Cловарь терминов по делопроизводству

ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

Формирование и оформление дел

Формирование дел — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной системе документального обеспечения управления (ГСДОУ), которая утверждена приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Эта система издана еще в советские времена, но, тем не менее, действует до сих пор.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность поиска документов; надежность документационного обслуживания управления; сохранность документов.

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Основой формирования дел является номенклатура дел соответственно организации или ее подразделений.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

  • распределение и раскладка исполненных документов в дела;
  • расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
  • оформление обложек дел.

Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Переписка группируется в пределах календарного года и располагается в хронологическом порядке. Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело.

Приказы о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных командировках – в другое дело. Раздельное формирование дел объясняется разностью в сроках хранения: срок хранения документов первой группы 75 лет, второй – 5.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

Дело должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм.
Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела.
Обложки дел оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует писать четко, тушью.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации. Если документы передаются в госархив, то описи по таким делам согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах.
В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.
До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту их архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом.

Документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.

Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.

Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.

Подготовка и передача документов на архивное хранение.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов- это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

    • экспертизу ценности документов;
    • оформление документов, сдаваемых в архив;
    • составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
    • обеспечение сохранности дел;
    • передачу дел в архив.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации.

Однако некоторые негосударственные предприятия, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать. Это, так называемые источники комплектования архивов. Перечни таких предприятий определяются в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. № 5341-1 и Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей актов и других документов. Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

  • постоянного хранения;
  • временного хранения (свыше 10 лет);
  • временного хранения (до 10 лет);
  • подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), как правило, находятся в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то предприятие передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются.
Уничтожение документов и дел оформляется актом.
Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.
Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом:

  • документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;
  • нумеруют листы дела в правом верхнем углу;
  • в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;
  • на наиболее важные документы составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;
  • переплетают дело;
  • на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Определения и термины

Архивное дело отрасль деятельности, обеспечивающая организацию
хранения и использования архивных документов
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Внутренний документ официальный документ, не выходящий за пределы
подготовившей его организации
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Входящий документ; Поступивший документ — документ, поступивший в учреждение
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Делопроизводство; Документационное обеспечение управления — отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными
документами
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и
способов записи, обеспечивающих обработку его
информации электронно-вычислительной машиной
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Документ; Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация
с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Документирование — запись информации на различных носителях по
установленным правилам
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Документооборот — движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или
отправления
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный
организационно-распорядительным документом
организации или резолюцией
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Исходящий документ; отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное
исполнение документов
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки
писъма наносят техническими средствами
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и
хранения на нем речевой, звуковой или
изобразительной информации, в том числе в
преобразованном виде
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и
созданных ею за определенный период
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют
решение административных и организационных вопросов,
а также вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности органов
власти, учреждений, предприятий, организаций, их
подразделений и должностных лиц
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Официальный документ — Документ, созданный юридическим или физическим
лицом, оформленный и удостоверенный в установленном
порядке
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте
создания которого, содержащиеся в самом документе
или выявленные иным путем, подтверждают
достоверность его происхождения
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Правила документирования — требования и нормы, устанавливающие порядок
документирования
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Регистрационный индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение,
присваиваемое документу при его регистрации
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт его создания, отправления
или получения —
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по
признакам происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к их оформлению
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом,
организационно-распорядительным документом или
резолюцией
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Табель унифицированных форм документов — перечень разрешенных к применению унифицированных
форм документов
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-
правовым актом
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Унифицированная система документации(УСД) система документации, созданная по единым правилам и
требованиям, содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере деятельности
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Хранение архивных документов — обеспечение рационального размещения и сохранности
документов
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией
издавшего его органа и установленным порядком
оформления
(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)

Терминология в делопроизводстве

АДРЕСАТ — получатель.

АДРЕСАНТ — отправитель.

АННОТАЦИЯ — краткое изложение первоисточника.

АСПЕКТ — точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

БЛАНК — белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией, например, анкетные бланки.

ВИЗА — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА — наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, поступивший в учреждение.

ВЫПИСКА — копия части текстового документа.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО — письмо, выражающее гарантию.

ДАТА — число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

ДЕПОНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ — установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.

ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

ДОГОВОРНОЕ ПИСЬМО — один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.
ДОКУМЕНТ — информация на материальном носителе. имеющая юридическую силу.

ДЕЛО — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

ДОКУМЕНТООБОРОТ —
1. — движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
2. — количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

ДОСЬЕ — документы, относящиеся к какому-либо делу.

ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — один из экземпляров размноженного документа.

ДУБЛИКАТ — экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА — указание на содержание письма, выражается формой предложного падежа с предлогом «о».

ЗАПРОС — коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и(или) направить предложение на поставку товара.

ЗАЯВЛЕНИЕ — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу, например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.

ИЗВЕЩЕНИЕ — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ — (ведомость) — перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов и их стоимости.

ИНДЕКСЫ — условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.

ИНДЕКС ДЕЛА — порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.

ИНДЕКСАЦИЯ — проставление индексов.

ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, отправленный из учреждения.

КАРТОТЕКА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ — каталог документальных материалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате, службе в армии, социальном положении и т.д. отдельных лиц.

КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС -условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться и на документах и делах.

КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА — слова, каждое из которых необходимо, а всех вместе достаточно для отражения содержания документа.

КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА — предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

КОНТРАКТ — договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

КОРРЕСПОНДЕНТ — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

КРЕДИТ — включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.

ЛИМИТ — документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.

ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ними.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО — дело, включающее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

МАРКИРОВКА — индексация технических документов или товара.

НАКЛАДНАЯ — документ, которым оформляется прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

НАРЯД — документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учете выработки и расчет причитающейся им зарплаты.

НАРЯД-ЗАКАЗ — плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.

НОМЕНКЛАТУРА — перечень наименований.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых уставливаются какие-либо правила, нормы.

НОРМАТИВЫ -документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

НОРМЫ — документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (н. выработки, выдачи чего-либо).

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА —
1. Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
2. Сообщение должностного лица, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

ОПИСЬ — юридически оформленный перечень документов.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА —
1. Первоначальный экземпляр документа.
2. Экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ — степень секретности, срочность исполнения документов.

ОТЧЕТ — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

ОФЕРТА — см. предложение.

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

ПИСЬМО — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

ПИСЬМО — ИЗВЕЩЕНИЕ — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: Сообщаем (Извещаем), Доводим до Вашего сведения, Ставим Вас в известность.

ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ — письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.

ПИСЬМО — НАПОМИНАНИЕ — письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.

ПИСЬМО — ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.

ПИСЬМО — ПРИГЛАШЕНИЕ — такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.

ПИСЬМО — ПРОСЬБА — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: Прошу (просим)..

ПОВЕСТКА — официальное сообщение частному лицу или учреждению с предложением куда-либо выслать своего представителя.

ПИСЬМО — НАПОМИНАНИЕ — письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.

ПИСЬМО — ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.

ПИСЬМО — ПРИГЛАШЕНИЕ — такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА —
1. Документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом.
2. Рукопись.

ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ — подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.

ПОИСКОВЫЕ ДАННЫЕ ДОКУМЕНТА — сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа (страницы) документа.

ПОЛОЖЕНИЕ —
1. Правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.
2. Свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях.

ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ — каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ — указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

ПРИКАЗ —
1. Правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.
2. Документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

ПРИКАЗАНИЕ — документ, издаваемый в воинских и некоторых других учреждениях от имени командира (начальника).

ПРОГРАММА — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная п.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ГРАФИК — календарный план выпуска продукции.

ПРОТОКОЛ — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.

РАСПИСАНИЕ — объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

РАСПОРЯЖЕНИЕ —
1. Правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
2. Приказание.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП — штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА — порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

РЕЕСТР — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (р. описей).

РЕЗОЛЮЦИЯ — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

РЕКВИЗИТЫ — обязательные элементы служебного документа.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО — заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

РЕФЕРАТ — краткое письменное изложение первоисточника.

РЕШЕНИЕ —
1. Правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.
2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже.
3. Резолюция собрания, совещания и т.д.

СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ — предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, то сделка считается заключенной.

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) — опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ — принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО — письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ — подпись и печать.

СПЕЦИФИКАЦИЯ — документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.

СПИСОК — перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

СПРАВКА —
1. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД — совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

СТАНДАРТ — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемым Правительством РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

СТЕНОГРАММА — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

СЧЕТ — документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

ТАБЕЛЬ — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например т. отчетности, т. успеваемости).

ТАБЛИЦА — документ, содержаний текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

ТАБУЛЯГРАММА — таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.

ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ — документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ — предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

ТЕЗАУРУС — словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

ТЕЗИСЫ — краткое изложение текста документа или выступления.

ТЕЛЕГРАММА — обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.

ТЕЛЕКС — телеграмма, посланная по телетайпу.

ТЕЛЕТАЙП — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.

ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — обобщающее название документа (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги):
1. Документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам.
2. Нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

УКАЗАНИЕ —
1. Правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
2. Документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

УКАЗАТЕЛЬ — систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

ФАКСИМИЛЕ —
1. Вопроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки.
2. Клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО — письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

ЭКСПЕДИЦИЯ — специальный аппарат учреждения по приемке документов.

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО — учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: Оплата гарантируется Наш расч. счет ? …в отделении … банка; сопроводительного — Направляю …, Высылаю…

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *