Кто такой тревел-менеджер

О возникновении профессии тревел-менеджера

Тревел-менеджер (от англ. travel manager — менеджер по путешествиям) или тревел-координатор — современная офисная профессия, появившаяся в начале 2000-х годов при выделении бизнес-туризма в самостоятельную область индустрии туризма.

Бизнес-туризм или корпоративный туризм включает в себя две основные сферы деятельности туристской направленности — это, во-первых, организация и управление командировками (бизнес-поездками) сотрудников компаний и, во-вторых, организация корпоративных мероприятий и встреч (MICE- туризм).

Сегодня профессия тревел-менеджера широко распространена и популярна за рубежом в западных компаниях, где в целях эффективности и оптимизации затрат всю координацию по бизнес-тревелу делегируют специализированным сотрудникам.

В России ситуация иная. Крупные бизнесы с ежегодным массовым оборотом деловых поездок уже внедрили и успешно используют в своем штате отдельные структурные тревел-единицы. Средние и малые бизнесы, особенно в удаленных регионах, а также некоторые крупные организации специфических отраслей промышленности, не специализирующиеся на деловом туризме, предпочитают пользоваться услугами специалистов других департаментов, наделяя их тревел-функцией как дополнительным функционалом.

Обеспечение тревел-функции можно встретить в описаниях таких вакансий, как персональные ассистенты, ассистенты отделов\департаментов, офис-менеджеры, специалисты АХО, секретари и даже сотрудники бухгалтерии. Это свидетельствует о том, что многие российские работодатели до сих пор не видят масштаб убыточности своих кадровых решений в погоне за формулой экономии численности работников.

Востребованы ли тревел-менеджеры в России

Однозначно ответить не получится. С одной стороны, да, ведь по прогнозам Всемирного совета по туризму и путешествиям (World Travel & Tourism Council, WTTC) ежегодный прирост объема рынка делового туризма в России будет только возрастать, а значит, кто-то должен обеспечивать деловой и корпоративный туризм в компаниях. С другой стороны, вакансий на должность тревел-менеджера на сайтах рекрутинговых агентств едва ли наберется несколько десятков. Но судя по этим же сайтам, база резюме кандидатов ненамного превышает спрос. К тому же не все организации обращаются при поиске в агентства. Как только появляется вакансия, ей, как правило, присваивают статус «горящая”, закрыть ее требуется срочно.

Текучесть кадров в этой сфере небольшая. Когда сотрудник понимает все нюансы работы и условия труда его полностью устраивают, он может трудиться и 3, и 5, и более лет подряд. Набравшись определенного опыта, тревел-менеджер может уйти на повышение в другую компанию, в компанию другой отрасли, или в туристическое агентство, поменяв направленность своей деятельности с позиции заказчика на роль исполнителя.

Перспективы и особенности работы в тревел-менеджменте

Безусловно, большинство российских компаний недооценивает работу тревел-менеджера, как полноценного специалиста. Корпоративный тревел менеджмент следует выделять в отдельный бизнес, задачи которого не сводятся к простому бронированию гостиницы и билетов. Менеджмент в деловом туризме заключает в себе системный подход к управлению закупками, провайдерами, бюджетами, онлайн-технологиями и психологией командируемых сотрудников.

В организационных структурах крупных компаний может присутствовать целый отдел тревел-менеджмента. Руководитель отдела курирует задачи менеджеров, наделяя каждого определенным функционалом по цели деятельности, например, менеджер, отвечающий за командировки определенного департамента, за выездные мероприятия для клиентов, за мероприятия для сотрудников, тендерный менеджер, визовый менеджер, менеджер по миграционным вопросам (если в штате есть иностранные сотрудники); либо задачи распределяются по проектам и каждый менеджер выполняет деятельность в рамках определенного проекта.

Удивительно, что сегодня некоторые работодатели предлагают кандидатам работу тревел-менеджера на удаленной основе. Плюсы есть у обеих сторон. Компания минимизирует затраты на организацию офисного рабочего места, а сотрудник получает свободу перемещений и гибкий график работы. Из моей практики, 90% рабочего времени тревел-менеджер проводит за компьютером и телефоном. Компьютер (ноутбук) и смартфон используются для работы в сети Интернет, коммуникаций по электронной почте, с онлайн-инструментами и мобильными приложениями от тревел-провайдеров и для переговоров с поставщиками.

Есть компании, которые принципиально не готовы держать в своем штате дополнительную тревел-единицу и пользуются услугами аутсорсинга (от англ. outsourcing — использование внешнего источника и/или ресурса), то есть передают тревел-функцию на основании договора о сотрудничестве компании-аутсорсеру. Так появляется имплант-менеджер — менеджер стороннего тревел-агентства, который фактически находится и работает на территории клиента, а официально состоит в штате аутсорсинговой компании.

Главные функции тревел-менеджера

В российских компаниях функциональные обязанности тревел-менеджера могут разительно отличаться, обычно функционал широкий и включает различные административные задачи, кроме собственно тревел-менеджмента.

Что касается управления деловым и корпоративным туризмом, то здесь следует выделить четыре главные функции.

Финансово-контролирующая: планирование и координация тревел-бюджетов, закупки, отчетность и сверка счетов, внедрение и контроль тревел-политики. Цель — оптимизация расходов.

Организаторская: организация поездки\мероприятия «под ключ”, тревел-координирование сотрудников, решение форс-мажорных ситуаций.

Технологическая: внедрение и использование онлайн-технологий, как внешних, так и внутренних. Внешние — онлайн-инструменты от провайдеров, технологии интернет и мобильной индустрии, внутренние — внедрение автоматизированных систем по управлению командировками, электронный документооборот. Цель — оптимизация рабочего времени и трудовых ресурсов.

Корпоративная безопасность (или duty of care — обязанность соблюдать осторожность) — новое направление в сфере риск-тревел-менеджмента, обусловленное ростом рынка делового туризма в страны с развивающимися экономиками. Несмотря на растущую актуальность, концепция duty of care все еще не оценена по достоинству в российских компаниях, в которых отсутствует элементарная тревел-политика по безопасности. Функция duty of care заключается в обеспечении заботы и безопасности сотрудников во время командировки: выбор проверенных поставщиков, авиакомпаний, отелей, информирование сотрудников о возможных угрозах и рисках, о соблюдении бдительности в других странах и городах, об особенностях культуры, поведения и языка жестов других народов. Поддержка сотрудников в неординарных ситуациях.

По объекту управления можно объединить функции таким образом:

Управление закупками (тендеры, договоры, сверка отчетности).

Управление командировками (организация услуг, координация поездок).

Управление провайдерами (заказ услуг, контроль выполнения и качества, претензии за некачественные услуги).

Управление тревел-бюджетом (консолидация планов, разработка и внедрение тревел-политики).

Управление психологией бизнес-путешественников (контроль и оптимизация тревел-расходов).

Управление корпоративной безопасностью (риск-тревел-менеджмент).

Во многих российских компаниях руководство отказывается рассматривать корпоративный тревел-менеджмент как целое самостоятельное явление, поэтому многие функции разрознены между различными департаментами и часто трудно и невозможно выстроить весь командировочный процесс.

С приходом профессиональных тревел-менеджеров сфера делового туризма начинает упорядочиваться и приобретать четкие ориентиры.

Виза на документе — это… Определение понятия, порядок, критерии, ответственные

  • 24 Мая, 2019
  • Термины
  • Юлия Абдулбарова

Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе — это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.

Что это такое?

Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.

Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:

  • Пометка должностного лица.
  • Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
  • Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
  • Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
  • Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
  • Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.

Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.

Что такое визирование?

Перейдем к следующему термину. Визирование документов — это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Последняя удостоверяет, что визировавший ознакомился с содержанием документации и согласен с ним.

Виза на документе — это печать, штамп, личная подпись. Может не только удостоверять согласие с содержанием документа, но и обязывать всех, кому адресована данная бумага, руководствоваться изложенными в ней предписаниями либо непосредственно исполнять их.

Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.

При этом надо помнить, что официально слово «визирование» в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин «согласование». В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако «визирование» более подходит для неофициальных бесед.

Таким образом, визирование — это согласование документа. Случай, когда исполнитель оформляет деловую бумагу визой (личной подписью, штампом). Выделяются визы согласования, указания, замечания.

Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.

Внутреннее согласование

Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.

Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.

Особенности оформления

Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:

  • Указание должности визирующего должностного лица.
  • Его личная подпись.
  • Расшифровка последней (фамилия и инициалы).
  • Дата подписи.

Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.

Виза тут будет оформлена следующим образом:

  • Надпись «Замечания прилагаются…»
  • Должность.
  • Личная подпись ответственного лица.
  • Расшифровка (фамилия и инициалы работника).
  • Дата согласования документа.

Место визы

Где ставится виза? Тут два случая:

  • Подлинник бумаги отправляется из организации. Визу располагают ниже подписи. Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.
  • Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.

Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.

Назначьте ответственных

Если в корпоративную поездку отправляется много сотрудников, то следует назначить ответственных по отделам. Эти люди соберут документы для оформления виз, бронирования билетов и отелей, а позже позаботятся, чтобы все получили необходимую информацию о предстоящей поездке. Таким образом вы избежите лишних хлопот и сохраните нервные клетки, организовывая выезд.

И помните, что для получения виз необходимо купить билеты и забронировать отели для каждого. Об этом далее.

Забронируйте билеты

Можно обратиться в авиакомпанию или турагентство, а можно сэкономить время и деньги и воспользоваться сервисом OneTwoTrip for Business. Если сотрудник, занимающийся организацией поездки, хоть раз покупал билеты через OneTwoTrip или подобные сервисы, то и с вариантом для бизнеса он быстро разберётся: процесс поиска и бронирования устроен аналогичным образом.

Поиск ведётся по 800 авиакомпаниям, также можно подобрать ж/д билеты. Комиссий, переплат или скрытых платежей нет. Сумма, которую сайт показывает в результатах поиска, окончательная. А для удобства и контроля можно установить лимиты на покупки. Отдельный плюс — сервис сразу сформирует все необходимые документы для бухгалтерии.

Подберите отель и забронируйте номера

С этой задачей OneTwoTrip for Business также справится. Поиск номеров идёт по 2 миллионам отелей по всему миру, так что подходящий вариант вы найдёте обязательно.

Для удобства можно воспользоваться сервисом для групп: в этом случае необходимо забронировать минимум 7 номеров. Все пассажиры будут путешествовать по одной цене, причём для группы предусмотрены специальные скидочные тарифы. Запрос на групповое размещение будет направлен во все доступные отели, и вы сможете выбрать наиболее подходящий вариант.

Преимуществ у групповых бронирований несколько. Оплатить такую бронь можно по частям в зависимости от дат бронирования. Данные кого-то из группы в случае необходимости можно будет поменять уже после брони. По факту подтверждения мест вы получите список с информацией обо всех проживающих: это упростит подачу визы.

Кстати, групповые заказы работают и для авиабилетов, в этом случае нужно купить минимум 10 билетов.

Организуйте трансфер до отеля

Необязательно переплачивать туроператору или специальному агентству: большинство отелей, которые принимают группы туристов, предлагают услугу трансфера из аэропорта.

Продумайте программу на месте

Хорошо организованная корпоративная поездка сплотит коллектив и повысит лояльность сотрудников. Так, например, ивент-менеджер может помочь с составлением плана мероприятия. Также он проконтролирует, чтобы сотрудники максимальное количество времени проводили вместе, общаясь друг с другом.

Если вариант с менеджером не для вас, подумайте над организацией экскурсионной программы на месте. Для небольших компаний можно воспользоваться онлайн-сервисами бронирования экскурсий.

Кстати, если едете в жаркую страну в сезон, не забудьте оставить время для расслабленного пляжного отдыха.

Внешнее согласование

Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:

  • Подчиненные и неподчиненные органы. В случае если бумага как-либо затрагивает их интересы.
  • Научно-исследовательские организации.
  • Общественные объединения.
  • Органы вневедомственного и государственного контроля.
  • Вышестоящие подразделения и проч.

Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:

  • Протокол обсуждения проекта документации.
  • Протокол согласования.
  • Гриф согласования.

Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.

Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:

  • Согласование с определенным должностным лицом.
  • Согласование другим документом. Последним выступает некий протокол, письмо и проч.

Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:

  • СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
  • Должность ответственного лица с наименованием организации, которую оно представляет. Например «Директор школы №1».
  • Личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
  • Дата подписания документа.

В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:

  • СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
  • Название подтверждающего документа. Например: «Протокол собрания профессионального комитета».
  • Дата составления документа.
  • Номер подтверждающей документации.

То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания профессионального комитета

18.12.2018 №1234.

В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.

Виза согласования

Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.

Виза согласования характеризуется следующим:

  • Определение по ГОСТу: реквизит, который фиксирует согласие/несогласие ответственного лица с содержанием документа.
  • Кто уполномочен проставлять? Визу согласования прописывают исполнители (отделы, участвующие в реализации данного документа), заместитель руководителя по соответствующему вопросу, юридический отдел компании.
  • Включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату.
  • Виза согласования заверяет такие деловые бумаги, как организационные и распорядительные документы, технологические акты, типовые формы внутренней документации, доверенности и договоры.

Гриф согласования

Визирование документов руководителем — не единственный способ их подписания. Рассмотрим теперь отличительные черты грифа согласования:

  • Определение по ГОСТу: реквизит, что выражает согласие стороннего учреждения, не являющегося автором документации, с ее содержанием.
  • Кто уполномочен проставлять гриф? Неподчиненные и подчиненные структуры, вышестоящие ведомства, общественные и научные организации, государственные и вневедомственные образования.
  • Обязательно включает в себя слова «СОГЛАСОВАНО», должность подписывающего лица, наименование организации, личную подпись, расшифровку и дату. Если соглашение подтверждается документом, то после «СОГЛАСОВАНО» указывается его название, дата составления и порядковый номер.
  • Примерами документов, для которых необходим гриф согласования, являются договоры, контракты, кадровые бумаги (требующие согласования с профсоюзом).

Ответственные лица

В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:

  • Составители проекта данного документа.
  • Исполнители, которым дано составленное поручение.
  • Представители юридического отдела.
  • Сотрудники службы делопроизводства.
  • Главбух.
  • При необходимости — другие заинтересованные работники организации.

Сроки согласования

Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:

  • Важность данного документа в иерархии деловых бумаг.
  • Сложность конкретной документации.
  • Количество этапов согласования бумаги.
  • Число задействованных в визировании должностных лиц.

Основные правила

В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:

  • Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
  • Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
  • В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.

Подведем итоги. Виза сама по себе — реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно — зависит от способов ее утверждения. Оно может быть внешним и внутренним. Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.

Сегодня бизнес поездки за рубеж быстро набирают популярность. Этому есть одно простое объяснение: путешествуя по работе люди «убивают двух зайцев сразу» и получают возможность решить все вопросы по бизнесу и отдохнуть. Деловой туризм зарождался очень давно, во времена Христофора Колумба, Афанасия Никитина. Путешественники дарили миру огромное количество великих географических открытий, и при этом соревновались друг с другом, не забывая при этом отдыхать и наслаждаться новыми видами, зарисовывать их. Если перевести это на сегодняшний язык, то все эти путешественники совершали обычные рабочие поездки.

Основные понятия в бизнес туризме

В английском языке термина бизнес-туризм нет, он заменен другим понятием – «Business travel» и дословно переводится, как «деловые путешествия». Была основана целая индустрия MICE. Это аббревиатура, означающая:

M (meetings) – встречи

I (incentive) — поощрение

C (congresses) — конгрессы

E (exhibitions) – выставки

Каждая строка в этой расшифровке – отдельное направление для бизнес туризма, которое также распространено и в России. Организаторы поездки по заказу компании бронируют билеты на самолет и номера в гостиницах, составляют программу отдыха. Основная задача инсентив-тура – это сплочение коллектива и вознаграждение отличившихся работников.

В России сфера делового туризма начала развиваться лишь с 90-х годов, но сегодня это очень перспективная и быстроразвивающаяся отрасль. Сотрудники крупных фирм часто отправляются в командировки за границу, в дочерние офисы своих компаний. Руководители организуют туры для всего отдела в качестве поощрения, если план, поставленный на год, был выполнен.

Направления бизнес туризма

Сегодня сотрудники российских компаний отдыхают по всему миру, но можно выделить основные, самые популярные направления:

  • Берлин;
  • Рим;
  • Париж;
  • Амстердам;
  • Лондон;
  • Барселона.

Для офисных командировок существует гораздо больше направлений, компании открывают свои филиалы в ОАЭ, Канаде, Китае и отправляют туда менеджеров и других специалистов время от времени.

Выставки

Одним из основных сегментов делового туризма являются выставки. Бизнесмены посещают огромное количество мероприятий, и общаются с коллегами, заключают контакты и узнают о новинках в своей сфере деятельности. Чаще всего профессионалы конкретной отрасли уже знают, где и когда будет проводиться выставка, и обращаются в агентства целенаправленно для оформления путевки. Однако, возможен и подбор вариантов для тех, кто не знает, какие выставки можно посетить, но желает развиваться в какой-то сфере.

Для делового путешествия самое важное – это оформление визы и пропуска. Рекомендуется бронировать поездку заранее, чтобы найти билеты на самолет или поезд на нужную дату. Также не следует тянуть с подачей документов на визу, если в ее выдаче откажут, можно избежать лишних трат.

Частные деловые поездки

Такие путешествия нужны для того, чтобы проанализировать деятельность компании в другой стране, составить бизнес-план с партнерами, рассмотреть все варианты.

Для деловых поездок выбирают регионы присутствия дочерних офисов компании, это может быть любая страна от Германии до Арабских Эмиратов. Основная задача – четко составить план поездки, по часам, чтобы бизнесмен успел сделать все, что было запланировано.

Конференции и поощрительные туры

На семинары и конференции едет сразу несколько сотрудников одной компании, поэтому при организации важно распланировать не только деловую часть поездки, но и составить туристический маршрут.

Как правило, конгресс – это масштабное мероприятие, на которое могут отправиться десятки и сотни человек из одного региона.

Иногда, чтобы повысить квалификацию работника, директор компании может отправить его за границу, на семинар в Германии, Польше или Америке. Организационная часть состоит в том, чтобы заранее получить визы и позаботиться о трансфере, бронировании отеля и билетов на самолет.

Преимуществ у деловых поездок много:

  • смена обстановки, получение новых знаний и повышение квалификации;
  • сплоченность сотрудников одной компании во время отдыха;
  • поощрение отличившихся работников и мотивация для достижения еще более высоких результатов.

В крупных российских компаниях с большим оборотом сотрудники каждый год отправляются в инсентив туры. Для них предоставляется интересная и обширная культурная программа, банкет, экскурсии и квесты. Выбирают самые востребованные направления, такие, как Париж, Берлин, Лондон, Нью-Йорк, Ванкувер.

Длительность путешествия определяется в зависимости от поставленных задач. Конференция может продлиться от 1 до 3 дней, а туристическая поездка с целью отдыха длится от 7 до 12 дней.

Если вы когда-нибудь ездили в деловые путешествия, расскажите, понравилось ли вам? Что особенно запомнилось?

Для оформления статьи использованы фотографии из открытых интернет-источников и фото-банков, не требующие указания авторства и разрешенные для коммерческого использования согласно лицензии CC0 Creative Commons.

Если Вам понравилось наше повествование или Вы хотите связаться с автором статьи, оставляйте комментарии к публикации, и он Вам обязательно ответит. Возможно, Вы сами хотите рассказать о своих туристических открытиях, читателям нашего он-лайн путеводителя будет очень интересно узнать о том, что Вы увидели, и что Вам показалось интересным! Оставляйте комментарии, вопросы, рассказывайте о впечатлениях о путешествиях, предлагайте темы для новых обзоров и статей!

Для тех, кто хочет читать наши новости в мобильной версии, оперативно следить за публикациями, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен

Организация командировок руководителя

Одна из востребованных задач – организация командировок руководителя и его сотрудников.

Обслуживание бизнес-поездки

  • Поиск, покупка билетов, трансфер для руководителей, сопровождения
  • Составление оптимального маршрута следования в командировке
  • Оформление виз
  • Бронирование гостиниц для руководителя и групп
  • Управление расходами, сокращение бюджета командировки, экономия средств
  • Поддержка в экстренных ситуациях корпоративных клиентов (руководителя и сотрудников компаний)
  • Обеспечение безопасности командировок

ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК РУКОВОДИТЕЛЯ

В первую очередь, это означает организацию всех необходимых процессов и подготовку документов. Приоритет – сберечь время топ-руководителей и бюджет бизнес-структуры. Этому способствует четкий план служебной командировки и контроль его выполнения на всех этапах. Командировка руководителя не потребует много усилий от организаторов при наличии у них релевантного опыта.

Переговоры, конференции, деловые встречи с зарубежными партнерами, открытие новых филиалов – важная часть большого бизнеса. Для руководителя командировка предполагает новые возможности, готовиться к ней нужно заранее.

Выезд за границу потребует оформления деловой визы. Для руководителя и сопровождающих его лиц — собрать и подготовить необходимые бумаги. Пакет документов и срок оформления визы зависит от места и цели выезда руководителей. Для получения разрешения в некоторые страны потребуется личное присутствие руководителя.

Имея аккредитацию в 15 посольствах и специальное структурное подразделение, ГК Аэроклуб окажет содействие и всестороннюю визовую поддержку руководителю и сотрудникам компаний.

Поездка руководителя может носить частный характер, сохранение конфиденциальности в этом случае гарантировано.

УСЛУГИ ДЛЯ КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ

Предложения ГК Аэроклуб направлены на конструктивную реализацию всех запросов руководителя. Использование нашего программного продукта решает вопрос организации, поиска оптимальных предложений на авиа и железнодорожные билеты.

Как официальному представителю BCD Travel, нам доступны специальные тарифы в тысячах отелей по всему миру. Для руководителя и сотрудников компаний ¬– наших клиентов, предоставляются скидки в размере до 30 % от официальных цен. Комплексно это способствует контролю служебных расходов на поездку, экономии средств.

Взаимодействие с крупными международными компаниями, позволяет реализовать индивидуальные потребности клиентов, включая VIP-поездки.

  • Аренда самолетов, вертолетов
  • Обслуживание руководителей в VIP-залах аэропортов
  • Организация частного транспорта и аренда автомобилей класса люкс
  • Аренда и подготовка вилл
  • Консьерж-сервис в командировке

Важный для руководителя аспект – высокий уровень безопасности и клиентская поддержка в экстренных ситуациях.

УПРАВЛЕНИЕ РАСХОДАМИ

Обращение к экспертам business travel влечет гарантированное сокращение расходов руководителя и самой компании на командировку.

ОБЯЗАННОСТИ МЕНЕДЖЕРА ПРИ ПОДГОТОВКЕ ВЫЕЗДА

  • разработка плана работы, маршрута командировки;
  • участие в деловых переговорах с партнерами-поставщиками услуг;
  • содействие оформлению документов, организации business travel;
  • в случае необходимости – встречи с руководителем, обсуждение деталей.

ГК Аэроклуб предлагает своим клиентам индивидуальные программы сокращения расходов на командировки. Наши клиенты получают всю необходимую документацию для руководителя и бухгалтерии

  • Финансовый, авансовый отчет о командировке
  • Статистический отчет (MIS reports)
  • Отчет по запросу руководителя компании с отражением дополнительных параметров

Руководителя может заинтересовать обслуживание на платформе имплант/аутплант офисов.

Подробнее здесь.

Важно!

Следует уточнить, какой статус придает сам руководитель командировке – организацию специального гардероба, согласования пребывания, оформления нестандартных документов и т.д.

Организация деловых поездок руководителя – задача для опытных специалистов. Ожидаемый эффект от бизнес-поездок достигается только путем грамотного планирования организационных вопросов.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *