Глава 2. Информационное обеспечение деятельности

Рабочая тетрадь по теме «Оформление реквизитов документов»

Создана на основе Практикума по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство», – М.: Издательский центр «Академия», 2012.

Требования к бланкам. Подготовка к составлению документов 2

Составление бланков документов 4

Адресование документов 6

Подписание документов 7

Проставление печати 7

Утверждение документов 8

Согласование документов 9

Служебные отметки на документах 10

Реквизиты «Заголовок к тексту» и «Текст» 11

Требования к бланкам. Подготовка к составлению документов

Изучите ГОСТ Р 6.30—2003 и ответьте на вопросы. Дайте полное название ГОСТа. Когда ГОСТ Р 6.30—2003 был введен в действие? Назовите область распространения стандарта. Что устанавливает данный стандарт? Что такое формуляр документа? Что такое реквизит?
Какие реквизиты названы неверно? Рядом напишите правильное название реквизита.

Название реквизита	Правильное название реквизита
Код организации
Код документа
Дата
Индекс
Резолюция
Визы
Фамилия исполнителя и номер его телефона
Отметка о переносе данных на машинный но­ситель

Составьте формуляр документа с указанием реквизитов (на фор­мате А4).
Укажите, где располагается реквизит 01 Государственный герб РФ. На верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации. В центре верхнего поля.
Ответьте на вопросы. В соответствии с каким документом помещают на бланках эмблему организации или товарный знак? В каких случаях эмбле­му не воспроизводят на бланке? В каких случаях воспроизводится на бланках сокращенное название организации?

Составление бланков документов

Заполните таблицу, обозначив реквизиты, входящие в состав бланка, знаком «+», а реквизиты, для которых обозначаются отметки, знаком — «++».

Реквизиты	Бланки
общий	для письма	структурного подразделения	конкретного вида документа	должностного лица
Государственный герб РФ (герб субъекта РФ)
Эмблема организации или товарный знак
Наименование организации
Код организации
Справочные данные об ор­ганизации – авторе доку­мента
Наименование вида доку­мента
Дата документа
Регистрационный номер до­кумента
Ссылка на регистрацион­ный номер и дату документа
Место составления или из­дания документа

Назовите реквизиты и определите вид бланка.

Составьте бланк для письма.

(компьютеры и компьютерные сети). Россия, 454000, Челябинск, Университетская наб., 23. Тел.: (351) 297-99-46. Факс (351) 297-53-62.

Найдите ошибки в оформлении бланка.

а) Составьте и оформите бланк служебного письма Учебно-мето­дического объединения «Знание», расположенного Тел.: (351)796-05-05. Вышестоящая ор­ганизация — Городское управление образования.

б) Составьте общий бланк для этой же организации.

Рассмотрите пример бланка.

Используя данные предложенного бланка для письма, составьте и оформите:

общий бланк с угловым и продольным расположением реквизитов; бланк конкретного вида документа (приказа) с угловым и продоль­ным расположением реквизитов; бланк структурного подразделения – бухгалтерии (расположение реквизитов любое); бланк должностного лица – заместителя генерального директора (расположение реквизитов любое).

Найдите ошибки в оформлении реквизитов.

а)

б)

На основе предложенных сведений спроектируйте бланк для письма, общий бланк, бланк должностного лица, бланк конкретного вида документа (недостающие рекви­зиты придумайте сами):

Министерство образования РФ, Южно-Уральский ин­ститут экономики и права; -Электроникс», 454000, 5, тел./, ОГРН, ОКПО, ИНН/КПП; Акционерное общество «Атомпромкомплекс», служба документационного обеспечения управления.

Адресование документов

Оформите адресат. В Акционерное общество «Промсвязьмонтаж». На имя директора профессионального училища № 27 г. Кур­гана На имя начальника отдела кадров АО «Трубодеталь» ­новой. На имя частного лица (данные произвольные). Однородным организациям (школам Центрального района).
Оформите реквизиты правильно.

Директору МОУ СОШ № 52

Генеральному директору

454048, Челябинск,

, кв. 5

Отдел кадров

Директору ОАО

Оформите несколько видов адресатов. Учреждению. Структурному подразделению. Руководителю учреждения. Конкретному лицу, ответственному за вопрос, содержащий­ся в документе. Частному лицу.
Выберите правильный ответ. В каких документах оформляется адресование?

а) в актах; г) в протоколах;

б) в докладных записках; д) в приказах.

в) в служебных письмах;

Если документ отправляется нескольким однородным организациям, адресование оформляется:

а) в обобщенном виде;

б) на каждом документе – адрес той организации, в которую направляется документ;

в) адрес пишется только на конверте;

г) адресование не оформляется.

Подписание документов

Оформите несколько видов подписей. Должностного лица. Заместителя должностного лица. Руководителя структурного подразделения. Двух равных по должности лиц. Подпись документа, составленного комиссией.
В каком случае реквизит «Подпись» оформлен правильно, если: 1) документ оформлен на бланке организации; 2) документ оформлен не на бланке организации? Укажите ошибки, оформите реквизиты правиль­но. Директор Главный бухгалтер

Директор

Директор школы-интерната № 3 Директор школы

Директор ПУ-81

Председатель

Члены комиссии:

Проставление печати

Укажите, ставится ли печать на следующих документах. На документах, связанных с получением материальных цен­ностей. На письме, подписанном директором и главным бухгалте­ром. На документах, подписанных двумя равными по должности лицами.
Выберите правильный ответ. Кто несет ответственность за содержание документа, подписанного заместителем руководителя организа­ции? организация — автор документа; руководитель организации; составитель документа; заместитель руководителя организации. Подписание является: способом согласования документа; способом выражения ответственности за содержа­ние документа; способом утверждения документа; способом ознакомления с содержанием документа; единственным способом удостоверения документа. Укажите, на каких документах требуется обязательное проставление печати: приказ по личному составу; приказ по основной деятельности; коммерческое предложение; гарантийное письмо; внутренняя служебная записка.

Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции

Исходящий номер формируется следующим образом. Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма.

У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа. 12 Впишите исходящий номер в специальную строку бланка. Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано.

Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

Регистрация исходящих документов

Важно Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.
п.

производится по каждому виду раздельно.
Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Нумерация исходящих писем и приказов

В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст.

4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие. Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания.
Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может.

Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Основные возможности программы «Отдел кадров»: хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений.

Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов. 2,7 Мб Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой «Отдел кадров 6.

0″:не требует наличия установленного Microsoft Access, программа «Отдел кадров плюс» полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме. 5,9 Мб Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.
Внимание При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.

Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще? Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде.
Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета.

Регистрация документов

Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати.

Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

Утверждение документов

Составьте и оформите утверждение. Должностным лицом:

а) генеральным директором АО «Реал» ;

б) директором школы № 000 .

Изданием распорядительного документа:

а) приказом директора ПУ-63 ;

б) протоколом собрания акционеров .

Найдите ошибки в оформлении реквизитов.

1. УТВЕРЖДАЮ:

Директор МОУ СОШ № 7

2. Утверждаю

Президент АО «Турист»

10.8.2008 г.

3. УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора АО «БИКОМ» от 07.02.08 № 38

4. УТВЕРЖДЕНО:

Протоколом профкома от 7.02.2008 № 8

Определите, какие документы подлежат обязательному утверждению.

1. Приказы. 4. Штатное расписание.

2. Служебные записки. 5. Гарантийные письма.

3. Контракты.

Согласование документов

Составьте и оформите внешнее согласование. С ректором Южно-Уральского государственного универси­тета . Протоколом заседания правления страховой компании «Пла­нета» . С директором монтажного техникума и директором педаго­гического колледжа.

Оформите внутреннее согласование документа. С начальником юридического отдела . С главным бухгалтером организации. С начальником планового отдела и заместителем руководи­теля.
Найдите ошибки в оформлении согласования. Исправьте их. СОГЛАСОВАНО
Начальник цеха № 3

_______
05.02.2008

СОГЛАСОВАНО:
Протокол заседания
педагогического совета
от 28.02.08 № 4
Начальник общего отдела

_______
08.07.08

Юрисконсульт:
Замечания прилагаются
_______ Замечания к проекту
прилагаются на отдельном листке
_______ 15.08.2008
Выберите правильный ответ.

Согласование бывает:

а) внутренним и внешним;

б) полным и кратким;

в) сложным и простым;

г) с руководителем учреждения и руководителем под­разделения;

д) с вышестоящими руководителями и организациями.

Служебные отметки на документах

Составьте и оформите на формате А4 служебные отметки. Об исполнителе. Об исполнении документа и направлении его в дело. О поступлении документа в организацию. О контроле. Резолюция на документе.
Правильно ли оформлены реквизиты? Если реквизит оформлен неправильно, рядом оформите правильно. 92-01-43
Петров 132-18-13 НП 3
В дело № 07-01
ВЕРНО:

Инспектор ОК

Приложение

к приказу директора института

от 15.08.08 № 72

Приложение:
Вопрос решен по телефону
с зам. директора по АХО
В дело № 02-11
Подпись 19.01.2008
Наименование организации
Вх. №
Оформите отметку о приложении в следующих случаях. Приложение названо в документе. Документ имеет приложение, не названное в тексте. Документ имеет несколько приложений, не названных в тек­сте. Приложение направляют не во все указанные в документе адреса.
Определите, в каких реквизитах допускается центрировать строки относительно самой длинной. В реквизите «Подпись». В реквизите «Адресат». В реквизите «Гриф утверждения». В реквизите «Гриф согласования».

Реквизиты «Заголовок к тексту» и «Текст»

Заполните таблицу «Требования к заголовку».

Вопрос	Ответ
1. Что такое заголовок?
2. Для чего нужен заголовок?
3. В каких случаях заголовок не обязателен?
4. Какие документы не имеют заголовка?
5. На какой вопрос должен отвечать заголовок к тексту?
6. Где располагается заголовок?
7. От какого положения табулятора пишется заголовок?
8. Какова максимальная длина заголовка?
9. Как располагают длинные заголовки?
10. Ставится ли точка в конце заголовка?
11. Назовите интервал от заголовка до текста.
12. Приведите пример заголовка.

Соотнесите содержимое левого и правого столбца.

Текст является	указывают причины, основа­ния, цели составления доку­ментов
Текст документа составляют на русском или национальном языке	трафарета, анкеты, таблицы, связного текста или в виде со­единения этих структур
Текст документа может быть посвящен одному или несколь­ким вопросам	указывают решения, выводы, просьбы, предложения, реко­мендации
Тексты служебных документов могут быть представлены в виде	основным реквизитом служеб­ного документа
Связный текст —	такие документы называют простыми или сложными
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В пер­вой части	указывают наименование доку­мента, регистрационный номер документа, заголовок к тексту
Во второй части —	это последовательная, грамма­тическая и логически согласо­ванная, хорошо изложенная информация
В тексте документа, подготов­ленного на основании доку­ментов других организаций или ранее изданных документов	в соответствии с законодатель­ством РФ и субъектов РФ о го­сударственных языках

Определите, какие ошибки допущены в следующих фразах, ис­правьте их. На собрании речь велась о нарушении графика выпуска про­дукции. Вам следует обратить внимание на следующие факты… Вы должны нам помочь в установке нового оборудования.
Рассмотрите оформленный документ, укажите, из ка­ких реквизитов он состоит.

Профессиональное училище № 29

ПРИКАЗ № 27

г. Орел

Об обеспечении противопожарной

безопасности в праздничные дни

В целях обеспечения противопожарной безопасности в праздничные дни

ПРИКАЗЫВАЮ:

Провести генеральную уборку всех кабинетов и мастерских училища. Ответственному за энергохозяйство проверить состояние электрооборудования и 30.04.2014 вы­ключить все рубильники. Мастерам производственного обучения провести инструктажи по правилам противопожарной безопасности с учащимися. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя директора по АХЧ