Историческая справка организации. Что это такое и для чего она нужна?

Компания «КонсультантПлюс Смоленск» » Правовая поддержка » Новости законодательства » Историческая справка организации. Что это такое и для чего она нужна?

ВЫДАЕМ ИСТОРИЧЕСКУЮ СПРАВКУ ОРГАНИЗАЦИИ

Историческая справка организации — документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.

Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.

Примечание. См. статью «Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика» на с. 15 журнала N 1, 2017.

Когда и для чего нужна историческая справка

Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО «Мелодия», а уволился из ООО «Симфония». Или пришел работать в ООО «Энергия», которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО «Атом», а еще через некоторое время ОАО «Атом» превратилось в ПАО «Атом». Вариантов может быть множество. Все подобные «неожиданности» в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.

При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.

Таким образом, историческая справка требуется:

— при подготовке архивных справок и выписок;

— передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.

Историческая и архивная справки: как не перепутать

Историческая и архивная справки — это два разных документа.

Историческая справка — это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.

Архивная справка — это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.

Примечание. См. статью «Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок» на с. 36 журнала N 4, 2016.

Составляем историческую справку

Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:

1) Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила-2015).

2) Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее — Основные правила).

Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.

Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть.

Мы будем составлять «облегченный» вариант исторической справки, цель которого — описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.

Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.

Таблица. Содержание исторической справки

N п/п

Информационный блок

Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации

На основе соответствующих распорядительных документов

Ведомственная принадлежность

При наличии

Структура и функции, их изменения

На основе организационной структуры

Название организации-предшественника

При наличии

Объем документов

С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу

Крайние даты документов

Степень сохранности документов

Особенности формирования единиц хранения и их систематизации

Место хранения документов по личному составу

С указанием фактического адреса нахождения хранилища

Оформление исторической справки

С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:

— наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);

— наименование вида документа;

— дата документа (дата подписания справки);

— номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень «частных» случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);

— место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);

— текст;

— подпись.

Подписывают историческую справку составитель — в нашем случае начальник отдела кадров — и руководитель организации.

Отдельного внимания заслуживает реквизит «Текст документа». Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как «в далеком 1973 году», «в этот трудный для страны период наш завод…» и т.п.

Историческая справка — документ архива и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно.

В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша «облегченная справка» может существовать и в единственном экземпляре.

После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.

Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп «Копия» или «Копия верна», затем указываются должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.

Ежегодные дополнения к исторической справке

В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К «камерной» справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.

Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО «Природные ресурсы» в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО «Газовик».

Центр инженерных изысканий в строительстве

Итак, разберемся что это такое.

Отталкиваясь от названия- совершенно очевидно, что это некий упорядоченный массив информации о некотором объекте.

Упорядоченный — как правило по этапам исторического развития объекта: с момента его образования и по настоящий день. Объектом исторической справки может выступать не только конкретный физический объект(здание, земельный участок, город и т.п.) но и некоторое связное событие(эпоха, век и прочее). Применительно к проектным и инженерным изысканиям, понятие Историческая Справка имеет узкое практическое значение.

Это упорядоченный массив информации о конкретном объекте строительства или проектирования, с подробным описанием момента основания, исторических этапов развития и видоизменения, с анализом исторического картографического материала, описанием геофизических характеристик района расположения и выводами о исторической значимости объекта.

Историческую справку разрабатывает профессиональный специалист-историк, на основании изучения и анализа бибиографического фонда, государственного архивного и музейного фонда, материалов предыдущих исторических и археологических изысканий, исторических карт и материалов натурного обследования(при необходимости). В составе исторической справки в обязательном порядке присутствуют сквозные ссылки на источники информации, причем специалист, разрабатывающий историческую справку, несет персональную ответственность за объективность и достоверность итоговых материалов. Необходимость в разработке Исторической Справки бывает обусловлена законодательными нормативами к подаваемому в государственные органы пакету документов(например ), необходимостью оценки инвестиционной привлекательности земельного участка или здания, необходимостью проведения строительных работ связанных с объектами культурного наследия.

Историческая справка предприятия образец

› Тип документа: Справка Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 4,5 кб

  1. «Историческая справка».doc
  2. Справка: образцы (Полный перечень документов)
  3. Поиск по фразе «Справка» по всему сайту
  1. Скачано документов

Занесено в базу Внесены исправления в

  1. Договоры
  2. Все документы
  1. Регистрация малого бизнеса полезно
  2. Таблица кодов ОКВЭД
  3. Как самостоятельно составить договор
  4. Календарь праздников и выходных на 2020 год

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции «скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным.

Приятного времяпровождения! Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате!

Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас.

После скачивания файла нажмите Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе. ООО «ПроектСтрой Груп» ведет свою историю с 1996 года когда на базе ЗАО «ГазНИИпроект» и ООО «Самаратрансгаз» было создано подразделение ООО «ТрансэксГазпроект», специализировавшееся на выполнении изыскательских и проектных работ по проектированию объектов газового хозяйства. В 2000 г. было принято решение о расширении сферы деятельности предприятия в области проектирования и уходу от узкой специализации.

ООО «ТрансэксГазпроект» полностью перешло в собственность ООО «Самаратрансгаз» и было организовано ООО «ПроектСтрой», которое на ряду с проектами объектов газового хозяйства начало выполнять проекты общественных, промышленных, жилых зданий, инженерных сетей.

Была сформирована собственная материально-техническая база, закуплено новейшее изыскательское оборудование.

Образец исторической справки

3. Основными источниками для написания исторической справки, предисловия являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы учреждения — фондообразователя, его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда. Для отыскания нужных сведений может быть использован научно-справочный аппарат архива (описи дел, систематический каталог, печатные издания) 2. ИСТОРИЯ-УЧРЕЖДЕНИЯ-ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЯ 1.

История учреждения — фондообразователя должна содержать сведения о: — названии и подчиненности учреждения –фондообрзователя, а также всех изменениях с указанием их дат и основных причин; — дате и причинах возникновения учреждения — фондообразователя и его местонахождении; — названии учреждения-предшественника; — компетенции и функциях учреждения — фондообразователя, датах и основных причинах последующих их изменений; — структуре учреждения — фондообразователя и всех изменениях с указанием дат и основных причин, их вызвавших; — составе системы подведомственных (непосредственно подчиненных) организаций (их виды, территориальное размещение), всех последующих ее изменениях с указанием дат и основных причин; -датах и причинах реорганизации или ликвидации учреждения — фондообразователя; -названии учреждения-преемника; 2.При изложении истории учреждения — фондообразователя необходимо иметь в виду следующее: — на основании правовых актов указывается точное полное, а также официально принятое сокращенное название учреждения.

В случае отсутствия правовых актов об образовании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке, предисловии; — указывается непосредственная подчиненность учреждениям — фондообразователям (например, министерству или какому-либо его структурному подразделению);

Историческая справка для архивного фонда

Чтобы облегчить работу с документацией архивного фонда, в обязательном порядке составляется особый документ, называемый исторической справкой.

Справка сопровождает документы на всех этапах документооборота, начиная с момента их первой обработки, и содержит три обязательных раздела. Согласно основным правилам работы с архивами, организацию, выпускающую документацию, именуют фондообразователем. В справке в первую очередь приводятся сведения о его истории – с момента его основания, с соблюдением четкой хронологии событий.

К основным данным относят:

  1. описание выполняемых на разных этапах деятельности задач и функций, включая вносимые в них изменения;
  2. описание масштаба деятельности и места, занимаемого фондообразователем в профильной системе;
  3. изменения его названия и подчиненности;
  4. его позиции в системе госаппарата и различных слоях жизни общества (экономика, политика, культура и пр.).
  5. при ликвидации фондообразователя – название его преемника;
  6. дату создания фондообразователя, даты пережитых им преобразований и ликвидации (если она имела место) с обязательным подтверждением в виде ссылок на соответствующие документы;
  7. перенесенные в ходе реорганизаций фондообразователя структурные изменения;

Весь комплекс выпущенной организацией-фондообразователем документации называют фондом. Для него важна краткая историческая справка, включающая:

  1. дату первого архивного поступления и объем хранимой документации с ее хронологическими границами;
  2. описание структуры фонда;
  3. краткая характеристика содержания документации по профильным темам, отражающим сферу деятельности фондообразователя.
  4. описание особенностей формирования фонда и систематизации образующих его материалов;
  1. Изменения, которым подвергались состав и объем фонда с указанием их первопричин (например, проведения экспертиз ценности, утраты документации, наличия незадокументированных периодов и т.п.).
  2. Характеристика

Бесплатная юридическая консультация онлайн

Привлечение адвокатов к правовым спорам обусловлено необходимостью полноценной защиты личных интересов граждан.

Как показывает практика, граждане избегают юридической помощи с целью финансовой экономии, но на практике это связано с большими затратами.

Даже граждане, имеющие образование юриста, не всегда успевают за актуальными изменениями законодательства, поэтому целесообразно будет воспользоваться консультацией квалифицированного специалиста. Удобство заключается в том, что проводиться консультация юриста бесплатно и онлайн. Где и как получить бесплатную юридическую консультацию?

предоставляется на всей территории Российской Федерации. Воспользоваться поддержкой могут граждане, резиденты государства, а также нерезиденты страны, которые временно проживают в РФ.

Более того, консультировать заинтересованных лиц юристы могут и за пределами России, но только в рамках отечественного законодательства. Предоставляется юридическая консультация бесплатно онлайн круглосуточно, независимо от выходных и праздничных дней. Оперативность ответа специалистов на сайте составляет до 15 минут.

Регистрироваться на интернет-портале не нужно и можно направить личное обращение анонимно.

Внимание! Юрист онлайн дает ответы на вопросы и продолжает поддерживать клиента при наличии дальнейших трудностей. Консультации юристов можно получить следующими способами:

  1. выполнить звонок на горячую линию.
  2. воспользоваться службой онлайн-чата;
  3. составить форму обращения в службе обратной связи;

Консультация юриста онлайн также может быть осуществлена путем общения по электронной почте.

Преимущества услуг нашей юридической компании обусловлены профессиональным отношением специалистов к работе, получением регулярных курсов повышения квалификации, а также участием в официальных форумах. Это гарантирует, что физические и юридические лица смогут получать советы, соответствующие актуальным нормам закона.

Справки предоставляются

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *