Налогообложение командировочных расходов

Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ
(ред. от 01.04.2020)
«Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»2. При оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. Аналогичный порядок обложения страховыми взносами применяется к выплатам, производимым физическим лицам, находящимся во властном (административном) подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

НДФЛ

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

  • 700 руб. за день нахождения в командировке в России;
  • 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ.

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217 и статьи 210 Налогового кодекса РФ.

Допустим, организация выплатила сотруднику сверхнормативные суточные. Тогда у сотрудника возникает доход для целей НДФЛ.

Доход признается на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, после возвращения сотрудника из командировки. Так предусмотрено подпунктом 6 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ.

НДФЛ удержите при ближайшей выплате дохода сотруднику, например зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты дохода сотруднику. Это следует из пунктов 4 и 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Если сотрудник едет в загранкомандировку, суточные ему можно выдать в иностранной валюте. Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, пересчитайте выплаченную сумму в рубли по курсу Банка России. Сделайте это на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Если доход есть, удержите НДФЛ.

Данные выводы есть в письме Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-04-06/2002.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с суточных, если сотрудника направили в командировку по России на один день?

Нет, не нужно, но только если выплаты оформлены как компенсация взамен суточных.

Служебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. То есть сотрудника можно направить в командировку на любой срок, в том числе и на один день, когда день возврата из командировки совпадает с календарным днем выезда.

Обязанность организации оплачивать командированным сотрудникам дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Положения этой статьи Трудового кодекса не содержат прямого запрета на выплату суточных при однодневных командировках.

Однако в соответствии с пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, при командировках в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Аналогичное правило содержит пункт 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.

Таким образом, формально получается, что при однодневных командировках суточные сотруднику не положены.

В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ установлено, что при направлении сотрудника в командировку организация обязана возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Таким образом, указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). То есть денежные средства, выплаченные сотрудникам при однодневных командировках, носят компенсационный характер и не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) сотрудников. Следовательно, указанные компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

При этом денежные средства, выплаченные сотруднику взамен суточных, не облагаются НДФЛ в пределах норм (при нахождении в командировке по России – 700 руб.). Все, что свыше этой суммы, освобождается от НДФЛ лишь при условии, что расходы подтверждены первичными документами (кассовые чеки, квитанции). При отсутствии подтверждающих документов с выплат, превышающих 700 руб., НДФЛ придется удержать.

Пример выплаты денежных средств взамен суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку по России. Сумма выплат взамен суточных не превышает 700 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» закреплено, что при однодневных командировках по России сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудница организации Иванова Е.В. находилась в командировке на территории России один день. Перед поездкой ей выдали аванс, в том числе компенсацию суточных в размере 600 руб. Поскольку указанная сумма не превышает предел в 700 руб., НДФЛ с нее удерживать не нужно. Подтверждающие документы на сумму 600 руб. сотруднице представлять также не обязательно.

В авансовом отчете бухгалтер «Альфы» отразил эту выплату не как «суточные», а как «иные расходы, выплачиваемые взамен суточных».

Пример выплаты денежных средств взамен суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку по России. Сумма выплат взамен суточных превышает 700 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» закреплено, что при однодневных командировках по России сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудник организации Горячев С.Ю. находился в командировке на территории России один день. Перед поездкой ему выдали аванс, в том числе компенсацию взамен суточных в размере 1000 руб.

Вернувшись из командировки, сотрудник не представил документов, подтверждающих расходы, в том числе на сумму, выданную ему вместо суточных. Поэтому бухгалтер «Альфы» не стал удерживать НДФЛ только с 700 руб. А с той части выплаты, которая превышает данный лимит, он рассчитал налог. Сумма НДФЛ составила 39 руб. (300 руб. × 13%).

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200). Подтверждает такой подход постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с суточных, если сотрудника направили в заграничную командировку на один день?

Нет, не нужно, но лишь в пределах установленных норм.

Объясняется это так.

Сотрудника можно направить в командировку на любой срок, в том числе и на один день, то есть когда дата возврата из командировки совпадает с календарным днем выезда.

По общему правилу организация обязана возместить командированному:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные затраты, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ. Причем данная норма не запрещает выплачивать суточные при однодневных командировках.

Сотруднику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и вернувшемуся в Россию в один и тот же день, суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50 процентов от установленной нормы. Такую норму прописывают в коллективном договоре или в отдельном локальном нормативном акте организации (например, в Положении о командировках). Это установлено пунктом 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Таким образом, при однодневных командировках за границу сотруднику полагаются суточные.

При этом суточные в пределах 2500 руб. за один день нахождения в загранкомандировке не облагаются НДФЛ (абз.10 п. 3 ст. 217 НК РФ). И подтверждать такие суммы первичными документами (чеками, квитанциями) не требуется.

Следовательно, с суточных для однодневной загранкомандировки не нужно удерживать НДФЛ, если их сумма не больше 2500 руб. и при этом не превышает половину нормы суточных для зарубежных командировок, установленной коллективным договором или локальным нормативным актом (например, Положением о командировках).

Пример выплаты суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку за границу. Размер суточных превышает 2500 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» предусмотрена норма суточных при направлении сотрудников в командировку за границу в размере 6000 руб. в день.

Сотрудник организации Беспалов А.С. находился в зарубежной командировке один день. Организация выплатила ему суточные в размере 3000 руб. (6000 руб. × 50%). Подтверждающие документы на эту сумму требовать с сотрудника не обязательно.

При этом с суммы 2500 руб. удерживать НДФЛ не нужно. А с 500 руб. (3000 руб. – 2500 руб.) – нужно.

Таким образом, бухгалтер «Альфы» рассчитал НДФЛ в размере 65 руб. (500 руб. × 13%).

Есть еще один вариант – оформить компенсацию дополнительных расходов, связанных с командировкой, не как суточные, а как иные затраты, выплаченные взамен суточных.

Компенсационные выплаты взамен суточных в полном объеме не облагаются НДФЛ, при условии что они подтверждены первичными документами (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же подтверждающих документов не будет, то выплаты взамен суточных не будут облагаться НДФЛ только в пределах 2500 руб. в день. А все, что свыше этой суммы, облагается налогом.

Пример выплаты денежных средств взамен суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку за границу. Сумма выплат взамен суточных превышает 2500 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» закреплено, что при однодневных командировках за рубеж сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудник организации Кондратьев В.П. находился в зарубежной командировке один день. Компенсационная выплата взамен суточных составила 4000 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник представил подтверждающие документы (чеки, квитанции) на всю сумму. Поэтому компенсация, выданная взамен суточных, не облагается НДФЛ в полном объеме (4000 руб.).

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 7 октября 2013 г. № 03-03-06/1/41508. Подтверждает такой подход и постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12.

Совет: вариантом, когда организация выплачивает сотруднику компенсацию взамен суточных, лучше не злоупотреблять.

Да, такой подход очевидно выгоден и для организации, и для сотрудника (можно не удерживать НДФЛ со всей документально подтвержденной суммы, а не только в пределах норматива), но он рискован.

Ведь пунктом 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, прямо установлено, что сотруднику, выехавшему в командировку за границу и вернувшемуся в Россию в тот же день, надо выплатить именно суточные.

В связи с этим налоговые инспекторы при проверке могут признать выплату компенсаций взамен суточных неправомерной. И оштрафовать организацию за неуплату НДФЛ с суммы, превышающей установленный норматив (2500 руб.).

Таким образом, безопаснее всего при однодневных командировках за границу выдавать именно суточные, как того и требует пункт 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А вариант с выплатой компенсаций взамен суточных использовать, только если вы уверены, что налоговые инспекторы вашего региона придерживаются по данному вопросу позиции Минфина России и Президиума ВАС РФ.

Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним

Деньги на командировку выдают работнику перед началом служебной поездки в кассе, либо перечисляют на карту. При загранкомандировке суточные можно выплатить либо в валюте, либо в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму, предназначенную для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты. Деньги, которые остались неизрасходованными, работник обязан вернуть работодателю (п. 26 Положения о командировках).

Расходы в валюте при загранкомандировке нужно пересчитать в рубли:

  • если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег (письмо Минфина России от 22.01.16 № 03-03-06/1/2318; см. «Минфин напомнил, как определить курс валюты в целях учета затрат на оплату проживания в загранкомандировке»);
  • если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты (письмо Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06/1/347; см. «Минфин: курс валюты, приобретенной работником в загранкомандировке, определяется по документам на ее покупку»);
  • если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях (письмо Минфина России от 03.09.15 № 03-03-07/50836; см. «Как пересчитать валюту в рубли, если командированный работник не представил документы на ее покупку»).

Отчитываться по суточным сотрудник не должен, поэтому суточные не надо оформлять как подотчетные средства. Их следует просто выдать работнику.

ВНИМАНИЕ. Выплату взамен суточных при однодневной командировке нужно передать работнику под отчет наравне с деньгами на проезд и на другие командировочные расходы. Впоследствии сотрудник обязан отчитаться по такой выплате, предъявив в бухгалтерию подтверждающие документы.

Налогообложение суточных

Командировочные расходы, в том числе суточные, можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» также вправе списать суточные при командировках (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Выплаты взамен суточных при однодневных служебных поездках можно учесть, только если работник представил подтверждающие документы.

Rootpay📌 Реклама

  • При проезде по территории РФ — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ
  • При проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ:

  • включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте.

При следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ:

  • включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. 📌 Реклама Отключить

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

В соответствии с п.19 Постановления №749,при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются:

  • по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки. 📌 Реклама Отключить

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, установленных организацией для командировок на территории иностранных государств.

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства ему дополнительно возмещаются:

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

К возмещаемым расходам относятся, в том числе, расходы работника, связанные с обменом российских рублей на иностранную валюту. 📌 Реклама Отключить

ОСНО и ЕНВД

Суточные могут быть выплачены сотруднику, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности организации на общей системе налогообложения. В такой ситуации суточные, выплаченные сотруднику, нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Суточные, которые выплачены сотрудникам, занятым только в одном виде деятельности организации, распределять не надо.

Пример распределения суточных. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

Организация продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль организация начисляет ежемесячно. В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Сумма доходов, полученная организацией от различных видов деятельности в январе, составляет:

  • по оптовой торговле (без учета НДС) – 4 700 000 руб.;
  • по розничной торговле – 1 800 000 руб.

Других доходов у организации не было.

Директор организации А.В. Львов с 21 по 23 января находился в служебной командировке. Цель командировки – заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу.

Авансовый отчет был утвержден 23 января.

Суточные при командировках по России организация выплачивает по норме, установленной коллективным договором, в размере 700 руб. в день.

За время нахождения в командировке Львову выплачены суточные в размере 2100 руб.

Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности организации, бухгалтер сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов организации.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
4 700 000 руб. : (4 700 000 руб. + 1 800 000 руб.) = 0,723.

Сумма суточных, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
2100 руб. × 0,723 = 1518,30 руб.

Сумма суточных, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
2100 руб. – 1518,30 руб. = 581,70 руб.

Документальное оформление

Расходы в виде суточных подтвердите авансовым отчетом и документами, которые оформляют при направлении в командировку. Чеки и квитанции о том, на какие цели сотрудник потратил деньги во время поездки, не нужны.

Правильность данного подхода подтверждает Минфин России в письме от 11 декабря 2015 г. № 03-03-06/2/72711.

Дата признания расходов

По общему правилу при методе начисления суточные признавайте в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты. Однако при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных можно только после того, как сотрудник представит авансовый расчет. А значит, расходы нужно признавать не ранее даты утверждения авансового расчета. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 273 и статьи 252 Налогового кодекса РФ.

С суточными при загранкомандировке сложнее, поскольку речь идет о валюте. Возможны два варианта.

Вариант 1. Организация выдает сотруднику валюту. В таком случае возникают расходы в виде комиссии банка. Также, скорее всего, нужно будет учесть курсовые разницы.

Вариант 2. Сотрудник сам покупает валюту. Изначально сотруднику выдали суточные в рублях, и он после самостоятельно купил нужную сумму валюты. При данных обстоятельствах все зависит от того, может сотрудник документально подтвердить факт покупки валюты или нет.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *