Экономика фармации Организация Деятельности Аптеки

Планирование ассортимента в розничной сети

П. Лисовский член Российской ассоциации фармацевтического маркетинга (РАФМ), консультант по построению систем управления и оптимизации бизнес-процессов, канд. эк. н. Журнал «Справочник экономиста» №7 за 2012 год

Планирование и формирование ассортимента являются важнейшими бизнес-процессами большинства розничных сетей. В зависимости от сектора рынка организация этого процесса требует различного подхода. В случае если большая часть ассортимента компании не имеет выраженной сезонности, достаточно определить количество необходимого для заказа товара на основании продаж за предыдущие периоды методом усреднения. С этой задачей справляется любое программное обеспечение (ПО).

Однако если в ассортименте присутствует более 30 % (по товарообороту) сезонных товаров и/или розничные точки сети имеют существенные различия между собой (по формату, финансовым показателям, ассортименту и т. п.), целесообразно использовать более совершенные методы анализа.

Описание метода анализа «в общем» достаточно сложная задача, ведь при внедрении необходимо учитывать специфику отрасли. Поэтому автор принял решение представить описание оптимизации процесса формирования ассортимента на примере аптечной сети. Почему за основу был выбран именно аптечный сегмент? Во-первых, потому, что большинство товаров аптечного ассортимента являются сезонными, следовательно, подвержены значительным колебаниям продаж; во-вторых, на половину товаров (в количественном выражении) спрос формируется вне рынка (рецептурные препараты выписывает врач); в-третьих, в рамках даже одной аптечной сети присутствует большое количество различных (по формату, ассортименту, финансовым показателям и т. д.) точек. Все эти факторы усложняют возможность «простой» оптимизации процесса формирования ассортимента.

Автор полагает, что читатель сможет экстраполировать полученную в этой статье информацию на свою сферу.

Существующие на сегодняшний день подходы к анализу и формированию ассортимента в крупных аптечных сетях можно свести к двум моделям:

  • централизованной, когда ассортимент аптек, входящих в аптечную сеть, формируется в центральном офисе, и на его основании делаются запасы на центральном складе аптечной сети;
  • децентрализованной — ассортимент формируется непосредственно в аптеках, товарные запасы на центральном складе аптечной сети составляются в результате наблюдения за динамикой продаж всех аптек.

Каждая модель имеет свои положительные и отрицательные стороны. При централизованном формировании ассортимента и осуществлении заказа через склад аптечной сети риски возникновения дефектуры по ключевым позициям минимальны. В то же время такая система не обеспечивает гибкости ассортимента и ведет к потере потенциальных клиентов. Кроме того, форма заказа и доставки товара при таком подходе требует больших затрат на организацию внутренней логистики.

Децентрализованное формирование ассортимента обеспечивает его гибкость и быструю реакцию на изменение предпочтений потребителя, однако остается высокая доля риска наличия дефектуры или затоваривания аптеки, а также вероятность формирования неправильного ассортимента.

Так каким же минимальным требованиям должна отвечать система формирования и поддержания ассортимента аптечной сети?

Эффективная система формирования и поддержания ассортимента должна обеспечивать:

  1. формирование гибкого и актуального ассортимента с минимальными финансовыми, трудовыми и временными затратами;
  2. сокращение финансовых затрат и снижение рисков финансовых потерь, связанных с формированием «неправильного» ассортимента (дефектурой или затовариванием), негативным влиянием человеческого фактора, потерей потенциальных клиентов;
  3. управляемость ассортиментной политики за счет планируемости ассортимента;
  4. поддержание лояльности клиентов благодаря наличию необходимых товаров.

Для повышения финансовой эффективности процесса формирования и поддержания ассортимента, на наш взгляд, необходимо внедрить систему управления ассортиментом, которая позволила бы руководству аптечной сети централизованно контролировать ключевую часть ассортимента, обеспечивающую аптечной сети основной доход и/или приток посетителей, а для обеспечения гибкости и скорости реакции на изменение предпочтений потребителей формирование оставшейся части ассортимента делегировать на уровень аптеки.

Этим требованиям отвечает предлагаемый нами метод формирования ассортимента с использованием каскадного ABC-XYZ-анализа.

Метод каскадного двухфакторного ABC-XYX-анализа

Существует достаточно много различных методов анализа ассортимента, которые так или иначе можно использовать в аптеках при планировании ассортимента. С помощью этих методов производится определение ядра ассортимента (то есть тех позиций, которые обеспечивают аптеке основной доход и/или приток посетителей) и распределение всех позиций ассортимента по нескольким категориям (в зависимости от значения определенных параметров). Целью такого разделения ассортимента на категории является возможность дифференцированного подхода к управлению различными категориями. Это позволяет применять к каждой категории товаров общие правила (по частоте заказа, величине страховых запасов, величине наценки и т. п.).

Для единичных аптек вполне достаточно применения совмещенного двухфакторного ABC-XYZ-анализа (алгоритм изложен ниже), позволяющего определить ядро ассортимента аптеки и принимать первичные управленческие решения. Однако эти методы не подходят в полной мере для использования в аптечных сетях.

В аптечную сеть входят различные аптеки (которые можно разделить как минимум на 3 категории). Для них характерны разные клиенты с разной платежеспособностью и разными требованиями к ассортименту. Следовательно, проводя анализ всего ассортимента аптечной сети классическими методами, можно получить только усредненные категории ассортимента всей аптечной сети, которые не будут совпадать с действительными. Для аптек с высокой посещаемостью такой ассортимент будет недостаточно широким, а для аптек, расположенных в спальных районах, этот же ассортимент будет слишком широк.

Другой крайний вариант — провести анализ ассортимента в каждой аптеке, входящей в аптечную сеть. Однако такой подход обуславливает существенные временные и трудовые затраты и требует высокой квалификации сотрудников, выполняющих данную операцию.

Таким образом, разумно все аптеки аптечной сети разделить на несколько категорий, для каждой категории аптек провести анализ ассортимента и определить ядро ассортимента. Далее целесообразно централизованно формировать и контролировать наличие ключевой части ассортимента каждой категории аптек. Формирование же оставшейся части ассортимента следует поручить заведующим аптеками, что обеспечит гибкость ассортиментной политики и оптимальную скорость реакции на изменение предпочтений потребителей.

Всем этим требованиям соответствует система управления ассортиментом, базирующаяся на каскадном двухфакторном ABC-XYZ-анализе, суть которого заключается в определении ядра ассортимента каждой категории аптек, входящих в аптечную сеть. Это достигается распределением всех аптек, входящих в аптечные сети, по категориям путем проведения ABC-анализа аптек по параметру «процент от товарооборота всей сети», а затем последовательным проведением отделом запасов аптечной сети и непосредственно аптеками двухфакторного ABC-XYZ-анализа всего ассортимента аптечной сети по следующим параметрам: объем продаж, получаемая прибыль, стабильность спроса за определенные временные периоды.

Предлагается следующий алгоритм проведения каскадного ABC-XYZ-анализа:

1) отделом запасов аптечной сети проводится двухфакторный ABC-XYZ-анализ всего реестра товарных позиций аптечной сети по следующим параметрам:

  • объем продаж в натуральном выражении;
  • получаемая прибыль;
  • стабильность спроса за предыдущие временные периоды;

2) затем проводится ABC-анализ всех аптек, входящих в аптечную сеть, по параметру «процент от товарооборота всей сети». Результатом данного процесса является определение категорий аптек (А, B, C);

3) используя все полученные ранее данные, отделом запасов аптечной сети определяется ядро ассортимента для каждой категории аптек (ЯАА, ЯАВ, ЯАС);

4) в аптеках проводят двухфакторный ABC-XYZ-анализ ассортимента по таким же параметрам и за те же промежутки времени, что и при анализе, проведенном отделом запасов. Сопоставление результатов ABC- и XYZ-анализа ассортимента аптеки и всего ассортимента аптечной сети используется для внесения коррективов в ядро ассортимента данной категории и определения ядра ассортимента данной аптеки (ЯА);

5) отдел запасов, опираясь на собранную из аптек информацию, проводит планирование потребности аптечной сети в товарах, входящих в ядро ассортимента, на определенный промежуток времени;

6) результаты изучения спроса, проводимые каждой аптекой, служат для окончательного формирования аптечного ассортимента.

Рассмотрим подробнее этапы проведения каскадного ABC-XYZ-анализа.

Этап 1. Проведение двухфакторного ABC-XYZ-анализа всего реестра товарных позиций аптечной сети

Достаточно часто в аптеках для исследования ассортимента используют ABC-анализ. Этот метод позволяет классифицировать ресурсы компании по степени их важности. Он эффективен для выделения из множества влияющих факторов и элементов тех, которые имеют особое значение для достижения поставленных целей и поэтому должны обладать высоким приоритетом. ABC-анализ позволяет классифицировать ресурсы компании по степени их важности, опираясь на правило Парето, согласно которому 20 % элементов обеспечивают 80 % результата. По отношению к формированию ассортимента правило Парето может звучать так: 20 % товарных позиций приносят 80 % прибыли, следовательно, надежный контроль 20 % ассортимента позволяет на 80 % контролировать всю систему (ассортимент).

Предлагается ABC-анализ всего реестра позиций провести по двум факторам1: объем продаж и прибыль, получаемая с позиции. При этом под прибыльностью ассортиментной позиции в данной статье понимается не размер устанавливаемой наценки, а сумма чистой прибыли (за вычетом всех расходов, включая операционные издержки аптеки, налоги и т. д.), которую приносит каждая отдельная товарная позиция. Поскольку оборачиваемость многих дорогостоящих позиций невелика, целесообразно анализировать прибыльность ассортимента за период не менее квартала.

В результате проведения двухфакторного ABC-анализа весь аптечный ассортимент разделяют на 9 групп (табл. 1). Такое деление служит для принятия первичных управленческих решений.

Таблица 1. Результат ABC-анализа

Продажи

Прибыль

Группа товаров, обеспечивающая основной доход аптечной сети. Необходимо обеспечить их 100%-ное наличие

Группа обеспечивает приток клиентов, прибыль невысокая, следует поддерживать более низкий уровень доступности товаров. Требуется постоянное внимание к наличию товара

Товары, не приносящие существенной прибыли, но обеспечивающие приток посетителей и объем продаж. С целью сокращения издержек следует поддерживать страховой запас на невысоком уровне

Группа товаров, приносящая существенный доход, но обладающая средней популярностью. Уровень доступности должен быть высоким. Необходим постоянный контроль наличия товара

Товары средней важности. Уровень доступности невысокий. Периодический контроль наличия запаса

Группа товаров, не приносящих существенной прибыли и не пользующихся высокой популярностью. Уровень доступности низкий. Контроль наличия — периодический

С

Товар, приносящий хороший доход, но непопулярный. Уровень доступности невысокий. Доставка под заказ

Товар непопулярный, приносящий средний уровень дохода. Уровень доступности низкий. Доставка под заказ

Товар непопулярный, не приносящий дохода. Уровень доступности минимальный. Доставка под заказ. Сокращение ассортимента

Однако ABC-метод имеет существенное ограничение: он не позволяет оценивать сезонные колебания продаж, поэтому товары с выраженной сезонностью могут проходить за год все группы.

В связи с этим необходим дополнительный инструмент, позволяющий разделить всю продукцию по степени стабильности спроса, то есть определить товары со стабильным потреблением, следовательно, не требующие большого внимания и ежедневного контроля за наличием, а также позиции, нуждающиеся в проверке наличия и определения сроков и объемов поставок. Таким инструментом является XYZ-анализ.

XYZ-анализ позволяет анализировать и прогнозировать стабильность тех или иных бизнес-процессов (в нашем случае — стабильность спроса на отдельные позиции ассортимента). Результатом XYZ-анализа является выделение трех групп товаров:

  • категории X — группы товаров со стабильной величиной потребления, следовательно, высокими возможностями прогнозирования спроса;
  • категории Y — группы товаров с известными сезонными колебаниями и средними возможностями прогнозирования;
  • категории Z — группы товаров с нестабильным спросом и низкой точностью его прогнозирования.

Распределение товаров на категории X, Y и Z определяется значением коэффициента вариации (v). Согласно классическому подходу к категории X относятся товары с коэффициентом вариации от 0 до 10 %, к категории Y — от 10 до 25 %, а к категории Z — товары с коэффициентом вариации более 25 %. Но так как использование классического подхода в аптеках часто приводит к тому, что значительное количество товаров неоправданно попадает в категорию Z, целесообразно использовать бОльшие интервалы (категория X — коэффициент вариации находится в интервале от 0 до 15 %, категория Y — коэффициент вариации от 15 до 40 %, категория Z — коэффициент вариации больше 40 %).

Алгоритм проведения XYZ-анализа включает следующие этапы:

1) выбор объектов анализа (товарная группа, товарная единица, поставщики, клиенты и т. д.);

3) определение коэффициентов вариации для анализируемых ресурсов;

4) группировка ресурсов в соответствии с возрастанием коэффициента вариации;

5) распределение по категориям X, Y, Z;

6) графическое представление результатов анализа.

Коэффициент вариации — это величина, которая выражается в процентах и показывает отклонение анализируемого показателя от среднеарифметического значения. Расчет коэффициента вариации (v) проводится по формуле:

(1)

где xi — значение параметра по оцениваемому объекту за i-й период;

x — среднее значение параметра по оцениваемому объекту анализа;

n — число периодов.

Результаты XYZ-анализа представлены в табл. 2.

Таблица 2. Результаты XYZ-анализа

Группа товаров Стабильность спроса Надежность прогноза Потребность в страховых запасах Необходимость постоянного контроля за наличием товарного запаса
X Прослеживается стабильность Высокая Низкая Постоянный контроль не требуется
Y Сильные колебания спроса Средняя Средняя Необходимость в контроле увеличивается
Z Нерегулярность спроса Низкая Высокая Требуется постоянный контроль

Существует достаточно много различных методов анализа ассортимента, которые так или иначе можно использовать в аптеках при планировании ассортимента, в том числе при определении ядра ассортимента (то есть тех позиций, которые обеспечивают аптеке основной доход и/или приток посетителей) и распределении всех позиций ассортимента по нескольким категориям.

В результате совмещения результатов двухфакторного ABC-XYZ-анализа (табл. 1 и 2 соответственно) получается трехмерная матрица, которая состоит из следующих параметров: объем продаж в натуральном выражении, получаемая прибыль, стабильность спроса.

На основании этих данных разрабатываются правила формирования ассортимента, определения частоты заказа каждой группы товара, производится расчет страхового запаса. Знание величины страхового запаса позволяет рассчитать необходимые товарные запасы, частоту поставок и точку заказа (то минимальное количество товара, при котором необходимо делать очередной заказ на поставку).

Страховой запас защищает от неопределенности в спросе и от перебоев в поставках. Величина страхового запаса постоянно поддерживается дополнительно к ожидаемой потребности и имеет вероятностную природу. Неопределенность спроса — это случайные колебания объема продаж в течение всего периода времени между двумя моментами пополнения запаса. Неопределенность периода выполнения заказа представляет собой случайную величину времени между моментом размещения заказа на пополнение запаса и моментом его получения. Для адекватной оценки величины страхового запаса необходим одновременный учет обоих видов неопределенностей.

Расчет величины страхового запаса до сих пор не имеет однозначной методики. Один из подходов (вероятностный подход) предполагает расчет величины страхового запаса исходя из заданного значения вероятности отсутствия дефицита. Подход строится на следующей стохастической модели потребления и пополнения запаса. Случайная величина q потребления товара в каждый единичный период времени (например, за день или неделю) подчиняется нормальному закону распределения с математическим ожиданием mq и средним квадратическим отклонением . Период выполнения заказа L является случайной величиной с математическим ожиданием и средним квадратическим отклонением, равными mL и соответственно. Случайные величины в единицу времени qi независимы между собой, имеют одинаковые распределения с равными математическим ожиданием и средним квадратическим отклонением и не зависят от случайной величины L. Суммарное потребление Q в течение периода L представляет собой сумму случайного числа случайных величин qi, то есть:

, (2)

и имеет нормальное распределение с математическим ожиданием и средним квадратическим отклонением, равными соответственно:

mQ = mq x mL, (3)

(4)

После этого задается значение вероятности P бесперебойного отпуска товара из имеющегося аптечного запаса. Так, вероятность P = 0,95 означает, что в 95 % всего времени запас не исчерпается, а в 5% времени мы будем испытывать дефицит товара. Обратившись к таблице значений функции Лапласа, находим для заданной вероятности P соответствующее количество k средних квадратических отклонений . Тогда величина страхового запаса рассчитывается как k x

В таблице 3 представлен результат совмещения ABC- и XYZ-анализов для позиций со стабильных спросом (то есть для товаров группы X), а также отражены требования, предъявляемые к страховому запасу.

Таблица 3. Двухфакторный ABC-XYZ-анализ для товаров группы X

Объем продаж Прибыль Стабильность спроса Характеристика группы товаров Требования к страховому запасу
A A X Ключевая группа товаров 100 %
A B X Обеспечивает приток посетителей аптеки, уровень прибыли невысокий 98–100 %
A C X Объем продаж высокий, однако эта группа практически не приносит прибыли >Не менее 95 %
B A X Объем продаж средний, уровень прибыли высокий 98–100 %
B B X Объем продаж средний, прибыль невысокая Не менее 95 %
B C X Объем продаж средний, прибыль низкая Не менее 93 %
C A X Объем продаж низкий, прибыль высокая 95–98 %
C B X Объем продаж низкий, прибыль средняя 90 %, поставки под заказ
C C X Объем продаж и прибыль низкие 85 %, поставки под заказ

Так как спрос к товарам группы X стабилен, то существует возможность точного расчета необходимых запасов, поэтому нет необходимости в постоянном контроле над уровнем запаса.

Подобные таблицы составляются также для групп Y и Z. Требования к страховому запасу для различных групп представлены в табл. 4.

АВС- и XYZ-анализы превосходно дополняют друг друга. АВС-анализ позволяет оценить вклад каждого препарата и структуру сбыта, а XYZ-анализ — стабильность сбыта. Проведение ABC-XYZ-анализа позволяет:

  • повысить эффективность системы управления товарными запасами;
  • выявить безусловных лидеров (группы АХ) и аутсайдеров (СZ) и увеличить долю высокоприбыльных товаров без нарушения принципов ассортиментной политики;
  • определить причины, влияющие на количество товаров, хранящихся на складе.

Таблица 4. Величина страхового запаса для различных групп товаров

Необходимо проанализировать товары групп CCX, CCY, CBZ, CCZ. Возможно, там имеются товары, находящиеся в конце своего жизненного цикла. В этом случае надлежит рассмотреть вариант исключения их из ассортимента. Следует помнить про лекарственные препараты, включенные в обязательный ассортимент, которые часто оказываются в этих группах. Целесообразно сразу выводить их в отдельную группу и регулярно контролировать их динамику. Во многих аптеках в этих группах также часто находятся товары-новинки, однако, по нашему мнению, аптеке не следует вводить в ассортимент товары-новинки до тех пор, пока на них не сформируется стабильный спрос.

Результатом проведения ABC-XYZ-анализа является распределение товаров по группам в зависимости от объема их продаж, приносимой прибыли и стабильности спроса. Отдел запасов аптечной сети выделяет группы товаров, которые пользуются стабильным или относительно стабильным спросом в рамках заданного промежутка времени (сезона, квартала, месяца). Такими группами товаров являются: AAX, ABX, AAY, ABY, BAX, BAY, CAX, ACX, ACY, BBX, BBY. Они составляют основу ассортимента аптечной сети.

Этап 2. Проведение ABC-анализа всех аптек, входящих в аптечную сеть

Следующим этапом проведения каскадного ABC-XYZ-анализа является определение категории каждой аптеки, входящей в сеть. Для этого предлагается использовать ABC-анализ по параметру «процент от товарооборота всей аптечной сети».

Процент товарооборота в общем товарообороте аптечной сети (x) определяется по формуле:

x = ТОа / ТОас x 100 %, (5)

где ТОа — товарооборот аптеки;

ТОас — товарооборот аптечной сети.

Результаты вычислений заносятся в таблицу и сортируются по убыванию значения процента от общего товарооборота аптечной сети (ТОас). Далее вертикальным суммированием процентов от товарооборота аптечной сети определяется сумма, равная 80 % от ТОас — группа А, затем сумма, равная 15 % от ТОас — группа В, оставшаяся сумма (5 % от ТОас) — группа С. Характеристика различных категорий аптек представлена в табл. 5.

Таблица 5. Характеристика основных категорий аптек

Группа Название/характеристика Покупатели
A Проходимая (аптека в местах концентрации людей) Более 70 % клиентов — не местные, проходящие мимо покупатели. Поэтому их усредненный спрос обычно совпадает с усредненным спросом всей аптечной сети. Такие клиенты более требовательны к ассортименту. Выше доля более обеспеченных посетителей. Высокий процент спонтанных покупок
B Смешанная Заметно большее (сравнительно со спальной аптекой) количество и разнообразие постоянных посетителей. Покупатели достаточно требовательны к ассортименту, высок процент клиентов, ориентированных на покупку самых дешевых препаратов
C Спальная (аптека в спальном районе) Более 70 % клиентов — местное население. Численность постоянных покупателей невысока — около 3000–5000 человек на аптеку, высока доля пенсионеров (порядка 20–25 %)

Этап 3. Определение ядра ассортимента для каждой категории аптек (ЯАА, ЯАВ, ЯАС)

Используя полученные на двух предыдущих этапах данные, выделяют группы товаров со стабильным или относительно стабильным спросом (AAX, ABX, AAY, ABY, BAX, BAY, CAX, ACX, ACY, BBX, BBY) в рамках заданного промежутка времени для каждой категории аптек (A, B, С). Результатом является определение ядра ассортимента для каждой категории аптек (ЯАА, ЯАВ, ЯАС). Характеристика ассортимента для различных категорий аптек представлена в табл. 6.

Таблица 6. Характеристика ядра ассортимента аптечной сети по категориям аптек

Ядро ассортимента категории аптек Количество товарных позиций Доля дорогостоящих препаратов (от 350 до 500 руб.) Доля дешевых препаратов (менее 50 руб.)
Ядро ассортимента для проходимых аптек (ЯАА) 600–1000 25–35 % Менее 10 %
Ядро ассортимента для смешанных аптек (ЯАB) 500–800 Не больше 25 % 10–20 %
Ядро ассортимента для аптек спальных районов (ЯАС) 400–600 Не выше 20 % 25 %

Пересмотр ядра ассортимента целесообразно проводить ежемесячно. Это позволяет минимизировать погрешность метода, а также учесть появление новых товаров и колебания спроса, связанного с изменением рекламной активности фармпроизводителей.

Этап 4. Проведение ABC-XYZ-анализа в аптеке и определение ядра ассортимента аптеки (ЯА)

Такой же алгоритм (как и описанный выше) используется для проведения двухфакторного ABC-XYZ-анализа ассортимента каждой аптекой, входящей в аптечную сеть. Это позволяет определить широту активного ассортимента отдельной аптеки и количество товаров в группах AAX, ABX, AAY, ABY, BAX, BAY, CAX, ACX, ACY, BBX, BBY. Наличие в аптечном ассортименте позиций, входящих в эти группы, но отсутствующих в ядре ассортимента для данной категории аптек, является условием для внесения в него коррективов.

Таким образом, сопоставление результатов анализа ассортимента аптеки и аптечной сети используется для определения ядра ассортимента данной аптеки.

Процедуру пересмотра активного ассортимента в аптеке следует проводить ежемесячно.

Этап 5. Планирование потребностей аптечной сети в товарах ядра ассортимента и формирование окончательного аптечного ассортимента

Отдел запасов, опираясь на собранную из аптек информацию, проводит планирование потребностей аптечной сети в товарах ядра ассортимента на определенный промежуток времени. Также в функции отдела запасов входит контроль наличия данных позиций в аптеках. Информация о товарных остатках позиций, входящих в ядро ассортимента каждой аптеки, фиксируется в реальном времени и отправляется в отдел запасов по корпоративной информационной системе. Полученные данные позволяют отделу запасов формировать сбалансированный запас товаров в аптеках, исключая появление дефектуры и в то же время не допуская затоваривания аптек.

Процесс планирования и формирования ассортимента методом каскадного ABC-XYZ-анализа представляет собой четкую последовательность действий, повторяющихся во времени. Алгоритм процесса представлен на рисунке.

Выводы

Суть метода каскадного ABC-XYZ-анализа заключается в централизованном планировании части ассортимента, которая обеспечивает аптечной сети максимальную прибыль и/или приток посетителей для каждой категории аптек. Планирование части ассортимента, не входящей в ядро, делегируется заведующим аптеками. Это позволяет каждой аптеке гибко планировать свой ассортимент, исходя из конкурентной ситуации на локальном уровне.

Внедрение системы управления ассортиментом аптечной сети на основе метода каскадного ABC-XYZ-анализа позволит:

  • выявить стабильно продающиеся в аптечной сети позиции и, используя эти данные, планировать товарные запасы;
  • гибко и быстро реагировать на изменения предпочтений потребителей;
  • сформировать ассортимент с минимальными финансовыми, трудовыми и временными затратами;
  • снизить риски финансовых потерь, связанных с дефектурой, затовариванием, потерей потенциальных клиентов, негативным влиянием человеческого фактора;
  • снизить вероятность ошибок при формировании и поддержании ассортимента благодаря стандартизации процессов;
  • обеспечить наличие необходимого клиентам ассортимента аптечных товаров и тем самым способствовать формированию положительного образа аптечной сети у потребителей.

Управленческие перспективы внедрения планирования ассортимента на основе метода каскадного ABC-XYZ-анализа:

  1. Пересмотр системы ценообразования в зависимости от принадлежности товара к ассортиментной группе.
  2. При разработке политики ценообразования следует, прежде всего, обеспечить конкурентоспособные цены на позиции из ядра ассортимента. Для этого нужно распределить позиции ядра ассортимента по ценовым сегментам, выбрать в каждом сегменте наиболее показательные товары и проводить регулярный конкурентный анализ. На основании такого анализа принимаются решения об изменении уровня наценки на все позиции ценового сегмента;
  3. Формирование новых способов распределения товара по аптекам аптечной сети.
  4. При распределении товара в аптеке следует расположить позиции, входящие в ядро ассортимента, в непосредственной близости от первостольника3, чтобы сократить временные потери при поиске нужного препарата. При выкладке товара на витрину ключевые товары важно ставить в наиболее выгодные места;
  5. Построение эффективных мотивационных схем для персонала.
  6. При продаже товара клиенту и осуществлении фармацевтической рекомендации фармацевт должен в первую очередь рекомендовать позиции, входящие в ядро ассортимента. Таким образом, мотивационная схема для первостольника базируется на выполнении им плана продаж по наиболее доходным позициям, а не всего аптечного ассортимента;
  7. Совершенствование системы обучения сотрудников аптеки.

В систему внутреннего обучения сотрудников необходимо включить блоки обо всех позициях ядра ассортимента, их конкурентных преимуществах, основных свойствах, механизмах действия. Также целесообразно выделить основные сопутствующие позиции, которые можно и нужно рекомендовать при продаже определенного товара.

2 Мадера А. Г. Расчет величины страхового запаса // Интегрированная логистика. 2006. № 3. С. 2–5.

3 Первостольник — специалист (провизор, фармацевт), который занимается обслуживанием посетителей аптеки, то есть консультацией и продажами.

Версия для печати
⇐ ПредыдущаяСтр 12 из 22

Классификация аптек. Критерии классификации.

Аптеки подразделяются на 5 категорий (первой, второй, третьей, четвертой и пятой категорий)

Критерии:

o Вид выполняемых работ и услуг, составляющих лицензируемые виды деятельности

o Занимаемые площади помещений

o Реализация ЛС, НС и ПВ

Аптека первой категории. Функции.

Аптека первой категории – производственная аптека, в которой осуществляется:

 Аптечное изготовление ЛС по индивидуальным назначениям (рецептам) врачей, требованиям (заявкам) организаций здравоохранения;

 Фасование;

 Контроль качества изготовленных ЛС;

 Оптовая реализация ЛС организациям здравоохранения;

 Розничная реализация ЛС

Аптека 1 категории, создаваемая больничной организацией (больничная аптека 1 категории), осуществляет аптечное изготовление и отпуск ЛС организациям здравоохранения и (или) их структурным подразделениям.

Аптеки первой категории могут осуществлять аптечное изготовление НС и (или) ПВ по рецептам врачей, заявкам организаций здравоохранения, оптовую реализацию НС и (или) ПВ организациям здравоохранения и (или) их розничную реализацию.

Больничные аптеки первой категории могут осуществлять аптечное изготовление и отпуск НС и ПВ организациям здравоохранения и (или) их структурным подразделениям.

Аптека первой категории. Необходимый комплекс помещений, площадь.

Необходимый комплекс помещений:

• Зона приемки;

• Помещения хранения (не менее двух);

• Помещение обслуживания населения, или торговый зал (для аптек, осуществляющих розничную реализацию ЛС);

o Административно-бытовые помещения:

o Санитарный узел,

o Кабинет администрации,

o Комната персонала и гардероб (могут быть совмещены)

• Производственные помещения:

o Водоподготовки,

o Обработки аптечной посуды, упаковочных и вспомогательных материалов,

o Аптечного изготовления ЛС,

o Стерилизационной (помещение водоподготовки и стерилизационная могут быть совмещены),

o Помещения (зоны) проведения контроля качества ЛС.

В случае изготовления в аптеке стерильных ЛС и ЛС, изготавливаемых в асептических условиях, дополнительно в составе производственных помещений предусматриваются помещения изготовления стерильных ЛС (асептический блок со шлюзом).

При осуществлении аптечного изготовления по рецептам врача и требованиям (заявкам) организаций здравоохранения в количестве менее 50 рецептурных номеров в день стерильных ЛС и ЛС, изготавливаемых в асептических условиях, разрешается совмещение помещения аптечного изготовления ЛС и асептического блока.

 Фактически используемая площадь помещений аптеки первой категории должна быть не менее 100 м2.

Площадь больничной аптеки первой категории должна соответствовать объему выполняемых работ.

Аптеки первой категории могут осуществлять аптечное изготовление НС и (или) ПВ по рецептам врачей, заявкам организаций здравоохранения, оптовую реализацию НС и (или) ПВ организациям здравоохранения и (или) их розничную реализацию.

Больничные аптеки первой категории могут осуществлять аптечное изготовление и отпуск НС и ПВ организациям здравоохранения и (или) их структурным подразделениям.

Аптека второй категории. Функции.

Аптека второй категории – аптека, в которой осуществляется:

 Розничная реализация ЛС;

 Оптовая реализация ЛС организациям здравоохранения (для аптек государственной формы собственности)

Аптека 2 категории, создаваемая больничной организацией (больничная аптека 2 категории), осуществляет отпуск ЛС организациям здравоохранения и (или) их структурным подразделениям.

Аптеки второй категории могут осуществлять оптовую реализацию НС и (или) ПВ организациям здравоохранения (для аптек государственной формы собственности) и (или) их розничную реализацию.

Больничные аптеки второй категории могут осуществлять отпуск НС и ПВ организациям здравоохранения и (или) их структурным подразделениям.

Аптека второй категории. Необходимый комплекс помещений, площадь.

Необходимый комплекс помещений:

• Помещение обслуживания населения, или торговый зал;

• Помещения хранения (не менее двух для аптек, осуществляющих оптовую реализацию ЛС организациям здравоохранения)

• Административно-бытовые помещения (санитарный узел, кабинет администрации, комната персонала и гардероб – комната персонала и гардероб могут быть совмещены)

• Зоны приемки товаров

 Фактически используемая площадь помещений аптеки 2 категории должна быть не менее 60 м2.

Площадь больничной аптеки 2 категории должна соответствовать объему выполняемых работ.

Аптеки второй категории могут осуществлять оптовую реализацию НС и (или) ПВ организациям здравоохранения (для аптек государственной формы собственности) и (или) их розничную реализацию.

Больничные аптеки второй категории могут осуществлять отпуск НС и ПВ организациям здравоохранения и (или) их структурным подразделениям.

Аптека третьей категории. Функции, необходимый комплекс помещений, площадь.

Аптека третьей категории – аптека в которой осуществляется розничная реализация ЛС, создаваемая в населенных пунктах сельской местности, агрогородках и только при наличии у ЮЛ или ИП аптеки первой или второй категории.

Необходимый комплекс помещений:

Помещение обслуживания населения, или торговый зал

Помещение хранения

Зона приемки товаров

В аптеке третьей категории должна быть предусмотрена раковина для мытья рук

Фактически используемая площадь аптеки третьей категрии должна быть не менее 20м2

Аптека четвертой категории. Функции, необходимый комплекс помещений, площадь.

Аптека четвертой категории – аптека в которой осуществляется розничная реализация ЛС, создаваемая в организациях здравоохранения при наличии у ЮЛ и ИП аптеки первой или второй категории.

Необходимый комплекс помещений:

(зоны одного помещения)

Помещение обслуживания населения, или торговый зал

Помещение хранения

Зона приемки товаров

Фактически используемая площадь аптеки четвертой категории должна быть не меньше 15м2.

Аптеки третьей и четвертой категории могут осуществлять розничную реализацию психотропных веществ.

Аптека пятой категории. Функции, необходимый комплекс помещений, площадь.

Аптека пятой категории – аптека, в которой осуществляется розничная реализация ЛС создаваемая в местах наибольшего сосредоточения населения(магазины, рынки, вокзалы, гостиницы и тп), при наличии у ЮЛ или ИП аптеки первой или второй категории.

Оборудование и оснащение аптек в зависимости от выполняемых работ и услуг, составляющих фарм деятельность.

Регламентируется Постановлением МЗ РБ от27.12.2006 №120 «Об установлении Надлежащей аптечной практики»

Аптека в зависимости от выполняемых работ и услуг, составляющих фармацевтическую деятельность, должна иметь в наличии:

• -технологическое оборудование для аптечного изготовления ЛС

• -оборудование, приборы и реактивы для проведения контроля качества ЛС

• -торговое оборудование

• -кассовые аппараты или специальные компьютерные системы

• -оборудование для хранения ЛС, в том числе холодильное

• -средства измерения массы, объема ЛС

• -приборы для регистрации температуры и влажности окружающей среды(термометры, гигрометры психрометрические)

• -иные оборудования и инвентарь, обеспечивающие санитарно-гигиенический режим, охрану труда, технику безопасности, пожарную безопасность, защиту окружающей среды и сохранность товарно-материальных ценностей и денежных средств

Используемые в аптеке средства измерения и приборы подвергаются поверке(калибровке)

Их технические паспорта сохраняются в течение всего периода их эксплуатации

Требования к территории аптек, водоснабжению, водоотведению, микроклимату, вентиляции и освещению помещений аптек.

Постановление МЗ РБ от 1 октября 2012 года №154 Об утверждении санитарных норм и правил «Санитарно-эпидемиологические требования для аптек».

Аптека должна иметь централизованные системы электроснабжения, отопления, водоснабжения, водоотведения, приточно — вытяжной вентиляции, за исключением случаев, установленных в части второй настоящего пункта.

В аптеках, расположенных в отдельно стоящих зданиях, а также в сельских населенных пунктах могут быть оборудованы системы автономного отопления, водоотведения, водоснабжения, соответствующие требованиям ТНПА.

Помещения аптек должны быть обеспечены приточно — вытяжной вентиляцией с механическим побуждением и (или) без него и естественной вентиляцией. Естественная вентиляция в помещениях аптек должна обеспечиваться посредством форточек, откидных фрамуг, створок оконных переплетов, систем приточно-вытяжной вентиляции с естественным побуждением.

Форточки, откидные фрамуги и створки оконных переплетов должны быть в исправном состоянии, в теплое время года защищены от проникновения насекомых.

Аптеки третьей-пятой категории могут иметь общие с помещением собственника (арендодателя) площади, на которых размещена аптека, системы отопления, водоснабжения, канализации, приточно-вытяжной вентиляции. Допускается наличие только естественной вентиляции через фрамуги и форточки.

Системы приточно-вытяжной вентиляции помещений аптек первой-второй категории, за исключением больничных аптек, должны быть полностью изолированы от систем воздухообмена других помещений зданий, в которых размещены такие аптеки.

Асептический блок аптеки должен быть оборудован системой приточно-вытяжной вентиляции с преобладанием притока воздуха над вытяжкой.

В помещениях водоподготовки, обработки аптечной посуды, упаковочных и вспомогательных материалов, аптечного изготовления лекарственных средств и стерилизационной должно быть обеспечено обеззараживание воздушной среды.

Все вентиляционные установки подвергаются приемочным инструментальным испытаниям с определением их эффективности.

Текущие испытания должны проводиться не реже 1 раза в 3 года в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

При отсутствии централизованного горячего водоснабжения в аптеках, осуществляющих изготовление лекарственных средств, должен быть предусмотрен электроводонагреватель. В аптеках первой категории (больничных аптеках первой категории) помещение обработки аптечной посуды должно быть оборудовано резервным источником горячего водоснабжения.

Системы отопления и вентиляции должны обеспечивать равномерное нагревание воздуха в помещениях аптеки в течение всего отопительного периода, исключать загрязнение воздуха вредными веществами, неприятными запахами, образующимися в процессе эксплуатации, не создавать шума, превышающего допустимые уровни.

Температура воздуха в помещениях хранения лекарственных средств, не требующих особых условий хранения, приемки товара, кабинете администрации и торговом зале должна быть не ниже 18 0С и не выше 25 0С. Относительная влажность в помещениях аптек должна быть 30-80 %.

Запрещается прокладка канализационных трубопроводов под потолком торговых залов и производственных помещений, а также в помещениях для хранения лекарственных средств, изделий медицинского назначения, медицинской техники и товаров аптечного ассортимента.

Помещения аптек должны быть оборудованы системами естественного и (или) искусственного освещения. В помещениях хранения, административно-бытовых помещениях и коридорах аптек первой, второй, третьей категорий может быть предусмотрено только искусственное освещение. Во всех помещениях аптек четвертой и пятой категорий может быть только искусственное освещение.

Естественное и (или) искусственное освещение в помещениях аптек должно соответствовать требованиям настоящих Санитарных норм и правил и иных ТНПА, быть достаточным в зависимости от назначения помещения и характера выполняемых работ.

Требования к содержанию и эксплуатации помещений, оборудования, мебели и инвентаря.

Постановление МЗ РБ от 1 октября 2012 года №154 Об утверждении санитарных норм и правил «Санитарно-эпидемиологические требования для аптек».

Отделка производственных помещений и помещений (зон) хранения (внутренние поверхности стен, потолков, полов) аптек, а также отделка помещений (зон) приемки и обслуживания населения (внутренние поверхности стен, полов) должна допускать возможность проведения влажной уборки, обработки и дезинфекции с использованием средств дезинфекции, моющих и моющих с дезинфицирующим эффектом.

В помещениях аптек, за исключением производственных помещений, стерилизационной и помещения проведения контроля качества лекарственных средств, могут применяться подвесные потолки различных конструкций.

Конструкция и материалы подвесных потолков должны обеспечивать возможность проведения влажной уборки и дезинфекции.

Для обеспечения условий хранения и сохранности лекарственных средств, изделий медицинского назначения, медицинской техники и товаров аптечного ассортимента аптеки оснащаются соответствующим оборудованием, мебелью и инвентарем в соответствии с требованиями НАП.

Использование неисправного или имеющего дефекты оборудования, мебели и инвентаря не допускается.

Оборудование, мебель (в том числе ее внутренняя поверхность) и инвентарь должны иметь гигиеническое покрытие, допускающее проведение влажной уборки и дезинфекции.

В производственных помещениях аптек не допускается размещать оборудование и инвентарь, не имеющие отношения к изготовлению лекарственных средств, а также выращивать комнатные растения, вешать занавески. В непроизводственных помещениях аптек допускается декоративное оформление, в том числе озеленение.

Перед входом в асептический блок, помещение аптечного изготовления лекарственных средств, водоподготовки, стерилизационную должны быть предусмотрены специальные (губчатые, иные) коврики, смоченные раствором средств дезинфекции. Обработка ковриков раствором средств дезинфекции должна проводиться по мере их высыхания.

Для мытья рук работников аптеки в шлюзе асептического блока должен быть установлен умывальник, оборудованный дозирующими устройствами для жидкого мыла и антисептического средства, электрополотенцем и (или) одноразовыми бумажными полотенцами с крепежными устройствами.

При использовании одноразовых бумажных полотенец возле умывальника должно быть установлено мусорное ведро с крышкой, регулируемой педальным механизмом. Педальный механизм в мусорном ведре должен быть в исправном состоянии.

В помещении обработки аптечной посуды должны быть выделены и промаркированы раковины для мытья посуды, предназначенной для изготовления стерильных лекарственных форм, нестерильных лекарственных форм для внутреннего применения и нестерильных лекарственных форм для наружного применения.

В этих же раковинах обрабатывается посуда (баллоны, мерные цилиндры, воронки), ступки, шпатели и другие вспомогательные средства. Запрещается использовать данные раковины для мытья рук.

В местах установки раковин, других санитарно-технических приборов и оборудования, увлажняющих стены, должна быть выполнена отделка стен влагостойкими материалами.

Санитарный узел должен быть изолирован от производственных помещений шлюзом (тамбуром). Для мытья рук работников в шлюзе санитарного узла должен быть умывальник, оборудованный дозирующими устройствами для жидкого мыла и антисептического средства, электрополотенцем и (или) одноразовыми бумажными полотенцами с крепежными устройствами. При использовании одноразовых бумажных полотенец возле умывальника должно быть установлено мусорное ведро с крышкой, регулируемой педальным механизмом. Педальный механизм в мусорном ведре должен быть в исправном состоянии.

Санитарно-технические приборы и устройства (краны, раковины, унитазы и другие устройства) должны быть чистыми, находиться в исправном состоянии, не должны иметь сколов, трещин и других дефектов.

Капитальный и косметический ремонт помещений аптек с заменой пришедшего в негодность оборудования, систем отопления, вентиляции, водоснабжения и водоотведения, санитарно-технического

оборудования должен проводиться по мере необходимости в зависимости от их санитарно-технического состояния.

Защита помещений аптек от грызунов и насекомых должна обеспечиваться проведением комплексных инженерно-строительных, а по мере необходимости – дератизационных и дезинсекционных мероприятий.

Уборка помещений аптек должна проводиться влажным способом с использованием средств дезинфекции, моющих и моющих с дезинфицирующим эффектом средств. Сухая уборка помещений аптек не допускается.

Полы должны мыться с применением моющих средств по мере необходимости, но не реже 1 раза в смену, стены и двери – не реже 1 раза в неделю. Потолки 1 раз в месяц должны очищаться от пыли влажной ветошью.

В период эпидемического подъема заболеваемости острыми респираторными инфекциями уборка помещений аптеки с использованием средств дезинфекции должна проводиться 1 раз в неделю.

Оборудование производственных помещений должно подвергаться ежедневной влажной уборке. Шкафы для хранения лекарственных средств должны убираться по мере необходимости, но не реже 1 раза в неделю. Уборка асептического блока должна проводиться не реже 1 раза в смену.

Раковины для мытья рук и санитарные узлы должны обрабатываться с использованием чистящих, моющих средств и средств дезинфекции не реже 1 раза в день.

Оконные стекла, рамы и пространство между ними должны очищаться с применением моющих средств не реже 1 раза в месяц. При этом окна снаружи и межрамное пространство моются только в теплое время года.

Генеральная уборка всех помещений аптеки с использованием средств дезинфекции должна проводиться не реже 1 раза в месяц с закрытием аптеки на санитарный день (санитарные часы).

Генеральная уборка асептического блока с использованием средств дезинфекции должна проводиться не реже 1 раза в неделю.

При проведении генеральной уборки помещений аптек должны соблюдаться следующие требования:

· должна использоваться одноразовая или продезинфицированная ветошь;

· влажная уборка поверхностей должна проводиться в следующей последовательности: потолок, окна и подоконники, стены и двери – сверху вниз, оборудование, пол – от дальней стены к выходу;

· смывание нанесенных средств дезинфекции, моющих и моющих с дезинфицирующим эффектом средств должно осуществляться водопроводной водой с использованием ветоши.

По окончании генеральной уборки помещений аптеки должна проводиться дезинфекция и сушка уборочного инвентаря и ветоши, использовавшихся для этих целей.

Весь уборочный инвентарь для уборки помещений аптек должен:

· иметь четкую маркировку «пол» и «выше пола» с указанием назначения помещения;

· использоваться строго по назначению;

· подвергаться обеззараживанию и сушке;

· храниться в чистом виде в специально выделенном помещении или шкафу.

Ветошь, предназначенная для уборки помещений аптек, после дезинфекции и сушки должна храниться в чистой промаркированной, плотно закрытой таре.

Уборочный инвентарь и ветошь, используемые для санитарных узлов, должны иметь сигнальную маркировку красного цвета и храниться отдельно в санитарном узле.

43. Санитарно-эпидемиологические требования к личной гигиене работников аптек.

Постановление МЗ РБ от 1 октября 2012 года №154 Об утверждении санитарных норм и правил «Санитарно-эпидемиологические требования для аптек».

Работники аптек должны проходить обязательные медицинские осмотры в порядке, определенном законодательством Республики Беларусь.

Работники аптек должны быть обеспечены санитарно-гигиенической одеждой в количестве, позволяющем осуществлять ее смену и иметь сменную обувь.

Смена санитарно-гигиенической одежды работников аптек должна производиться по мере загрязнения, но не реже 1 раза в неделю.

Хранение запаса чистой санитарно-гигиенической одежды должно осуществляться в специально выделенных шкафах. Верхнюю одежду и обувь работников аптеки необходимо хранить отдельно от санитарно-гигиенической одежды и сменной обуви в шкафах (шкафу, разделенном перегородкой на две секции).

Работники аптек, занятые изготовлением, фасовкой и контролем качества лекарственных средств, перед началом смены должны обеспечиваться одноразовыми бумажными полотенцами или чистыми многоразовыми полотенцами для индивидуального пользования.

Работники аптек обязаны соблюдать следующие правила:

· придя на работу, снять верхнюю одежду и обувь;

· перед началом работы надеть санитарно-гигиеническую одежду и сменную обувь, вымыть руки;

· перед началом работы, связанной с изготовлением лекарственных средств, проводить гигиеническую обработку кожи рук антисептическим средством;

· перед посещением санитарного узла снимать халат, и после его посещения тщательно вымыть руки и обработать их антисептическим средством.

Работники аптек, занятые изготовлением, фасовкой и контролем качества лекарственных средств, не должны хранить на рабочих местах и в карманах санитарно-гигиенической одежды предметы личного пользования, кроме чистого носового платка, носить ювелирные изделия на руках. Ногти на руках должны быть коротко острижены и не

покрыты лаком, волосы должны быть тщательно убраны под плотно прилегающий санитарно-гигиенический головной убор.

Работники аптек, занятые изготовлением лекарственных форм в асептических условиях, при входе в шлюз асептического блока должны надеть специальную обувь, вымыть руки и обработать их антисептическим средством, надеть стерильную санитарно-гигиеническую одежду и головной убор, стерильную маску, которая должна меняться через каждые 4 часа работы, бахилы.

Санитарно-гигиеническая одежда должна быть собрана на запястьях и высоко на шее. Не допускается наличие у работников объемной, ворсистой одежды под стерильной санитарно-гигиенической одеждой.

Комплект санитарно-гигиенической одежды для работы в асептическом блоке должен подвергаться стерилизации с соблюдением режима стерилизации. Срок хранения комплекта санитарно – гигиенической одежды в закрытых биксах не более 3 суток. Сменная обувь работников асептического блока должна храниться в закрытых шкафах, ящиках в шлюзе асептического блока.

Работникам аптек запрещается:

· принимать пищу в производственных помещениях аптек и помещении проведения контроля качества лекарственных средств;

· выходить за пределы аптеки в санитарно-гигиенической одежде и сменной обуви;

· курить (потреблять) табачные изделия в помещениях аптек.

В аптеке должен быть разработаны и выполняться мероприятия по реализации запрета курения (потребления) табачных изделий на территории и в помещениях аптеки, за исключением места, специально предназначенного для этой цели.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *