Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Рыбалко Светлана,

Руководитель отдела по кадровому консультированию

Coleman Services

Значимость юридически грамотной кадровой документации сложно переоценить. Любой кадровый документ это закрепление на бумаге юридически значимых фактов. Например, трудовой договор – это решение двух сторон, достигнутое при согласовании условий, в которых работник будет выполнять свою трудовую функцию, а работодатель обеспечивать работника всем необходимым для эффективной деятельности, и производить оплату его труда.

Безусловно, любая ошибка кадровика может повлечь за собой неблагоприятные последствия для работодателя, но в этой статье мы остановимся лишь на двух серьезных блоках кадровой работы – это локальные нормативные акты и трудовые договоры, ведь ошибки в этих документах приводят к максимальным рискам.

Проводя экспертизу кадровой документации у наших клиентов, я, как правило, рекомендую унифицировать кадровый документооборот и свести к необходимому минимуму документы пакета кадровой документации – в этом случае будет соблюден баланс между соблюдением требований законодательства и минимизацией ошибок при создании емких документов, в которых будет содержаться лишь существенная информация.

Создавая локальные нормативные акты, мы, стремясь сохранить структуру документа, наполняем его «лишней информацией». Так, в небольших по численности компаниях я зачастую встречаю множество локальных актов, которые дублируют друг друга: Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о премировании, Кодекс компании, Положение о режиме и секретности и т.д. Хорошо, если в создании этих документов участвовал юрист, но на практике выходит так – кадровик, имеющий небольшой опыт использует знания, полученные в интернете, и созданные при помощи интернета локальные акты не только наполнены лишней информацией, но противоречат друг другу. А теперь представим себе: сколько времени уходит у кадровика на процедуру приема на работу – ведь в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

ТК РФ однозначно требует наличия у работодателя лишь двух локальных нормативных актов: Правил внутреннего трудового распорядка и Положения, регламентирующего работу с персональными данными работников. Если грамотно продумать их структуру, то эти два документа могут содержать в качестве разделов все необходимые регламенты (правила оплаты труда, поощрений и наложения дисциплинарных взысканий, правила корпоративной этики и сохранения конфиденциальности и т.д.), необходимость в создании иных ЛНА отпадет.

Но, давайте перейдем к конкретным ошибкам, допускаемым при создании ЛНА. Это:

— отсутствие конкретной информации о режимах рабочего времени и времени отдыха в данной компании. В лучшем случае прописывается 5–дневная, 40-часовая неделя с двумя выходными днями и перерыв для приема пищи не более 60 минут. Однако, анализируя трудовые договоры с работниками этой организации, я встречаю установление режима ненормированного рабочего дня, практически, у 80% работников – что никак не отражено в ЛНА, хотя в соответствии со ст. 101 ТК РФ, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников. Учитывая ритм, в котором существует бизнес, многие компании не устанавливают конкретное время перерыва на обед и прописывают «плавающий режим обеденного перерыва», а это значит, что применить норму законодательства о наложении дисциплинарного взыскания при отсутствии работника в течение 4-х часов подряд будет проблематично;

— отсутствие регламента выплаты заработной платы: как часто выплачивается заработная плата, каковы ее составные части, место и порядок ее выплаты и т.д. Вместо этого могут использоваться устаревшие нормы и терминология КЗоТ РФ (например, аванс и заработная плата). Кроме того, бывает так, что в компании применяют различные формы оплаты труда (часовая или дневная ставка, должностные оклады), но ЛНА информации об этом не содержат;

— при наличии обособленных подразделений в других регионах, где режимы работы, отдыха и оплаты труда имеют особенности, но никак не отражены в ЛНА (а зачастую и в трудовых договорах тоже), что снижает уровень гарантий работников организации в этих регионах по сравнению ТК РФ;

— ошибки в Штатном расписании. Штатное расписание – документ, отражающий все разнообразие должностей и уровней оплаты по всей организации, в него необходимо включать и обособленные подразделения. При этом категорически недопустимы «вилки окладов», это будет трактоваться как дискриминация в сфере труда (это серьезное нарушение законодательства, которое встречается практически в 90% компаний, в которых есть региональные подразделения);

— отсутствие информации об индексации заработной платы, хотя статьей 134 ТК РФ предусмотрено, что работодатели, производят индексацию заработной платы в порядке, установленном локальными нормативными актами;

— ограничение прав работников при установлении правил работы с конфиденциальной информацией. Работодатели «увлекаясь» проблематикой, обязывают работников уведомлять работодателя о намерении работать по совместительству (в противном случае работнику грозит ряд административных мер), что является нарушением ст. 282 ТК РФ;

— закрепление в ЛНА внутриорганизационных норм (например, обходные листы при увольнении работника, обязанности соблюдения дресс-кода). Эти правила не носят правового характера и привлечь работников к ответственности за их нарушение невозможно. Более того, задержка трудовой книжки при увольнении работника, не сдавшего обходной лист, является нарушением ТК РФ и влечет за собой выплату среднего заработка за все время задержки с уплатой штрафов;

— отсутствие необходимой информации при разработке Положения о персональных данных: не оговаривается перечень должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным и порядок обработки данных, отсутствие исчерпывающего перечня документов, относящихся к персональным данным;

— нарушение ст. 192 ТК РФ, в соответствии с которой перечень дисциплинарных взысканий является исчерпывающим и применение любого другого взыскания к нарушителям трудовой дисциплины (например, лишение премии, снижение процента премии, перенос отпуска, уменьшение количества дней отпуска за совершенный прогул, наложение денежных штрафов и лишение каких-либо льгот в качестве наказания и т.д.) незаконно.

Это далеко не полная информация об ошибках, допускаемых при создании Локальных нормативных актов. В рамках этой статьи я хотела лишь обозначить проблему. Есть несколько несложных рекомендаций — при создании любого кадрового документа, продумывайте его наполнение. Не старайтесь переписать положения Трудового кодекса РФ, но используйте его формулировки. Прописывайте особенности вашей компании, не включайте в документ условий, которые не характерны для вашей компании, что называется «на перспективу».

Говоря об ошибках при оформлении кадровой документации, нельзя не рассмотреть такой документ как Трудовой договор, экземпляр которого хранится у работника на руках. Его важность сложно переоценить – трудовой договор это компас, с которым сверяется работник, в течение всего периода трудовых отношений с работодателем и с ним же отправляется в трудовую инспекцию и в суд.

Одна из распространенных ошибок – отсутствие в трудовом договоре информации о составных частях заработной платы — районных коэффициентах и надбавок к должностным окладам. Многие компании имеют обособленные подразделения в регионах, но поскольку головное предприятие находится, например, в Москве, то кадровики используют единый шаблон трудового договора, без учета районных особенностей. Работодатель и работник, договариваясь об условиях трудового договора, заключают, «джентельменское» соглашение о том, что в должностной оклад будет все включено, и в трудовом договоре в итоге, не отражены районные надбавки, коэффициенты и дополнительные отпуска. Когда в организацию приходит проверка, выясняется что права работников нарушены и работодателю приходится применять коэффициент к тому окладу, который прописан в трудовом договоре и производить выплату всем региональным работникам за весь период действия трудовых отношений с ними, да еще и с применением штрафа в соответствии со ст. 236 ТК РФ.

Другая, часто встречающаяся ошибка, также связана с применением одного шаблона для всех категорий персонала. Если в организации устанавливаются различные режимы рабочего времени, то логично предположить что и варианты оплаты будут различны. В этом случае применяя единый шаблон трудового договора, кадровик подвергает работодателя серьезным рискам. Ведь, если работнику (например, работающему вахтовым методом) устанавливается суммированный учет рабочего времени, то нужно предусмотреть не только учетный период, но возможно, и график работы, способ оплаты и дополнительных компенсаций за работу вахтовым методом, предоставление дополнительных ежегодных отпусков, и др.

Совет подобен тому, который был дан выше, в ситуации с локальными нормативными актами, нужно разобраться какие категории работников есть в организации, сколько шаблонов трудовых договоров необходимо разработать и продумать их содержание. Изменение режима работы, как правило, влечет за собой изменение способа оплаты – это значит, что в разработанный юристами шаблон договора необходимо внести дополнения в разделы «Режим рабочего времени, время отдыха», «Оплата труда». Кадровики часто сетуют на то, что убедить работодателя (даже ссылаясь на законодательство) на увеличение суммы по договору весьма сложно, но кто говорит об увеличении итоговой суммы? Как прописать заработную плату в трудовом договоре – это мастерство и профессионализм кадровика. Безусловно, не стоит погружать директоров в технические детали того как вы соблюдаете баланс между требованиями законодательства и размером бюджета организации.

Кадровая документация очень важна. Она закрепляет факты, которые юридически значимы как для работника, так и для работодателя. Документировать трудовые отношения, следует очень внимательно, ведь от качества оформления этих документов зависит успех в разрешении трудовых споров. Не стоит экономить время при создании кадровых документов, поскольку аккуратно разработанный документ, на который было затрачено чуть больше времени, позволит сэкономить средства вашей компании.

кдпчто такое кдпкурсы кдпкдп что это

1. Регламентация деятельности внутреннего аудита

Очевидно, что при создании службы внутреннего аудита, первым делом, следует провести регламентацию ее деятельности. Имеющиеся в открытом доступе документы и Международные основы профессиональной практики внутреннего аудита вполне достаточны для того, чтобы сформировать дееспособную регламентную базу с определением целей, полномочий, ответственности и подчиненности службы внутреннего аудита (далее СВА). Вопрос подотчетности СВА лучше зафиксировать в учредительных документах компании, в которых также должно быть определено, каким органом управления утверждается Положение о службе, которое будет являться основополагающим документом деятельности СВА.

Первое на что хотелось бы обратить внимание — это то, что при определении функций и задач СВА в Положении, следует, во-первых, четко понимать, как и какими ресурсами эти функции будут реализованы, а во-вторых – насколько они соответствуют целям и будут востребованы пользователями. К примеру, прописав функцию оценки эффективности системы внутреннего контроля по определенным направлениям деятельности, мы можем попасть в ситуацию, в которой берем на себя обязательства на постоянной основе оценивать систему внутреннего контроля по указанным направлениям деятельности. Может быть, нужна какая-то периодичность проведения оценки или она будет разовой при наступлении определенных обстоятельств? Поэтому, на мой взгляд, в Положении о СВА уместней описать верхнеуровневые задачи, такие как: оценка эффективности систем внутреннего контроля и управления рисками в целом, применение риск-ориентированного подхода при планировании. Также следует предусмотреть возможность внесения изменений в Положение на периодической основе в связи с меняющимся риск-профилем компании.

Цели проведения

Изучая эту сферу функционирования бизнеса, аудиторы оценивают:

  1. Степень эффективности кадровой политики компании.
  2. Соответствие документации законодательству.
  3. Оперативность организации работы с персоналом и управления ею.
  4. Наличие незадействованных резервов для повышения эффективности.
  5. Риски, отрицательные факторы и допущенные ошибки, из-за которых снижается рентабельность.
  6. Пути решения имеющихся проблем.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *