Как опечатать сейф

Сейфы применяются сегодня достаточно широко и не только в банках, но и в самых разных учреждениях и в быту. Они позволяют надежно сохранить ценные вещи, документы и ограничить к ним доступ посторонних лиц. Обычно ключи от сейфа хранятся в определенном месте, и доступ к ним имеет ограниченное число лиц. И на предприятиях часто возникает необходимость в отсутствие руководителя или ответственного лица проконтролировать доступ к сейфу.

Для этих целей используются самые разные печати, которые легко продемонстрируют, был ли вскрыт сейф посторонними лицами. Надо сказать, что опечатать сейф можно несколькими способами, выбор которых зависит от типа замка сейфа, целей, преследуемых на предприятии. Современные технологии позволяют надежно сохранить содержимое сейфа.

Опечатывают сейф при помощи различных приспособлений. На первый взгляд кажется, что эти устройства очень простые. Но они всегда сообщат Вам о том, был ли сейф вскрыт. Все приспособления просты в использовании и позволяют опечатать сейф в считанные секунды. При несанкционированном использовании нарушится оттиск пломбы, либо пленка, в зависимости от того, какой именно способ опечатывания использовался.

В наши дни во многих компаниях, на многих предприятиях предполагается, что имеющийся сейф будет опечатываться перед тем, как он сдается под охрану. Это и архивные организации, и медицинские, и многие другие. Обычно, когда сейф открывается и закрывается, то делается определенная запись в журнале. Для опечатывания применяют зачастую такие приспособления, которые невозможно снова установить после из снятия.

Все виды Опечатывающих устройств

Есть устройства типа «Глазок», а также «Флажок», «Шток», наклейки для опечатывания. Могут использоваться специальные петли, в которые продеваются устройства, напоминающие замки, которые относятся к типу навесных. Применяются особые плашки, в которые продевается шпагат, они заполняются пластилином, на него наносится оттиск печати. Если кто-то пожелает снять устройство, оттиск просто нарушается. Такие устройства могут располагаться прямо на скважине замка и прикрепляться винтами.

Зачастую плашки такого устройства изготавливают из стали или алюминия. Еще одним эффективным способом надежного опечатывания являются особые наклейки, выполняющие роль пломб. Эти пломбы изготавливаются с логотипом, они могут содержать также пустые поля, в которые вписывается потом любая информация. Дело в том, что незаметно отклеить и приклеить снова пломбу не получится. На наклейке нарушается рисунок, а в некоторых случаях появляется надпись, которая указывает на то, что наклейка отклеивалась. Очень важно при открытии сейфа проверять целостность любых пломб. Итак, Вы уже поняли, что опечатывающее устройство на сейф может быть разного вида. Рассмотрим некоторые из таких устройств.

Опечатывающее устройство «Шток»

  1. Шток особым образом для опечатывания выдвигается, он перекрывает дверь.
  2. В чашку помещается пластилин, а потом ставится оттиск.
  3. Чтобы можно было вставить ключ, надо снять пломбу.

Надо сказать, что штоковые устройства целесообразны в тех случаях, когда дверь открывается именно на себя, либо она утоплена в проеме. Надо понимать, что когда шток сдвигается, оттиск на пластилине потеряет целостность. Установить изделие можно на любую дверцу.

Пломбиратор и проволока

Опечатывающее устройство на сейф может быть в виде проволоки и пломбиратора. Понадобится для этого:

  • проволока;
  • пломба из свинца;
  • сам пломбиратор.

Такой способ станет идеальным для использования каждодневного. Он может использоваться не только на сейфах, но и на кассовых комнатах, ящиках, в которых хранятся документы. Применение свинцовых пломб прекрасно себя зарекомендовало. Благодаря тому, что на чашках пломбиратора делается гравировка, в итоге получается изображение на пломбе. Оно может включать логотип, буквы, символы.

В данном случае опломбирование происходит следующим образом. Проволока продевается в ушки на двери, которая предварительно закрывается, потом она продевается в отверстия в пломбе, а затем зажимается пломбиратором. В случае взлома пломбу невозможно восстановить.

Опечатывающее устройство «Глазок»

Опечатывается с использованием данного устройства сама замочная скважина. Устройство прикрепляется к замочной скважине при помощи шурупов. Это позволяет исключить демонтаж устройства. Алгоритм действия следующий.

  1. Сейф закрывается.
  2. Шторка опечатывающего приспособления опускается на скважину.
  3. Укладывается нить;
  4. Замазывается пластилином, потом ставится оттиск.

Пломбы-наклейки

Существуют сегодня специальные наклейки, которые позволяют опечатывать сейф очень быстро, когда нужно опечатывание произвести оперативно, а под рукой нет никаких других приспособлений. Специальная наклейка, которая изготавливается на заказ, наклеивается на дверцу в месте ее примыкания к стенке сейфа.

При изготовлении наклеек на заказ, на них могут отображаться логотип, название компании, любые надписи, номер, который является уникальным и заносится в журнал. Оторвать наклейку и снова ее приклеить невозможно. При отрывании появляется надпись, которая указывает на то, что целостность была нарушена.

Это лишь неполный список опечатывающих приспособлений и устройств, которые можно использовать для опечатывания сейфа. Выбор их достаточно большой. И Вы всегда сможете подобрать способ, который подходит Вам наилучшим образом. В случае необходимости мы всегда проконсультируем Вас по любому вопросу. Своим клиентам мы предлагаем большой выбор устройств. И купить опечатывающее устройство на сейф у нас можно выгодно. Обращайтесь, мы всегда вам поможем.

Лекция 12 Режим хранения конфиденциальных документов и обращения с ними

ОБРАЩЕНИЯ С НИМИ

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И

ТЕМА №8 — РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ

Вопросы:

1. Режим хранения конфиденциальных документов

2. Порядок обращения с конфиденциальными документами

Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения. Помещения подразделения конфиденциального делопроизводства, предназначенные для круглосуточного хранения конфиденциальных документов, в целях обеспечения дополнительных гарантий от постороннего проникновения в них должны, как правило, находиться не на первом и последнем этажах. Кроме того, они должны соответствовать нормам, установленным для хранения документов: удалены от помещений с пищевыми продуктами и химическими веществами, не иметь с ними вентиляционных каналов, отвечать требованиям пожарной безопасности, санитарным нормам, а также быть гарантированы от затопления. Вход в такие помещения необходимо строго регламентировать. Кроме руководителя предприятия и сотрудников, имеющих прямое отношение к обработке и хранению конфиденциальных документов, в помещения могут допускаться лица, обеспечивающие их обслуживание. Уборка помещений, ремонт находящихся в них оборудования и технических средств, выполнение других работ, связанных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в помещениях документам, должны производиться только в присутствии сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства. Окна помещений должны иметь надежные средства защиты, исключающие возможность проникновения в помещения посторонних лиц. Кроме того, на них должны быть защитная сетка или жалюзи, предотвращающие возможность выпадения документов, а также визуального просмотра документов и экранов видеомониторов с улицы. Если помещения расположены на первом или последнем этаже или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы, другие какие-либо пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком. Входные двери помещений должны быть обиты металлом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие. По окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но и опечатывать печатью подразделения (или сотрудника подразделения) конфиденциального делопроизводства. Печать проставляется на тонкий слой пластилина или специальной мастики таким образом, чтобы оттиск невозможно было снять и восстановить. Перед отпиранием двери проверяется сохранность оттиска печати и целостность запоров. При обнаружении попыток проникновения в помещения нужно немедленно поставить в известность службу охраны и доложить руководителю предприятия. До принятия решения руководителем предприятия помещения не открываются и обеспечиваются физической охраной. Для предотвращения несанкционированного входа в помещения в течение рабочего дня на дверях могут устанавливаться электромеханические или электронные замки. Конфиденциальные документы в помещениях должны храниться в сейфах, металлических шкафах или металлических стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудниками, ответственными за учет и хранение документов. Хранение открытых документов вместе с конфиденциальными допускается только в случаях, когда они являются приложениями к конфиденциальным документам. Входные двери, окна помещений, а также сейфы, шкафы и стеллажи следует оснастить охранной сигнализацией, связанной со службой охраны предприятия или службой вневедомственной охраны. Помещения, в которых для фиксации, обработки, хранения, воспроизведения и передачи конфиденциальной документной информации используются электронно-вычислительные машины, электронные множительные аппараты, средства аудио-, видеозаписывающей и воспроизводящей техники и другие технические средства, создающие электромагнитные излучения, необходимо оборудовать дополнительными средствами защиты, предотвращающими перехват соперником электромагнитных сигналов, несущих конфиденциальную информацию. В этих же целях целесообразно приобретать сертифицированные технические средства обработки информации, отвечающие требованиям по защите конфиденциальной информации от ее утечки, а средства иностранного производства предварительно подвергать спецпроверкам на предмет выявления возможных специальных электронных и программных закладок. Замки дверей помещений, распашных металлических решеток на окнах, сейфов, шкафов или стеллажей должны иметь рабочие и запасные экземпляры ключей.

Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя предприятия, либо в службе охраны, либо (ключи от сейфов, шкафов, стеллажей, металлических решеток) в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за хранение документов. Рабочие экземпляры ключей от сейфов, шкафов, стеллажей, решеток в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за хранение документов. В последнем случае по окончании рабочего дня ключ от этого сейфа вместе с рабочим экземпляром ключа от входной двери помещения передается в пенале, опечатанном печатью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, в службу охраны с внесением соответствующих данных в графы 1-6 журнала передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами. Журнал может иметь следующую форму:

Рисунок 38 — Журнал передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами.

При получении пенала из охраны заполняются графы 7-9. Получение пенала с ключами из службы охраны и вскрытие помещений должно осуществляться только сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственными за хранение конфиденциальных документов. При их отсутствии для вскрытия помещений назначается комиссия в составе не менее двух человек, которая составляет акт о вскрытии с указанием в нем должностей и фамилий лиц, вскрывших помещения, времени и причины вскрытия, номеров печатей, которыми были опечатаны помещения. Комиссионно с составлением акта вскрываются и сейфы, шкафы или стеллажи при отсутствии сотрудника, ответственного за хранение находящихся в них документов. В случае утраты рабочих или запасных экземпляров ключей об этом немедленно ставится в известность руководитель предприятия. При утрате ключа от сейфа, шкафа или стеллажа до замены замка или смены секрета замка хранить документы в этом сейфе (шкафу, стеллаже) не следует. Для обеспечения выдачи конфиденциальных документов исполнителям (пользователям) помещения должны быть оборудованы специальными окошками, не выходящими в общий коридор, или внутри отгораживаться барьером. Исполнители могут работать с конфиденциальными документами или в специально выделенных помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства, или в своих служебных комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям обеспечения сохранности и конфиденциальности документов. При работе с документами в служебных комнатах каждый исполнитель должен иметь постоянное рабочее место, сейф (металлический шкаф) или отдельную ячейку сейфа для хранения конфиденциальных документов и номерную металлическую печать. Ключи от сейфа и номерная печать выдаются исполнителю под подпись в лицевом счете. Рабочий экземпляр ключа и номерная печать хранятся постоянно у исполнителя. Запасные экземпляры ключей должны храниться в подразделении конфиденциального делопроизводства или службе охраны в опечатанном номерной печатью исполнителя конверте либо пенале. Все сейфы, шкафы и стеллажи, установленные в помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства и в служебных комнатах исполнителей, в которых круглосуточно или в рабочее время хранятся конфиденциальные документы, а также ключи от них должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства по журналу учета хранилищ и ключей от них, имеющем следующую форму:

Рисунок 39 — Журнал учета хранилищ и ключей от них

При внесении в журнал данных о ключах от распашных металлических решеток графы 2-3 не заполняются. Ежегодно должна проводиться проверка фактического наличия ключей от хранилищ и номерных печатей исполнителей, Для эвакуации конфиденциальных документов при возникновении стихийных бедствий, пожара, аварии, грозящих затоплением, загоранием или другой формой уничтожения документов, в помещениях, предназначенных для их хранения, должно находиться необходимое количество тары (мешков, чемоданов, контейнеров и т.д.), в которой можно транспортировать документы. При возникновении чрезвычайной ситуации сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства должны немедленно вызвать пожарную команду или соответствующую аварийную службу, уведомить руководителя предприятия, принять меры к ликвидации чрезвычайной ситуации, а при невозможности ликвидации обеспечить охрану документов собственными силами, а также силами службы охраны предприятия и начать эвакуацию документов в заранее определенное место. При возникновении чрезвычайной ситуации в нерабочее время проведение аналогичных действий должен организовать дежурный по предприятию, поставив в известность дополнительно руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства. О проведенном вскрытии (при необходимости) помещений, а также о вскрытии по согласованию с руководителем предприятия или подразделения конфиденциального делопроизводства сейфов, шкафов или стеллажей составляется акт, в котором указываются должности и фамилии лиц, производивших вскрытие, какие хранилища вскрыты, куда помещены документы, номера печатей на таре.

Уничтожение секретных документов по закону

Порядок уничтожения секретных документов в организации определяется положениями нормативно-правовых актов:

  • Закон «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993 г.
  • Постановление Правительства РФ № N 3-1 «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации» от 05 января 2004 года.
  • Постановление Правительства Российской Федерации № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну» от 04 сентября 1995 г.

Уничтожение секретных документов путем химической обработки

Химическая обработка способствует размягчению бумажных документов и превращению их в бумажную массу. Этот способ считается одним из самых надежных, но и дорогим, поэтому его чаще используют как дополнительную процедуру при шредировании.

Данный метод имеет следующие недостатки:

  • требует специальное оборудование или химические реактивы, что часто подразумевает использование услуг специализированных компаний;
  • процедура уничтожения достаточно долгая;
  • по причине длительного уничтожения химическим способом присутствовать от начала до конца всего процесса невозможно;
  • дорогостоящий способ уничтожения.

Хранение конфиденциальных документов в банковской сейфовой ячейке

Один из самых надежных способов хранения ценной документации и любых других ценностей. Доступ к ячейке имеет исключительно ее владелец, а сохранность обеспечивается силами службы безопасности кредитной организации. В случае утраты содержимого ячейки банк в рамках договора предоставления ячейки возместит все доказанные и документально подтвержденные убытки.

Недостатком данного метода хранения документов является небольшая вместимость ячейки и высокая стоимость ее аренды. Есть в банковском сейфе и другое значительное неудобство: доступ к ячейке предоставляется исключительно в соответствии с графиком работы самого банка.

Аренда оснащенных архивных площадей

Подойдет в том случае, если вы рассматриваете вариант аренды и оснащения под хранение документов специальных площадей. Это оптимальный по цене, сроку и качеству вариант. Выгода данного предложения состоит в том, что за небольшую ежемесячную плату вы получаете в пользование обособленный современный архив повышенной вместимости. При этом архивные площади всегда можно как увеличить, так и уменьшить.

В отличие от самостоятельной организации архива, вы ни копейки не инвестируете на приобретение стеллажей и внедрение комплексной системы безопасности, необходимой для хранения конфиденциальной документации.

Документы можно отправлять на хранение сразу после подписания соответствующего договора и акта приема-передачи площадей. Дальнейшее обслуживание документов на территории архива, а также обеспечение контроля их использования и сохранности могут осуществлять доверенные работники вашей организации.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *