Документальный фонд организации

Правильно составленные и своевременно представленные документы играют большую роль в организации бухгалтерского учета. Для своевременного оформления операций необходимо заранее установить определенный порядок про­движения документов.

Движение документов в процессе их оперативного ис­пользования и бухгалтерской обработки от момента со­ставления или получения от других организаций до пере­дачи в архив после записи в учетные регистры называется документооборотом.

Основными требованиями, предъявляемыми к правиль­ной организации документооборота, являются:

1. Полнота и своевременность отражения всех хозяйственных операций при устранении излишнего дублирова­ния.

2. Устранение ненужных инстанций при прохождении документов у руководителей, специалистов, счетных ра­ботников.

3. Осуществление контроля над законностью операций и сохранностью имущества.

4. Обеспечение своевременного составления необхо­димой отчетности.

5. Равномерная нагрузка работой исполнителей, со­трудников бухгалтерии.

Основными этапами документооборота являются:

1. Создание документа – на этом этапе создания документа на каждый факт хозяйст­венной деятельности оформляется первичный бухгалтерский документ в момент совершения хозяйственной операции и сразу вслед за ней. На этом этапе следует определить, кто выписывает этот документ, сколько экземпляров оформ­ляется, кто подписывает документ, срок в который документ должен быть оформлен.

2. Проверка документа — следует определить, кто будет осуществлять проверку документа по форме, содержа­нию и арифметическую, куда и в скольких экземплярах необ­ходимо представить документ, порядок представления и сро­ки представления.

3. Бухгалтерская обработка — необходимо опреде­лить исполнителей проведения расценки (таксировки), груп­пировки и контировки, записи в учетные регистры, а также сроки их проведения.

4. Передача документов в архив — необходимо опре­делить порядок подготовки документов для передачи в архив, ответственных за это, сроки передачи документов в архив.

Ответственным за организацию документооборота явля­ется главный бухгалтер.

Рациональная организация документооборота преду­сматривает минимальный период между временем соверше­ния хозяйственной операции и получением информации об этом руководителями и специалистами.

Для четкой регламентации движения документов состав­ляется график документооборота. График устанавливает в организации рациональ­ный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения их каждым первичным документом, и определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

Унифицированная система документации – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующим в определенной сфере деятельности.

Задача унификации – сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля, а также процессов их обработки, учета и хранения.

Унификация обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Задача стандартизации – разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизация – это форма юридического закрепления унификации и определение уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), стандарты предприятия (СТП).

УСД разработаны на основе:

· Единого принципа построения форм документов,

· Регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации,

· Установление совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов,

· Единства применяемой терминологии и условных обозначений.

Работа по унификации включает:

· разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

· ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

ДОКУМЕНТАЛЬНЫЕ ФОНДЫ ОРГАНИЗАЦИЙ

Массивы документации, упорядоченные определенным образом, представляют собой комплексы документов. На практике они, как правило, иерархически организованы. Комплексы документов могут быть простыми и сложными.

На уровне отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы возникают систематизированные комплексы документов, соответствующие их профилю и решаемым задачам, с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В до- кументоведении такие сложные комплексы принято называть документальными фондами. В сфере делопроизводства и архивного дела определение документального фонда стандартизовано. Это «совокупность документов, образующихся в деятельности организации»1, а сама организация, точнее — юридическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, называется фондообразователь.

В документальный фонд входит вся документированная информация, образующаяся в процессе функционирования организации, независимо от ее ценности, формы представления, типа материального носителя и т. д. Это может быть и устав акционерного общества, и инструкция по технике безопасности, и заявление о приеме на работу, и электронная копия какого-либо документа.

Документальный фонд содержит преимущественно оперативную информацию. Однако следует иметь в виду, что само оперативное бытование документов состоит из двух фаз. Первой является фаза собственно оперативного бытования документов, на протяжении которой они находятся непосредственно в структурных подразделениях организации. Затем значительная часть документов переходит во вторую фазу, попадая на хранение

1 ГОСТ Р 7.0.8—2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 2013. С. 9.

в архив организации. С этого момента их оперативное бытование протекает уже в качестве архивных документов. Архивную фазу оперативного бытования проходят, к примеру, правовые документы — законы, книги записи актов гражданского состояния, договоры и т. д.

Для архивной фазы оперативного бытования характерна большая, по сравнению с доархивной, степень упорядоченности документов. Во-первых, в этой фазе документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами и, во-вторых, получает возможность адресного поиска в случае необходимости продолжения реализации тех функций, которыми документ был изначально наделен1.

В архивах организаций находятся значительные объемы документированной информации. К примеру, в Томской области в каждом из таких архивов содержится в среднем около 1000 ед. хр. Примерно то же самое можно сказать и о других субъектах РФ.

Многочисленные документы, которые создаются в организациях, нуждаются в упорядочении, систематизации. Для удобства пользования они объединяются в группы — первичные комплексы документов. Основными видами первичных комплексов являются:

  • — дело — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
  • — электронное дело — электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

В основу делопроизводственной группировки документов в первичные комплексы с давних пор положены классификационные признаки сходства и различия. Известно, что в практике делопроизводства российских учреждений, начиная едва ли не с XVII века, документы группировались в первичные комплексы по наименованию вида, авторскому признаку (указы царя) и т. д.

Теорией и практикой управленческого документоведения во второй половине минувшего столетия разработаны и предложены 6 основных признаков заведения дел:

  • 1 Козлов В. П. Документ в состоянии покоя: архивный, источниковедческий, археографический аспект // Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2003. С. 98.
  • 1) номинальный (от лат. nominas — именной) — по наименованию вида документа (протоколы, приказы, акты и т. д.);
  • 2) предметно-вопросный — по тексту, как основному реквизиту управленческого документа (предмет, вопрос);
  • 3) авторский — по принадлежности документов одному автору — учреждению или отдельному лицу (например, указы Президента РФ, протоколы заседания Совета директоров и т. д.);
  • 4) корреспондентский — по адресату (используется обычно для классификации переписки);
  • 5) географический — предполагает объединение в одном комплексе документов нескольких корреспондентов, находящихся на определенной территории (например, переписка с вузами г. Москвы);
  • 6) хронологический признак — по дате (в первичный комплекс группируются документы за определенный промежуток времени, например, документы периодической отчетности).

Кроме того, учитывается подлинность/копийностъ документов. Причем, если в деле сгруппированы подлинники документов, то по умолчанию слово «подлинники» в заголовок не выносится. Однако в случае, если в дело группируются копии документов, в его заголовок через точку добавляется слово «Копии».

На практике формирование первичных комплексов документов осуществляется не по одному, а сразу по нескольким признакам заведения дел, что позволяет глубже раскрывать состав и содержание сгруппированных документов, более четко формулировать их названия, облегчает поиск документированной информации.

Вначале исполненные документы распределяются по таким первичным комплексам в соответствии с номенклатурой дел. Затем они в определенной последовательности располагаются внутри дела. Наконец, оформляется обложка дела.

Отдельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В одно дело рекомендуется помещать не более 250 листов, что составляет примерно 4 см в толщину. Минимальных ограничений нет (дело может состоять и из одного листа). Внутри дёла документы обычно располагаются в хронологической последовательности.

Оформление обложки дёла включает следующие сведения:

  • — название организации;
  • — название структурного подразделения;
  • — индекс дела (в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел);
  • — заголовок дела;
  • — количество листов в деле (проставляется после его завершения);
  • — срок хранения дела.

Электронные дела формируются также в соответствии с номенклатурой дел. Они могут состоять из одного электронного документа либо из их совокупности, но обязательно с метаданными к ним.

В архивном деле первичные комплексы обозначаются термином «единица хранения архивных документов» (ед. хр.). Это «учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение».

Основу документальных фондов, наряду с традиционными документами на бумажных носителях, в настоящее время в нарастающем объеме составляют электронные документы. Уже к концу 1990-х гг. они имелись у 60% предприятий гражданских отраслей промышленности и 70% предприятий оборонного комплекса, а в настоящее время — практически во всех организациях, хотя и в разных объемах.

Электронные документы, создаваемые и накапливаемые различными организациями, непосредственно связанные с осуществлением их основной деятельности, иногда называют встроенными информационными ресурсами. Фактически это — информационные системы, представляющие собой базы данных вкупе с информационными технологиями и техническими средствами для обработки информации (например, автоматизированные обучающие системы в учреждениях сферы образования). Документированная информация в электронной базе данных хранится на магнитных и оптических дисках либо на иных современных носителях.

Широкое распространение баз данных обусловлено целым рядом их достоинств. Во-первых, доступность и быстрота нахождения необходимой информации. При этом географическое расположение пользователя не имеет значения. Он может находиться и непосредственно у компьютера, где хранится информация, и на отдалении в тысячи километров. Во-вторых, автоматизированной базой данных, включая одни и те же записи, могут одновременно пользоваться многие потребители. В-третьих, базу данных можно регулярно пополнять, обновлять. В-четвертых, база данных дает возможность производить тематический поиск необходимой информации по заданным ключевым словам, что существенно экономит силы и время потребителя.

Встроенные информационные ресурсы используются главным образом внутри отдельных организаций. Однако многие из них могут служить источником информации для других организаций и отдельных граждан. Будучи владельцами баз данных, организации, учреждения, предприятия, фирмы определяют правила или условия доступа к информации пользователей, сроки обновления информации, длительность хранения, возможности поиска. Эти требования соблюдаются с помощью специального программного обеспечения — систем управления базами данных (СУБД). Руководство электронной базой данных осуществляет системный администратор с необходимым персоналом.

Документальные фонды организаций, сосредоточенные в их структурных подразделениях и архивах, состоят из документов с различными сроками хранения и не имеют постоянного состава. Документальные фонды подвижны. С одной стороны, они непрерывно пополняются за счет создания новых оперативных документов. С другой стороны, эти фонды периодически утрачивают часть своего содержимого, поскольку документы временных сроков хранения по мере минования в них надобности уничтожаются, а наиболее ценная часть документов передается на постоянное хранение в государственные архивы.

  • ГОСТ Р 7.0.8—2013. Делопроизводство и архивное дело. Терминыи определения. М., 2013.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *