Рабочая тетрадь по теме «Оформление реквизитов документов»
Создана на основе Практикума по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство», – М.: Издательский центр «Академия», 2012.
Требования к бланкам. Подготовка к составлению документов 2
Составление бланков документов 4
Адресование документов 6
Подписание документов 7
Проставление печати 7
Утверждение документов 8
Согласование документов 9
Служебные отметки на документах 10
Реквизиты «Заголовок к тексту» и «Текст» 11
Содержание
- Требования к бланкам. Подготовка к составлению документов
- Составление бланков документов
- Адресование документов
- Подписание документов
- Проставление печати
- Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции
- Утверждение документов
- Согласование документов
- Служебные отметки на документах
- Реквизиты «Заголовок к тексту» и «Текст»
Требования к бланкам. Подготовка к составлению документов
Изучите ГОСТ Р 6.30—2003 и ответьте на вопросы. Дайте полное название ГОСТа. Когда ГОСТ Р 6.30—2003 был введен в действие? Назовите область распространения стандарта. Что устанавливает данный стандарт? Что такое формуляр документа? Что такое реквизит?
Какие реквизиты названы неверно? Рядом напишите правильное название реквизита.
Название реквизита |
Правильное название реквизита |
Код организации |
|
Код документа |
|
Дата |
|
Индекс |
|
Резолюция |
|
Визы |
|
Фамилия исполнителя и номер его телефона |
|
Отметка о переносе данных на машинный носитель |
Составьте формуляр документа с указанием реквизитов (на формате А4).
Укажите, где располагается реквизит 01 Государственный герб РФ. На верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации. В центре верхнего поля.
Ответьте на вопросы. В соответствии с каким документом помещают на бланках эмблему организации или товарный знак? В каких случаях эмблему не воспроизводят на бланке? В каких случаях воспроизводится на бланках сокращенное название организации?
Составление бланков документов
Заполните таблицу, обозначив реквизиты, входящие в состав бланка, знаком «+», а реквизиты, для которых обозначаются отметки, знаком — «++».
Реквизиты |
Бланки |
|||
общий |
для письма |
структурного подразделения |
конкретного вида документа |
должностного лица |
Государственный герб РФ (герб субъекта РФ) |
||||
Эмблема организации или товарный знак |
||||
Наименование организации |
||||
Код организации |
||||
Справочные данные об организации – авторе документа |
||||
Наименование вида документа |
||||
Дата документа |
||||
Регистрационный номер документа |
||||
Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
||||
Место составления или издания документа |
Назовите реквизиты и определите вид бланка.
Составьте бланк для письма.
(компьютеры и компьютерные сети). Россия, 454000, Челябинск, Университетская наб., 23. Тел.: (351) 297-99-46. Факс (351) 297-53-62.
Найдите ошибки в оформлении бланка.
а) Составьте и оформите бланк служебного письма Учебно-методического объединения «Знание», расположенного Тел.: (351)796-05-05. Вышестоящая организация — Городское управление образования.
б) Составьте общий бланк для этой же организации.
Рассмотрите пример бланка.
Используя данные предложенного бланка для письма, составьте и оформите:
- общий бланк с угловым и продольным расположением реквизитов; бланк конкретного вида документа (приказа) с угловым и продольным расположением реквизитов; бланк структурного подразделения – бухгалтерии (расположение реквизитов любое); бланк должностного лица – заместителя генерального директора (расположение реквизитов любое).
Найдите ошибки в оформлении реквизитов.
а)
б)
На основе предложенных сведений спроектируйте бланк для письма, общий бланк, бланк должностного лица, бланк конкретного вида документа (недостающие реквизиты придумайте сами):
- Министерство образования РФ, Южно-Уральский институт экономики и права; -Электроникс», 454000, 5, тел./, ОГРН, ОКПО, ИНН/КПП; Акционерное общество «Атомпромкомплекс», служба документационного обеспечения управления.
Адресование документов
Оформите адресат. В Акционерное общество «Промсвязьмонтаж». На имя директора профессионального училища № 27 г. Кургана На имя начальника отдела кадров АО «Трубодеталь» новой. На имя частного лица (данные произвольные). Однородным организациям (школам Центрального района).
Оформите реквизиты правильно.
Директору МОУ СОШ № 52
Генеральному директору
454048, Челябинск,
, кв. 5
Отдел кадров
Директору ОАО
Оформите несколько видов адресатов. Учреждению. Структурному подразделению. Руководителю учреждения. Конкретному лицу, ответственному за вопрос, содержащийся в документе. Частному лицу.
Выберите правильный ответ. В каких документах оформляется адресование?
а) в актах; г) в протоколах;
б) в докладных записках; д) в приказах.
в) в служебных письмах;
Если документ отправляется нескольким однородным организациям, адресование оформляется:
а) в обобщенном виде;
б) на каждом документе – адрес той организации, в которую направляется документ;
в) адрес пишется только на конверте;
г) адресование не оформляется.
Подписание документов
Оформите несколько видов подписей. Должностного лица. Заместителя должностного лица. Руководителя структурного подразделения. Двух равных по должности лиц. Подпись документа, составленного комиссией.
В каком случае реквизит «Подпись» оформлен правильно, если: 1) документ оформлен на бланке организации; 2) документ оформлен не на бланке организации? Укажите ошибки, оформите реквизиты правильно. Директор Главный бухгалтер
Директор
Директор школы-интерната № 3 Директор школы
Директор ПУ-81
Председатель
Члены комиссии:
Проставление печати
Укажите, ставится ли печать на следующих документах. На документах, связанных с получением материальных ценностей. На письме, подписанном директором и главным бухгалтером. На документах, подписанных двумя равными по должности лицами.
Выберите правильный ответ. Кто несет ответственность за содержание документа, подписанного заместителем руководителя организации? организация — автор документа; руководитель организации; составитель документа; заместитель руководителя организации. Подписание является: способом согласования документа; способом выражения ответственности за содержание документа; способом утверждения документа; способом ознакомления с содержанием документа; единственным способом удостоверения документа. Укажите, на каких документах требуется обязательное проставление печати: приказ по личному составу; приказ по основной деятельности; коммерческое предложение; гарантийное письмо; внутренняя служебная записка.
Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции
Исходящий номер формируется следующим образом. Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма.
У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа. 12 Впишите исходящий номер в специальную строку бланка. Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано.
Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.
При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.
Регистрация исходящих документов
Важно Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.
Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.
п.
производится по каждому виду раздельно.
Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Нумерация исходящих писем и приказов
В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст.
4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие. Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания.
Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может.
Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.
Регистрация документов в вопросах и ответах
Основные возможности программы «Отдел кадров»: хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений.
Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов. 2,7 Мб Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой «Отдел кадров 6.
0″:не требует наличия установленного Microsoft Access, программа «Отдел кадров плюс» полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме. 5,9 Мб Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников.
Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.
После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.
Внимание При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.
Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.
Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.
Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще? Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде.
Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета.
Регистрация документов
Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.
Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати.
Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.
Утверждение документов
Составьте и оформите утверждение. Должностным лицом:
а) генеральным директором АО «Реал» ;
б) директором школы № 000 .
Изданием распорядительного документа:
а) приказом директора ПУ-63 ;
б) протоколом собрания акционеров .
Найдите ошибки в оформлении реквизитов.
1. УТВЕРЖДАЮ:
Директор МОУ СОШ № 7
2. Утверждаю
Президент АО «Турист»
10.8.2008 г.
3. УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора АО «БИКОМ» от 07.02.08 № 38
4. УТВЕРЖДЕНО:
Протоколом профкома от 7.02.2008 № 8
Определите, какие документы подлежат обязательному утверждению.
1. Приказы. 4. Штатное расписание.
2. Служебные записки. 5. Гарантийные письма.
3. Контракты.
Согласование документов
Составьте и оформите внешнее согласование. С ректором Южно-Уральского государственного университета . Протоколом заседания правления страховой компании «Планета» . С директором монтажного техникума и директором педагогического колледжа.
Оформите внутреннее согласование документа. С начальником юридического отдела . С главным бухгалтером организации. С начальником планового отдела и заместителем руководителя.
Найдите ошибки в оформлении согласования. Исправьте их. СОГЛАСОВАНО
Начальник цеха № 3
_______
05.02.2008
СОГЛАСОВАНО:
Протокол заседания
педагогического совета
от 28.02.08 № 4
Начальник общего отдела
_______
08.07.08
Юрисконсульт:
Замечания прилагаются
_______ Замечания к проекту
прилагаются на отдельном листке
_______ 15.08.2008
Выберите правильный ответ.
Согласование бывает:
а) внутренним и внешним;
б) полным и кратким;
в) сложным и простым;
г) с руководителем учреждения и руководителем подразделения;
д) с вышестоящими руководителями и организациями.
Служебные отметки на документах
Составьте и оформите на формате А4 служебные отметки. Об исполнителе. Об исполнении документа и направлении его в дело. О поступлении документа в организацию. О контроле. Резолюция на документе.
Правильно ли оформлены реквизиты? Если реквизит оформлен неправильно, рядом оформите правильно. 92-01-43
Петров 132-18-13 НП 3
В дело № 07-01
ВЕРНО:
Инспектор ОК
Приложение
к приказу директора института
от 15.08.08 № 72
Приложение:
Вопрос решен по телефону
с зам. директора по АХО
В дело № 02-11
Подпись 19.01.2008
Наименование организации
Вх. №
Оформите отметку о приложении в следующих случаях. Приложение названо в документе. Документ имеет приложение, не названное в тексте. Документ имеет несколько приложений, не названных в тексте. Приложение направляют не во все указанные в документе адреса.
Определите, в каких реквизитах допускается центрировать строки относительно самой длинной. В реквизите «Подпись». В реквизите «Адресат». В реквизите «Гриф утверждения». В реквизите «Гриф согласования».
Реквизиты «Заголовок к тексту» и «Текст»
Заполните таблицу «Требования к заголовку».
Вопрос |
Ответ |
1. Что такое заголовок? |
|
2. Для чего нужен заголовок? |
|
3. В каких случаях заголовок не обязателен? |
|
4. Какие документы не имеют заголовка? |
|
5. На какой вопрос должен отвечать заголовок к тексту? |
|
6. Где располагается заголовок? |
|
7. От какого положения табулятора пишется заголовок? |
|
8. Какова максимальная длина заголовка? |
|
9. Как располагают длинные заголовки? |
|
10. Ставится ли точка в конце заголовка? |
|
11. Назовите интервал от заголовка до текста. |
|
12. Приведите пример заголовка. |
Соотнесите содержимое левого и правого столбца.
Текст является | указывают причины, основания, цели составления документов |
Текст документа составляют на русском или национальном языке | трафарета, анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур |
Текст документа может быть посвящен одному или нескольким вопросам | указывают решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации |
Тексты служебных документов могут быть представлены в виде | основным реквизитом служебного документа |
Связный текст — | такие документы называют простыми или сложными |
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части | указывают наименование документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту |
Во второй части — | это последовательная, грамматическая и логически согласованная, хорошо изложенная информация |
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов | в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках |
Определите, какие ошибки допущены в следующих фразах, исправьте их. На собрании речь велась о нарушении графика выпуска продукции. Вам следует обратить внимание на следующие факты… Вы должны нам помочь в установке нового оборудования.
Рассмотрите оформленный документ, укажите, из каких реквизитов он состоит.
Профессиональное училище № 29
ПРИКАЗ № 27
г. Орел
Об обеспечении противопожарной
безопасности в праздничные дни
В целях обеспечения противопожарной безопасности в праздничные дни
ПРИКАЗЫВАЮ:
Провести генеральную уборку всех кабинетов и мастерских училища. Ответственному за энергохозяйство проверить состояние электрооборудования и 30.04.2014 выключить все рубильники. Мастерам производственного обучения провести инструктажи по правилам противопожарной безопасности с учащимися. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя директора по АХЧ