Карточка постеллажного топографического указателя

Карточка постеллажного топографического указателя – документ, применяющийся для быстрого поиска интересующих документов, находящихся в архиве организации, а так же государственном или ведомственном архиве.

Заполняется данная карточка с двух сторон. В случае, если на одной карточке не удалось уместить все сведения по конкретному стеллажу, целесообразно заполнить следующую карточку. Следует иметь в виду, что все карточки, которые относятся к одному стеллажу, должны быть скреплены вместе и храниться в специальных ящиках, имеющих разделители. Существует так же возможность занести карточки в автоматизированную информационно-поисковую систему архива.

Текст карточки постеллажного указателя представлен в виде таблицы, в которой фиксируется следующая информация:

  • номер стеллажа, а так же фонда;
  • номер конкретного шкафа, полки;
  • номер описи;
  • регистрационные номера документов, которые хранятся на полке («с» и «по»);
  • примечания, относящиеся к конкретным документам (как правило, здесь указывается конкретное хранилище – для организаций, имеющий не одно, а несколько хранилищ).

Карточка постеллажного топографического указателя после заполнения должна быть подписана уполномоченным должностным лицом. Как правило, им является заведующий архивом организации.

Разновидности оборудования для архивов

В комплектацию технического оснащения хранилища, в зависимости от потребностей заказчика, мы включаем следующие позиции:

  • Стационарные и передвижные стеллажи для архива документов. В зависимости от необходимого уровня автоматизации, мобильные стеллажи оборудуются механическим или электрическим приводом, компьютеризированным управлением.
  • Металлические стеллажи для изолированного хранения документации. Оснащаются полками, отсеками, замками и ящиками, изготавливаются в герметичном исполнении по ТЗ заказчика.
  • Мобильные картотеки для размещения учётных карточек и прочих документов с геометрическими размерами под стандартные чертёжные форматы или под индивидуальные требования клиента.
  • Аксессуары для расширения функционала стандартных моделей. Различные варианты конструктивных исполнений полок, герметичное уплотнение, разделители для разграничения пространства на полке.

Преимущества сотрудничества с «ИСТА Техника»

Подбор необходимых конструкций и отладка системы их взаимодействия зависят от рода деятельности учреждения, частоты обращения к единицам хранения и необходимости ограничения доступа к ним. Чтобы максимально оптимизировать рабочее пространство, необходимо доверить работу профессионалам отрасли.

Наша компания специализируется на проектировании, изготовлении и монтаже архивного оборудования по стандартным размерам и под индивидуальные параметры заказчика с 1997 года. В активе наших специалистов богатый опыт разработки и реализации проектов оснащения архивных помещений промышленных и торговых предприятий, лабораторий, банков, министерств, государственных фондов, правительственных, медицинских, научно-исследовательских и образовательных учреждений.

Помимо детализированного подхода к изготовлению конструктивной части оборудования, мы внимательно относимся к задачам автоматизации рабочих процессов. Автоматизированные системы хранения «ИСТА Техника» работают под управлением уникального программного обеспечения «Архивист-Стандарт», возможности которого предельно упрощают задачи архивариуса в части каталогизации, отчётности и поиска необходимых единиц хранения.

Заказ архивного оборудования производства «ИСТА Техника»

Для изготовления изделий и комплектующих мы используем материалы и технику высшего качества, передовые технологии и практический опыт. Этот комплект гарантирует прочность, долговечность и продуманное функциональное устройство вне зависимости от того, стандартизированная модель или уникальная.

Архивное оборудование — не единственное направление деятельности компании, мы предлагаем готовые изделия и персональные проектные разработки в области музейного оборудования для организации работы хранилищ произведений искусства, исторических и художественных ценностей.

Чтобы заказать требуемую разновидность технического оснащения или работ по его проектированию и установке, свяжитесь с нашими менеджерами для уточнения условий и возможностей.

ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПОМЕЩЕНИЕМ ПОД АРХИВ

Не секрет, что под помещения для хранения архивной документации в сравнительно небольших организациях зачастую приспосабливают кабинеты, находящиеся вдали от центральной части офиса. При этом сами помещения в плане технического оснащения и состояния оставляют желать лучшего. В таких условиях по прошествии времени не только хранимая документация теряет исходный вид, но и само помещение требует контроля технического состояния:

• один раз в год при проведении санитарно-гигиенической обработки помещения архива;

• один раз в 5 лет во время проведения проверки наличия и состояния документов.

Ремонтные работы проводят как в действующих архивохранилищах, так и в тех помешениях, где только планируется размещение документации (при переездах организации в другой офис, расширении и т.д).

Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива – процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей:

• при перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны;

• при переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив;

• при необходимости можно изменить план расстановки стеллажей для большего удобства, провести работу по оптимизации помещения (установка вентиляции, замена приборов освещения и т.д.), заказать (сменить) оборудование: разделители для папок, ящики для хранения электронных документов, идентификационные таблички на стеллажи, стремянки.

Подобная «генеральная уборка» архива при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.

Ремонтные работы как в пустующем помещении, так и в помещении, заполненном документацией, необходимо проводить с учетом требований, предъявляемых к хранению архивной документации, что, к сожалению, не всегда соблюдается. Как показывают проверки, «практический стиль освоения (приспособления) помещений под архивные службы, в большинстве случаев, является поверхностным и непрофессиональным», поэтому подготовка и проведение ремонтных работ должны проходить под руководством специалиста, ответственного за организацию архива.

◙ Что делать с документацией? Этот вопрос нужно будет решить в первую очередь.

Переместить документацию, а также элементы обстановки и конструкций, обеспечив их сохранность, можно двумя способами:

• приспособить для временного хранения другое подходящее помещение;

• воспользоваться услугой временного хранения за пределами организации (аутсорсинг).

В первом случае необходимо оценить объем документации и трудозатраты по ее перемещению, во втором – финансовые возможности фирмы. При выборе второго варианта траты увеличиваются в разы, так как помимо ежемесячной оплаты за удаленное хранение необходимо будет также оплатить выемку и перевозку документации.

◙ Рассчитываем площадь архива. Если вы только обустраиваете архивное помещение, важно рассчитать его площадь. Для удобства проведения расчетов площадей, необходимых для архивохранилища, специалистами разработана следующая методика:

Для расчета также необходимо знать количество дел, хранящихся в архиве и подлежащих хранению, а также учитывать, сколько новых дел поступит в ближайшие годы (от трех до пяти лет).

Пример расчета. Допустим, в архиве хранятся дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Каждый год образуется 60 дел временного (свыше 10 лет) хранения и 45 – постоянного (количество взято из номенклатуры дел организации). В таком случае для размещения дел в архиве организации, образовавшихся за один год, понадобится 3,5 полки стеллажа длиной 1 метр: по 30 папок типа «Корона» на каждой. То есть, на 5 лет понадобится 17,5 полок. Округляем количество необходимых полок до целого числа: минимум 4 полки стеллажа необходимо оставить резервными. При регулярном уничтожении дел, сроки хранения которых истекли, вновь поступившие дела займут освобожденные места на стеллажах.

◙ Требования к помещению архива. Не все помещения пригодны для размещения архивных документов.

Не допускается использовать ветхие, сырые, неотапливаемые, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям помещения, а также помещения здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные или химические технологии.

Помещения архивов должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищенными от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Помещение архивохранилища до размещения в нем документов должно быть принято в эксплуатацию после экспертизы специальной комиссии. Экспертиза оценивает состояние помещения и устанавливает его пригодность. В состав комиссии входят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.

Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. Светильники должны быть закрыты сплошными плафонами.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией.

Отсутствие окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55 %; для черно-белых пленочных материалов – 15 °С и 40–55 %), для цветных – 2–5 °С и 40–55 %; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – 15–20 °С и 50–65 %. Температурно-влажностный режим контролируется с помощью термометров и гигрометров.

СОЗДАЕМ НАВИГАЦИЮ ПО АРХИВУ

◙ Рисуем схему размещения архивного фонда. На основе проведенных расчетов площади архива рисуем (можно и от руки) графическую схему размещения фондов в новых хранилищах, т.е. на плане расстановки стеллажей указываем номера фондов, которые планируется разместить на данной стеллажной площади (Пример 1). К графическому плану можно добавить соответствующие пояснения (текстовые расшифровки). Наличие и тщательная проработка такой схемы является одним из условий качественного перемещения крупных массивов архивных дел.

◙ Нумеруем стеллажи, полки и дела. Для того чтобы избежать путаницы в расстановке документации после ремонта, необходимо до его начала пронумеровать все стеллажи и полки, если это не было сделано ранее. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы имеют свою нумерацию: они нумеруются в определенной последовательности слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо (рис. 1).

В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.

◙ Составляем постеллажные и пофондовые указатели с обозначением места хранения документов. Для удобства поиска документов в архиве необходимо составить пофондовые и постеллажные топографические указатели. При этом карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд (Пример 2), а карточка постеллажного топографического указателя – на каждый стеллаж (Пример 3).

◙ Требования к расстановке стеллажей. Для сотрудников организации важно, чтобы они могли как можно быстрее найти необходимые документы, а для этого при расстановке стеллажей в помещении должны соблюдаться определенные требования:

Для хранения документов, имеющих грифы ограниченного доступа, в хранилище должны быть установлены сейфы или металлические шкафы. Для размещения подобных документов может быть выделено отдельное хранилище.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *