Должностные обязанности административного помощника.

Что значит административная поддержка руководителя. Должностные обязанности административного помощника

Должностные обязанности административного помощника больше, чем просто отвечать на телефонные звонки и заказывать обед для босса. Прочитайте эту статью, что бы узнать больше об этих обязанностях. Должностные обязанности административного помощника, сейчас расширились до более сложных обязанностей, как делать презентации и запуск офиса. Должностная инструкция помощника администратора включает в себя обязанности по управлению проектами и ответственность. В принципе, он работает в многозадачном режиме. Основная его обязанность – обеспечивать административную поддержку, чтобы помочь гладко и эффективно работать в офисе.
Обязанности
Административный помощник делает отчетность для руководителя,будто старший административный менеджер.Обязанности административного помощника предполагают уделение внимания мельчайшим деталям, быть неплохо организованным и иметь отличные навыки общения. Обязанности административного помощника включает выполнение и координацию административной деятельности офиса, получение и интеграция данных и распространение информации клиентам и сотрудникам компании.
Обязанности и ответственность помощника по административным вопросам,также распространяется для выполнения различных обязанностей, таких будто планирование совещаний, встреч, организация и ведение делопроизводства совместно с мягкими копиями, проведение исследований и распространения информации, используя телефон, e-mail, письма и веб-сайты. Обязанности административного помощника также включают в себя поддержку в организации поездок и размещение гостей.
Административному помощнику также эффективно требуется возделывать и использовать факсы, ксероксы, сканеры, видеоконференции, телефонные системы, компьютерные, офисные программы и др. . Он/она также должны быть неплохо знакомыми с файлами word, электронными таблицами,презентациями Powerpoint, отчетами, документами, публикациями, программным обеспечением и цифровыми графиками.
Административный помощник должен владеть хорошие навыки коммуникации и ведения переговоров, когда говорит и работает с клиентами, продавцами и другими сотрудниками. Административный помощник должен быть в состоянии править акциями и другими хранилищами данных. Многие компании передают обязанности и ответственность, обучение и ориентацию новых сотрудников на административного помощника. Административному помощнику требуются познания для управления видео-звонками, контролировать работу других сотрудников,выполнять обозрение записок, представлений, отчетов и др. Они также должны уметь выполнять подготовку планов, организовать заседания комитетов и исполнительных органов.
Основные обязанности включают сбор корреспонденции, отчетов и других документов. Они должны уметь поддерживать файлы office, open и разносить документы по почте,организовывать встречи и мастерить координацию ремонта оргтехники. Они также обязаны хранить конфиденциальную информацию и файлы, записи принимаемых решений, организация оплаты гонораров, исследования и поддержка в подготовке ходатайств, политик и процедур офиса. Они также должны приветствовать и помогать посетителям, отвечать на телефоны и направлять их в соответственный департамент.
Функции и обязанности административного помощника, также включает в себя организацию офиса, заказ канцелярских товаров, ведение клиентов и выполнение офисной работы гладко. Если какие-либо глюки проявляются в повседневной работе офиса, он должен быть в состоянии ликвидировать проблему.
Навыки и умения
Кандидат должен обладать определенными навыками и знаниями. Это включает в себя познания:

Бухгалтерский учёт
Администрирование офиса
Финансовые аспекты
Сведения о сотрудниках и файлах
Программы обработки слов, а также использовать электронные таблицы

Кандидат должен обладать навыками, которые включают в себя:
Письменные коммуникативные навыки
Навыки межличностного общения
Способность принимать решения
Способность к решению задач
Вербальные и коммуникативные навыки аудирования
Навыки управления временем
Здешний язык, а также другие общие языки обещния, развитие навыков чтения и письма
Организационные навыки

От себя лично хочу добавить, кандидат должен обладать отличной трудовой этикой, должен быть честным, надежным, скромным и гибким. Человек должен владеть культурную чувствительность и уважительно смотреть ко всем сотрудникам и клиентам организации.

Проблемы
Он может столкнуться с различными трудностями во пора его/ее работы. Они включают в себя долгие часы работы, использование компьютеров, а также подъём или смещение отдельных товары для офиса и материалов. Он может столкнуться с непрерывным перерывом сотрудников,и возможно, придётся поговорить с ним/ней на регулярной основе. Помощник должен быть умственно и физически сильным. Ему нужно не лишь, чтобы поговорить с сотрудниками, клиентами, однако и уложиться в сроки, отслеживать заказы и поставки, а также должны быть высокая точность поддержания уровня в области всех основных и нюансов работы. В некоторых случаях, он должен владеть знания, касающиеся некоторых правовых аспектов, знать терминологию, а также процедуры. Тех, кто работает в медицинских учреждениях,могут потребоваться определенные познания, связанные с медицинскими процедурами, оборудованием, терминологией, а также отчетами.
Вы может найти работу,и она может быть огромной и сложной, однако это, безусловно, одна из полезных возможностей трудоустройства. Весь офис, зависит от вас и для вас необходимо будет знать любой уголок и угол кабинета. Он становится будто ваш ребенок, и вы должны лелеять его и увериться, что он работает гладко. Вы должны владеть опыт в навыках секретаря, диплом об окончании средней школы с основными офисными и компьютерными навыками. Существует большое число компаний, которые ищут кандидатов со степенью бакалавра на место административного помощника. Если вы амбициозный человек, кто не уклоняется от обязанностей и проблем, это верный путь карьеры для вас.

В обязанности всех секретарей входит обеспечение административной поддержки руководителя. К данным обязанностям относится организация деловых встреч, совещаний и поездок. О том, как правильно организовать данные мероприятия – читайте в нашей статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как правильно организовать деловую встречу руководителя;
  • административная поддержка руководителя при организации совещаний;
  • административная поддержка руководителя по организации деловых поездок.

Секретарь руководителя должен оказывать максимальную помощь в организации различных мероприятий, будь то совещание или поездка в другую страну. Зачастую новичкам бывает трудно разобраться во всех нюансах сразу. Именно поэтому сегодня мы рассмотрим, как организовать административную поддержку руководителя.

Административная поддержка руководителя: организация встреч

В первую очередь административная поддержка руководителя включает в себя такие мероприятия, как деловые встречи. Они могут проводиться как на территории вашей организации, так и вне. Деловые встречи условно делятся на деловые беседы и переговоры. Первые проводятся в свободной форме и представляют собой обсуждение каких-либо вопросов. Деловые беседы не всегда заканчиваются принятием решений, чего нельзя сказать о переговорах. Переговоры подразумевают более строгий формат встречи, которые организуются для принятия важных решений о выработке ценовой политики, совместной деятельности организаций и т.д. Переговоры всегда заканчиваются подписанием итоговых документов или устным соглашением.

Если деловая встреча проводится на территории вашей организации, то необходимо заняться подготовкой помещения, сформулировать повестку дня, подготовить нужные документы и своевременно оповестить всех приглашенных. Если встреча будет занимать много времени, то необходимо предусмотреть организацию перерыва, наличие напитков (чай, кофе), а также количество посадочных мест для всех участников.

Административная поддержка руководителя при организации совещаний

При подготовке совещаний руководителю и секретарю необходимо учитывать следующие рекомендации:

Следует учитывать, что совещания бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания (которое проводится по определенному графику), секретарь должен заняться приглашением участников, оповещением руководителя о неявившихся и выяснением причин отсутствия. Во время проведения оперативного совещания секретарь должен находиться в приемной и осуществлять прием звонков и посетителей.

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

  • назначение даты, времени и места проведения совещания;
  • составление повестки дня, списка участников и докладчиков;
  • выполнение работ, которые могут потребоваться перед началом совещания;
  • составление текста приглашения.

Особый вид совещания представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое совещание проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.

Для данного совещания необходимо сформулировать одну задачу – самую важную и требующую безотлагательного решения. Чем меньше сотрудников будет принимать участие в совещании, тем быстрее удастся найти решение. Время, отведенное на данное мероприятие, также должно быть строго ограничено. Вы удивитесь, когда узнаете, как ограниченные сроки стимулируют принятие решений. Решения, выдвигаемые в рамках таких совещаний, должны быть именно коллективными. Т.е. каждое выдвинутое решение должно обсуждаться с учетом предложений именно всех участников. Как правило, именно поправки, вносимые большинством, позволяют найти самое правильное и нужное решение.

Административная поддержка руководителя по организации деловых поездок

Организация поездок руководителя является одним из самых сложных этапов работы секретаря, особенно когда это касается поездок в другие страны. В последнем случае самым сложным и муторным процессом может оказаться оформление визы. Давайте разберемся, как не допустить ошибок на этом этапе.

Для оформления визы необходимо собрать пакет документов, которые запрашивает посольство. Чтобы сэкономить время, рекомендуем сперва посетить сайт посольства и ознакомиться с требованиями и условиями выдачи виз. После этого необходимо позвонить в посольство – иногда посольства не успевают размещать на сайте измененные требования.

Стоит запомнить! Разговоры с посольством (в том числе и запись на подачу документов) платные. Счета выставляются на физическое лицо и оплачиваются через банк. Если вы не оплатите счет вовремя, то в следующий раз вам не предоставят информацию и не запишут на подачу визы, даже если вы обратитесь в другое посольство – у посольств единая база данных.

Во время звонка уточните, кто, где и на каких условиях может подать документы (например, может понадобиться доверенность) на визу, в какой валюте и где оплачивают визовый сбор (иногда посольства принимают оплату через банки – в этом случае не забудьте взять с собой подтверждение платежа) и на какое число ведется запись в данный момент. Во время туристического сезона запись может вестись на три недели вперед. Возможно, имеет смысл записаться сразу. Если документы не подаются вовремя, никаких санкций не предусмотрено, просто вам придется записываться еще раз.

Если вы не успели собрать все документы, можно попробовать договориться, чтобы вам разрешили принести недостающие документы позже или в день получения визы или отправить их по электронной почте либо по факсу. Это не значит, что в посольстве пойдут вам навстречу, но это возможно, особенно в том случае если человек подает документы на визу в данное посольство не в первый раз.

На сайте посольства можно скачать форму анкеты, которую нужно заполнить, внимательно ознакомившись с инструкцией по ее оформлению.

Визы бывают двух видов: деловые и туристические.

Для получения туристической визы достаточно запросить визовую поддержку у отеля, в котором ваш руководитель планирует остановиться. Часто она выдается исключительно на те даты, на которые забронирован номер в отеле.

Для получения деловой визы требуется приглашение от деловых партнеров. Процедура получения деловой визы обычно сложнее, чем туристической: посольство запрашивает подтверждение деловых контактов (договоры, счета, выписку из реестров и пр.), поэтому для однократного выезда часто оформляют туристическую визу через отель. Но если ваш руководитель планирует посещать страну часто, лучше оформить деловую визу, особенно если учесть, что людям, въехавшим в страну по туристической визе, запрещено заниматься на ее территории коммерческой деятельностью.

Следует помнить, что посольства не работают не только в российские праздники, но и в праздничные дни представляемой страны. Особенно этот факт следует учитывать в декабре-январе, когда длительность праздников достигает трех недель.

Далее необходимо забронировать гостиницу. Для этого необходимо знать, в какой части города большую часть времени будет проводить ваш руководитель в командировке. Поиск и бронирование гостиницы лучше осуществлять на специальных сайтах, которые содержат карты городов. Также поинтересуйтесь, какие условия бронирования в данной гостинице. При необходимости запросить визовую поддержку от гостиницы, рекомендуем оповестить сотрудников по телефону или электронной почте, указав обратный электронный адрес. Полученный документ необходимо распечатать в двух экземплярах: один потребуется для посольства, второй могут запросить при пересечении границы. Не забудьте заказать трансфер для вашего руководителя, который встретит его в аэропорту. Как правило, большинство гостиниц предлагают данную услугу. Если ваш руководитель совершает регулярные поездки в один и тот же город, то советуем договориться с гостиницей о специальном обслуживании. Это позволит заблаговременно бронировать номер без внесения предоплаты.

Вложенные файлы

  • Протокол общего собрания работников об избрании представителей трудового коллектива (бланк).doc
  • Положение о командировках (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (бланк).doc

Доступно только подписчикам

  • Протокол общего собрания работников об избрании представителей трудового коллектива (образец).doc
  • Положение о командировках (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (образец).doc

Шамаева М.А.
выпускница группы ITM-24
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ.

В настоящее время сфера административного менеджмента претерпела серьезные изменения в большинстве секторов и индустрий бизнеса. На протяжении, пожалуй, последнего десятилетия в России появилось понятие офиса первых лиц, бизнес-ассистирования, professionalservicestuff, под которыми понимаются специалисты административного, экономического, управленческого профиля, обладающие широким набором профессиональных компетенций, позволяющих выстраивать административную поддержку руководства компаний на самом высоком и качественном уровне. Это внутренний сервисный процесс, исходя из классификации, предложенной Майклом Портером, процесс административной поддержки и работы, который, в свою очередь, призван поддержать основные бизнес-процессы организации. То есть это вся административная работа по поддержке высшего руководства и управленцев при достижении ключевой задачи бизнеса – увеличения скорости генерации доходов компании, а также снижения связанного капитала и операционных расходов.

В первой главе дипломной работы представлены теоретические основы административной поддержки и администрирования организаций. Раскрывается происхождение административного менеджмента как свода профессиональных знаний, раскрываются понятия администрации, руководства и менеджмента. Административный блок в организации позиционируется как форма администрирования. Приведены функции административного блока, факторы внутреннего и внешнего администрирования.

Во второй главе дипломной работы мною раскрыты особенности административной поддержки бизнеса – от момента его становления до устойчивого функционирования. Профессионалы от административного блока, работающие с первыми лицами, обязаны учитывать все особенности этапов жизненного цикла организации, владеть широким спектром профессиональных и личностных качеств, предъявляемых к профессии. В главе рассмотрена модель механизма администрирования организации, поддержка принятия управленческих решений, и место и роль административного блока в организационных структурах.

В третьей главе раскрывается технология администрирования организации на базе структурного подхода Генри Минцберга. Рассмотрены основные части организации, координационные механизмы, системы контроля и планирования, инструменты взаимодействий.

Четвертая глава посвящена практическим вопросам административной поддержки и администрирования организаций. Считаю необходимым и полезным привести описание портрета (профиля) административного работника, модель лидерства, перечень профессиональных сообществ и ассоциаций административных работников. Результативность работы административного блока в организации это и есть основной эффект от администрирования. Практические рекомендации по расширению зоны влияния административного блока / работника приведены в форме таблицы, и разработаны мною на основе гипотез организационных взаимосвязей Генри Минцберга.

Мною накоплен многолетний профессиональный опыт становления и запуска офиса первых лиц , административной поддержки первых лиц – акционеров, собственников бизнеса и руководителей верхнего уровня управления.Результатом обобщения и переосмысления административного опыта работы в компаниях разных секторов бизнеса и стал данный дипломный проект.Проблема принятия грамотных управленческих решений особенно актуальна в разрезе повышения производительности труда в нашей стране. Консалтинговые компании оценивают производительность в России на невысоком уровне.Согласно исследованиям консалтинговой компании McKinsey&Company производительность труда на российских предприятиях с учетом имеющегося у них технического вооружения составляет 30-50% от потенциально возможного уровня. Это значит, что компании, выплачивая персоналу 100% заработной платы, взамен получают менее 50% отдачи.В результате, мы имеем дело с прямыми потерями из-за низкой производительности труда, которые составляют свыше 50% фонда оплаты.

При этом совокупные потери в зависимости от численности персонала на предприятиях выливаются в серьезные суммы.

Совершенствование производственных, информационных и управленческих технологий в условиях современной экономики, а также переоценка индивидуальных и корпоративных ценностей позволили фирмам, использующим организационные подходы и административный менеджмент, подойти к решению одной из важнейших задач в любой организации – получения от работников максимальной отдачи, а, следовательно, достижения высоких конечных результатов деятельности.

Особую практическую ценность дипломного проекта представляют разработанные на основе организационно-структурного подхода Генри Минцберга практические рекомендации, вытекающие из моего личного и профессионального опыта административной работы.

Работа административным помощником во многом схожа с работой секретаря, включая подготовку печатных документов, обработку телефонных звонков, контроль за документооборотом и ведение протоколов совещаний. Помимо этого, в обязанности административного помощника может входить контроль за материально-техническим обеспечением офиса, совместная работа с супервайзерами над важными проектами и управление работой секретарей. Несмотря на то, что данная позиция не требует какого-либо специального образования, административным помощникам руководителей высшего звена компании, и тем, кто работает в особых областях, таких как медицина или атомная энергетика, может потребоваться наличие профильного образования.

Обязанности

Часто, обязанности административного помощника намного шире чем у секретаря. Помимо прочего на нём лежит обеспечение офиса всем необходимым для бесперебойной работы сотрудников, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, координация графиков поездок и встреч сразу нескольких людей. Иногда административный помощник отвечает и за связь с общественностью . Информируя общественность о тех, или иных событиях, он представляет свою компанию, т.е. является «лицом» компании. В некоторых случаях старший административный помощник контролирует работу младших помощников и/или секретарей, и периодически должен предоставлять отчёты и презентации о их работе. Довольно часто человек работающий на этой позиции помогает в проведении тренингов для нового персонала, особенно если работа этого персонала будет связана с выполнением административных задач. Административному помощнику также необходимо обладать такими навыками, как, например, умение работать с различным офисным оборудованием, понимание организации и проведения тендеров на поставку той или иной продукции и услуг.

Необходимые навыки

В виду того, что представителям данной профессии приходится контролировать рабочий график сразу нескольких людей, и отслеживать ход работы сразу нескольких проектов, они должны быть очень внимательны даже к самым маленьким деталям, и способны выполнять сразу несколько заданий одновременно. Им также необходимо обладать хорошими коммуникационными навыками, т.к. по роду деятельности им приходится много взаимодействовать с людьми, как с сотрудниками компании, так и с её клиентами. Способность принимать решения и работать самостоятельно тоже является важной составляющей, т.к. административный помощник – это человек который может быстро определить является ли полученный документ важным, или же не представляющим особого интереса. На какое электронное письмо может ответить рядовой сотрудник, а какое требует внимания руководителя более высокого уровня. Как и в каком порядке пройти согласование документов по всем служебным инстанциям, чтобы задача была выполнена качественно и в срок. Помимо всего упомянутого, административный помощник должен иметь хорошую дикцию, уметь красиво писать, и разбираться в современных технологиях, т.к. это часто необходимо при работе с большим объёмом корреспонденции, базами данных, проверке и редактировании документов.

Специализация

Административный помощник может специализироваться на работе отдельно взятого подразделения компании, например, отдела кадров или информационных технологий. Хотя такое положение дел свойственно скорее крупным организациям.

Административный помощник высшего должностного лица работает только с первыми лицами компании. Он может отвечать за работу целой группы людей, или же работать в команде с одним человеком. В любом случае, помимо упомянутого выше, помощник этого уровня ответственен за организацию поездок и участие в конференциях высшего менеджмента компании, взаимодействие с руководящим органом компаний-партнёров и членами их совета директоров. Проще говоря, чем выше, масштабнее и весомее должность руководителя, тем больше требований предъявляется к его административному помощнику.

Иногда административный помощник может специализироваться в какой-то конкретной области, например, медицине или праве. В таких случаях помимо стандартных обязанностей, ему приходится выполнять задания, напрямую относящиеся к его специализации. Например, от помощника адвоката может потребоваться провести изучение судебных прецедентов и организовать краткое заседание с обсуждением основных вопросов рассматриваемого дела. От помощника врача часто требуется знание процедуры оформления и выставления страховой компании счётов за оказанные врачом медицинские услуги и правил работы лаборатории.

Встречаются и виртуальные административные помощники, выполняющие свою работу удаленно , посредством телефона и сети интернет.

Профессиональная подготовка

В большинстве случаев, кандидат на вакансию административного помощника может получить эту должность при наличии полного среднего образования и прохождении курсов по деловой этике и информационным технологиям. Для вакансий специализированных областей, таких как медицина или юриспруденция, кандидату необходимо знать, понимать и ориентироваться в механизме работы данной отрасли и её терминологии. Сертификат о прохождении профессиональной подготовки, диплом специалиста, свидетельство об окончании обучения в признанном учебном заведении – всё это может существенно помочь при устройстве на работу и дальнейшем продвижении по служебной лестнице.

Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?

Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.

Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.

Не только у выпускников вузов, но даже у более опытных соискателей должность персонального помощника ассоциируется в первую очередь со скучной секретарской работой, однако на деле ассистент может выполнять различные административные роли.

  1. Менеджер по делопроизводству: отвечает за ведение документации, данный сотрудник может частично совмещать обязанности секретаря и архивариуса.
  2. Офис-менеджер: такая должность актуальна для средних компаний или подразделений со штатом от тридцати человек.; офис-менеджер подчиняется главе предприятия/филиала и другим членам руководящего состава; сотрудник контролирует первичную документацию, выполняет часть секретарских функций (звонки, координирование встреч, помощь гостям), может выполнять роль «хозяйки офиса» — поддерживать материально-техническое обеспечение деятельности всех служб офиса (заказ расходников, организация мелкого текущего ремонта и т. п.).
  3. Секретарь-референт: референты обычно занимаются «механической» работой: документооборот, обработка входящей/исходящей корреспонденции, телефонные звонки.
  4. Секретарь-ассистент: сотрудник, замещающий вакансию секретаря-помощника, подчиняется только непосредственному руководителю, совмещает функции делопроизводителя с выполнением ряда несложных частных поручений.
  5. Бизнес-ассистент: это буквально правая рука топ-менеджера, гендиректора или владельца бизнеса, а потому требования к данной должности очень высоки; личный помощник подчиняется только своему непосредственному руководителю, может считаться полноценным заместителем директора, способен и наделён полномочиями принимать самостоятельные решения по ряду вопросов.

Специфика профессии

Наверное, редкая должность сравнится по уровню противоречивости и размытости требований, как работа личного помощника, которая должна быть не столько профессией, сколько призванием.

Специфика должности «личный ассистент» такова, что невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности, полный функционал, поскольку конкретный круг обязанностей по большей части зависит от индивидуальных потребностей работодателя. Иногда директору требуется человек, который избавил бы его от «бумажной работы», порой ассистент занят выполнением личных поручений. Некоторые директора предпочитают нанимать двух помощников для различных видов деятельности, а в крупных компаниях помощник может выполнять роль главы специального отдела и даже иметь собственных подчинённых.

Общие обязанности ассистента

Функциональные обязанности работников, занятых данным направлением деятельности, включают в себя немало пунктов:

  1. обеспечение структурированного рабочего дня директора: организация встреч, поездок, составление расписания, подготовка к подписанию необходимых документов;
  2. забота о комфорте рабочего места руководителя: обеспечение чистоты, тишины, уюта, нормального функционирования оргтехники;
  3. работа с документооборотом директора: письмами, телефонограммами;
  4. проведение первичных переговоров, обработка и передача запросов от линейных руководителей;
  5. забота о психологическом комфорте руководителя: составление удобного графика, напоминание о важных мероприятиях, встречах, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для директора формате.

В некоторых компаниях ассистент может отвечать за документооборот всей организации или руководить отделом секретариата.

Дополнительные функции помощника руководителя

Обычно список обязанностей бизнес-ассистента значительно шире, чем функционал секретаря или администратора. Личный помощник, на которого возлагаются дополнительные обязанности, — обычное дело для данной сферы деятельности.

Чаще всего руководителю требуется сотрудник с разноплановыми способностями и талантами. Круг обязанностей должности личного помощника может подразумевать перевод документов с иностранного языка, а также сопровождение руководителя на деловых встречах в качестве переводчика: порой на переговорах озвучивается такая информация, которую нельзя доверить стороннему лицу. На ассистента могут возлагаться заботы о бытовых потребностях директора: заказ такси, гостиничного номера, организация питания, оформление необходимых для поездки документов. Словом, каждый руководитель предъявляет свои особенные требования к кандидату на роль правой руки первого лица компании.

Профессиональные запросы к соискателю на должность личного ассистента руководителя

Профессию помощника часто рассматривают как карьерный старт, возможность получить управленческий опыт и вникнуть в практические тонкости выбранной отрасли. Молодому выпускнику имеет смысл рассматривать предложения средних организаций, поскольку серьёзный топ-менеджер наверняка предпочтёт кандидата, обладающего определённым жизненным опытом и профессиональными навыками. Впрочем, не бывает правил без исключений, иногда вакансия крупной корпорации достаётся молодым, но талантливым соискателям.

Требования к опыту и образованию ассистента

Соискатель на должность личного помощника должен обладать как минимум средним профессиональным, а лучше — высшим образованием, связанным с администрированием или (в отдельных случаях) со спецификой деятельности предприятия.

Обычно к кандидатам предъявляются следующие профессиональные требования:

  • безукоризненная грамотность;
  • поставленная речь;
  • знание основ необходимых разделов законодательства, касающихся административной и производственной деятельности компании;
  • владение всеми базовыми офисными программами;
  • навыки работы с документооборотом;
  • осуществление деловой переписки и переговоров в соответствии с нормативными, корпоративными и профессионально-этическими нормами;
  • владение иностранным языком на разговорном (иногда техническом) уровне;
  • если речь идёт о помощнике уровня заместителя директора, то обязательно полное понимание специфики организации и ключевых бизнес-процессов.

Минимальный перечень требований к претенденту на должность персонального помощника может быть расширен в зависимости от размера, сферы деятельности и иных особенностей конкретной компании. Многие организации называют конкурентным преимуществом наличие у соискателя дополнительных курсов или образования по различным бизнес-направлениям.

Личные качества, необходимые помощнику главы компании

Специфика такой ответственной и многогранной профессии, как личный помощник руководителя, требует особого склада характера. Ассистент должен уметь подстраиваться под распорядок дня, психологические особенности, личные предпочтения начальника. Основное требование к ассистенту — его темперамент и модели поведения должны дополнять личность руководителя, а не вступать в диссонанс.

Помощник топ-менеджера должен обладать следующими качествами:

  • стрессоустойчивость, умение с одинаковым хладнокровием справляться с недовольством подчинённых и раздражением начальства;
  • многозадачность: способность держать под контролем несколько дел одновременно — незаменимое качество личного ассистента;
  • высокий уровень культуры: для ассистента гендиректора или владельца бизнеса представительские качества имеют первостепенное значение;
  • позитивный настрой: деятельность личного помощника зачастую невозможно уместить в чёткие границы, поэтому без оптимистичного отношения к различного рода неожиданностям даже перспективный специалист быстро почувствует эмоциональное выгорание;
  • высокая обучаемость: спектр интересов руководителя компании может предполагать самые неожиданные запросы, чтобы предоставить достоверные сведения, ассистент должен обладать способностью быстро разбираться в незнакомой информации, выделять из неё главное и структурировать суть в удобную форму.

Однако самым главным достоинством личного помощника является безусловная лояльность и стремление соблюдать интересы работодателя.

Нормативно-правовые аспекты должности личного помощника

Квалификационный справочник относит должность личного ассистента к категории руководящих постов. Следовательно, административно-организационные обязанности ассистента расцениваются и регламентируются подобно функционалу руководства (как минимум линейного уровня).

Режим работы

Продолжительность рабочего дня личного помощника зачастую зависит от рабочего распорядка его руководителя. Строгое соблюдение прописанных в нормативных документах рамок трудового дня возможно разве что для вспомогательных должностей, вроде офис-менеджера, а помощник рангом выше обычно вынужден сопоставлять свой график с режимом начальства.

Размытость рабочего дня, а также необходимость всегда оставаться на связи и пребывать в состоянии «боевой готовности» зачастую отпугивает кандидатов, хотя в совокупности рабочие часы составляют не больше времени, чем на любой другой хорошо оплачиваемой должности. Однако необходимо учитывать, что, как на всяком руководящем посту, граница между рабочим и личным временем заметно стирается.

Должностная инструкция

Законодательство РФ не регламентирует процесс разработки должностной инструкции и не предъявляет жёстких требований к её содержанию. Поэтому большинство работодателей самостоятельно определяют круг задач и полномочий для той или иной вакансии.

Должностная инструкция представляет собой структурированное разъяснение смысла конкретной должности, этот нормативный документ содержит не только обязанности, но и права сотрудника.

  1. Общие положения — данный раздел содержит сведения о требованиях, предъявляемых к кандидату; указывает порядок заключения и расторжения трудового договора; определяет иерархию подчинения; регламентирует порядок замещения сотрудника на период его отсутствия.
  2. Должностные обязанности — планирование рабочего дня; осуществление технического обеспечения деятельности руководителя; сопровождение директора на совещаниях, в поездках; ведение протоколов переговоров, совещаний, иных деловых встреч; урегулирование отдельных вопросов по поручению руководителя и другие задачи.
  3. Права персонального ассистента руководителя — помощник имеет право получать информацию, включая конфиденциальную, в объёме, достаточном для исполнения своего функционала; подавать руководителю предложения по усовершенствованию своей деятельности; запрашивать от своего имени или по поручению директора документацию от подразделений и отделов предприятия; требовать от руководства обеспечения нормальных условий трудовой деятельности; принимать решения в рамках своей компетенции и полномочий.
  4. Помощник руководителя несёт ответственность: за халатное отношение к своим обязанностям; несоблюдение нормативов, инструкций, устава, приказов и распоряжений директора; игнорирование правил внутреннего распорядка, техники безопасности, трудовой дисциплины.

Учитывая специфику деятельности ассистента, к составлению должностной инструкции следует подойти с предельным вниманием. Не стоит довольствоваться типовым образцом, который не может учесть все нюансы работы на конкретном предприятии. Кроме того, важно различать должности личного помощника и помощника руководителя проекта: обязанности последнего обычно имеют временный характер.

Советы соискателям на должность личного ассистента гендиректора

Как правило, соискатели рассматривают предложения по вакансиям личного помощника гендиректора или владельца бизнеса. Если вы не имеете должного опыта или сомневаетесь в своей способности справиться с обязанностями и функциями помощника руководителя компании, тогда, возможно, стоит попробовать начать свою карьеру с должности ассистента линейного менеджера, например, начальника отдела продаж. Пусть это не столь престижная должность, однако она даёт прекрасную возможность получить необходимый опыт.

Что написать в резюме

Прежде всего, не стоит составлять резюме из шаблонных фраз, подглядывая значение того или иного навыка в интернет-поисковике. Опытный рекрутер раскусит вас на стадии телефонного экспресс-интервью. Недостаток опыта можно компенсировать рассказом о своих личных достижениях, полезных чертах характера, профессиональных знаниях.

Следует помнить, что резюме с фотографией обрабатываются в первую очередь, однако не нужно прикреплять к документу первый попавшийся автопортрет: фото с вечеринки, в тёмных очках, слишком сильно отретушированное и с другими странностями скорее насторожит, чем привлечёт внимание к вашей кандидатуре.

Примерные пункты резюме:

  1. соискание вакансии: ассистент; личный помощник; секретарь-помощник;
  2. личные данные: вносим свои имя, отчество, фамилию, дату рождения;
  3. образование: перечисляем учебные заведения в обратном хронологическом порядке;
  4. опыт работы: заполняем аналогично предыдущему пункту, желательно отметить причину увольнения; если нет опыта по специальности, можно отметить участие в социальных проектах, волонтёрских программах, учебную практику и т. п.;
  5. семейное положение: очень важный для работодателя пункт, учитывая ненормированный рабочий график;
  6. дополнительные навыки: укажите уровень владения иностранными языками, отметьте наличие водительских прав, перечислите оконченные курсы дополнительного образования;
  7. личные качества: постарайтесь дать себе объективную оценку, добавьте индивидуальные черты к набившим оскомину характеристикам «коммуникабельный-стрессоустойчивый-обучаемый».

Заполняя графу «Контакты» перечислите все возможные способы связаться с вами: телефон, адрес электронной почты, ссылки на страницы в социальных интернет-порталах. И, кстати, приведите страницу в порядок, так как серьёзные работодатели обращают пристальное внимание на личные странички соискателей. Почистите шок-контент, удалите сомнительные фото, избавьтесь от двусмысленных высказываний.

Карьерный рост личного помощника

Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.

Впрочем, если ваш руководитель дорожит вами, он постарается по возможности компенсировать ваши неудобства: повышая зарплату, предоставляя дополнительные льготы, улучшая условия труда, подчёркивая ваш статус перед коллективом. Это называется «горизонтальная карьера»: ваша значимость увеличивается при неизменности занимаемого положения.

Заключение

Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.

Однако возможность тесного сотрудничества с управленцем высшего звена — это неоценимая возможность получить руководящий опыт, который пригодится в любой сфере деятельности, и, может быть, даже открыть собственное дело.

Сотрудники административных отделов играют гораздо большую роль в повышении морального духа сотрудников, нежели руководители, пишет The Wall Street Journal со ссылкой на исследование компании Staples (занимается реализацией товаров и услуг для офиса — от материалов и мебели до бизнес-сервисов — в 26 странах мира).
Две трети опрошенных сотрудников, не связанных с работой административного отдела, отметили, что секретарь или ассистент — важнейший игрок в команде, а также он вдвое лучше влияет на моральный настрой коллектива, нежели руководитель. Возможно, именно поэтому больше половины респондентов (а в исследовании приняли участие 562 человека) считают, что административным сотрудникам платят недостаточно.
Также результаты опроса показывают, что секретари являются самыми надежными сотрудниками компании, им доверяют больше остальных (за руководителей в этом вопросе проголосовали 32,3% участников, а за HR-специалистов — всего 11,1%). 58,8% сотрудников, не работающих в административном отделе, считают, что у секретарей и ассистентов определенно есть суперсила, потому что они успевают очень много. Большинство самих административных сотрудников заявили, что они не только координируют расписание работы команды, но и занимаются всеми остальными вопросами — от HR до заказа канцелярских принадлежностей.
Кроме того, исследование показывает, что нагрузка ассистентов и секретарей по сравнению с прошлым годом выросла. 70% административных работников отметили, что размер коллектива, с которым они работали, вырос в сравнении с 2012 годом.
«Большинство респондентов описали секретарей и административных сотрудников как супергероев, которые могут спасти день, всегда придут на помощь и играют ключевую роль в работе компании любого размера», — рассказал исполнительный вице-президент Staples Майк Эдвардс.
Как в России подбирают административный персонал
О том, как в российских компаниях подбирают офисных «супергероев», какие требования предъявляют к кандидатам и наличия каких качеств от них ожидают, рассказали эксперты ведущих кадровых компаний.
«Позиции административной сферы — это те, которые есть в работе всегда. Наиболее востребованные — секретари на reception, ассистенты отделов, персональные ассистенты. Их главная задача — административная поддержка офиса, отдела или руководителя. Какие же требования предъявляют к соискателям на данные позиции? Высшее образование, уверенное владение ПК (самые востребованные программы — MS Word и MS Power Point), опыт работы в административной сфере и владение английским языком не ниже уровня intermediate, отсутствие вредных привычек. Ну и, конечно, презентабельная внешность, а нередко и модельная», — комментирует специалист по работе с клиентами Coleman Services Ирина Щербакова.
Чем выше уровень английского языка, отмечает эксперт, тем проще и быстрее кандидату найти позицию в крупной западной компании, где у него будут дальнейшие перспективы для профессионального и карьерного развития.
«Если говорить о личностных характеристиках, то чаще всего выделяют: коммуникабельность, стрессоустойчивость, ответственность и организованность. Сегодня найти хорошего административного сотрудника — непростая задача, и часто поиски затягиваются на несколько месяцев», — говорит Ирина Щербакова.
Кандидат на позицию «Секретарь на reception» должен обладать блестящими коммуникативными навыками, приветливостью и презентабельной внешностью. Эти качества, по мнению эксперта, всегда стоят на первом месте, ведь часто эту позицию называют «лицом компании». В обязанности такого человека чаще всего входит прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с корреспонденцией, взаимодействие с курьерскими службами и административная поддержка сотрудников компании. Данные позиции наиболее востребованы у старшекурсников или студентов вечерней/заочной формы обучения. Кандидаты на данную позицию должны быть готовы одновременно к динамичной и рутинной работе.
«Позиция «Ассистент отдела» — обычно вторая ступень после секретаря на reception, здесь открываются перспективы для развития в двух направлениях: можно развиваться в отделе или продолжать расти в административной сфере. Ассистент руководителя полностью обеспечивает поддержку руководителя — как административную, так и личную. Кандидат на эту должность должен быть самостоятельным, структурированным, организованным, коммуникабельным и понимать свою степень ответственности. На испытательном сроке обращают внимание как на выполнение профессиональных обязанностей, так и на личностные характеристики кандидата: насколько человек соответствует корпоративной культуре компании, как он взаимодействует с коллегами, насколько лоялен к компании. Совокупность личных и профессиональных качеств кандидата является важным критерием прохождения испытательного срока», — рассказывает Ирина Щербакова.
«Основные требования к административному персоналу: адекватность, исполнительность, знание этикета, конфиденциальность, поскольку приходится иметь дело с большим количеством персональной информации, умение работать с большим потоком информации и расставлять приоритеты — это главное. Часто требуется знание языков. Знаю случаи, когда отказывали именно в связи с отсутствием или наличием именно определенных личностных качеств», — добавляет управляющий директор рекрутингового агентства Rational Grain Ольга Степанова.
Среди важнейших качеств — открытость, коммуникабельность и стрессоустойчивость
«На позицию секретаря работодатели, как правило, выдвигают следующие требования. В последнее время работодатели предпочитают кандидатов с уже законченным высшим образованием. Опыт работы — от полугода. Некоторые готовы рассматривать кандидатов без опыта, но таких работодателей осталось мало, все предпочитают кандидатов, уже имеющих за спиной профессиональный опыт. Также требуются свободный или разговорный уровень английского/немецкого языка, знание программ ПК, грамотная речь. Что касается личностных качеств, то это открытость, коммуникабельность, клиентоориентированность, умение работать в режиме многозадачности. Относительно образования — это зависит от того, есть ли желание расти дальше: если да, то необходимо выбирать образование по тому направлению, в котором кандидат хотел бы развиваться в дальнейшем в компании. Если нет, но есть кандидаты, которым нравится административная работа, и они хотели бы развиваться в данном направлении, то на рынке ценятся кандидаты с лингвистическим и филологическим образованием», — комментирует консультант по подбору персонала направления «Административный менеджмент» кадрового холдинга «АНКОР» Оксана Матвейкина.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *