Нотариат в России

Ст. 77 Основ устанавливает, что нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации.

Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

См. «Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них» (утв. Решением Правления ФНП от 25.04.2016)

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них при условии, что они:

    1. не противоречат за­конодательным актам Российской Федерации;
    2. имеют юри­дическое значение.

Нотариус не вправе отказать в свидетельствовании верности копии документов владельцу документов (или обратившемуся по его поручению другому лицу) .

Противоречащим закону признается документ, если его содержание противоправно (сделки купли-продажи заведомо похищенного продавцом имущества, мнимые и противные сделки и т.п.).

Документ должен иметь юридическое значение, т.е. за­трагивать те или иные права или законные интересы граждан. Поэтому нельзя считать обоснованным отказ нотариуса за­свидетельствовать копию доверенности, срок которой истек. Ведь документ, выданный в свое время гражданину, объек­тивно существует, и нотариус должен свидетельствовать вер­ность копии этого документа. Он может уточнить, для какой цели нужна нотариально засвидетельствованная копия, где выдан документ и т.д. Однако он не может отказать в свидетельствовании верности копии документа только потому, что, по его мнению, документ не имеет юридического значения.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого доку­мента, независимо от его наименования, поскольку специаль­ной формы для этих документов не существует. Однако нота­риус вправе отказать в свидетельствовании верности копии с документа:

    • имеющего подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления;
    • исполненного ка­рандашом, имеющего неясный текст, изложенного на несколь­ких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим об­разом листах;
    • со смазанным или стертым оттиском печати, ко­гда прочитать ее текст не представляется возможным.

Выписки из документов свидетельствуются, если в них содержится решение нескольких от­дельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, а уж затем излагать содержание той части протоко­ла, которая необходима заинтересованному лицу. Причем, если протокол составлен на нескольких страницах, они долж­ны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печа­тью и подписями ведущих его лиц.

Исследуя документ, с которого свидетельствуется вер­ность копии, нотариус прежде всего определяет, правомоч­ным ли учреждением он выдан. Так, гражданам, обратившим­ся с просьбой о свидетельствовании верности копии с выдан­ных органами загса справок о смерти, рождении или браке и т.п., нотариус отказывает, так как органами загса выдаются не справки, а установленной формы свидетельства. Часто к но­тариусам обращаются граждане с просьбой засвидетельство­вать справку органов ДЭЗ о том, что данный гражданин не состоит в браке, и т.п.

Нередко к нотариусу обращаются за свидетельствованием верности копии с документа, в котором искажены факты или имеются недостатки в оформлении, например, отсутст­вуют подпись должностного лица и печать, не указаны число, месяц, год, регистрационный номер и т.п. Нотариус должен разъяснить гражданину, какие требования предъявляются к данному документу.

Свидетельствование верности копии с документа произ­водится только при предъявлении подлинника документа. Нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником.

Копия должна воспроизводить точный текст подлинного документа. Вместо росписи должностного лица, подписавше­го документ, указывается «подпись», вместо печати — «пе­чать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии ого­воренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие сво­бодные места на копии, а также на оборотной стороне удосто­верительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прош­нуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяет­ся подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Кто имеет право на получение данной услуги

Когда юрист оказывает такую услугу, не обязательно, чтобы при этом присутствовал владелец того документа, копию которого нужно подтвердить. Не требуется также свидетельство о его дееспособности. Все могут обращаться к нотариусу с данной просьбой. Но заказать подтверждение копии паспорта может только его владелец.

Что касается подростков до 18 лет, то они могут обратиться к нотариусу, лишь чтобы подтвердить копию собственных документов, включая свидетельство о рождении, аттестат или паспорт.

В общем, нотариус заверяет копии только самых важных документов. В таком случае получается наиболее весомое документирование достоверности дубликатов. В менее существенных ситуациях допускается подтверждение другим порядком.

Заверяем самостоятельно

Часто различные декларации и другие документы в скопированном виде необходимо заверять подписью. Согласно действующему законодательству, такие копии может подтверждать, например, получатель кредита. Он должен подписывать все страницы копии документа фразой «Копия верна», своей подписью, указанием фамилии и даты. Нотариус в подобных ситуациях не обязан ничего удостоверять. Самостоятельно подтверждаются скопированные листы документов, выданных конкретной организацией, то есть бухгалтерские справки, внутренние приказы, исходящие официальные письма и так далее.

В ряде случаев необходимо заверить копии документов самостоятельно, включая дубликаты паспорта, номеров счетов, свидетельства о рождении, браке или смерти. Но это не для подтверждения личности человека. Даже если они заверены нотариусом, такая копия не берется во внимание в суде, банке и других учреждениях. Если копия документа заверена, то это только для доказательства точности передачи содержимого оригинала.

Такой способ – самый простой. И только человек сам будет нести ответственность за то, что он удостоверил. Поэтому пренебрегать подобным актом не следует.

Заверяем для налоговой

Особого внимания требуют случаи, когда нужно заверить копии документов для налоговой. Тогда в ИФНС нужно подать перечень документов, включая подшивки из множества страниц. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 93) в подтверждении достоверности нуждается каждый скопированный лист.

При единой подтверждающей подписи на всю книгу налоговики могут не принять отчет и даже наложить штраф за некорректное оформление. В суде действия инспектора будут поддержаны.

Если речь идет о договоре на много страниц, то нужно будет прошить листы нитью, пронумеровать их, на обратной стороне место сшива зафиксировать бумажной наклейкой, на которой указать печать и количество листов. В таком случае каждая страница не должна быть подтверждена. При этом нужно учитывать такие правила:

  • четко виден текст, читается дата и визирование документа
  • со всех страниц можно свободно снять ксерокопию
  • страницы прошиты прочно, не распадаются во время перелистывания
  • каждый лист пронумерован, а в конце указано число прошитых страниц
  • на последней странице нужна подтверждающая подпись и печать

В таких книгах должно быть меньше 150 страниц, при условии, что на каждом листе только одна копия, с одной стороны листа. В случае если дубликат отчета или другого документа состоит из большего количества страниц, нужно сшивать несколько отдельных пачек. Желательно исходный документ прошивать в такую же книгу, чтобы налоговики не настаивали на переоформлении копий.

Сшивка должна выполняться через 2, 3 или 4 прокола, которые можно пробить дыроколом, шилом или иголкой. Важно, чтобы при этом не был задет содержащийся в копиях текст. Сшивание подборки страниц через один прокол, сделанный в верхнем углу, считается неправильным.

Рекомендации, приведенные в статье, соответствуют действующему законодательству. Если сделать все, как указано в инструкции, то можно будет избежать существенных штрафов от налоговиков, которые очень любят грешить подобными санкциями.

Когда процедура необязательна

Есть ряд ситуаций, когда не обязательно заверять копии документов в надлежащем порядке. Например, когда в законе говорится лишь о копии, а не о документе, то можно подать ксерокопию, достоверность которой никак не подтверждается. Не нужно заверять, например, нулевую ставку НДС. Однако в суде часто принимаются решения иного плана. Так, согласно разъяснению Высшего Российского арбитражного суда, акционерные общества должны предоставлять подтвержденные копии, когда на этом настаивают акционеры.

Не нуждается в подтверждении и документооборот электронного типа. Еще с 1979 года в СССР копии и сами документы, созданные посредством ЭВМ, принимаются в суде как доказательство. В те времена оригиналом считался первый образец электронной версии документа. А чтобы доказать что-либо в суде, нужно было предоставлять весь компьютер.

В современной юриспруденции подлинник – это чаще всего распечатанный документ с живой подписью и мокрой печатью.

Электронный вариант дубликата документа принимается к рассмотрению, например, в арбитражном суде, но не всегда. Такой суд сканы принимает как копии документов. Они подаются в электронном виде через сайт суда, где можно заполнить установленную форму, загрузить имеющиеся в наличии доказательства, то есть отсканированные документы формата pdf. Участники процесса должны предварительно зарегистрироваться в ресурсе «Мой арбитр».

Все сканы должны по формату и размеру соответствовать порядку, утвержденному в Постановлении № 80 (08.11.13) ВАС РФ. Важно учесть, что данные правила касаются лишь предоставления в «Мой арбитр» копий, а не оригиналов. Суд имеет право затребовать и оригиналы на бумажном носителе.

Если копия для суда не нуждается в нотариальном подтверждении, то для ее заверения хватит только подписи, а также печати, если вопрос касается юридического лица. В таком случае нужно также указать дату создания копии и место хранения оригинала.

Необязательность подтверждения копий в разных ситуациях суд может рассматривать по-разному. Но вам все равно нужно быть готовыми предоставлять бумажный оригинал на подтверждение электронный копии документа. В суде обязательно проверят наличие подписи, даты отправления и получения и другие нюансы. А электронную подпись, если она приемлема в конкретных обстоятельствах, может подтвердить оператор ЭДО.

Современное делопроизводство приемлет применение вместо оригиналов документов их копий, оформленных и заверенных в установленном порядке. В некоторых случаях требуются именно надлежащим образом подтвержденные дубликаты документов. Из таких нормативно-правовых актов можно отметить, например, статьи Кодекса внутреннего водного транспорта России, а также Трудового кодекса РФ (ст. 84.1). При надлежащей заверке копии будут приняты в любой ситуации и не потребуют исправления. Такая подготовленность зачастую может спасти деловую репутацию и уберечь от финансовых потерь. Поэтому нужно знать отечественное законодательство в части применения копий и руководствоваться им в соответствующем порядке.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Заверка копии документов в установленном порядке

В разных случаях процедура заверки копий производится на основании либо закона, либо определенного нормативного акта. В соответствии с их требованиями достоверность копии должен подтверждать нотариус, предприниматель или сам владелец документа. Нужно только знать, когда и как действовать.

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ).

СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки и наличие дисквалифицированных лиц

Образец правильного заверения копии документов

По ГОСТу отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

Если же копия выдается для представления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.

ВНИМАНИЕ. При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ.

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой. При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Приведем примеры правильного заверения копий.

1. Копия для «внутреннего» использования без печати

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

2. Копия для «внутреннего» использования с печатью

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

12.12.2019 Печать

3. Копия для «внешнего» использования

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

12.12.2019 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

12.12.2019 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».

5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

ВЕРНО

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

12.12.2019 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.

Бесплатно сдавать налоговую отчетность и отвечать на требования ИФНС через интернет

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

Что такое дубликат документа

Опубликовано Юрист-Онлайн Потеря документа или его повреждение являются основаниями для выдачи дубликата документа. А что такое дубликат документа? Это есть выдача нового экземпляра юридического акта. Термин «дубликат» следует отличать от сопряженных с ним понятий: «оригинал» и «копия» документа. Общее и отличное у оригинала, дубликата и копии документа Общим у оригинала, копии и дубликата является их содержание, которое определяется по тексту подлинника, а затем повторяется в дубликате или копии. Подлинник или оригинал документа, как определяется в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.8-2013, – это единственный или первый экземпляр документа. Дубликатом является повторный экземпляр оригинала. Он имеет абсолютно такую же юридическую силу, как и оригинал, но отличается в некоторых реквизитах. Дубликат выдается взамен подлинника, поэтому одновременно может существовать только один дубликат. Копия – новый экземпляр, точно воспроизводящий всю информацию подлинника. Копия может существовать как в письменной, документарной форме, так и как электронная копия. Кроме того, копия может быть простой или заверенной. Копия имеет юридическую силу подлинника только в отдельных случаях, например, когда нотариально заверена копия договора. Количество копий зависит от воли обладателя документа, поскольку законодатель никаких ограничений на этот счет не устанавливает. Помимо копий лицу могут выдаваться выписки из документа. Содержание дубликата документа Поскольку целью выдачи дубликата является замена оригинала, то дубликат повторяет основное содержание подлинника, но имеет свои реквизиты, которые позволяют отличить его от оригинала или еще одного дубликата. Порядок выдачи дубликата и его точные реквизиты зависят от органа, осуществляющего замену и от конкретной ситуации. Однако обычно соблюдаются следующие правила:

  1. дубликат оформляется в той же форме, что и оригинал. Если подлинник был выполнен на бланке, дубликат заполняется на таком же формуляре. Этим дубликат отличается от копии, которая может быть выполнена на обычном листе бумаги;
  2. на дубликате проставляется штамп или делается надпись «Дубликат», на подлиннике, если он не утрачен, одновременно делается ссылка на выданный дубликат. Такое действие лишает оригинал юридической силы и дальнейшее его использование неправомерно;
  3. прописывается порядковый номер дубликата;
  4. на дубликате снова проставляются необходимые подписи и печати.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *