— информации о затратах, произведенных на отгрузку продукции;
— копий рекламаций, предъявленных предприятию;
— сведений о порче, повреждении, гибели продукции;
— актов о списании продукции;
— .
6.9. С отделом маркетинга по вопросам:
Получения:
— обобщенной информации о спросе на выпускаемую предприятием продукцию, в том числе по отдельным позициям номенклатуры;
— сведений о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемах оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции;
— информации о состоянии товарного рынка;
— сведений о крупных покупателях продукции (предполагаемых и действительных объемах оборотов, финансовой способности, устойчивости на товарном рынке, пр.);
— сведений о планируемых выставках, ярмарках;
— .
Предоставления:
— сведений о заключенных договорах поставки;
— планов реализации продукции на месяц, квартал, год;
— заявок на проведение маркетингового анализа оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию;
— отзывов контрагентов на поставляемую продукцию;
— документов, необходимых для оформления участия в выставках, ярмарках;
— .
6.10. С юридическим отделом по вопросам:
Получения:
— результатов правовой экспертизы представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций;
— проектов договоров по реализации продукции;
— предложений по корректировке типовых хозяйственных договоров в зависимости от специфики отдельных контрагентов;
— заключений и ответов на предъявленные контрагентами претензии и иски по поводу нарушения предприятием договорных обязательств;
— согласованных претензий и исков к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств;
— разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;
— анализа изменений и дополнений гражданского законодательства;
— .
Предоставления:
— приказов, распоряжений, инструкций для визирования и правовой экспертизы;
— согласованных условий договоров по реализации продукции;
— предъявленных контрагентами претензий и исков по поводу нарушения или неисполнения предприятием договорных обязательств;
— сведений о нарушениях контрагентами договорных обязательств, несоблюдении сроков поставок и оплаты поставленной продукции;
— заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;
— .
6.11. С по вопросам:
Получения:
— ;
— .
Предоставления:
— ;
— .
7. Ответственность
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела сбыта.
7.2. На начальника отдела сбыта возлагается персональная ответственность за:
— соответствие законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов, выписываемых счетов, соблюдение правил учета и отчетности;
— составление, утверждение и представление достоверной сводной отчетности и соблюдение сроков ее представления в соответствующие подразделения предприятия;
— обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей;
— обеспечение руководства предприятия информацией по вопросам работы отдела сбыта;
— достоверность и своевременность предоставления руководителям подразделений информации об объемах запасов продукции на складах и объемах производственного задела, сроках и объемах выполнения договоров, пр.;
— своевременное, а также качественное исполнение документов и поручений руководства предприятия;
— недопущение использования информации работниками отдела в неслужебных целях;
— соблюдение трудового распорядка работниками отдела;
— ;
7.3. Ответственность работников отдела сбыта устанавливается должностными инструкциями.
7.4. .
Руководитель структурного подразделения
Согласовано:
Начальник юридического отдела
Что такое должностные обязанности?
Должностные обязанности – это определенные действия, которые подлежат реализации работником для выполнения имеющихся функций и воплощения поставленных перед ним задач. Также это набор видов работ и процессов, которые трудящийся обязан реализовать в поставленные сроки и на надлежащем уровне качества. В зависимости от должности и сферы труда перечень требований может быть для каждого разным. Так, имея представление о том, что такое функциональные обязанности, стоит понимать и тождественные понятия. Должностные обязанности очерчиваются конкретно и ясно, иллюстрируя оптимальный вариант реализации работником назначенных целей.