Организация процесса документооборота в организации

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Таким образом, документооборот в организации является важнейшим элементом организации эффективного управления и принятия решений. Организация документооборота зависит от размеров организации и количества документов, поступающих в нее и исходящих. Это обусловлено тем, что чем с большим количеством клиентов, партнеров общается компания, тем больше в ней количества документов. Кроме того, чем более разветвленная в компании организационная структура, тем сложнее организовать документооборот. Следовательно, для того, чтобы проанализировать систему документооборота в организации необходимо рассмотреть структуру организации и субъектов, с которыми она взаимодействует.

Перейти на страницу: 1 2 3 4

Широкая натура

О том, что именно таким является ваш босс, свидетельствует подпись крупная и широкая — словно одного листа бумаги мало, и росчерк вот-вот переберется на стол. Обладатель крупной подписи обладает широким кругозором, он по-своему демократичен и предполагает, что подчиненные имеют право на собственное мнение. Пользуйтесь этим и почаще выступайте с инициативой, чтобы ваша карьера не топталась на месте.

Если подпись вашего руководителя, напротив, короткая, как выстрел — значит, он не склонен к долгим размышлениям. Решения он принимает быстро, указания отдает коротко, так что будьте в этот момент максимально сосредоточены — повторять два раза ваш босс не будет. С другой стороны, в этом есть преимущества: не придется тратить время на пустые разговоры.

Вверх или вниз?

Редко кто имеет подпись ровную, словно написанную под линейку. Как правило, хвост росчерка ползет вверх или вниз. Если вверх, значит, перед вами оптимист, которого не смутить падением уровня продаж или сорвавшейся поставкой. Он тут же найдет решение, не потеряв душевного равновесия. С таким руководителем легко идти в разведку!

А вот если хвост подписи опускается вниз, значит, перед вами меланхолик, всей душой желающий избежать стрессов. Для подчиненных это означает, что руководитель очень требователен и к тому же склонен преувеличивать риски. Провести в жизнь свежую идею с руководителем этого типа будет трудно, но возможно, если вы сможете убедить его в том, что ситуацию в каждую секунду времени можно держать под контролем.

Бодрое начало

Обратите внимание на первую букву. Если она существенно больше по размеру, чем остальные, перед вами амбициозный человек с непомерным «эго». Будьте осмотрительны и в общении с обладателем такой подписи пореже упоминайте местоимение «я». Лучше делайте акцент на преимуществах, которые руководитель может получить от реализации ваших идей, например, рост показателей всего отдела.

Если же подпись вашего руководителя ровная, и все буквы имеют примерно одинаковую высоту, значит, он способен смотреть на подчиненных как на партнеров. Смело делитесь мыслями и предложениями — высока вероятность, что вас услышат.

Под чертой

Бывает, что подпись как бы подчеркнута снизу. Владелец такой подписи, скорее всего, отличается сложным характером. С одной стороны, он обидчив, с другой — крайне амбициозен. Для того чтобы построить с руководителем этого типа конструктивные взаимоотношения, придется проявить немало дипломатии. Плюс — в том, что он умеет слушать подчиненных. Минус в том, что он с трудом переносит критику. Избегайте прямых возражений. Будьте убедительны, подтверждайте свои выводы объективными цифрами, воздержитесь от чрезмерной эмоциональности — и сможете извлечь из сотрудничества выгоды, избежав издержек.

Творческий полет

Если росчерк руководителя пестрит разного рода черточками, завитушками и прочим декором, значит, перед вами – творческая личность, которой игра на публику нужна, как воздух. Картинные жесты, выверенные позы, подчеркнуто выразительная речь – временами это самолюбование может раздражать, но посмотрите на своего босса с другой стороны. Творческие люди эмоциональны, но при этом восприимчивы к проблемам других и человечны. Временами они хаотичны, но подчас рождают идеи, до которых больше никто не додумался. Такие люди легко вдохновляют – воспользуйтесь этим, чтобы хотя бы иногда подниматься над повседневностью, трудиться с энтузиазмом, не думая о трудностях.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *