Правильно составленные и своевременно представленные документы играют большую роль в организации бухгалтерского учета. Для своевременного оформления операций необходимо заранее установить определенный порядок продвижения документов.
Движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив после записи в учетные регистры называется документооборотом.
Основными требованиями, предъявляемыми к правильной организации документооборота, являются:
1. Полнота и своевременность отражения всех хозяйственных операций при устранении излишнего дублирования.
2. Устранение ненужных инстанций при прохождении документов у руководителей, специалистов, счетных работников.
3. Осуществление контроля над законностью операций и сохранностью имущества.
4. Обеспечение своевременного составления необходимой отчетности.
5. Равномерная нагрузка работой исполнителей, сотрудников бухгалтерии.
Основными этапами документооборота являются:
1. Создание документа – на этом этапе создания документа на каждый факт хозяйственной деятельности оформляется первичный бухгалтерский документ в момент совершения хозяйственной операции и сразу вслед за ней. На этом этапе следует определить, кто выписывает этот документ, сколько экземпляров оформляется, кто подписывает документ, срок в который документ должен быть оформлен.
2. Проверка документа — следует определить, кто будет осуществлять проверку документа по форме, содержанию и арифметическую, куда и в скольких экземплярах необходимо представить документ, порядок представления и сроки представления.
3. Бухгалтерская обработка — необходимо определить исполнителей проведения расценки (таксировки), группировки и контировки, записи в учетные регистры, а также сроки их проведения.
4. Передача документов в архив — необходимо определить порядок подготовки документов для передачи в архив, ответственных за это, сроки передачи документов в архив.
Ответственным за организацию документооборота является главный бухгалтер.
Рациональная организация документооборота предусматривает минимальный период между временем совершения хозяйственной операции и получением информации об этом руководителями и специалистами.
Для четкой регламентации движения документов составляется график документооборота. График устанавливает в организации рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения их каждым первичным документом, и определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.
Унифицированная система документации – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующим в определенной сфере деятельности.
Задача унификации – сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля, а также процессов их обработки, учета и хранения.
Унификация обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.
Задача стандартизации – разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизация – это форма юридического закрепления унификации и определение уровня ее обязательности.
Установлены следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), стандарты предприятия (СТП).
УСД разработаны на основе:
· Единого принципа построения форм документов,
· Регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации,
· Установление совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов,
· Единства применяемой терминологии и условных обозначений.
Работа по унификации включает:
· разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
· ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
ДОКУМЕНТАЛЬНЫЕ ФОНДЫ ОРГАНИЗАЦИЙ
Массивы документации, упорядоченные определенным образом, представляют собой комплексы документов. На практике они, как правило, иерархически организованы. Комплексы документов могут быть простыми и сложными.
На уровне отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы возникают систематизированные комплексы документов, соответствующие их профилю и решаемым задачам, с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В до- кументоведении такие сложные комплексы принято называть документальными фондами. В сфере делопроизводства и архивного дела определение документального фонда стандартизовано. Это «совокупность документов, образующихся в деятельности организации»1, а сама организация, точнее — юридическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, называется фондообразователь.
В документальный фонд входит вся документированная информация, образующаяся в процессе функционирования организации, независимо от ее ценности, формы представления, типа материального носителя и т. д. Это может быть и устав акционерного общества, и инструкция по технике безопасности, и заявление о приеме на работу, и электронная копия какого-либо документа.
Документальный фонд содержит преимущественно оперативную информацию. Однако следует иметь в виду, что само оперативное бытование документов состоит из двух фаз. Первой является фаза собственно оперативного бытования документов, на протяжении которой они находятся непосредственно в структурных подразделениях организации. Затем значительная часть документов переходит во вторую фазу, попадая на хранение
1 ГОСТ Р 7.0.8—2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 2013. С. 9.
в архив организации. С этого момента их оперативное бытование протекает уже в качестве архивных документов. Архивную фазу оперативного бытования проходят, к примеру, правовые документы — законы, книги записи актов гражданского состояния, договоры и т. д.
Для архивной фазы оперативного бытования характерна большая, по сравнению с доархивной, степень упорядоченности документов. Во-первых, в этой фазе документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами и, во-вторых, получает возможность адресного поиска в случае необходимости продолжения реализации тех функций, которыми документ был изначально наделен1.
В архивах организаций находятся значительные объемы документированной информации. К примеру, в Томской области в каждом из таких архивов содержится в среднем около 1000 ед. хр. Примерно то же самое можно сказать и о других субъектах РФ.
Многочисленные документы, которые создаются в организациях, нуждаются в упорядочении, систематизации. Для удобства пользования они объединяются в группы — первичные комплексы документов. Основными видами первичных комплексов являются:
- — дело — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
- — электронное дело — электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
В основу делопроизводственной группировки документов в первичные комплексы с давних пор положены классификационные признаки сходства и различия. Известно, что в практике делопроизводства российских учреждений, начиная едва ли не с XVII века, документы группировались в первичные комплексы по наименованию вида, авторскому признаку (указы царя) и т. д.
Теорией и практикой управленческого документоведения во второй половине минувшего столетия разработаны и предложены 6 основных признаков заведения дел:
- 1 Козлов В. П. Документ в состоянии покоя: архивный, источниковедческий, археографический аспект // Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2003. С. 98.
- 1) номинальный (от лат. nominas — именной) — по наименованию вида документа (протоколы, приказы, акты и т. д.);
- 2) предметно-вопросный — по тексту, как основному реквизиту управленческого документа (предмет, вопрос);
- 3) авторский — по принадлежности документов одному автору — учреждению или отдельному лицу (например, указы Президента РФ, протоколы заседания Совета директоров и т. д.);
- 4) корреспондентский — по адресату (используется обычно для классификации переписки);
- 5) географический — предполагает объединение в одном комплексе документов нескольких корреспондентов, находящихся на определенной территории (например, переписка с вузами г. Москвы);
- 6) хронологический признак — по дате (в первичный комплекс группируются документы за определенный промежуток времени, например, документы периодической отчетности).
Кроме того, учитывается подлинность/копийностъ документов. Причем, если в деле сгруппированы подлинники документов, то по умолчанию слово «подлинники» в заголовок не выносится. Однако в случае, если в дело группируются копии документов, в его заголовок через точку добавляется слово «Копии».
На практике формирование первичных комплексов документов осуществляется не по одному, а сразу по нескольким признакам заведения дел, что позволяет глубже раскрывать состав и содержание сгруппированных документов, более четко формулировать их названия, облегчает поиск документированной информации.
Вначале исполненные документы распределяются по таким первичным комплексам в соответствии с номенклатурой дел. Затем они в определенной последовательности располагаются внутри дела. Наконец, оформляется обложка дела.
Отдельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В одно дело рекомендуется помещать не более 250 листов, что составляет примерно 4 см в толщину. Минимальных ограничений нет (дело может состоять и из одного листа). Внутри дёла документы обычно располагаются в хронологической последовательности.
Оформление обложки дёла включает следующие сведения:
- — название организации;
- — название структурного подразделения;
- — индекс дела (в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел);
- — заголовок дела;
- — количество листов в деле (проставляется после его завершения);
- — срок хранения дела.
Электронные дела формируются также в соответствии с номенклатурой дел. Они могут состоять из одного электронного документа либо из их совокупности, но обязательно с метаданными к ним.
В архивном деле первичные комплексы обозначаются термином «единица хранения архивных документов» (ед. хр.). Это «учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение».
Основу документальных фондов, наряду с традиционными документами на бумажных носителях, в настоящее время в нарастающем объеме составляют электронные документы. Уже к концу 1990-х гг. они имелись у 60% предприятий гражданских отраслей промышленности и 70% предприятий оборонного комплекса, а в настоящее время — практически во всех организациях, хотя и в разных объемах.
Электронные документы, создаваемые и накапливаемые различными организациями, непосредственно связанные с осуществлением их основной деятельности, иногда называют встроенными информационными ресурсами. Фактически это — информационные системы, представляющие собой базы данных вкупе с информационными технологиями и техническими средствами для обработки информации (например, автоматизированные обучающие системы в учреждениях сферы образования). Документированная информация в электронной базе данных хранится на магнитных и оптических дисках либо на иных современных носителях.
Широкое распространение баз данных обусловлено целым рядом их достоинств. Во-первых, доступность и быстрота нахождения необходимой информации. При этом географическое расположение пользователя не имеет значения. Он может находиться и непосредственно у компьютера, где хранится информация, и на отдалении в тысячи километров. Во-вторых, автоматизированной базой данных, включая одни и те же записи, могут одновременно пользоваться многие потребители. В-третьих, базу данных можно регулярно пополнять, обновлять. В-четвертых, база данных дает возможность производить тематический поиск необходимой информации по заданным ключевым словам, что существенно экономит силы и время потребителя.
Встроенные информационные ресурсы используются главным образом внутри отдельных организаций. Однако многие из них могут служить источником информации для других организаций и отдельных граждан. Будучи владельцами баз данных, организации, учреждения, предприятия, фирмы определяют правила или условия доступа к информации пользователей, сроки обновления информации, длительность хранения, возможности поиска. Эти требования соблюдаются с помощью специального программного обеспечения — систем управления базами данных (СУБД). Руководство электронной базой данных осуществляет системный администратор с необходимым персоналом.
Документальные фонды организаций, сосредоточенные в их структурных подразделениях и архивах, состоят из документов с различными сроками хранения и не имеют постоянного состава. Документальные фонды подвижны. С одной стороны, они непрерывно пополняются за счет создания новых оперативных документов. С другой стороны, эти фонды периодически утрачивают часть своего содержимого, поскольку документы временных сроков хранения по мере минования в них надобности уничтожаются, а наиболее ценная часть документов передается на постоянное хранение в государственные архивы.
- ГОСТ Р 7.0.8—2013. Делопроизводство и архивное дело. Терминыи определения. М., 2013.
