ГОСТ 2.711–82

Изменение № 1 принято Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по переписке (протокол № 23 от 28.02.2006)

Издание (ноябрь 2007 г.) с Изменением № 1, утвержденным в июне 2006 г. (ИУС 9—2006).

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 23 июня 1982 г. № 2485 дата введения установлена 01.07.83

Настоящий стандарт устанавливает правила выполнения схемы деления изделия на составные части изделий всех отраслей промышленности.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Схема деления изделия на составные части (далее — схема деления) — конструкторский документ, определяющий состав изделия, входимость составных частей, их назначение и взаимосвязь.

1.2. Схему деления разрабатывают на изделия (составные части изделия), на которые имеются тактико-техническое задание (ТТЗ) или техническое задание (ТЗ) заказчика (головного разработчика).

1.3. Схему деления разрабатывают, начиная со стадии технического проекта (эскизного проекта, если технический проект не выполняется), и обозначают кодом Е1 по ГОСТ 2.701—84.

1.4. В схеме деления приводят состав изделия (комплексы, сборочные единицы, детали, входящие в изделие, как вновь разработанные, так и заимствованные и покупные). При этом указывают:

обозначение изделия и его составных частей;

наименование изделия и его составных частей;

индексы, присвоенные заказчиком изделию и составным частям (для изделий, разрабатываемых по заказам Министерства обороны).

При необходимости на схеме деления могут быть показаны различные комплекты, входящие в состав изделия или отправляемые отдельно от него. По согласованию с представительством заказчика допускается включать в схему деления и другие данные об изделии и его составных частях, например о разработчике, стадии разработки (литерности документов), сроках разработки, о потребителях и изготовителях изделия и т. д.

1.3, 1.4 (Измененная редакция, Изм. № 1).

1.5. Уровень деления (раскрытия) изделия на составные части зависит от сложности и специфики изделия и устанавливается разработчиком изделия по согласованию с заказчиком.

1.6. На каждую составную часть, разрабатываемую по ТТЗ (ТЗ), схема деления оформляется самостоятельным конструкторским документом и ссылка на неё должна быть приведена в схеме деления изделия в целом. По согласованию с представительством заказчика допускается такие схемы деления составных частей при выполнении в бумажной форме включать в схему деления изделия в целом на последующих листах.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

1.7. Покупные и заимствованные составные части изделия на составные части более низкого уровня не делятся.

1.8. Согласование и утверждение схемы деления — по НД (для изделий, разрабатываемых по заказам Министерства обороны, выполняется в соответствии с техническим заданием).

(Измененная редакция, Изм. № 1).

2. ОФОРМЛЕНИЕ СХЕМЫ

2.1. Схему деления, выполненную в бумажной форме, следует размещать на листах форматов по ГОСТ 2.301—68 с основной надписью ГОСТ 2.104—2006 на первом (заглавном) листе и на последующих листах.

Схему деления в электронной форме выполняют на базе электронной структуры изделия и по аналогичным правилам.

2.2. Данные об изделии и его составных частях при выполнении схемы деления в бумажной форме следует помещать в условные графические обозначения составных частей изделия.

При выполнении схемы деления в электронной форме условные графические обозначения следует использовать дога обозначения составных частей изделия. Данные об изделии и его составных частях при их визуализации на экране ЭВМ следует размещать рядом с условными графическими обозначениями.

Условные графические обозначения изделия и его составных частей (оригинальных, покупных, заимствованных) приведены в приложении 1 (черт. 1, черт. 2).

Информацию об изделии располагают:

а) в условном графическом обозначении сверху вниз;

б) рядом с условным графическим обозначением слева направо в следующей последовательности: обозначение, наименование, индекс изделия и т. д.

2.3. Условные графические обозначения изделия и его составных частей должны быть соединены между собой, соответственно входимости, сплошными тонкими линиями. Линии следует заканчивать стрелками (см. пример на черт. 1 и в приложении 2, черт. 1 и 2).

При выполнении схемы деления в электронной форме допускается выполнять схему с детализируемыми далее соответственно уровням входимости составными частями изделия (см. пример в приложении 2, черт. 3).

2.1 — 2.3. (Измененная редакция, Изм. № 1).

2.4. При необходимости продолжить графическую часть схемы деления на каком-либо из последующих листов у соответствующего графического обозначения следует поместить надпись с номером листа, на котором помещено продолжение (см. пример на черт. 2).

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряже­ние специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех до­кументах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с после­дующим внесением необходимых сведений о документе в регистра­ционную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело). Главное назначение регистрации — придание документу юри­дической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не сущест­вует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не под­твержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль испол­нения. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все доку­менты, требующие исполнения, учета и исполнения, учета и исполь­зования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомст­венных и сторонних организаций или частных лиц.

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день по­ступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения и другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится децентрализованно по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам — в отделе кадров, бухгалтерская документация — в бухгалтерии, учебная документация — в учебной части и т. д. Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистра­ционных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обяза­тельным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом до­кумента и используется также для целей учета. Дополнения к поряд­ковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т. д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названи­ям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), слу­жит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, кор­респондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, допол­ненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет мес­то хранения документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса.

Порядковый регистрационный номер может быть дополнен но­мером самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например, номер про­токола второй сессии семнадцатого созыва — 2/17.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части доку­мента.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистра­ционные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (све­дения), которые вносятся при первичной регистрации или заполня­ются в процессе исполнения документа.

Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные вход­ные формы: регистрационно-контрольные карточки, экранные фор­мы (РКК), регистрационные журналы.

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветные маркиро­вальные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и ме­ханизированные регистрационные формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и светлых тонов.

Введение регистрационных журналов целесообразно для доку­ментов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т. д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позво­лит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств организационной техники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в ма­шинную память.

Так, с помощью копировально-множительной техники создание регистрационных форм может осуществляться методом копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т. д., через прозрачный трафарет.

Применение копировально-множительной техники частично механизирует одну трудоемкую операцию регистрации — составле­ние и тиражирование РКК или других форм, в остальном технология регистрации не меняется.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредст­венно с документа на входной формат с помощью клавиатуры и дру­гих устройств ввода, например сканера. Одновременно может изго­тавливаться один экземпляр регистрационной формы на бумажном носителе в качестве страхового массива.

Ручной информационно-поисковый массив организации состо­ит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных жур­налов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают опера­тивный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов.

Как правило, составляются самостоятельные контрольно-спра­вочные картотеки (информационные базы данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификаци­онные) картотеки к ведомственным нормативным актам: приказам, решениям, поручениям.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по не­исполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным под­разделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части кар­тотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных до­кументов. Карточки в этой части картотеки могут систематизировать­ся по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, кон­троля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.

Для более полного раскрытия содержания документов и повыше­ния эффективности ИПС создаются кодификационные тематические картотеки (базы данных по нормативным актам), для которых реко­мендуется использовать форму тематической карточки, применяемой в государственных архивах.

На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ, в зависимо­сти от содержания, может быть расписан на нескольких карточках; систематизируется информация в соответствии с рубриками внутри­системного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются; индексы вопро­сов на документ не переносятся.

В базе данных (на оборотной стороне карточки) фиксируется ин­формация об изменениях в действующих нормативах по данному вопросу; старые записи не уничтожаются. Кодификационные тема­тические карточки могут использоваться ведомственным архивом для организации поиска документов по вопросам.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведет­ся в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением.

Выбор той или иной технологии ведения информационно-поис­ковой системы находится в компетенции руководства организации. Также признано нецелесообразным вводить единую, строго регла­ментированную форму входного формата информационно-поисковой системы. Вместе с тем, необходимость обеспечения совместимости, понятности и полноты информационного содержания информаци­онных систем не подлежит сомнению.

Исходя из этого постулата организации делопроизводственных информационно-поисковых систем в ГСДОУ нормативно закреплен только состав показателей, которые должны быть введены в ИПС, и правила заполнения этих показателей для обеспечения их однознач­ного толкования:

На протяжении уже нескольких столетий мы используем бумагу, чтобы писать друг другу письма, хотя в последние пару десятков лет электронные средства связи заметно потеснили своего предшественника – почтовый конверт.

Тем не менее, иногда необходимо написать письмо «по старинке», для этого требуется указать почтовый индекс, и здесь у многих возникают затруднения. Для чего нужен этот самый индекс? Как правильно писать эти диковинные цифры? Что ж, следует ознакомиться с образцом, тогда все будет указано должным образом. Давайте-ка по порядку.

Что принимаем во внимание

Обязательно следует учитывать:

  • Язык. Чтобы корреспонденция дошла к адресату в пределах Российской Федерации, конверт заполняется на русском языке. При необходимости отправки письма в другое государство, адрес следует писать на английском языке. Изучите образец заполнения корреспонденции за границу. При необходимости продублируйте информацию на языке государства-получателя, но данные на английском языке обязательны.
  • Адрес. Корректное написание адреса, вероятно, сократит срок доставки письма. Согласно образцу, адрес отправителя находится в верхнем левом углу конверта, а получателя – в его нижней правой части. При написании адреса, указывается ФИО, полный почтовый адрес и индекс. Для получателя и отправителя порядок написания адреса одинаков.
  • Аккуратность. Пишите адрес разборчиво, лучше – печатными буквами. Недопустимы исправления, зачеркивания, орфографические ошибки. Чтобы заполнить графы правильно, сверяйтесь с образцом.

Адрес

Написание адреса – это ответственный этап оформления корреспонденции. Если нужно осуществлять многотысячную рассылку писем, целесообразно воспользоваться специализированными программами для печати конвертов. К примеру, редактором «Почтовые Конверты» от AMS Software – качественная, удобная программа для печати конвертов и осуществления рассылок. Внести нужно лишь данные об отправителях и получателях; выбирается шаблон требуемого формата, распечатывается готовый конверт. Программа включает в себя образец заполнения конверта, а поля вводятся из базы автоматически. Русскоязычный интерфейс и подробный справочный материал обеспечивают легкость и удобство в работе с программой.

В нижней левой части почтового конверта располагается кодовый штамп, содержащий почтовый индекс получателя, который пишется стилизованными цифрами.

Цифры можно писать чернилами определенного цвета: желтые, зеленые и красные не допускаются. Из-за них письмо не попадет на сортировку. Поэтому лучше выбрать синюю или черную пасту.

Как писать индекс в России

В разных странах количество цифр в почтовом индексе разное. В РФ сейчас действует 6-значная система почтовой индексации.

  • Три первые цифры говорят о принадлежности к тому или другому региону, последние три являются номером такого-то почтового отделения, отделения связи. Таким образом, индекс на почтовом конверте является своеобразным идентификатором отправления.
  • С помощью сортировочных аппаратов корреспонденция разбивается по месту отправления. Поэтому писать почтовый индекс следует корректно. Пишут его на поле основного текста, а потом дублируют на специальных полях, определенных точками.
  • Высота точек совпадает с высотой сканирующих аппаратов. Индекс пишется по четкой схеме написания, указанной на обороте конверта. Писать нужно так, чтоб аппараты легче считывали необходимую информацию.
  • Для написания почтового индекса рекомендуется выбирать чернила, которые не размываются из-за воздействия влаги.
  • Декоративные конверты или конверты, выпущенные по случаю праздника, обычно не имеют специального поля для указания индекса. Это усложняет корректное написание цифр, а значит, доставка письма затрудняется. Почтамт рекомендует использовать стандартные конверты.

Индекс на международных письмах

В этом случае индекс получателя указывается в соответствующем поле единожды. Цифры 555 говорят о том, что почтовый конверт международный и пойдет за границу.

От корректности написания адреса зависит скорость обработки и доставки письма, в связи с чем федеральный почтовый оператор призывает не игнорировать правила и порядок заполнения соответствующих полей:

Адресные данные надо писать разборчиво или печатать типографским способом (возможно, с помощью печатной техники). Размер шрифта должен быть не меньше 11 пт (4 мм), для цифр индекса – 13-14 пт (5 мм). Рекомендуются печатные буквы. Адрес адресата и отправителя почтового отправления в пределах России указываются на русском языке.

Видео

Из видео вы узнаете все правила по оформлению конверта.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *