Должностная инструкция секретаря руководителя

635 87048

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2020 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях».

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно — регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно — переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно — распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя — образец 2020 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

1.4. Секретарь должен знать:

— специфику основной деятельности организации;

— функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;

— распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

— правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);

— действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

— руководящий состав организации и ее подразделений, ограничения зон ответственности руководящего состава;

— образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности;

— функции самоменеджмента;

— принципы и правила планирования рабочего времени;

— правила постановки целей;

— правила проведения деловых переговоров;

— правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

— правила поддержания и развития межличностных отношений;

— правила защиты конфиденциальной служебной информации;

— порядок подготовки и проведения командировок;

— порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;

— деловой протокол;

— этику делового общения;

— правила организации приема посетителей;

— правила организации приемов в офисе;

— этикет и основы международного протокола;

— правила сервировки чайного (кофейного) стола;

— правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

— комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;

— правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;

— составление сметы расходов;

— основы написания речей и докладов руководителя;

— общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;

— принципы, способы информирования сотрудников;

— инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;

— правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);

— виды документов, их назначение;

— основы документной лингвистики;

— грамматические правила русского языка;

— правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);

— правила подписания и утверждения документов;

— правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;

— современные информационные технологии работы с документами;

— правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

— правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;

— правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

— правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

— системы электронного документооборота;

— виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;

— порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;

— правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

— правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

— правила подготовки и передачи дел в архив организации;

— особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;

— состав внешних информационных потоков;

— состав внутренних информационных потоков;

— особенности формирования баз данных в организации;

— современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;

— методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;

— классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;

— формы предоставления управленческой информации;

— источники управленческой информации;

— методику отбора источников информации;

— требования, предъявляемые к управленческой информации;

— правила делового общения;

— правила речевого этикета;

— особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);

— основы управления временем;

— телефонные контакты руководителя;

— основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;

— основы эргономики офиса и флористики;

— стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений;

— состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;

— требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *