Образец документа: Письмо-приглашение

Как правильно написать письмо-приглашение

Как и в других официальных письмах, в письме-приглашении принято использовать обращение от первого лица, множественного числа: «приглашаем», «просим» и т.д. (т. к. автор письма выступает от имени всей организации или подразделения).
Обычно (но не всегда) письмо-приглашение адресовано лично конкретному лицу, потому используется формулировка личного обращения: «Уважаемый(-ая, -ые)…,».
Так же используются стереотипные выражения:
«Приглашаем Вас, имеем честь пригласить вас, принять участие, посетить, и т.п.»
«Мы будем вам признательны, благодарны, обязаны, если вы посетите нас в качестве (экспертов, гостей и т.п.)…, и т.п.»

Как и другие виды служебных писем, письмо-приглашение составляется по шаблону:

Уважаемые(-ая, -ый) дамы и господа.

За дополнительной информацией о обращаться по .

Генеральный Директор такой-то конторы подпись В.М. Батькович

Обязательные реквизиты письма-приглашения: наименование организации, код организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН, дата, регистрационный номер, адресат, подпись руководителя, отметка об исполнителе.

Текст письма-приглашения должен быть краток, лаконичен, корректным и не должен допускать различных толкований. Письмо-приглашение должно быть посвящено только одному вопросу (мероприятию, событию), кроме случаев их тесной взаимосвязи и расположении в одном структурном подразделении организации-отправителя. Письмо составляется в двух экземплярах (второй экземпляр визируется составителем, руководителем подразделения-отправителя и остаётся у организации-отправителя).

Как написать письмо-приглашение? — статья.

Образец №1. Приглашение посетить выставку от компании участника.

Чтобы скачать образец письма в формате Word, нажмите на ссылку.

Образец документа №2. Приглашение посетить новый офис.

Уважаемый Иван Степанович!

Рады сообщить вам, что у нас открылся новый офис в Приморском районе.

Мы заботимся об удобстве наших клиентов, в том числе и доступности наших торговых представительств и филиалов. В новом офисе представлен полный ассортимент нашей продукции.

Приглашаем Вас посетить наш новый офис в ближайшее время и надеемся Вы оцените его удобство и близкое расположение.

Ждём Вас!

С уважением,

Коммерческий директор Иванов А.А.

Образец документа №3. Приглашение на выставку.

Уважаемые коллеги!

Приглашаем вас принять участие в международной выставке «Мода-2015», которая состоится с 10 по 16 марта 2015 года в Санкт-Петербурге.

Ежегодно выставка привлекает большое количество специалистов в области моды, представителей крупных российских и зарубежных компаний, производителей модной одежды и аксессуаров. У вас есть уникальная возможность продемонстрировать новинки ваших коллекций и заявить о себе не только на российском, но и на зарубежном рынке.

Для участия в выставке вам необходимо заполнить форму регистрации не позднее 15 февраля 2015 года, а также оплатить регистрационный взнос. Оплата производится наличным расчетом или банковским переводом.

Все вопросы на предмет участия вы можете задать по телефону 8(111)111 11 11 или по электронной почте.

С уважением, оргкомитет.

Другие примеры документов: шаблоны писем, приказов, регламентов, служебных записок и прочих документов можно найти в разделе «Образцы документов».

Как правильно принимать гостей

К приходу друзей необходимо основательно готовиться.

Приглашение

Приготовления к любому празднику начинают с приглашения. В зависимости от торжества в гости зовут лично или при помощи почтового отправления. На семейные праздники родственников и друзей приглашают в устной форме по телефону или при встрече.

Организовывая большие торжества, удобнее использовать пригласительные с указанием времени и места проведения мероприятия.

Сообщать о намечающемся празднике следует заранее. Людям понадобится время, чтобы скорректировать свои планы, выбрать наряд и подготовить подарок. Например, на домашний вечер можно пригласить за неделю, а на юбилей — за месяц.

Полная пара

Не принято приглашать одного из супругов. Хозяева зовут пару. Исключения составляют специфические вечера — девичники или мальчишники.

Гости могут спросить разрешения или предупредить о том, что хотят прийти с молодым человеком, девушкой или ребенком. Хозяева не всегда в курсе изменений в личной жизни друзей. Зная численность предполагаемых визитеров, проще сориентироваться в объемах еды и количестве посадочных мест за столом.

Время приема

От вида застолья зависит выбор времени для торжества. На завтрак принято приглашать в интервале между 10-12 часами. На обед зовут с 15 до 19 часов, а на ужин — с 19 до 22 часов. Если речь идет о чаепитии, то уместно пригласить друзей с 17 до 19 часов.

Приход гостей

Недопустимо опаздывать на торжество. Но и заранее приходить не стоит. Если вы не рассчитали время визита, можно погулять около дома некоторое время.

Гостям позволительно задержаться не более чем на 15 минут.

Сильно опаздывая, друзья должны предупредить хозяев, которые могут начинать застолье без них.

Встреча и представление

Гостей встречают оба супруга. Хозяева должны быть в приподнятом настроении. Приятно с порога ощутить праздничное настроение и радушие. Позитивный настрой помогает расслабиться людям, которые попадают в малознакомую компанию.

По этикету гостей представляют друг другу хозяева дома, называя их имена. Вначале мужчин знакомят с женщинами, а потом по мере прихода новых друзей и коллег их представляют со всей компании.

Подарки

На дни рождения и прочие торжества принято дарить подарки. Хозяева их принимают с благодарностью и улыбкой. Коробки не раскрывают в прихожей. Рассмотреть подарок можно в гостиной.

Нельзя показывать внешним видом, что не нравится подаренная вещь. Если гости преподнесли в дар что-то из угощений или спиртных напитков, их следует поставить на стол.

Домашние тапочки

С обувью для гостей всегда возникают проблемы: ее не хватает или размеры тапочек не соответствуют. Визитерам стоит самостоятельно позаботиться о том, в чем они будут ходить в гостях.

Для дружеских посиделок из дома можно взять свои тапочки. А для торжественного мероприятия женщинам уместнее брать туфли, подходящие к наряду.

Размещение за столом

Важный момент — размещение всей компании за столом. На небольших домашних мероприятиях гостям можно на словах предложить то или иное место. На больших торжествах людям вручают карточки с указанием места.

Рассаживая гостей, необходимо помнить о правилах:

  1. Хозяйка выбирает такое место, чтобы видеть присутствующих. У нее должна быть возможность, никого не беспокоя, встать из-за стола.
  2. Почетных гостей рассаживают лицом к дверям в помещении.
  3. Уместнее рядом размещать людей, которым интересно общаться друг с другом.
  4. В центре можно посадить человека, которого все считают душой компании, тогда никто не будет скучать.
  5. Иногда в компаниях собираются люди, которые недолюбливают друг друга. Таких гостей нельзя размещать рядом.

Сервировка

К моменту сбора всех приглашенных стол должен быть сервирован. Готовясь к торжеству, нужно позаботиться о том, чтобы у каждого человека имелась тканевая салфетка для одежды и еще одна для рук.

Блюда может подавать хозяйка, персонал или же сами гости (если речь идет о домашнем застолье). Для каждого на столе нужно предусмотреть приборы. Застолье начинают хозяева дома.

При подготовке точно рассчитывают количество приборов и стульев, чтобы всем хватило места. Перестраховываясь, нужно предусмотреть приход большего количества людей.

Приятная атмосфера

Залог успеха праздника — приятная атмосфера за столом. Виновники торжества должны предлагать темы для беседы, которые интересны для всей компании.

В случае необходимости хозяева могут направлять разговор, ведь они знают всех приглашенных и их увлечения. За столом нельзя рассказывать о стоимости тех или иных продуктов, ставя гостей в неловкое положение. Хозяева задают тон празднику.

Умеренность

Некоторые женщины чересчур настойчиво предлагают отведать друзьям те или иные блюда. Культурные люди собираются ради общения. Еда — это приятное дополнение к беседе, но не самоцель.

Блюда на столе не должны быть слишком жирными и сытными. В противном случае все мысли гостей будут направлены не на общение, а на еду. В меню можно включить легкие салаты, канапе, закуски, фрукты, орехи, нарезку. Переедание убивает активность и желание общаться.

За столом необходимо избегать неловких ситуаций. Неуместно выяснять во время праздника вкусовые предпочтения. Гораздо логичнее заранее поинтересоваться, имеются ли особенности в питании всех приглашенных.

Это не означает, что хозяйке нужно подстраиваться под знакомых и друзей. Просто меню можно составлять, учитывая предпочтения гостей. Это позволит избежать неприятных сюрпризов.

Поведение за столом

За столом часто проливают спиртные напитки, а иногда и бьют посуду или бокалы. Хозяевам неприятны такие ситуации. Но они не должны показывать свои чувства.

Нужно вести себя так, будто ничего не произошло. Тогда у всех сохранится праздничное настроение, а гость не будет чувствовать себя неловко из-за оплошности.

Запретные темы разговора во время застолья

Если в компании не оказалось шутника и балагура, поддержание беседы ложится на плечи хозяев. Они знакомы со всеми приглашенными. К тому же гости могут чувствовать себя неуверенно и скованно среди чужих людей.

Существует ряд тем, которые не стоит поднимать за праздничным столом:

  • проблемы на работе;
  • состояние здоровья;
  • вопросы религии и политики;
  • воспитание детей;
  • уровень доходов.

Начать беседу можно с обсуждения новостей культуры, телепередачи, книги, фильма или спектакля.

Подача блюд

Наливают напитки и подают блюда вначале женщинам более старшего возраста. Хозяева берут еду последними. Холодные закуски на стол ставят еще до прихода гостей. Горячие блюда подают после того, как люди отведают нарезку, канапе, салаты.

Стол размещают посередине комнаты, а не в углу. Обязательным праздничным атрибутом является скатерть и красивая посуда. Не стоит размещать большие букеты по центру стола.

За цветами гости не будут видеть друг друга, что важно для общения. Хорошее и полезное украшение стола — ваза с различными фруктами.

Застолье не стоит перегружать едой. Большое количество блюд сложно разместить на столе. Хозяйка не должна навязывать гостям деликатесы. Каждый приглашенный может позаботиться о наполнении собственной тарелки.

Нельзя настаивать и на употреблении алкоголя. Посуду со стола убирают тихо, не привлекая внимания к себе. Таким же образом подают кофе, десерты, наполняют фужеры.

Если у хозяина дома возникла необходимость отлучиться

Иногда у хозяев появляется необходимость ненадолго отлучиться. В этом нет ничего страшного. Достаточно извиниться, вставая из-за стола. Гости могут некоторое время развлекать друга самостоятельно. Но не стоит покидать компанию надолго. Пригласив друзей, вы должны проявить гостеприимство.

Проводы

Прощание с гостями — завершающий и важный этап мероприятия. Нельзя напоминать людям о том, что они засиделись. Не стоит начинать уборку, намекая на завершение вечера.

Подача десерта на стол говорит о том, что торжество близится к концу. После сладких блюд гости могут задержаться еще полчаса, а потом следует собираться домой.

Тактичные хозяева уговаривают друзей не торопиться. Но часто это делают из вежливости. Во всем нужно соблюдать меру. Торжество не должно перерастать в посиделки до утра.

Внимательные хозяева провожают гостей до дверей, подавая одежду.

Правила гостеприимства для детей

Общие правила этикета для детей не слишком отличаются от стандартных. Каждый ребенок должен учиться с ранних лет принимать гостей. За стол и организаторские моменты отвечают взрослые члены семьи.

Но дети в состоянии самостоятельно встречать, провожать и развлекать собственных друзей. От их гостеприимства зависят дальнейшие взаимоотношения.

Ребенок может предложить друзьям посмотреть книги, занимательные фото из путешествий или развлечь их играми.

Для организации детских мероприятий сейчас часто приглашают аниматоров, которые предлагают активный и интересный досуг. Но для небольшого домашнего мероприятия помощь профессионалов не обязательна.

Детям свойственно разбрасывать игрушки и создавать беспорядок во время игр. Хозяева не должны выражать недовольство по этому поводу. Приглашая гостей, сложно рассчитывать на то, что в доме будет чисто.

За детским столом ребенок может взять на себя роль позитивного и дружелюбного хозяина. Детям несложно найти тему для беседы, особенно если они одного возраста. Правила приема друзей необходимо осваивать с юных лет. Такие навыки пригодятся в будущем.

Что считается дурным тоном в гостях

В гостях не стоит:

  1. Вести разговоры на запрещенные темы.
  2. Выковыривать из блюда ингредиенты, которые не едите. Уместнее отказаться от него.
  3. Употреблять много спиртных напитков.
  4. Спаивать окружающих.
  5. Просить блюдо, которого нет на столе.
  6. Вести беседы по телефону.
  7. Критиковать приготовленную еду.
  8. Брать салаты своей вилкой из общей тарелки.
  9. Перекрикивать соседей и вести себя вызывающе.
  10. Засиживаться допоздна.

Знание правил этикета позволит избежать неприятных ситуаций и оставить о себе приятное впечатление.

Мы планируем маленькую или большую свадьбу?

Какой вы представляете себе идеальную свадьбу? Это повод наконец-то собрать вместе всех-всех-всех друзей, увидеться с родственниками из других городов и даже стран или это событие только для самых близких, и вы мечтаете о камерной и уютной атмосфере праздника? Прежде чем начать составлять список, решите для себя, будет в нем около 20 гостей или больше 100.

Каким бюджетом мы располагаем?

Большую часть свадебного бюджета составят расходы на аренду ресторана и банкет. Свадьба на 100 человек в подавляющем большинстве случаев будет дороже той, на которой всего 15 приглашенных. Поэтому в первую очередь определите границы бюджета и только после этого начинайте составлять список гостей.

Распределение свадебного бюджета: на что и сколько вы потратите?

Каковы наши приоритеты?

При одном и том же бюджете, свадьбы на 40 и на 80 гостей — это праздники совершенно разного уровня. В первом случае можно больше внимания уделить красивому декору, сервировке, комплиментам для гостей, зато во втором — наконец-то увидеться с родственниками и друзьями, которых в силу обстоятельств вы не видели уже несколько лет и по которым так скучаете!

Мы планируем классическую или неформальную свадьбу?

Важно не только количество, но и состав гостей. Если основная их часть — это родственники и люди старшего поколения, то свадьба должна быть более классической, с традиционным банкетом и ведущим. Вряд ли бабушки и дедушки оценят фуршетную вечеринку под открытым небом или свадьбу, стилизованную под «Звездные войны». В таком случае лучше пригласить близких родственников на официальную роспись в ЗАГСе, а вечеринку провести в компании друзей.

Свадьба — это праздник для нас или для гостей?

Не существует единственно верного ответа на этот вопрос, каждая пара решает его для себя самостоятельно. Для кого-то свадьба — это дань традициям, способ порадовать родителей, почувствовать единение семей; для других пар — это прежде всего праздник для двоих, все остальное — лишь декорации. Ответ на этот вопрос поможет не только определить состав гостей, но и выбрать стилистику и формат праздника. Может быть, во время обсуждения вы и вовсе решите устроить Elopement wedding?

Elopement wedding: как организовать свадьбу для двоих?

Мы уже выбрали свадебную локацию?

Иногда на решение о количестве гостей влияют внешние обстоятельства. Каждая свадебная площадка может вместить только определенное число гостей, так что, если вы нашли ресторан, идеально подходящий вам по всем параметрам, список гостей следует составлять, исходя из его лимита. Если из-за 2-3 дальних родственников тебе придется менять площадку на более вместительную (а вместе с ней и декор, и логистику всего дня), подумай, так ли важно тебе их видеть?

Без кого мы не представляем наш праздник?

Отвечайте на этот вопрос в письменном виде. Первыми в вашем списке будут, конечно, родители, родные братья и сестры, бабушки и дедушки, подружки невесты и друзья жениха. Затем вы вспомните про коллег, дальних родственников, приятелей. Таким образом, если вам придется сокращать список, вы просто можете вычеркивать самые последние строки, пока не достигнете идеального числа.

Плюс один: приглашать ли вторые половинки гостей?

Хотим ли мы свадьбу за границей?

Приглашать сотню людей на свадьбу в Париже немного самонадеянно: не все гости имеют возможность оформить визы, взять отпуск на нужные даты и купить билеты. Но что делать, если вы всегда мечтали о торжестве в замке на берегу моря или о пляжной вечеринке в Таиланде? Конечно, исполнить мечту! Пригласите с собой родителей и пару близких друзей – это существенно сократит бюджет и позволит насладиться сказкой в компании людей, которые искренне рады за вас!

Кого из гостей мы оба хотим видеть на свадьбе?

Несмотря на то, что многие задачи подготовки, такие как выбор цветов или разработка концепции, решает невеста, в организации свадьбы есть вопросы, которые следует обязательно обсуждать вдвоем. Бюджет и список гостей — это то, что нельзя решить в одиночку. Это ваш общий праздник и вы оба должны определить, с кем хотите его разделить. А чтобы избежать жарких споров в процессе составления списка гостей, прочитайте нашу статью «Проблема-решение».

Не идем ли мы на поводу у чужого мнения?

Запомните одно простое правило – приглашать на торжество стоит только тех, кого действительно хочется видеть. Не нужно приглашать на свадьбу приятельницу, только потому что в прошлом году она пригласила вас на свою. Если вы просто боитесь, что человек обидится, не получив приглашения, или родители настаивают на присутствии кого-то, с кем вы даже не знакомы, – научитесь говорить твердое «нет».

Почаще повторяйте себе, что это ваш день, вы хотите разделить его только с самыми близкими и любимыми людьми и посторонним на этом празднике не место.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *